Mémorandum D23-1-1 : Programme partenaires en protection

Généralités

1. Le programme partenaires en protection (PEP) vise à établir des partenariats avec des entreprises dignes de confiance en vue de consolider l'intégrité des frontières canadiennes et d'accroître la sécurité de la chaîne d'approvisionnement internationale.

2. Les membres du programme PEP conviennent de mettre en œuvre et de respecter des normes de sécurité rigoureuses, tandis que l'ASFC convient d'aider les participants à évaluer leurs mesures de sécurité matérielles et administratives. Ainsi reconnus à titre de négociants dignes de confiance, les participants au programme bénéficient d'avantages, tels que la reconnaissance à la frontière, le traitement accéléré, une facilité de négociation accrue auprès de l'industrie, des séances de sensibilisation aux problèmes de sécurité et l'accès au Portail des négociants dignes de confiance (PNDC). Parallèlement, le programme permet à l'ASFC de concentrer ses ressources sur des domaines à risque élevé ou inconnu.

3. Pour utiliser les voies du programme Expéditions rapides et sécuritaires (EXPRES) les transporteurs et importateurs doivent être autorisés dans le cadre du programme PEP ou du Programme d'autocotisation des douanes (PAD) et du programme PEP. Le chauffeur doit être inscrit au programme EXPRES pour les chauffeurs du secteur commercial ou au Programme d'inscription des chauffeurs du secteur commercial (PICSC). En ce qui concerne les transporteurs routiers basés aux États-Unis qui souhaitent accéder aux voies EXPRES lorsqu'ils entrent au Canada, l'adhésion au programme PEP demeure obligatoire.

• Expéditions rapides et sécuritaires
• Programme d'inscription des chauffeurs du secteur commercial
• Programme d'autocotisation des douanes

4. Le programme PEP est un programme d'opérateurs économiques agréés (OEA) ce qui signifie qu'il est harmonisé avec le Cadre de normes visant à sécuriser et à faciliter le commerce mondial (Cadre SAFE) de l'Organisation mondiale des douanes (OMD). Le Cadre SAFE définit des normes universelles de sécurité de la chaîne d'approvisionnement qui sont adoptées par les organisations douanières du monde entier.

5. En se fondant sur le Cadre SAFE, le programme PEP établit un ensemble d'exigences précises relatives à l'admissibilité au programme appelées « exigences minimales relatives à la sécurité » (EMS), se référer à l'Annexe B : Catégories des exigences minimales relatives à la sécurité, qui font partie des conditions qui doivent être remplies et maintenues pour participer au PEP. Les EMS sont classées en quatre domaines prioritaires, qui à leur tour englobent 10 catégories de sécurité de la chaîne d'approvisionnement.

Sécurité organisationnelle

1. Évaluation des risques et planification
2. Personnel
3. Formation et sensibilisation à la sécurité
4. Cybersécurité

Sécurité du fret et des moyens de transport

5. Sécurité du transport
6. Sécurité des scellés
7. Sécurité agricole

Sécurité matérielle

8. Contrôles d'accès
9. Contrôles physiques

Sécurité des partenaires de la chaîne d'approvisionnement

10. Sécurité des partenaires de la chaîne d'approvisionnement

6. L'ASFC est autorisée à inspecter toute expédition et tout moyen de transport qui franchit la frontière pour entrer au Canada, sans égard au statut de participant au programme de l'expéditeur. En effet, l'ASFC peut soumettre l'expédition d'un participant PEP à des activités de vérification, telles que :

• un examen des documents;
• des inspections de détection de la contrebande;
• des contrôles de cabine;
• des examens aléatoires;
• d'autres raisons, comme le prévoit la Loi sur les douanes, ou d'autres lois ou règlements administrés ou appliqués par l'ASFC pour répondre aux exigences d'autres ministères.

Énoncé de confidentialité

7. Les renseignements recueillis par le programme PEP serviront à déterminer l'admissibilité des demandeurs et à réaliser des examens de la conformité (par exemple, afin de confirmer que les participants continuent de respecter les exigences du programme), et peuvent faire l'objet d'une communication interne à des fins d'enquête et d'activités d'exécution de la loi concernant les entreprises qui demandent de participer au programme et celle qui y participent. Les renseignements peuvent également servir à des fins statistiques ainsi que pour à évaluer le programme. La communication des renseignements recueillis dans la demande de participation au programme PEP et dans les documents justificatifs est assujettie à l'article 107 de la Loi sur les douanes.

8. Outre les renseignements figurant dans la demande de participation au PEP et les documents à l'appui, l'ASFC peut communiquer le nom, l'adresse et les coordonnées de l'entreprise, le numéro d'entreprise, les dates d'adhésion, le statut de membre et les identificateurs de l'entreprise à d'autres programmes de l'Agence et à d'autres ministères afin de confirmer le statut de participant, d'effectuer des vérifications de créance ou de réaliser le mandat de l'ASFC, selon le cas, en application de l'article 107 de la Loi sur les douanes.

9. Au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne a le droit d'accéder à ses renseignements personnels et d'y apporter des corrections. Les renseignements recueillis sont décrits en détail dans Info Source, sous la rubrique du PEP, dans Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements.

Participation au programme

Processus de demande de participation

14. La participation au programme PEP est gratuite. Les demandeurs possédant un NE, un code de transporteur, un code secondaire d'entrepôt ou un code d'agent d'expédition doivent présenter une demande d'application par voie électronique par l'entremise du PNDC.

