Procédures pour le programme commercial en cas de panne prévue ou de panne imprévue
Plan d'urgence en cas de pannes de système
Juin 2020

Table des matières

1. Introduction

Le Plan d’intervention en cas de pannes de système de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) établit les procédures pour l’importation et l’exportation des marchandises commerciales dans tous les modes de transport lors d’une panne de système de l’ASFC.

Une panne est définie comme une « suspension temporaire des activités des systèmes électroniques ». Veuillez consulter la section 4.0 : Annexe A pour les types de pannes de système et les portées/répercussions.

Il est important de noter que toutes les procédures décrites dans la section 2 ne s’appliquent que dans le cas des pannes de système de l’ASFC.

Pour faciliter la consultation, nous avons déterminé les sections relatives à l’importation et celles relatives à l’exportation :

Sections relatives à l’importation et celles relatives à l’exportation
Section Importation Exportation

1.0 Introduction

oui oui

1.1 Activation et désactivation des plans d’intervention

oui oui

1.2 Protocole de communication lors d’une panne de système

oui oui

1.3 Panne de système des partenaires externes

oui oui

2.1 Principes clés

oui oui

2.2 Aperçu des procédures en cas de panne de l’ASFC

oui oui

2.3 Procédures de déclaration des transporteurs avant l’arrivée et des importations

oui non

2.3.1 Mouvement intérieur

oui non

2.3.2 Routier

oui non

2.3.3 Ferroviaire

oui non

2.3.4 Aérien

oui non

2.3.5 Maritime

oui non

2.4 Procédures de déclaration des exportations

non oui

2.4.1 Tous les modes

non oui

2.5 Dégroupement des importations

oui non

2.6 Mainlevée pour les importations

oui non

2.6.1 Mainlevée au PPA du mode routier

oui non

2.6.2 Détermination de l’état de la mainlevée lors d’une panne du système EDI

oui non

2.6.3 Preuve acceptable de la mainlevée pendant une panne

oui non

2.7 Entrepôts des importations

oui non

3.0 Procédures à suivre après la panne

oui oui

3.1 Transmission des messages après une panne

oui non

3.2 Sanction pour une déclaration tardive

oui non

4.0 Annexes

oui oui

4.1 Types de pannes

oui oui

4.2 Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les expéditions multiples

oui non
4.2.1 Directives : Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les importations multiples oui non

1.1 Activation et désactivation des plans d’intervention

L’ASFC seule activera et désactivera les procédures d’intervention pour le portail du Manifeste électronique, le portail du Système canadien de déclaration des exportations (SCDE), l’Initiative du guichet unique (IGU) et l’échange de données informatisé (EDI) en publiant des bulletins par courrier électronique. Des messages d’urgence pour les pannes prévues peuvent également être publiés sous l’onglet Bulletins dans les 2 portails.

Les bulletins envoyés par courriel sont émis avant les pannes prévues et pour communiquer les états du système lors des pannes imprévues. Les mises à jour seront au moins toutes les 4 heures pendant les heures normales d’ouverture. Les bulletins ne seront pas mis à jour après les heures normales d’ouverture à moins que la panne ne soit résolue. Tant et aussi longtemps qu’un bulletin de message « tous les systèmes fonctionnent normalement » n’est pas fourni, les partenaires* doivent supposer que la panne est toujours en cours.

Les bulletins envoyés par courriel relèvent de l’Unité des services techniques aux clients commerciaux (USTCC). Si vous désirez recevoir ces messages, vous devez vous inscrire en communiquant avec l’USTCC à l’adresse suivante : http://www.cbsa-asfc.gc.ca/eservices/menu-fra.html#tab6_2.

Les opérations régionales de l’ASFC continueront de recevoir l’information sur les pannes de système par courriel et d’autres méthodes, au besoin.

1.2 Protocole de communication lors d’une panne de système

Au moyen d’une ligne directe, l’ASFC offre des services à ses partenaires éprouvant des problèmes techniques ou des difficultés associées à l’échange de données avec l’ASFC. Le numéro de téléphone de cette ligne est le 1-888-957-7224 au Canada et aux États-Unis et +1-613-946-0762 à l’étranger. Sélectionnez l’option 1 pour les transactions EDI ou l’option 2 pour le portail du Manifeste électronique, des négociants fiables ou du SCDE.

La ligne directe fournit aux partenaires externes* un message enregistré qui décrit l’état des systèmes de l’ASFC. En cas de panne, l’ASFC veille à ce que les renseignements communiqués soient mis à jour aussitôt qu’il y a une panne de système ou un retard et qu’ils soient fréquemment mis à jour au cours de la panne. Pendant la panne et durant les heures normales d’ouverture, les renseignements sont mis à jour toutes les 4 heures. En dehors des heures normales d’ouverture, les messages ne sont mis à jour que pour annoncer la fin de la panne.

