Plan d'urgence en cas de pannes de système : Systèmes commerciaux de l'ASFC

1.1 Activation et désactivation des procédures d'urgence

Les procédures d’urgences sont invoqués à l’aide de Bulletins EDI lorsque les systèmes suivants font l’objet d’une panne ou d’un délai de traitement :  le portail du Manifeste électronique, le portail du Système canadien de déclaration des exportations (SCDE), le Portail Client de la GCRA (PCG), l’Initiative du guichet unique (IGU), des Déclarations en détail commerciale / Interface de programmation d’applications ainsi que pour l’échange de données informatisé (EDI).

Un Bulletin EDI annonce la révocation des procédures d'urgence après la résolution du problème. Les mesures d'urgence pourront se poursuivre pour une période de deux heures suivant la résolution du problème, afin de laisser le temps aux PCC de recommencer à utiliser les procédures normales. Durant cette période, les PCC pourront présenter des demandes papiers et celles-ci seront traitées.

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1.2 Protocole de communication lors des pannes de système ou de délais de traitement

Les Bulletins EDI sont utilisés afin de fournir des informations et des mises à jour lors des pannes de système ou de délais de traitement et pour mettre en évidence ou améliorer le suivi des mesures d'urgences contenues dans le Plan d'urgence en cas de pannes de système.

Des mises à jour du statut des systèmes seront communiquées à la fréquence suivante jusqu’à ce que la situation soit résolue :

Panne de système imprévue :

• Heures de bureau (de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi, heure de l’est) – toutes les 2 heures
• Après les heures de bureau – toutes les 4 heures jusqu’à 22 h
• Entre 20 h et 8 h, des bulletins seront diffusés seulement lorsque de nouvelles informations seront disponibles

Délai de traitement imprévu :

• Heures de bureau (de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi, heure de l’est) – toutes les 4 heures
• Après les heures de bureau – toutes les 4 heures jusqu’à 22 h
• Entre 20 h et 8 h, des bulletins seront diffusés seulement lorsque de nouvelles informations seront disponibles

Les clients externes doivent supposer que la panne ou le délai de traitement est toujours en cours, à moins qu’un message indiquant « tous les systèmes fonctionnent normalement » n’ait été communiqué.

Un numéro sans frais, fourni par l'Unité des services techniques aux clients commerciaux, permet d'aider les PCC en cas de questions techniques ou de problèmes liés au portail du Manifeste électronique, au portail du Système canadien de déclaration des exportations, à l'Initiative de guichet unique et à l'échange de données informatisées.

Ce numéro de téléphone sans frais est le 1-888-957-7224 au Canada et aux États-Unis, et le +1-613-946-0762 pour les PCC étrangers.

Le message d'accueil du numéro de téléphone gratuit indique l'état du portail du Manifeste électronique, du portail du SCDE et des services d'EDI. Dès qu'une panne et/ou un délai de traitement du système a été signalé, le USTCC mettra à jour le message diffusé.

Un tableau décrivant les services fournis par l'USTCC pendant les heures ouvrables et après les heures ouvrables en cas d'urgence peut être consulté à la page Unité des services techniques aux clients commerciaux : Comment acheminer votre demande de service.

L'Unité de soutien technique de la GCRA fournit un numéro gratuit pour aider les PCC en cas de problèmes techniques ou liés aux services Déclarations en détail commerciales (DDC)/IPA pendant et après les heures ouvrables.

Le numéro de téléphone sans frais est le 1-800-461-9999 au Canada et aux États-Unis, et le 1-204-983-3500 ou le 1-506-636-5064 pour les PCC étrangers.

1.3 Pannes de système des partenaires de la chaîne commerciale

Les PCC devront aviser l’Unité des services techniques aux clients commerciaux (USTCC) par téléphone (consulter la section 1.2) aussitôt qu’une panne imprévue de leur propre système est détectée et informer l’ASFC quand le problème est résolu.

Les PCC devront aviser l'USTCC et l'USTG des pannes prévues de leurs propres systèmes au moins 24 heures à l'avance.

En cas de panne, la documentation papier complète doit être présentée, incluant une explication claire de la MDM de format papier.

Les PCC informeront l'USTG par téléphone (se référer à la section 1.2) des pannes imprévues affectant leurs systèmes et ce, dans les plus brefs délais. De même, ils contacteront l'USTG afin de leur indiquer quand la panne aura été résolue.