15. Pour présenter une demande de participation au programme PEP, un mandataire de l'entreprise doit :

• visiter le PNDC pour demander un code d'activation, obtenir une accréditation en ligne, telle une CléGC, et s'inscrire en vue de l'obtention d'un compte du PNDC; les codes d'activation du PNDC sont uniquement transmis au moyen d'une méthode sécuritaire permettant de vérifier l'identité du destinataire;
• soumettre le formulaire de profil de sécurité rempli;
• accepter les modalités de participation au programme PEP;
• remplir le formulaire d'attestation et d'autorisation de communication de renseignements (AACR);
• fournir les statuts constitutifs (dans le cas d'une société) ou la première page du livre des actes (dans le cas d'un résident américain), y compris le numéro du certificat de constitution, la date de constitution et le nombre d'années d'existence de l'entreprise.

16. Les modalités pour la participation au programme ont pour objet d'établir les rôles et les responsabilités de l'ASFC et des participants au programme PEP afin d'accroître la sécurité matérielle et l'intégrité des processus de production, de transport, d'importation ou d'exportation adoptés par les participants. Elles visent en outre à officialiser l'engagement du demandeur à respecter ces modalités une fois sa participation au programme PEP approuvée. Les rôles et les responsabilités des participants au programme PEP établis dans les modalités n'ont aucune incidence sur les obligations juridiques imposées aux participants par les lois fédérales. Les modalités constituent des engagements mutuels entre l'ASFC et les participants au programme PEP; elles n'ont ni de caractère juridiquement contraignant ni de force exécutoire devant les tribunaux. Rien dans le document ne vise à créer une relation, un partenariat financier, une relation employeur-employé ou une coentreprise entre l'ASFC et les participants au programme PEP. Le demandeur et l'ASFC sont en accord et souscrivent aux rôles et aux responsabilités étant établis dans les modalités.

Conformément aux modalités du programme PEP, les participants doivent :

• veiller à ce que les mesures et les systèmes de sécurité respectent ou surpassent en tout temps les EMS établies dans le profil de sécurité du programme PEP et examiner ces mesures et systèmes chaque année;
• informer l'ASFC de tout problème de sécurité et de toute incapacité à corriger les problèmes de sécurité relevés ou tout manque de conformité aux EMS ou aux critères d'admissibilité;
• former les employés et s'assurer qu'ils respectent les mesures de sécurité et les modalités du programme PEP et qu'ils collaborent pleinement avec l'ASFC, et veiller à ce que des procédures soient en place pour permettre aux employés d'informer l'ASFC de toute circonstance suspecte entourant des activités douanières ou des activités d'immigration susceptibles d'être illégales ou soupçonnées de l'être;
• mener des échanges commerciaux avec des organisations qui acceptent de prendre les mesures qui s'imposent pour s'assurer que leurs mesures et systèmes de sécurité respectent ou surpassent les EMS établies dans le profil de sécurité du programme PEP;
• informer l'ASFC, dans un délai de 30 jours, des changements importants apportés à la société, notamment ceux qui ont une incidence sur son profil de sécurité ou ses coordonnées;
• signaler à l'ASFC ou à l'organisme d'exécution de la loi compétent les drogues ou articles de contrebande trouvés par un employé, immédiatement et sans intervenir directement;
• signaler toute activité suspecte au bureau local de l'ASFC;
• donner à l'ASFC, à la demande de celle-ci, l'accès aux systèmes de surveillance de sécurité sous contrôle du participant qui sont utilisés pour assurer la sécurité des lieux;
• faire connaître à l'ASFC, à la demande de celle-ci et dans la mesure du possible, les renseignements, les systèmes et les processus de sécurité internes pertinents.

17. En remplissant le formulaire d'AACR, les entreprises autorisent l'échange de renseignements liés aux programmes avec les programmes d'OEA d'autres organisations douanières internationales aux termes des ERM établies par l'ASFC. Les entreprises peuvent modifier l'AACR en tout temps afin de révoquer les autorisations d'échange de renseignements ou d'en élargir la portée. L'AACR comprend aussi un énoncé de confidentialité et autorise la publication du nom de l'entreprise sur le site Web de l'ASFC et l'échange de renseignements à des fins d'ERM.

18. Le traitement des demandes de participation au programme PEP est constitué de deux étapes distinctes :

• l'examen préliminaire de l'information présentée, qui vise à confirmer l'admissibilité au programme et à vérifier que les renseignements sont complets;
• la validation de l'exactitude des renseignements présentés au moyen de visites des lieux, ce qui permet de confirmer la conformité aux EMS et de cerner les faiblesses potentielles.

19. L'ASFC enverra une demande de renseignements supplémentaires ou révisés si des erreurs ou des omissions sont constatées à n'importe quelle étape du processus de demande de participation. Tout défaut de répondre à une telle demande dans les délais prescrits pourrait entraîner le rejet de la demande de participation au programme.

20. Une fois la demande de participation au programme PEP approuvée de façon définitive, une lettre d'attestation officielle est envoyée au participant.

21. Une fois acceptés au sein du programme, les participants doivent confirmer leur participation continue et vérifier les renseignements contenus dans leur profil de sécurité, et ce, sur une base annuelle. À cette fin, ils doivent Ouvrir une session dans le Portail des négociants dignes de confiance. Les participants doivent en outre signaler immédiatement tout changement aux coordonnées ou à la structure de leur entreprise par le truchement du PNDC.

Refus d'une demande de participation

22. Les motifs du refus d'une demande de participation au programme PEP peuvent comprendre ce qui suit :

• la présentation de renseignements faux ou trompeurs;
• le défaut de répondre à des demandes de renseignements additionnels ou révisés dans le délai précisé;
• le défaut d'informer immédiatement l'ASFC de tout changement à l'entreprise, y compris toute modification apportée à la chaîne d'approvisionnement, à la structure organisationnelle, aux pratiques de sécurité, aux lieux d'exploitation;
• le non-respect des critères d'admissibilité ou des EMS du programme PEP;
• échec d'une évaluation des risques ou d'une validation du site;
• le refus de se soumettre à la validation des lieux;
• le défaut de corriger de manière satisfaisante les lacunes en matière de sécurité;
• tout incident de sécurité survenu avant l'approbation de la participation au programme, notamment une mesure d'exécution de la loi à la frontière, une atteinte à la sécurité de l'expédition transfrontalière de fret, ou un vol de fret.