Aussitôt que l’équipe de soutien technique de l’ASFC est informée de la fin de la panne, les partenaires entendront le message habituel, c'est-à-dire « tous les systèmes fonctionnent normalement ». Tant qu’ils n’entendent pas ce message en appelant à la ligne directe, les partenaires doivent supposer que la panne est toujours en cours.

Durant les heures normales d’ouverture (de 8 h à 17 h heure normale de l'Est), une assistance directe est offerte aux partenaires qui utilisent l’EDI, le portail du Manifeste électronique ou le portail du SCDE. En dehors des heures d’ouverture, c’est-à-dire de 17 h à 8 h heure normale de l'Est du lundi au vendredi de même que la fin de semaine et les jours fériés, une aide d’urgence est offerte par l’entremise d’un service de rappel.

Un tableau décrivant les services fournis par l’USTCC pendant les heures de bureau et après les heures de bureau en cas d’urgence se trouve à l’adresse suivante : https://www.cbsa-asfc.gc.ca/eservices/services-fra.html.

* Partenaires externes : Tous les clients externes qui font affaire avec l’ASFC en utilisant l’EDI, le portail du Manifeste électronique ou le portail du SCDE.

1.3 Panne de système des partenaires externes

Les partenaires externes doivent aviser l’USTCC par téléphone(référer à la section 1.2) aussitôt qu’une panne imprévue est détectée et faire une mise à jour auprès de l’ASFC toutes les 4 heures.

Les partenaires externes doivent aviser l’USTCC par courriel au moins 24 heures avant une panne prévue et faire une mise à jour à toutes les 4 heures.

En cas de panne, la documentation papier complète doit être présentée (par exemple, documents de contrôle de fret (DCF) et demande complète de mainlevée).

2. Procédures lors d’une panne de système de l’ASFC

2.1 Principes clés

  1. Une fois la panne terminée, les partenaires externes doivent transmettre de façon électronique tous les documents commerciaux qui ont été traités selon le processus décrit dans le plan d’intervention : d’où la recommandation de poursuivre la transmission des données électroniques pour que celles-ci soient mises en attente afin de faciliter le traitement lorsque les systèmes redeviendront opérationnels.
  2. Les partenaires externes qui ne sont pas en mesure d’utiliser une autre méthode de communication électronique ou qui choisissent de ne pas transmettre leurs documents commerciaux doivent envoyer leurs documents commerciaux dans un délai de 24 heures suivant la reprise des fonctionnalités du système. Les documents commerciaux comprennent le fret, le moyen de transport, les connaissements internes et les déclarations d’exportation; ils doivent porter la date et l’heure de la mainlevée pour les importations ou la date et l’heure de départ du bureau de déclaration des exportations le plus proche du lieu de sortie des marchandises destinées à l’exportation.
  3. Une fois la panne de système résolue, l’Agence prévoira une période tampon de 2 heures avant de reprendre ses activités régulières.
  4. Après la panne, une fois que la documentation de l’EDI, y compris les demandes de mainlevée, aura été traitée par l’ASFC, les partenaires externes qui utilisent cette méthode de transmission recevront un message électronique et / ou une notification de mainlevée.
  5. L’ASFC recommande aux partenaires externes de transmettre leurs données au moins 2 heures avant la panne prévue afin de respecter les délais de transmission avant l’arrivée pour les marchandises devant atteindre la frontière pendant la panne.
  6. Aucune sanction pécuniaire ne sera imposée aux partenaires externes pour les infractions liées aux documents commerciaux qui se produisent pendant une panne de système prévue ou imprévue et pendant les 2 heures de la période tampon suivant la reprise du système.
  7. Les partenaires externes présenteront 2 copies, pour les déclarations d’importation et d’exportation, de tout document papier rempli requis avant de recevoir une autorisation pour un mouvement intérieur ou pour une mainlevée en ce qui a trait aux importations ou pour procéder à une exportation.
    1. Pour les marchandises destinées à l’importation :
      L’ASFC estampillera les 2 copies de la documentation papier, retournera une copie au partenaire externe et conservera l’autre copie pour la validation après la reprise :
      1. Lorsque les marchandises reçoivent la mainlevée, l’agent des services frontaliers (ASF) estampillera les 2 copies des documents.
      2. Lorsque les marchandises sont autorisées pour un mouvement intérieur, l’ASF estampillera l’endos du DCF.
    2. Pour les marchandises destinées à l’exportation :
      Un agent des services frontaliers (ASF) au bureau de déclaration des exportations estampillera chaque copie du formulaire d’urgence pour les exportateurs.
  8. Les ASF peuvent faire une demande d’information supplémentaire et/ou renvoyer l’expédition en vue d’un examen au secondaire.
  9. Le document estampillé du transporteur est la preuve de déclaration et :
    1. confirme que l’exigence prévue au paragraphe 12(1) de la Loi sur les douanes est respectée;
    2. autorise le transporteur à livrer les marchandises;
    3. certifie que le courtier en douanes ou l’importateur est responsable de fournir des données de mainlevée provisoires.
  10. Une copie estampillée du formulaire d’urgence pour les exportateurs indique qu’un transporteur est autorisé à exporter les marchandises associées. Cependant, les exigences de déclaration prévues au paragraphe 95(1) de la Loi sur les douanes n’ont pas été respectées et l’exportateur a la responsabilité de déclarer ses marchandises à l’ASFC une fois que la panne du système est résolue.
  11. Les partenaires doivent conserver les documents estampillés pendant la panne comme preuve que les marchandises ont été déclarées par l’importateur ou l’exportateur et dédouanées, déplacées vers l’intérieur ou exportées.
  12. Peu importe le type de panne, les exigences relevant des autres ministères (AM) doivent être respectées avant la mainlevée ou avant l’exportation.
  13. L’Agence ne considère pas le numéro de transaction de 14 chiffres comme une preuve que les exigences de l’ACIA ou d’AM ont été respectées.