Lorsque des PCC, y compris des tiers fournisseurs de services, connaissent des pannes de systèmes, les opérations régionales de l'ASFC accepteront les demandes de mainlevée papier accompagnées d'une Feuille maîtresse d'exceptions EDI qui indique une panne de système, conformément au Mémorandum D17-1-4 : Mainlevée des marchandises commerciales.

Remarque : L'ASFC ne publie pas manière systématique des bulletins relatifs aux pannes des partenaires externes. La diffusion d'un bulletin sera évaluée à interne par l'ASFC, en fonction de la durée potentielle de l'interruptions et des impacts sur les opérations frontalières.

Si un client externe est victime d'un incident de cyber sécurité qui a une incidence sur la capacité de l'entreprise à transmettre des transactions à l'ASFC, le l'USTCC doit en être informé le plus rapidement possible. En outre, les clients doivent signaler l'incident au Centre canadien pour la cybersécurité (se référer à Signaler un cyberincident).

2.1 Principes clés

1. Lors des pannes ou de délais de traitement, le Plan d'urgence en cas de pannes de système permet l'utilisation d'un processus papier afin accélérer le déplacement des marchandises. Cependant, certaines exigences pourraient ne pas avoir été remplies et il est de la responsabilité du PCC de les satisfaire une fois la panne ou le délai de traitement du système résolu.
   1. Importation : L'importateur doit satisfaire aux exigences de déclaration en détail prévues à l'article 32 de la Loi sur les douanes.
   2. Exportation : L'exportateur doit respecter l'exigence de déclaration prévue à l'article 95(1) de la Loi sur les douanes.
2. Avant une panne prévue : Les PCC doivent transmettre les données à l'ASFC au moins 2 heures avant l'heure de début de toute interruption planifiée afin de garantir que les délais de transmission avant l'arrivée sont respectés pour les expéditions devant arriver à la frontière pendant la panne.
3. Les PCC sont tenus de transmettre électroniquement tous les documents commerciaux traités selon le plan d'urgence une fois la panne ou le délai de traitement résolu. Il est donc recommandé aux PCC de poursuivre la transmission des données électroniques pendant la panne ou le délai de traitement (si possible) afin de mettre en file d'attente et accélérer le processus de récupération.
   1. Lors des pannes et délais de traitement non planifiés ou programmés, il est primordial que les PCC ne transmettent les données qu'une seule fois, même en l'absence d'une réponse de l'ASFC. Des transmissions multiples pourraient causer des délais supplémentaires.
   2. Les TCP incapables ou ayant choisi de ne pas transmettre leurs documents commerciaux par un autre moyen de communication électronique transmettront leurs documents dans les 24 heures ouvrables suivant la restauration complète du système :
      • les documents commerciaux incluent la relâche, le fret, le moyen de transport, les connaissements internes et les déclarations d'exportation;
      • les documents commerciaux utiliseront la date et l'heure réelle de la mainlevée pour les importations ou la date et l'heure de départ du bureau de déclaration des exportations le plus proche du lieu de sortie des marchandises destinées à l'exportation.
4. À l'importation, les PCC se doivent de présenter les documents papiers requis, recevoir les copies estampillées et maintenir leurs archives à jour afin de pouvoir démontrer :
   1. Que l'exigence prévue à l'article 12(1) de la Loi sur les douanes est rencontrée.
   2. Que le transporteur était autorisé à effectuer la livraison ou à effectuer le mouvement des marchandises vers un entrepôt d'attente en vertu de l'article 31 de la Loi sur les douanes.
   3. Une copie estampillée ne remplace pas à l'obligation de transmettre la demande de mainlevée EDI pendant ou après la fin de la panne et/ou du délai de traitement. La transmission des données est toujours nécessaire afin de répondre aux exigences de l'article 32 de la Loi sur les douanes.

   Remarque : Veuillez vous référer aux sections :

   • section 2.2 (aperçu)
   • section 3 (procédures de déclaration des importations par les transporteurs)
   • section 4 (procédures de déclaration des exportateurs)
   • section 5 (demande de mainlevée à l'importation)
5. Quelle que soit la condition de panne ou du délai de traitement, les exigences des autres ministères gouvernementaux doivent être respectées avant la mainlevée ou l'exportation.
   1. L'ASFC ne considère pas la présentation du numéro de transaction à 14 chiffres comme une preuve que les exigences de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) ou des autres ministères ont été rencontrées.
   2. Se référer à la section 5.1 pour les détails concernant les exigences des autres ministères gouvernementaux (AMG) durant une panne ou un délai de traitement.
6. Un bulletin sera toujours publié pour annoncer que la panne du système ou le délai de traitement est résolue.
7. Après la panne ou le délai de traitement, une fois que la documentation EDI, y compris les demandes de mainlevée, aura été traitée par l'ASFC, les PCC utilisant cette méthode de transmission recevront un message électronique et/ou un avis de mainlevée.
8. Aucune pénalité monétaire ne sera imposée aux PCC pour défaut de transmission des données requises lors d'une panne programmée ou imprévue ou un délai de traitement et pendant les 2 heures suivant la reprise du système.