23. Les demandeurs doivent répondre dans le délai précisé à toutes les demandes de l'ASFC concernant leur statut dans le cadre du programme PEP, notamment les demandes visant à confirmer ou à mettre à jour l'information sur l'entreprise ou ses coordonnées, à fixer la date d'une visite des lieux ou d'une AAI, à fournir des renseignements supplémentaires sur les pratiques opérationnelles ou de sécurité, à présenter ou à vérifier de l'information dans le PNDC. Le défaut de répondre à une demande de l'ASFC peut entraîner le refus d'une demande de participation.

24. À la suite d'une décision de refus, une lettre indiquant les motifs du refus est envoyée au demandeur par courriel.

Nouvelle demande de participation à la suite d'un refus

25. Le PEP se réserve le droit de préciser les délais relatifs à la présentation d'une nouvelle demande au cas par cas et d'interdire la présentation d'une nouvelle demande pour une période indéterminée, lorsque nécessaire. Toute restriction quant aux délais de la nouvelle demande sera communiquée au moment du refus.

Validation des lieux

26. Les entreprises qui demandent de participer au programme PEP doivent faire l'objet d'une validation des lieux qui vise à confirmer que les renseignements fournis dans le profil de sécurité reflètent de manière exacte leur chaîne d'approvisionnement. Un agent de l'ASFC procédera à une inspection des installations de l'entreprise afin d'en évaluer la conformité aux EMS du programme PEP. Les entreprises doivent répondre dans les délais prescrits à toute demande de validation de la part de l'ASFC.

27. Si une entreprise décide d'embaucher un tiers pour la représenter lors de la validation des lieux ou de toute autre interaction avec l'ASFC, elle doit remettre à l'Agence une lettre d'autorisation de tiers signée par un mandataire de l'entreprise (se référer à l'Annexe A : Lettre d'autorisation pour plus de renseignements). Cette lettre d'autorisation devrait être imprimée sur du papier à en-tête de l'entreprise et respecter la présentation suggérée dans le présent mémorandum. L'entreprise assume l'entière responsabilité à l'égard de tous les renseignements que son représentant fournit à l'ASFC.

28. Dans le cas des entreprises dont la structure organisationnelle est complexe et comprend de nombreux secteurs d'activité, divisions et/ou emplacements, l'ASFC validera chacun des modes pertinents, se réservant le droit de visiter toutes les installations qui sont jugées nécessaires pour garantir la validation rigoureuse de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise. À la discrétion de l'ASFC, la validation des lieux pourra s'étendre à un ou à plusieurs des partenaires dans la chaîne d'approvisionnement.

29. Une fois la participation au programme PEP approuvée, la date de la visite des lieux devient la date d'entrée en vigueur de la participation. L'entreprise fera l'objet d'une nouvelle validation au plus tard un an après son quatrième anniversaire.

Transfert de la participation

30. L'autorisation PEP ne peut être transférée qu'après un examen exhaustif par l'ASFC. La décision subséquente d'approuver ou de refuser la demande sera prise à la discrétion exclusive de l'Agence. Toute décision prise est définitive et ne peut faire l'objet d'un appel.

31. Les demandeurs ou les participants qui feront l'objet d'une fusion ou d'une acquisition d'entreprise doivent communiquer avec la boîte courriel des négociants dignes de confiance à ttprograms-programmesndc@cbsa-asfc.gc.ca pour faire examiner leur nouvelle structure d'entreprise et leur admissibilité au programme afin que leur participation au programme PEP puisse continuer.

Liste des participants

32. Entre autres services offerts aux participants au programme PEP, l'ASFC publie une liste des participants approuvés. Les participants figurant sur cette liste sont ceux qui ont consenti, dans l'AACR, à la publication de leur nom; la liste n'est donc pas nécessairement exhaustive.

Retrait

33. Une entreprise peut à tout moment retirer sa demande de participation ou annuler sa participation au programme PEP. La participation d'une entreprise qui a elle-même retiré sa demande de participation ou annulé sa participation ne peut pas être rétablie, l'entreprise devant à cette fin présenter une nouvelle demande de participation au programme PEP.

Suspension

34. Les participants au programme PEP sont tenus de maintenir un bon dossier de conformité afin de conserver leur participation. En cas de non-conformité, ils doivent répondre à toute demande d'information de l'ASFC et participer à tout processus correctif, y compris les avis de conformité, les demandes d'information, les plans d'action et l'AAI. Tout défaut de se conformer aux exigences du programme pourrait entraîner la suspension ou l'annulation de la participation.

35. La suspension de la participation au programme PEP suppose l'interruption de tous les avantages conférés aux participants, y compris l'accès aux voies EXPRES, et entraînera le retrait du nom de l'entreprise de la liste des participants au programme PEP approuvés qui est publiée sur le site Web de l'ASFC.

36. La suspension est un statut temporaire et mènera au rétablissement ou à l'annulation de la participation au programme. Le participant aura la possibilité de corriger la situation à l'origine de la suspension dans les 30 jours civils suivant l'entrée en vigueur de la suspension. S'il ne peut apporter la correction requise dans le délai de 30 jours civils, le participant pourra faire une demande de prorogation du délai par écrit, avant la fin du délai, en expliquant la raison de la demande.