2.2 Aperçu des procédures en cas de panne de l’ASFC

Remarque importante : Aucune sanction pécuniaire ne sera imposée pendant une panne de système prévue ou imprévue, y compris les 2 heures suivant la remise en état du système.

Avant la panne

Importation
Portail du Manifeste électronique:
  1. Soumettre les données électroniques 2 heures avant les pannes prévues.
L’échange de données informatisé (EDI):
  1. Soumettre les données électroniques 2 heures avant les pannes prévues.
Exportation
Portail du Système canadien de déclaration des exportations (SCDE):
  1. Soumettre les données électroniques 2 heures avant les pannes prévues.
EDI G7:
  1. Soumettre les données électroniques 2 heures avant les pannes prévues.

Durant la panne

Importation
Portail du Manifeste électronique:
  1. Si le portail le permet, soumettre les données électroniques pendant la panne.
  2. Remplir les formulaires papier pour les interventions applicables et les imprimer en 2 exemplaires.
  3. Le cas échéant, s’assurer de remplir la documentation requise par les autres ministères (AM).
  4. Présenter les formulaires d’intervention au bureau de déclaration indiqué :
    • En cas de mainlevée, l’ASF estampillera les 2 copies.
    • En cas de mouvement vers l’intérieur, l’ASF estampillera l’endos.
  5. Lors de la présentation du formulaire papier, de plus amples renseignements ou un renvoi à l’examen secondaire peuvent être demandés.

Note: Conserver les copies des formulaires d’intervention estampillés.

EDI:
  1. Si l’EDI le permet, soumettre les données électroniques pendant la panne.
  2. Remplir les formulaires papier pour les interventions applicables et les imprimer en 2 exemplaires.
  3. Le cas échéant, s’assurer de remplir la documentation requise par les autres ministères (AM).
  4. Présenter les formulaires d’intervention au bureau de déclaration indiqué :
    • En cas de mainlevée, l’ASF estampillera les 2 copies.
    • En cas de mouvement vers l’intérieur, l’ASF estampillera l’endos.
  5. Lors de la présentation du formulaire papier, de plus amples renseignements ou un renvoi à l’examen secondaire peuvent être demandés.

Note: Conserver les copies des formulaires d’intervention estampillés.

Exportation
Portail du SCDE:
  1. Si le portail le permet, soumettre les données électroniques pendant la panne.
  2. Remplir le formulaire d’urgence pour les exportateurs et l’imprimer en 2 exemplaires.
  3. Le cas échéant, s’assurer de remplir la documentation requise par les autres ministères (AM).
  4. Présentez les formulaires d’urgence pour les exportateurs au bureau de déclaration des exportations :
    • Si l’exportation peut se poursuivre, l’ASF estampillera les 2 copies.
  5. Lors de la présentation du formulaire papier, de plus amples renseignements ou un renvoi à l’examen secondaire peuvent être demandés.

Note: Conserver les copies des formulaires d’urgence estampillés.