2.2 Aperçu des procédures en cas de panne ou de délai de traitement de l'ASFC ainsi que de la chronologie

3.1 Mode routier

3.2 Mouvement sous douane et changement de responsabilité

3.3 Mode ferroviaire

Les transporteurs ferroviaires soumettront le formulaire A1 Déclaration d'entrée de train au PPA le plus près du lieu de passage du train et devront s'assurer qu'un numéro de contrôle du fret (NCF) est indiqué pour chaque expédition.

Toutes les marchandises du mode ferroviaire pour lesquelles la mainlevée ne sera pas accordée seront déplacées à l'intérieur (consulter la section 3.2.1) et retenues en attendant une notification de l'ASFC.

Remarque : Consultez la section 5, section 5.1 et section 5.2 pour les détails sur les procédures de mainlevée pour les importateurs/courtiers en douane ainsi que la section 5.4 pour les détails sur la demande de statut des mainlevées en mode ferroviaire.

3.4 Mode aérien

Les transporteurs aériens présentent le numéro de vol ou le numéro de référence du moyen de transport (NRMT) sur un document papier comme preuve de déclaration et d'arrivée du moyen de transport.

De plus, ils doivent fournir la lettre de transport aérien papier pour chacune des cargaisons à bord du moyen de transport.

Les transporteurs aériens participant au PAD doivent présenter une copie des éléments de données aériennes du PAD (option de service 521) qui sera estampillée par l'ASFC comme preuve de déclaration et d'autorisation de livraison.

Remarque : Consultez la section 5, section 5.1 et section 5.2 pour les détails sur les procédures de mainlevée pour les importateurs/courtiers en douane ainsi que la section 5.4 pour les détails sur la demande de statut des mainlevées en mode aérien.

3.5 Mode maritime

Les transporteurs présentent deux copies du formulaire A6 : Déclaration générale et du formulaire A6A : Cargaison / manifeste de la cargaison au bureau de l'ASFC du PPA.

Remarque : Consultez la section 5, section 5.1 et section 5.2 pour les détails sur les procédures de mainlevée pour les importateurs/courtiers en douane ainsi que la section 5.4 pour les détails sur la demande de statut des mainlevées en mode maritime.

5.1 Exigences des autres ministères gouvernementaux durant une panne ou un délai de traitement

Lors des pannes de système et des délais de traitement, les exigences des autres ministères gouvernementaux doivent être remplies avant de procéder à l'importation et l'exportation, tel qu'indiqué dans la série de mémorandums D19 : Lois et Règlements des autres ministères.

Toute licence, permis, certificat et autre document (LPCA) pertinent requis d'un autre ministère doit également être présenté à l'ASFC. Ces documents doivent être présentés avec les documents papier, conformément au Mémorandum D17-1-4 : Mainlevée des marchandises commerciales pour les MDM ou Mémorandum D17-1-10 : Codage des documents de déclaration en détail des douanes pour les DDC de type C.

5.2 Expéditions urgentes

Les documents de mainlevée papier pour les expéditions urgentes seront priorisés par l'ASFC. Les importateurs / courtiers en douane doivent identifier ces demandes de mainlevée en conséquence. Cela signifie de mentionner, dans la section « Remarques » de la Feuille maîtresse d'exceptions EDI, le terme « Urgent » suivis de la nature de l'urgence. S'il y en a au bureau de mainlevée de l'ASFC, placez les documents papier dans le « plateau priorités ».

Les demandes peuvent être envoyées par courriel aux bureaux qui offrent le service de salle de comptoirs électronique. Le même formulation doit être présente dans l'objet du courriel, ainsi que le numéro de transaction.

Remarque : Se référer à la section 5.1 pour les détails concernant exigences des AMG durant une panne ou un délai de traitement.