37. L'ASFC peut suspendre la participation au programme PEP pour les motifs suivants :

• le défaut de répondre à l'ASFC de la manière précisée dans la correspondance, y compris les avis de revalidation et/ou les demandes d'information, dans les délais prescrits; ou pour avoir refusé l'accès aux locaux de l'entreprise ou de se soumettre à une validation des lieux;
• le défaut de communiquer des renseignements qui se répercutent directement sur le profil de sécurité du participant, y compris des incidents de sécurité ou des atteintes à la sécurité;
• le non-respect des conditions de participation au programme PEP, y compris le fait d'aviser sans délai l'ASFC des changements apportés aux opérations commerciales ou à la chaîne d'approvisionnement, à la structure de l'entreprise, aux pratiques de sécurité ou au(x) lieu(x) d'exploitation;
• le fait de ne pas continuer de satisfaire aux critères d'admissibilité au programme PEP, y compris, mais sans s'y limiter, les exigences décrites au paragraphe 11;
• l'incapacité à mettre en œuvre un plan d'action et/ou à remédier de manière satisfaisante aux faiblesses en matière d'EMS ou de conformité;
• une infraction à la Loi sur les douanes ou à un de ses règlements d'application ou à une loi mise en œuvre par l'ASFC ou une organisation douanière internationale;
• le participant est un débiteur au sens de l'article 97.21 de la Loi sur les douanes.

38. Une lettre sera envoyée au participant par courriel à la suite d'une décision de l'ASFC de suspendre la participation au programme. La lettre sera envoyée à la personne-ressource indiquée dans le profil du participant sur le PNDC et indiquer la ou les motifs de la suspension, fournira une date d'entrée en vigueur de la décision et précisera la durée de la suspension.

Annulation

39. L'annulation de la participation au programme PEP entraîne la cessation totale de tous les avantages conférés au participant, y compris l'accès aux voies EXPRES. Le nom de l'entreprise sera retiré de la liste des participants approuvés qui est publiée sur le site Web de l'ASFC.

40. L'ASFC peut annuler la participation au programme PEP pour les motifs suivants :

• défaut d'aborder les motifs qui ont donné lieu à la suspension dans le délai de suspension précisé;
• présentation de renseignements faux ou trompeurs;
• infraction à la Loi sur les douanes ou à un de ses règlements d'application, ou à une loi mise en œuvre par l'ASFC ou une organisation douanière internationale;
• infraction pour laquelle l'entreprise a été accusée et condamnée au criminel.

41. Une lettre sera envoyée au participant suite à la décision de l'ASFC d'annuler sa participation au programme. La lettre sera envoyée à la personne-ressource indiquée dans le profil du membre sur le PNDC et indiquera la ou les motifs de l'annulation, fournira une date d'entrée en vigueur de la décision et précisera toute condition d'appel ou de nouvelle demande. Se référer au paragraphe 47 concernant la présentation d'une nouvelle demande de participation.

Appels

42. Les annulations de la participation peuvent faire l'objet d'un appel. L'ASFC n'acceptera qu'un seul appel par décision. Pour être pris en considération, un appel doit :

• indiquer le numéro de participation au programme PEP;
• être déposé dans les 30 jours civils suivant la date d'entrée en vigueur de la décision;
• indiquer les raisons pour lesquelles vous appelez de la décision et contenir les documents justificatifs, le cas échéant;
• être soumis via Ouvrir une session dans le Portail des négociants dignes de confiance si le participant a un compte ou par écrit à ttprograms-programmesndc@cbsa-asfc.gc.ca si le client n'a pas accès au PNDC.

43. L'état « annulé » du participant demeura en vigueur tout au long de la durée de la période d'appel. Aucune mesure administrative ayant trait à la participation au programme ou au traitement de la demande n'est prise avant qu'une décision ne soit rendue par l'ASFC.

44. Si l'ASFC approuve l'appel de la décision d'annuler la participation au programme, l'annulation prend fin et la participation au programme, y compris les avantages, est rétablie. Inversement, si l'ASFC confirme la décision d'annuler la participation au programme, l'annulation restera en vigueur, et le participant devra présenter une nouvelle demande de participation au programme, conformément au paragraphe 47.

45. L'ASFC accusera réception d'un appel dans les 15 jours civils suivant sa réception. Les décisions d'appel seront communiquées dans les 60 jours civils suivants.

46. Un appel peut être mis en suspens si l'ASFC détermine que des informations supplémentaires sont nécessaires pour rendre une décision. L'ASFC informera le participant lorsqu'un appel est mis en suspens en attendant la réception des renseignements requis.

Rétablissement et présentation d'une nouvelle demande de participation

47. L'ASFC peut rétablir la participation au programme à la suite d'un appel d'une décision d'annulation, ou à la suite d'une suspension une fois que des mesures correctives ont été mises en œuvre pour résoudre les déficiences cernées.

48. Le PEP se réserve le droit de préciser les délais relatifs à la présentation d'une nouvelle demande au cas par cas et d'interdire la présentation d'une nouvelle demande pour une période indéterminée, lorsque nécessaire. Toute restriction quant aux délais de la nouvelle demande sera communiquée au moment de l'annulation.

Analyse après incident

49. L'ASFC peut procéder à une AAI à la suite d'un incident de sécurité ou d'une atteinte à la sécurité de la chaîne d'approvisionnement afin d'évaluer la conformité du participant aux exigences du programme PEP. Une lettre d'avis est envoyée au client lorsqu'une AAI est menée. La raison de la tenue d'une AAI y est énoncée et la participation de l'entreprise, sollicitée. L'AAI aura pour but :

• de déterminer la cause de l'incident;
• d'évaluer la réaction du participant à l'incident ou à la brèche et la mesure dans laquelle il coopère avec l'ASFC ou l'organisme chargé d'exécuter la loi (y compris en ce qui touche la divulgation volontaire);
• de garantir la mise en place de mesures proactives pour éviter tout incident à l'avenir.

50. L'AAI a pour but d'évaluer la conformité du participant aux exigences du programme PEP ou aux obligations aux termes de la Loi sur les douanes à la suite d'un incident de sécurité et de mettre en œuvre toute mesure corrective nécessaire.