EDI G7:
  1. Si l’EDI le permet, soumettre les données électroniques pendant la panne.
  2. Remplir le formulaire d’urgence des exportateurs et l’imprimer en 2 exemplaires.
  3. Le cas échéant, s’assurer de remplir la documentation requise par les autres ministères (AM).
  4. Présentez les formulaires d’urgence pour les exportateurs au bureau de déclaration des exportations :
    • Si l’exportation peut se poursuivre, l’ASF estampillera les 2 copies.
  5. Lors de la présentation du formulaire papier, de plus amples renseignements ou un renvoi à l’examen secondaire peuvent être demandés.

Note: Conserver les copies des formulaires d’urgence estampillés.

Après la panne

Importation
Portail du Manifeste électronique:
  1. Les formulaires d’intervention papier seront acceptés jusqu’à 2 heures suivant une panne du système.
  2. Si aucun renseignement électronique n’a été soumis avant ou pendant une panne, les utilisateurs ont 24 heures, à partir du moment où le portail est de nouveau accessible, pour soumettre leurs déclarations électroniques.
EDI:
  1. Les formulaires d’intervention papier seront acceptés jusqu’à 2 heures suivant une panne du système.
  2. Si aucun renseignement électronique n’a été soumis avant ou pendant une panne, les utilisateurs ont 24 heures, à partir du moment où l’EDI est de nouveau accessible, pour soumettre leurs déclarations électroniques.
  3. Toutes les déclarations électroniques soumises lors d’une panne feront l’objet d’un message électronique et/ou une notification de mainlevée une fois que la documentation et la demande de mainlevée auront été traitées.
Exportation
Portail du SCDE:
  1. Les formulaires d’urgence pour les exportateurs papier seront acceptés jusqu’à 2 heures suivant une panne du système.
  2. Si aucun renseignement électronique n’a été soumis avant ou pendant une panne, les utilisateurs ont 24 heures, à partir du moment où le portail est de nouveau accessible, pour soumettre leurs déclarations électroniques.
EDI G7:
  1. Les formulaires d’urgence pour les exportateurs papier seront acceptés jusqu’à 2 heures suivant une panne du système.
  2. Si aucun renseignement électronique n’a été soumis avant ou pendant une panne, les utilisateurs ont 24 heures, à partir du moment où l’EDI G7 est de nouveau accessible, pour soumettre leurs déclarations électroniques.
  3. Toutes les déclarations électroniques soumises lors d’une panne feront l’objet d’un message électronique et/ou une notification de mainlevée une fois que la documentation et la demande de mainlevée auront été traitées.
Tableau illustrant l’aperçu des procédures en cas de panne de l’ASFC (Word, 15Ko)

2.3 Procédures de déclaration des transporteurs avant l’arrivée et des importations

Le transporteur devra fournir une copie papier du DCF à l’importateur ou à son agent pour fin de mainlevée ou à l’exploitant de l’entrepôt pour fin d’entreposage.

Pour de plus amples renseignements sur les exigences avant l’arrivée des marchandises concernant l’importation, le transport en transit et le fret restant à bord, veuillez consulter le Mémorandum D3 Transport spécifique pour chaque mode de transport :

  1. Mémorandum D3-2-1-2-1, Exigences relatives à la transmission des données préalable à l’arrivée et à la déclaration dans le mode aérien;
  2. Mémorandum D3-4-2, Exigences relatives à la transmission des données préalable à l’arrivée et à la déclaration dans le mode routier;
  3. Mémorandum D3-5-1, Exigences relatives à la transmission des données préalable au chargement/à l’arrivée et à la déclaration dans le mode maritime;
  4. Mémorandum D3-6-6, Exigences relatives à la transmission des données préalable à l’arrivée et à la déclaration dans le mode ferroviaire.

2.3.1 Mouvement intérieur

Les transporteurs cautionnés peuvent arranger avec l’ASFC un mouvement sous douane vers un entrepôt d’attente à l’intérieur. L’ASF détermine d’abord si les marchandises sont admissibles avant d’autoriser le mouvement sous caution. Lorsque les transporteurs cautionnés prennent des dispositions pour que les marchandises soient transportées vers un entrepôt d’attente intérieur, il leur incombe d’informer le courtier en douanes ou l’importateur du changement de code pour le bureau secondaire.

2.3.2 Routier

Lors d’une panne, les transporteurs doivent s’acquitter de leur obligation législative de déclaration des marchandises en présentant 2 copies d’un DCF ou l’équivalent (le manifeste multiple, les codes à barres du SEA, la copie papier de l’EDI pour l’IPEC), au bureau de l’ASFC où les marchandises sont déclarées.