5.3 Mainlevée au premier point d'arrivée : Mode routier

Afin d'éviter de longs délais d'attente aux points d'entrée routiers causés par des pannes ou de délais de traitement des systèmes de l'ASFC, un processus simplifié est offert pour le dédouanement des expéditions par transport routier au PPA. Ce processus n'est disponible que pour les dédouanements routiers au PPA lors des pannes ou délais de traitement des systèmes de l'ASFC.

Afin d'obtenir une mainlevée au PPA, le transporteur présentera deux copies du DCF ou l'équivalent (c'est-à-dire un manifeste multiple [s'il est approuvé], les codes à barres du système d'examen avant l'arrivée (SEA), la copie papier de l'EDI pour l'IPEC), en y indiquant « Interruption de système », ainsi que les LPCA d'un autre ministère, au besoin.

Un numéro de transaction à 14 chiffres est requis pour chacune des expéditions exigeant une mainlevée à la frontière. Ce numéro est obtenu auprès du courtier en douane / importateur. Il est préférable que le numéro de transaction soit identifiable par un code-barres. La présentation d'un numéro de transaction lors d'une panne ou un délai de traitement de système de l'ASFC est un engagement du courtier en douanes ou de l'importateur à fournir la documentation de déclaration provisoire ou de déclaration définitive après la panne de système ou le délai de traitement, dans les normes établies dans le Mémorandum D17-1-5 : Déclaration des marchandises commerciales.

5.4 Détermination de l'état de la mainlevée lors d'une panne ou un délai de traitement : Tous les modes

Le Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales (SSMAEC, un système interne de l'ASFC) doit être fonctionnel pour pouvoir utiliser l'une des deux options ci-dessous. Les demandes de mainlevée doivent avoir été transmises et acceptées par les systèmes de l'ASFC pour qu'un ASF puisse effectuer les vérifications de la demande d'état de la mainlevée.

Le formulaire doit être soumis au bureau de mainlevée de l'ASFC. L'exemplaire original estampillé par l'ASFC sera rendu au client. Les demandes peuvent être envoyées par courriel aux bureaux qui offrent le service de salle de comptoirs électronique.

5.5 Procédures en cas de panne ou de délai de traitement du Portail client de la Gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC

Cette section s'applique aux expéditions dont le processus implique l'utilisation du Portail client de la GCRA, en particulier les Déclarations en détail commerciales de type C, de type 10 et les Permis d'admission temporaire (PAT).

L'ASFC a la possibilité d'accepter l'utilisation du NE15 administratif de l'ASFC afin de pouvoir obtenir une mainlevée et l'acquittement des droits et taxes sur les marchandises commerciales. Ce n'est un processus automatique et l'ASF déterminera si cette procédure exceptionnelle est justifiée ou non. Si la demande est acceptée, les importateurs devront payer les droits et taxes applicables au moment de la mainlevée.

5.6 Preuve acceptable de la mainlevée lors d'une panne ou un délai de traitement

Une preuve de mainlevée acceptable comprend un DCF papier estampillé par l'ASFC, un formulaire de demande pour la mainlevée de multiples ou d'un message provenant du système de transmission des avis de mainlevée (STAM). La preuve originale ou numérique de la mainlevée est acceptable si le cachet de l'ASFC est clairement visible.

6.1 Transmission des messages à la suite d'une panne ou un délai de traitement pour les importations

Les PCC importateurs doivent s'assurer que tous les messages transmis à l'ASFC après une panne ou un délai de traitement sont soumis dans l'ordre indiqué ci-dessous, afin d'éviter de recevoir des messages d'erreur ou de rejet.

6.2 Sanction pour une déclaration tardive

Une sanction pour déclaration tardive sera automatiquement imposée aux importateurs lorsque les déclarations en détail n'ont pas été reçues dans le délai prévu. Une exonération peut toutefois être accordée quand l'infraction est causé par une panne de système ou un délai de traitement.

Afin soumettre une demande de révision d'une sanction pour une déclaration tardive (appel), veuillez soumettre votre demande via le Portail client de la GCRA. Pour plus d'informations sur la présentation d'un appel, veuillez consultez le Mémorandum D22-1-1 : Régime de sanctions administratives pécuniaires. Un allègement sera normalement accordé si la sanction pour une déclaration tardive résulte d'une panne du système.

Si vous avez des questions concernant l'examen des sanctions pour une déclaration tardive, veuillez contacter cbsa.external_appeals-appels_externes.asfc@cbsa-asfc.gc.ca.