51. Les incidents qui appellent une AAI incluent, sans toutefois s'y limiter :

• une infraction à la Loi sur les douanes ou à un de ses règlements d'application ou à toute loi mise en œuvre par l'ASFC ou une organisation douanière internationale;
• toute infraction aux modalités ou aux politiques du programme PEP;
• une faiblesse perçue dans la chaîne d'approvisionnement d'un participant au programme PEP.

52. Les incidents qui doivent faire l'objet d'une AAI peuvent être portés à l'attention de l'ASFC de diverses façons, notamment :

• un signalement volontaire effectué par le participant ou son représentant autorisé, conformément aux obligations définies dans les modalités de participation au programme PEP;
• les communications avec les opérations de l'ASFC, y compris les ASF;
• un échange de renseignements avec le programme CTPAT des États-Unis ou tout autre programme d'OEA établi en vertu d'une ERM lorsque le participant l'autorise par l'intermédiaire de l'AACR;
• des décisions des tribunaux ou des publications juridiques;
• des articles dans les médias ou d'autres sources ouvertes.

53. Selon la gravité de l'incident, l'ASFC peut, à sa discrétion, maintenir ou suspendre la participation et les avantages connexes, comme l'accès aux voies EXPRES pour entrer au Canada, pendant toute la durée de l'AAI.

54. L'issue d'une API est déterminée par l'ASFC au terme de l'examen de tous les constats et renseignements pertinents. Si des indices d'activité criminelle sont décelés dans le cadre d'une AAI, l'ASFC transmet les constats à l'organisme de l'exécution de la loi compétent.

55. Le résultat d'une AAI peut être :

• l'élaboration d'un plan d'action décrivant les grandes lignes des mesures correctives à prendre par suite de l'incident;
• la suspension ou l'annulation de la participation au programme selon la gravité de l'incident.

56. Si le membre donne une explication insatisfaisante au sujet de la cause ou des causes possibles de l'incident, ne réagit pas efficacement à l'incident ou ne veut pas ou ne peut pas prendre part à l'AAI, l'adhésion au programme peut être suspendue ou annulée, à la discrétion de l'ASFC.

57. Une lettre sera envoyée au membre du programme une fois l'AAI terminée. La correspondance indiquera le résultat de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, en cas de suspension ou d'annulation, indiquera une date d'entrée en vigueur. Le membre peut faire appel d'une décision d'annulation prise par l'ASFC à la suite d'une AAI.

Plans d'action

58. Si des lacunes ou des atteintes à la sécurité au chapitre de la chaîne d'approvisionnement sont décelées, soit au cours d'une validation des lieux ou lorsqu'un incident se produit, l'ASFC peut lancer un plan d'action afin de définir les mesures correctives nécessaires pour assurer la conformité aux EMS ou à toute autre obligation pertinente aux termes de la Loi sur les douanes et de son règlement d'application. Un plan d'action constitue un accord mutuel entre le participant et l'ASFC visant à aborder la non-conformité.

59. Le participant doit accepter les conditions et les délais précisés dans le plan d'action. Tout défaut de se conformer aux conditions du plan d'action dans les délais prescrits pourrait entraîner la suspension ou l'annulation de la participation.

60. Le participant sera informé lorsqu'un plan d'action est nécessaire. Un délai raisonnable sera déterminé en tenant compte de la complexité et de la nature spécifique du ou des problèmes ayant donné lieu au plan d'action. Si le participant estime qu'il a besoin de plus de temps pour traiter ou corriger le(s) problème(s), il peut demander par écrit une prorogation du délai.

61. Sur demande, l'ASFC a le pouvoir discrétionnaire de prolonger les délais précisés dans le plan d'action. L'ASFC examinera au cas par cas les demandes de prolongation.

62. Un agent de l'ASFC assurera un suivi auprès du participant une fois qu'il aura exécuté le plan d'action, afin de vérifier si les mesures correctives ont été mises en œuvre correctement.

Nouvelle validation des lieux

63. La participation au PEP nécessite une nouvelle visite des lieux ou une autre forme de validation dans le cadre du processus de revalidation, qui a lieu tous les quatre ans. Sauf si l'ASFC en décide autrement, la participation demeure valide pendant toute la durée du processus de nouvelle validation. Les membres seront informés de l'échéance de leur revalidation et devront accuser réception de cet avis dans le PNDC dans un délai de 30 jours civils en vérifiant et en mettant à jour leurs informations de participation. Si un accusé de réception n'est pas reçu dans le délai prescrit, la participation au programme peut être suspendue.

64. À la discrétion de l'ASFC, les participants au programme PEP peuvent faire l'objet de visites des lieux ou d'examens périodiques à tout moment en dehors du cycle quadriennal régulier de nouvelle validation, afin de confirmer l'harmonisation avec les EMS et toutes les autres exigences du programme.

Exigences relatives au scellement du fret

65. Tous les demandeurs et participants doivent avoir une politique écrite sur le scellement du fret qui est conforme aux EMS du programme PEP. Cette politique doit notamment préciser les procédures d'élimination adéquate des scellés usés afin d'atténuer les risques de contrefaçon. Tous les envois PEP qui peuvent être scellés doivent être sécurisés immédiatement après le chargement ou l'empotage à l'aide d'un scellé de haute sécurité qui respecte ou dépasse la norme la plus récente ISO 17712 pour les scellés de haute sécurité.

66. Il appartient aux participants au programme PEP de contrôler leurs chaînes d'approvisionnement et d'assurer l'intégrité des scellés tout au long du cycle de vie d'une expédition de marchandises, y compris l'utilisation adéquate des scellés de haute sécurité, conformément aux exigences relatives au scellement du fret du programme PEP.

Exigences générales relatives au scellement applicables à tous les participants au programme PEP

67. Les participants au programme PEP doivent s'assurer qu'un scellé de haute sécurité est apposé sur tous les conteneurs et remorques franchissant la frontière dans une direction ou l'autre, y compris les expéditions qui franchissent la frontière afin de se rendre ailleurs au pays.