Les transporteurs du Programme d’autocotisation des douanes (PAD) feront la déclaration en utilisant leur feuille maîtresse avec l’option de service du PAD, le code du transporteur et le numéro d’entreprise de l’importateur. Le chauffeur doit aussi soumettre une carte valide du Programme d’inscription des chauffeurs du secteur commercial (PICSC) ou Expéditions rapides et sécuritaires (EXPRES).

L’ASF examine les documents et prend la décision appropriée pour chaque expédition : mainlevée, déplacement autorisé ou livraison autorisée.

2.3.3 Ferroviaire

Les transporteurs ferroviaires soumettront le formulaire A1 Déclaration d’entrée de train au PPA le plus près du point d’entrée et devront s’assurer qu’il y a un DCF pour chacune des expéditions.

Toutes les marchandises du mode ferroviaire pour lesquelles la mainlevée ne sera pas accordée, seront acheminées sous caution vers l’intérieur (référer à la section la section 2.3.1) et retenues en attendant une notification de l’ASFC.

2.3.4 Aérien

Les transporteurs aériens présentent le numéro de vol ou le numéro de référence du moyen de transport (NRMT) sur un document papier aux fins de preuve de déclaration et d’arrivée du moyen de transport.

Les transporteurs aériens participant au PAD présentent une copie des éléments de données du PAD (option de service 521) qui sera estampillée par l’ASFC comme preuve de déclaration et autorisation de livraison.

2.3.5 Maritime

Les transporteurs présentent 2 copies du formulaire A6 Déclaration générale et du formulaire A6A Cargaison/Manifeste de la cargaison au premier point d’arrivée.

2.4 Procédures de déclaration des exportations

En cas de panne du portail du SCDE ou de la méthode de déclaration EDI G7, les exportateurs et les prestataires de services douaniers (PSD) qui doivent se présenter à l’ASFC doivent utiliser une méthode papier.

Pour de plus amples renseignements sur les exigences en matière de déclaration pour les expéditions, consultez les documents suivants :

  1. Mémorandum D20-1-1, Déclarations des exportateurs;
  2. Mémorandum D3-1-8, Transport du fret : Exportations.

2.4.1 Tous les modes

Pendant une panne du portail du SCDE ou des systèmes EDI G7, les exportateurs ou les PSD doivent remplir leur obligation législative de déclarer, à l’ASFC, les marchandises destinées à l’exportation en présentant 2 copies identiques du Formulaire d’urgence pour les exportateurs au bureau de déclaration d’exportation le plus proche du lieu de sortie de la marchandise. L’ASF évaluera la documentation et estampillera les 2 copies à l’aide d’un horodateur si aucun examen n’est requis.

Après avoir soumis le Formulaire d’urgence pour les exportateurs, l’exportateur doit fournir le code générique : « ECD » au transporteur exportateur. Si le transporteur exportateur a signé un protocole d’entente avec l’ASFC, il doit entrer ce code générique : « ECD » sur la soumission du connaissement connexe ou dans le champ Numéro de document de transport connexe sur le document électronique de contrôle du fret connexe (pour le mode maritime).

Pour connaître les procédures à suivre une fois les fonctionnalités du système reprises, consultez la section 3 : Procédures à suivre après la panne.

2.5 Dégroupement des importations

Lors d’une panne de système, les transitaires font un dégroupement en présentant des connaissements internes papier au bureau de l’ASFC situé près de l’entrepôt où sont les marchandises.

2.6 Mainlevée pour les importations

Les courtiers en douanes ou les importateurs peuvent obtenir la mainlevée lorsqu’il y a une panne de système en présentant des demandes de mainlevée papier en personne au bureau de l’ASFC où sont les marchandises, sauf pour le PPA du mode routier (référer à 2.7).

Tel que décrit dans le Mémorandum D17-1-4, les demandes de mainlevée papier doivent être soumises avec une feuille maîtresse d’exceptions sur lesquelles la case « Interruption de système » sera cochée.

2.6.1 Mainlevée au PPA du mode routier

Afin d’éviter des délais d’attente importants aux PPA du mode routier lors des pannes de système de l’ASFC, un processus simplifié est offert pour ces marchandises. Ce processus ne vise que les mainlevées au PPA dans le mode routier pendant les pannes de système de l’ASFC.

Afin d’obtenir une mainlevée au PPA, le transporteur présentera 2 copies du DCF ou l’équivalent (c'est-à-dire un manifeste multiple [s’il est approuvé], les codes à barres du SEA, la copie papier de l’EDI pour l’IPEC), ainsi qu’une feuille maîtresse indiquant « Interruption de système » et les permis de l’ACIA ou d’un AM, au besoin.

