Tableau de bord des connexions des employés sur place

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour son nouveau tableau de bord des connexions des employés sur place. Cet outil de gestion a été conçu pour surveiller et vérifier la conformité des employés à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, aux lignes directrices sur le modèle de travail hybride propre à l’ASFC et aux ententes individuelles de télétravail.

En intégrant les données administratives existantes, le tableau de bord permet à la direction d’effectuer le suivi nécessaire pour déterminer, vérifier et discuter des faibles taux de présence sur place directement avec chaque employé. Étant donné que cet outil introduit une nouvelle utilisation secondaire des renseignements personnels précédemment recueillis qui n’est pas actuellement détaillée dans les fichiers de renseignements personnels (FRP) fédéraux standard, cette évaluation porte spécifiquement sur les risques d’atteinte à la vie privée qui en résultent et décrit les stratégies de protection nécessaires.

Afin de protéger la vie privée des employés et de se conformer pleinement à la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’ASFC a restreint l’accès au tableau de bord aux gestionnaires autorisés selon le strict principe du besoin de savoir, a réduit les données affichées à ce qui est nécessaire pour la vérification de la présence et a établi des calendriers clairs de conservation et d’élimination des données. De plus, l’Agence met à jour les avis de confidentialité institutionnels afin d’assurer une transparence totale quant à la façon dont les données des employés sont utilisées dans ce système.

Droit d’accès

Les renseignements personnels liés au tableau de bord seront conservés selon les délais indiqués dans la stratégie de conservation et d’élimination de l’Agence avant d’être détruits de façon permanente. Le contexte détaillé entourant ces activités est catalogué dans les fonds de renseignements standard du gouvernement sous des FRP spécifiques, y compris le tableau de bord des contacts sur place des employés (ASFC PPE 2502), les registres de surveillance de réseau électronique (POU 905), le dossier personnel de l’employé (POE 901) et les présences et congés (POE 903).

Les personnes qui souhaitent examiner leurs dossiers peuvent soumettre une demande d’accès officielle à leurs renseignements personnels ou à des documents généraux de l’organisation en communiquant avec le Bureau d’échange d’information, de l’accès à l’information et du chef de la protection des renseignements personnels de l’ASFC (EIAICPRP).

Responsabilité

Les employés qui ont des préoccupations concernant la façon dont leurs renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués ou conservés peuvent présenter une plainte écrite officielle au bureau de l’EIAICPRP de l’ASFC en précisant leur nom, leurs coordonnées et une brève description de leurs préoccupations. Les coordonnées de l’unité de l’EIAICPRP se trouvent à la page suivante :  accès à l'information et la protection des renseignements personnels - Contactez-nous.