68. Aux fins du programme PEP, les scellés de haute sécurité sont catégorisés selon qu'ils respectent ou dépassent les exigences de la spécification accessible au public de l'Organisation internationale de normalisation SAP-ISO 17712 sur les scellés mécaniques pour conteneurs de transport de marchandises. Tous les scellés de haute sécurité doivent être solidement et correctement apposés sur les moyens de transport qui acheminent les marchandises des membres du programme PEP à destination ou en provenance du Canada.

69. Les participants au programme PEP doivent :

• S'assurer que les scellés sont apposés par une personne autorisée qui a reçu une formation appropriée sur l'application et l'utilisation adéquates des scellés de haute sécurité.
• Obtenir des scellés d'un fabricant légitime et en obtenir le rapport d'essai, qui doit être conservé pour consultation ultérieure, ainsi que la vérification effectuée pour confirmer que ces scellés sont conformes à la SAP-ISO 17712.
• Disposer des procédures écrites clairement définies qui stipulent comment les scellés de haute sécurité sont contrôlés. Cela comprend l'accès, l'inventaire, la distribution, le suivi et les procédures pour les écarts de scellés. Les scellés doivent être contrôlés et gardés dans un endroit sûr par des employés autorisés.
• Inspecter les scellés sur tous les conteneurs ou remorques chargés de fret. Il appartient au receveur de vérifier l'intégrité des scellés lors de chaque transfert de la garde.
• Signaler toutes les irrégularités dans les scellés ou toute preuve d'altération à l'ASF au point d'entrée au Canada, ou à un organisme de l'exécution de la loi compétent, tel que le service de police local. Toute irrégularité ou altération doit être indiquée sur les documents de fret.
• Disposer de protocoles documentés décrivant les mesures à prendre si un scellé est compromis, modifié, altéré ou porte un numéro de scellé incorrect, et comprenant la documentation de l'événement, les protocoles de communication avec les partenaires et l'enquête sur l'incident. Les conclusions de l'enquête doivent être consignées dans un rapport, et toute action corrective doit être mise en œuvre aussi rapidement que possible.
• Exercer une surveillance sur leurs partenaires dans la chaîne d'approvisionnement et leur fournir des conseils pour assurer la mise en place de mesures de sécurité pertinentes, y compris l'utilisation appropriée de scellés de haute sécurité, du point d'origine jusqu'à la destination.
• Consigner toutes les exigences qu'ils imposent à leurs partenaires dans la chaîne d'approvisionnement en ce qui a trait à l'application et à la vérification des scellés de haute sécurité.
• Effectuer des audits des scellés de haute sécurité qui comprennent un inventaire périodique des scellés stockés et un rapprochement avec les registres d'inventaire des scellés et les documents d'expédition. Tous les audits doivent être documentés. Dans le cadre du processus global de vérification des scellés, les superviseurs de quai et/ou les gestionnaires d'entrepôt doivent vérifier périodiquement les numéros de scellés utilisés sur les moyens de transport.

Exigences particulières selon les secteurs d'activité

70. Si un transporteur approuvé au titre du programme PEP dans un mode donné prend possession d'un conteneur ou d'une remorque qui n'a pas été scellé, il lui appartient de sceller le conteneur/la remorque et de consigner le numéro de scellé sur le connaissement.

71. Transporteurs routiers : Responsables d'inspecter l'état des scellés et comparer chaque numéro de scellement aux documents d'expédition. Si un scellement a été brisé, le transporteur routier doit signaler à son répartiteur le nom de toute personne responsable, ainsi que le numéro du nouveau scellement qui est apposé sur le conteneur ou la remorque.

Remarque : Dans le mode routier, les conteneurs ou les remorques vides peuvent franchir la frontière et entrer au Canada sans scellé de haute sécurité. Toutefois, un conteneur ou une remorque qui contient du fardage, mais pas de marchandises, ne sera pas considéré comme vide et nécessite donc un scellé de haute sécurité.

72. Transporteurs ferroviaires : Responsables d'apposer un scellé de haute sécurité à l'ensemble des wagons chargés et des conteneurs intermodaux acheminés au Canada par chemin de fer. Il faut que les règles de vérification des scellés et de signalement des anomalies soient respectées pour chacun des wagons qui entrent au Canada. Les wagons-trémies, qui, parce qu'ils se chargent par le haut et se déchargent sous l'action de la gravité, ne se prêtent pas à l'apposition de scellés; les autres types de wagons auxquels les scellés ne conviennent pas, comme les wagons-citernes, wagons à chargement par le haut, wagons-tombereaux, wagons plats à support central en A, wagons plats, etc.

73. Transporteurs maritimes : Responsables d'inspecter les scellés et consigner l'état de chaque scellé avant que des conteneurs ne soient chargés sur un navire.

Remarque : Tous les conteneurs expédiés par voie maritime à destination du Canada doivent être inspectés visuellement et scellés, même s'ils sont vides.

74. Transporteurs aériens : Responsables de superviser tout le fret chargé à bord d'un aéronef d'une manière qui est conforme aux lois et règlements applicables. Lorsqu'un transporteur aérien conclut des contrats avec des partenaires dans la chaîne d'approvisionnement pour contrôler un élément particulier du service de transport de fret (par exemple, une aérogare, une unité de chargement, la manutention directe des conteneurs ou tout processus assujetti aux exigences de scellement), il doit collaborer avec ses partenaires pour s'assurer que des mesures de sécurité pertinentes sont mises en œuvre et respectées.

75. Importateurs et exploitants d'entrepôt : Responsables d'inspecter tous les scellés avant l'enlèvement et prendre note de tout manque de concordance entre les scellés et les renseignements figurant dans les documents. Tout signe d'activité illégale doit être signalé à l'ASFC ou à un organisme de l'exécution de la loi compétent.