Un numéro de transaction à 14 chiffres est exigé pour chaque expédition dédouanée à la frontière. Ce numéro est obtenu auprès du courtier en douanes ou de l’importateur. Il est préférable que le numéro de transaction présenté avec la documentation du transporteur soit un code-barres, mais l’ASFC acceptera les numéros de transaction écrits à la main lors d’une panne de système.

La présentation d’un numéro de transaction lors d’une panne de système de l’ASFC est un engagement du courtier en douanes ou de l’importateur à fournir une déclaration provisoire ou une déclaration en détails définitifs après la panne de système et dans les délais énoncés dans le Mémorandum D17-1-5 Enregistrement, déclaration en détail et paiement pour les marchandises commerciales.

2.6.2 Détermination de l’état de la mainlevée lors d’une panne du système EDI

Le Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales (SSMAEC) de l’ASFC doit être fonctionnel pour utiliser l’une des 2 options ci-dessous et les demandes de mainlevée doivent avoir été transmises avant la panne du système.

Option 1 : Document de contrôle du fret

Le client présentera le DCF papier pour l’expédition, lequel doit porter un numéro de contrôle du fret (NCF) sous forme de code-barres ou un numéro de transaction, à un bureau de l’ASFC et demandera à obtenir l’état de la mainlevée. L’ASF vérifiera l’état dans le SSMAEC et si la mainlevée a été autorisée, l’agent estampillera le DCF et le rendra au client comme preuve d’autorisation de la mainlevée.

Option 2 : Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les expéditions multiples

Afin de simplifier le processus de demande pour des expéditions multiples, il est possible d’utiliser le Formulaire de demandes pour la mainlevée de multiples expéditions (référer à la section section 4.2). Les clients peuvent modifier le formulaire à leur guise, tant que les données sous forme de code-barres sont lisibles au moyen d’un appareil de l’ASFC.

Le formulaire doit être soumis au bureau de mainlevée de l’ASFC. L’exemplaire original estampillé par l’ASFC sera rendu au client.

2.6.3 Preuve acceptable de la mainlevée pendant une panne

Une preuve de mainlevée acceptable comprend un DCF papier estampillé par l’ASFC, un formulaire de demande pour la mainlevée de multiples expéditions ou une copie estampillé du message provenant du système de transmission des avis de mainlevée (STAM). La preuve de la mainlevée est acceptable sous forme originale ou par télécopieur tant que le cachet de l’ASFC est clairement visible.

2.7 Entrepôts des importations

Pendant les pannes, l’exploitant de l’entrepôt s’assurera de faire la tenue de dossier papier afin d’enregistrer les marchandises qui entrent dans l’entrepôt et celles qui en sont relâchées.

L’exploitant de l’entrepôt recevra du transporteur les DCF papier.

Une fois informé du dédouanement avec une preuve de la mainlevée acceptable (référer à 2.7), l’exploitant de l’entrepôt accordera la mainlevée des marchandises.

Si l’exploitant de l’entrepôt reçoit un avis « renvoyé pour examen » pour une expédition qui a été relâchée manuellement mais qui est encore dans l’entrepôt, l’ASFC demande à que ces marchandises soient retenues dans l’entrepôt jusqu’à leur examen.

3. Procédures à suivre après la panne

Lors de la reprise du système, tous les partenaires en matière d’importation et d’exportation doivent soumettre électroniquement (dans un délai de 24 heures ouvrables) tous les documents commerciaux et les notifications pour les marchandises traités pendant la panne et corriger toute erreur ou rejet de messagerie électronique.

Remarque importante : Des retards ou une omission de soumettre des documents commerciaux électroniques au-delà du délai de 24 heures suivant une panne de système peuvent entraîner des sanctions pécuniaires pour les importations et les exportations.

En ce qui concerne les marchandises importées dont la mainlevée a été faite manuellement pendant une panne, les courtiers en douane peuvent utiliser l’option de service du système d’examen avant l’arrivée (SEA) lorsqu’ils transmettent les demandes de mainlevée.

3.1 Ordre de transmission des messages à la suite d’une panne pour les importations

Les partenaires en matière d’importation doivent s’assurer que tous les messages transmis à l’ASFC après une panne sont soumis dans l’ordre indiqué ci-dessous, afin d’éviter de recevoir des messages d’erreur ou de rejet.

Ordre de transmission des messages à la suite d’une panne pour les importations
  Routier Ferroviaire Aérien Maritime
Fret Doit être transmis ou entré dans le système de l’ASFC avant les données du moyen de transport. Pas d’ordre précis pour la transmission ou l’entrée des données relative au fret et au moyen de transport.
Moyen de transport Doit être transmis ou entré seulement une fois que les données concernant le fret sont entrées dans le système de l’ASFC.
Doit être transmis ou entré dans le système de l’ASFC avant le message de fermeture.
Pas d’ordre précis pour la transmission ou l’entrée des données relative au fret et au moyen de transport. Doit être transmis ou entré dans le système de l’ASFC avant le message de fermeture.
Connaissement interne Doit être transmis ou entré dans le système avant le message de fermeture.
Ne fera pas l’objet d’un refus si transmis ou entré avant les données concernant le fret.
Message de fermeture Doit être transmis ou entré dans le système seulement une fois que les données concernant les connaissements ont été transmises ou entrées. Ne fera pas l’objet d’un refus si transmis ou entré avant l’information concernant le fret.
Mainlevée N’a pas à être transmis ou entré selon un ordre précis. Peut être envoyé avant ou après l’information concernant le fret et le moyen de transport.
Arrivée du moyen de transport Les arrivées du mode routier ne sont pas transmises par EDI. La transmission par EDI de l’arrivée du moyen de transport ne doit se faire que lorsque toute l’information relative au fret et à la mainlevée a été transmise ou entrée dans le système.
Arrivée du fret Pour le fret intérieur, l’arrivée doit être transmise en dernier.

3.2 Sanction pour une déclaration tardive

Une sanction pour déclaration tardive peut être imposée aux importateurs lorsque les documents n’ont pas été reçus dans le délai prévu. Une exonération peut toutefois être accordée quand le retard est causé par une panne de système. Le type et la durée de la panne détermineront la manière dont cette exonération sera traitée :

Pour toutes les pannes de moins de 4 heures, les courtiers en douane et les importateurs doivent présenter leur demande d’exonération ou d’annulation à la Direction des recours (télécopieur : 343-291-7239, adresse électronique : cbsa.external_appeals-appels_externes.asfc@cbsa-asfc.gc.ca.

Pour les pannes de systèmes de plus de 4 heures, la Direction des recours se charge automatiquement d’annuler les sanctions. L’USTCC communiquera le message concernant l’exonération dans un délai d’un jour ouvrable suivant la panne.

Pour les pannes de la communication directe, du RVA ou de la Passerelle Internet des douanes de plus de 4 heures, les courtiers en douane et les importateurs doivent présenter leur demande d’exonération ou d’annulation à la Direction des recours (télécopieur : 343-291-7239, adresse électronique : cbsa.external_appeals-appels_externes.asfc@cbsa-asfc.gc.ca.

Pour les pannes de systèmes de plus d’une journée, l’ASFC prolonge le délai de déclaration en détail de 5 jours à une période comprenant la durée de la panne. Durant cette période, l’ASFC n’impose pas de sanction pour déclaration tardive.

Les courtiers en douane et les importateurs doivent présenter une demande d’exonération immédiatement après avoir constaté la mention d’une sanction potentielle sur l’avis quotidien plutôt que d’attendre la réception du relevé mensuel. Cela évitera qu’une sanction n’apparaisse sur le relevé mensuel alors qu’il était possible d’en être exonéré.

4. Annexes

4.1 Types de pannes

La panne imprévue survient quand une situation inattendue cause une panne ou un retard. Il est alors nécessaire de procéder à une recherche et à une analyse afin de trouver le problème et de le résoudre. Tant que celles-ci ne sont pas terminées et que le problème n’a pas été cerné, il est impossible de fournir aux clients une heure prévue de rétablissement.

La panne prévue a lieu lorsqu’il est nécessaire de procéder à un entretien du système, à l’intégration d’une nouvelle fonctionnalité ou à la résolution de problèmes. Une fois que la période de panne est fixée, l’ASFC communique l’information à ses clients commerciaux. Ces renseignements sont fournis aux clients à l’avance pour leur permettre de s’adapter en conséquence. Afin de limiter au maximum les désagréments, les pannes prévues ont lieu tôt dans la matinée les fins de semaine, car cela correspond au moment où le volume de traitement des transactions est le plus faible.

Panne complète des systèmes de l’ASFC signifie qu’aucun système ne fonctionne : ni l’EDI, ni le portail du Manifeste électronique, ni le portail du Système canadien de déclaration des exportations (SCDE), ni les systèmes internes de l’ASFC. Pour les utilisateurs de l’EDI et du portail du Manifeste électronique, ce type de panne n’a aucune répercussion sur la capacité de transmettre des données à l’ASFC et elles seront mises en attente jusqu’à ce que les systèmes soient de nouveau fonctionnels. Pour les utilisateurs du portail du SCDE, ils ne peuvent transmettre des données qu’une fois que les systèmes de l’ASFC ont repris leurs fonctions.