76. Exportateurs et agents d'expédition : Responsables de sceller tous les conteneurs ou toutes les remorques jusqu'à ce que le transporteur en assume le contrôle, et de s'assurer que tous les numéros de scellé sont consignés sur le connaissement.

Exceptions, remplacement des scellés et non-conformité

77. Sur les chargements partiels et les conteneurs incomplets, on peut utiliser des cadenas de haute sécurité ou des dispositifs de verrouillage similaires au lieu de scellés de haute sécurité lorsque le ramassage et la livraison du fret local prévoient de multiples arrêts. Toutefois, les transporteurs de chargements partiels et de conteneurs incomplets doivent (à tout le moins) utiliser un cadenas haute sécurité ou un dispositif de verrouillage similaire lorsqu'ils doivent assurer le ramassage de fret local dans un contexte de chargements partiels et de conteneurs incomplets international. Au dernier lieu de collecte avant de passer la frontière, le transporteur doit sceller le chargement avec un scellé haute sécurité qui satisfait à la norme ISO 17712. Dans de telles situations, les participants au programme PEP doivent instaurer des contrôles rigoureux pour limiter l'accès aux clés ou combinaisons des cadenas.

Remarque : Si une plaque tournante de groupage est utilisée, le ou les numéros de scellé peuvent être enregistrés sur la feuille maîtresse collective plutôt que sur des connaissements distincts. Les numéros de scellés doivent figurer sur les documents présentés à l'ASF.

78. Certains types de chargements ou de moyens de transport commerciaux ne se prêtent pas à l'apposition de scellés ou de cadenas de haute sécurité (par exemple, les remorques-citernes, les chargements en vrac ou à toit ouvert, les remorques basculantes, les tracteurs, les semi-remorques découvertes ou fourgons, les semi-remorques à plateforme surbaissée, les semi-remorques plateaux, les remorques à bétail et les autres types de remorques découvertes ou chargements hors norme, dont le scellement ne permettrait pas de détecter l'accès). Dans de tels cas, les participants au programme PEP doivent démontrer des procédures documentées pour assurer l'intégrité du fret pendant le transport. Par exemple, l'accès au fret pourrait être détecté au moyen d'un ruban d'inviolabilité ou en entreprenant des inspections plus minutieuses ou plus fréquentes. Pour les chargements commerciaux ou les moyens de transport qui ne se prêtent pas à l'apposition d'un scellé de haute sécurité (c'est-à-dire les plateformes), les membres du programme PEP doivent avoir mis en place des procédures documentées pour garantir l'intégrité du fret en transit.

79. Si un scellé est enlevé pendant le transit vers le Canada, même par des fonctionnaires, il appartient au transporteur de remplacer le scellé et de consigner les renseignements connexes, y compris le numéro de scellé, sur tous les documents de fret pertinents. Si, lors d'un contrôle de l'ASFC, un scellé est retiré pour faciliter l'inspection, le transporteur n'est pas tenu d'apposer un nouveau scellé si un ASF appose un scellé de haute sécurité de l'ASFC. Il convient de noter que l'ASFC n'est pas tenue de fournir ces scellés et que cela est laissé à la discrétion de l'agent. Il est toutefois nécessaire qu'un nouveau scellé de haute sécurité soit apposé après le contrôle lorsque les marchandises n'ont pas atteint leur destination. Si la construction d'un moyen de transport, d'une remorque ou d'un conteneur ne permet pas l'application d'un scellé de haute sécurité de l'ASFC conforme à la norme ISO 17712 à la suite d'un examen de l'ASFC, le transporteur peut appliquer son propre scellé de haute sécurité conforme à la norme ISO 17712. Dans une telle situation, les participants au programme PEP doit avoir documenté des contrôles stricts pour limiter l'accès aux scellés, conformément aux exigences décrites au paragraphe 69 du présent mémorandum. À savoir, les exigences rigoureuses entourant l'acquisition, le contrôle, le suivi et l'application desdits scellés.

80. Selon la fréquence et la gravité des incidents, les cas de non-conformité aux exigences sur les scellés du programme PEP peuvent entraîner ce qui suit :

• l'imposition d'un plan d'action énonçant les mesures nécessaires pour corriger des lacunes en matière de sécurité;
• la suspension ou l'annulation de l'adhésion au programme. Avant que la participation ne soit annulée, un agent de l'ASFC effectuera un suivi et donnera à l'entreprise l'occasion de corriger la situation.

Renseignements supplémentaires

81. Si vous souhaitez obtenir un exemplaire du guide de l'utilisateur du PNDC ou si votre demande est liée à une demande ou à une revalidation en cours, envoyez un courriel à ttprograms-programmesndc@cbsa-asfc.gc.ca.

Sécurité organisationnelle

Évaluation des risques et planification

Les exigences liées à cette catégorie mettent l'accent sur la nécessité pour les participants au programme PEP de procéder périodiquement à l'évaluation des risques auxquels s'expose leur chaîne d'approvisionnement, sur les facteurs à prendre en compte lors de l'élaboration d'une évaluation des risques ainsi que sur l'importance de disposer d'une stratégie proactive pour assurer la poursuite d'un commerce sûr en cas de crises, de situations d'urgence ou de situations compromettant la sécurité et sur l'importance de disposer de plans d'urgence mis par écrit.

Personnel

Sur le plan de la sécurité, le personnel d'une entreprise est un atout précieux, certes, mais il peut aussi être à l'origine de risques considérables. Les programmes de sécurité du personnel sont essentiels pour prévenir et atténuer les risques liés à la sécurité générés par les ressources humaines. Les exigences et les recommandations portent sur le contrôle des employés, les vérifications préalables à l'embauche et la vérification des antécédents des employés.