Retard de traitement : EDI signifie une accumulation de messages électroniques envoyés ou reçus par l’ASFC au moyen de l’EDI, c’est-à-dire que le temps nécessaire à la réception ou à l’envoi d’un message retarde le traitement. Ce retard est considéré comme une panne de système chaque fois que le temps de traitement des messages entrants et sortants par l’ASFC est de plus de 30 à 60 minutes.

Retard de traitement : Portail du Manifeste électronique signifie une accumulation de messages électroniques envoyés ou reçus par l’ASFC au moyen du portail, c’est-à-dire que le temps nécessaire à la réception ou à l’envoi d’un message retarde le traitement. Ce retard est considéré comme une panne de système chaque fois que le temps de traitement des messages entrants et sortants par l’ASFC est de plus de 30 à 60 minutes ou lorsque le délai de réponse est de plus de 15 minutes.

Panne complète de l’EDI signifie que l’ASFC n’est pas en mesure de traiter aucun message électronique reçu ou envoyé par l’entremise de l’EDI. La fonction intégrée de traitement de données entrantes et sortantes transmises par les clients externes au moyen de l’EDI n’est pas en service, mais les clients peuvent tout de même transmettre des données à l’ASFC. Une fois les données reçues, elles seront mises en attente jusqu’à ce que la fonction de traitement des données transmises par l’EDI soit de nouveau en service.

Panne de l’EDI pour les messages entrants signifie que l’ASFC n’est pas en mesure de recevoir par EDI des messages provenant de ses clients.

Panne de l’EDI pour les messages sortants signifie que l’ASFC n’est pas en mesure d’envoyer par EDI des messages à ses clients.

Panne complète du portail du Manifeste électronique signifie que le portail n’est pas fonctionnel. Une panne du portail pour les messages entrants signifie que l’ASFC n’est pas en mesure de recevoir l’information envoyée par l’entremise du portail. Une panne du portail pour les messages sortants signifie que l’ASFC n’est pas en mesure d’envoyer de messages à ses clients par l’entremise du portail.

Panne complète du portail du SCDE signifie que le portail n’est pas fonctionnel et n’est pas accessible aux fins d’utilisation. Une panne du portail pour les messages entrants signifie que les utilisateurs ne sont pas en mesure de soumettre des documents commerciaux à l’ASFC par l’entremise du portail. Une panne du portail pour les messages sortants signifie que l’ASFC n’est pas en mesure de récupérer les données soumises dans le portail du SCDE.

4.2 Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les importations multiples

Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les importations
multiples (PDF, 61 Ko)

[Aide sur les fichiers PDF]

Bureau de mainlevée : 453
Nom du client : Compliance Brokerage
Numéro du client : 12345
Personne-ressource (client) : John Doe (519-253-4587)

Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les importations multiples
Numéro de transaction ou numéro de contrôle du fret Numéro de contrôle du fret et code-barres OU numéro de transaction
Doit être lisible par machine (ASFC)
À l’usage de l’ASFC seulement
M = Mainlevée
PM = Pas de mainlevée
12345001495785 barcode 12345-001495785  
12345001495786 barcode 12345-001495786  
12345001495787 barcode 12345-001495787  
12345001495788 barcode 12345-001495788  
12345001495789 barcode 12345-001495788  

Estampe de l’ASFC et numéro de badge de l’ASF

4.2.1 Directives : Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les importations multiples

Ce formulaire a été diffusé à la suite de la mise en place du plan d’intervention en cas de pannes de système de l’ASFC.

Ce formulaire vise à alléger le fardeau administratif et à simplifier le processus d’interrogation sur l’état de la mainlevée pendant les pannes qui ont une incidence sur les avis de mainlevée. Ce formulaire peut être utilisé lorsque les liens avec le système d’EDI ne fonctionnent pas et que le SSMAEC est opérationnel. Remarque : l’ASFC n’est pas en mesure de fournir l’état de la mainlevée lorsque le SSMAEC n’est pas fonctionnel.

Utilisation du formulaire

Clients
ASFC

Lorsqu’il aura été rempli et estampillé par l’ASFC, ce formulaire servira de preuve de mainlevée pour les transactions indiquées comme ayant été dédouanées selon la marche à suivre susmentionnée.

Ce formulaire peut être accepté par les transporteurs et les exploitants d’entrepôts d’attente comme preuve de mainlevée afin de permettre le déplacement des expéditions pendant les périodes de panne. Lorsque les systèmes fonctionneront de nouveau, les avis de mainlevée pourront recommencer à être transmis.

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