Formation et sensibilisation à la sécurité

L'un des aspects essentiels d'un programme de sécurité efficace est la sensibilisation. En sensibilisant les employés aux risques et aux menaces liés à la sécurité, à leur rôle dans la chaîne d'approvisionnement et à la raison d'être des mesures de sécurité, ils sont plus susceptibles de respecter les protocoles de sécurité. Les exigences et les recommandations associées à la sensibilisation en matière de sécurité visent à s'assurer que les employés reçoivent la formation nécessaire pour détecter les menaces et les atteintes à la sécurité ainsi que pour les prévenir et y répondre.

Cybersécurité

Dans un monde numérique, la cybersécurité est cruciale pour protéger l'intégrité de l'architecture de sécurité d'une organisation ainsi que ses données, ses serveurs, ses réseaux, ses systèmes électroniques, ses ordinateurs, et autres, contre les attaques, les dommages, ou les accès non autorisés. Les exigences prévues pour cette catégorie concernent les protocoles de cybersécurité afin d'améliorer les contrôles de sécurité et la gestion de la cybersécurité pour mieux détecter les cyberattaques et prévenir la perte de données.

Sécurité du fret et des moyens de transport

Sécurité du transport

Les exigences en matière de sécurité du transport mettent l'accent sur l'intégrité des processus liés au transport, à la manutention, au transit, au chargement et au stockage du fret dans la chaîne d'approvisionnement, ainsi que sur le stockage et les inspections de sécurité des moyens de transport et des instruments de commerce international (ICI) afin de se protéger contre l'introduction de matériel ou de personnes non autorisés. Il est essentiel de prévenir, de détecter ou de dissuader l'introduction de matériel non déclaré ou de membres du personnel non autorisés dans les moyens de transport et les ICI et de veiller à ce que les inspections incluent la détection et l'atténuation de toute contamination parasitaire visible.

Sécurité des scellés

La pose de scellés appropriés sur les marchandises est un élément essentiel d'une chaîne d'approvisionnement sécurisée et contribue à assurer la sécurité des marchandises importées ou exportées du Canada. L'efficacité des scellés de haute sécurité dépend fortement des protocoles appropriés relatifs à leur utilisation. Les exigences dans la catégorie de la sécurité des scellés mettent l'accent sur l'importance d'avoir des politiques et des procédures documentées relatives aux scellés qui abordent tous les aspects de la sécurité des scellés, notamment l'apposition des scellés, leur retrait, leur élimination, leur stockage et la formation des employés.

Sécurité agricole

Les industries agricoles et forestières du Canada sont bien établies et sont des pièces maîtresses de l'économie canadienne et du portefeuille commercial du Canada. L'agriculture et l'environnement sont menacés par l'introduction de maladies et d'organismes nuisibles animaux et végétaux étrangers et de contaminants, tels que le sol, le fumier, les graines, la paille et les matières végétales et animales qui peuvent abriter des organismes nuisibles et des maladies envahissants et destructeurs. L'élimination des organismes nuisibles et des contaminants dans tous les moyens de transport et dans tous les types de cargaison peut réduire les retenues de cargaison, les retards ainsi que les retours ou traitements de produits. Lors des inspections de fret, de moyens de transport et d'ICI, il faut vérifier s'il y a une contamination par des organismes nuisibles visibles.

Sécurité matérielle

Contrôles d'accès

Les contrôles d'accès empêchent l'accès non autorisé aux installations, protègent les biens de l'entreprise, permettent de contrôler les employés et les visiteurs et garantissent que seules les personnes autorisées obtiennent l'accès nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. Les mécanismes de contrôle d'accès doivent permettre d'identifier en toute certitude tous les employés, les visiteurs et les fournisseurs à chacun des points d'entrée.

Contrôles physiques

Les contrôles relatifs à la sécurité physique assurent la sécurité des installations en détectant les tentatives d'intrusion ainsi qu'en empêchant et en dissuadant le personnel non autorisé d'y accéder. Les exigences liées à la sécurité physique couvrent les clôtures, les barricades, les stationnements, les barrières physiques et l'éclairage, ainsi que les directives relatives à la technologie qui doivent être respectées en cas d'utilisation de technologie de sécurité, telles que les alarmes anti-intrusion et les caméras vidéo pour surveiller les installations.

Sécurité des partenaires de la chaîne d'approvisionnement

Sécurité des partenaires de la chaîne d'approvisionnement

La chaîne d'approvisionnement englobe tous les aspects du déplacement de marchandises depuis le fournisseur jusqu'au client final, en passant par le processus de fabrication, et exige des participants au programme PEP qu'ils collaborent avec divers partenaires nationaux et internationaux. Lorsqu'une entreprise externalise ou sous-traite des éléments de sa chaîne d'approvisionnement internationale, elle doit suivre des processus établis fondés sur le risque lors de la sélection, de l'examen et de la surveillance des partenaires de sa chaîne d'approvisionnement afin de s'assurer que des mesures de sécurité robustes sont en place et respectées.

Les partenaires de la chaîne d'approvisionnement comprennent les personnes impliquées directement et indirectement dans le mouvement des marchandises internationales et comprennent les transitaires, les fournisseurs, les fournisseurs de produits, les fabricants, les transporteurs, les courtiers en douane (qui ne traitent que les documents) et d'autres personnes qui ne traitent pas directement le fret, mais qui peuvent avoir un contrôle opérationnel, comme les fournisseurs de logistique de tierce partie (3PL). Toute portion du transport qui est sous-traitée doit également être prise en compte, car plus le nombre de parties indirectes augmente, plus le risque est grand.

Législation applicable

• Loi sur les douanes
• Règlement sur le transit des marchandises
• Loi sur la protection des renseignements personnels

Mémorandum D précédent

D23-1-1 daté du 8 janvier 2026

Bureau de diffusion

Unité des programmes des négociants dignes de confiance
Division des programmes des négociants dignes de confiance
Direction des programmes du secteur commercial
Direction générale du secteur commercial et des échanges commerciaux