Partenaires en protection
Avant de présenter une demande : Vérifiez que votre entreprise respecte les normes de sécurité

De : l'Agence des services frontaliers du Canada

Le programme Partenaires en protection (PEP) aide les entreprises canadiennes à renforcer la sécurité de leur chaîne d’approvisionnement. Les entreprises admissibles au programme PEP doivent respecter des normes relatives à la sécurité de l’entreprise, à la sécurité du fret et des moyens de transport, à la sécurité matérielle et à la sécurité des partenaires de la chaîne d’approvisionnement. Cette page vous présente les exigences relatives à chaque volet du profil de sécurité.

Fournissez des réponses claires à toutes les questions du profil de sécurité qui se trouve dans le Portail des négociants dignes de confiance. Vous devez fournir des éléments probants (documents ou photographies) à l’appui de votre demande.

Sur cette page

• Sécurité de l’entreprise
• Sécurité du fret et des moyens de transport
• Sécurité matérielle
• Sécurité des partenaires de la chaîne d’approvisionnement

Sécurité de l’entreprise

Il s’agit de protéger votre entreprise contre les risques et de garantir la sécurité de votre personnel et de vos systèmes.

La sécurité de l’entreprise est axée sur :

• les évaluations des risques;
• la planification de la continuité des activités;
• les enquêtes de sécurité sur le personnel;
• la sensibilisation à la sécurité;
• la cybersécurité.

Les exigences relatives à ce volet mettent l’accent sur les évaluations des risques et visent à accroître la responsabilisation au sein des différents services. Pour ce faire, votre entreprise doit :

• mettre en œuvre un régime de vérifications et de contrôles;
• élargir la portée des protocoles de cybersécurité;
• offrir au personnel de la formation sur la sécurité de la chaîne d’approvisionnement.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise tient à jour un document écrit d’évaluation des risques et qu’elle le révise périodiquement (au moins une fois par année). Indiquez clairement :

• les secteurs de risque abordés dans le document (la sécurité matérielle, les partenaires, en particulier les tiers fournisseurs de services de logistique, les fournisseurs contractuels de services de technologie de l’information [TI] ou les services de nettoyage);
• une description des mesures que votre entreprise pendrait en cas d’interruption des échanges commerciaux;
• comment votre entreprise veillera à la sécurité des personnes, poursuivra ses activités et assurera les communications au sein de l’entreprise, avec les partenaires de la chaîne d’approvisionnement et avec l’ASFC (pour signaler tout élément suspect).

Vous devrez également préparer une déclaration de soutien signée par la direction de l’entreprise, qui démontre l’engagement de votre entreprise à assurer la sécurité des échanges commerciaux et à prévenir :

• la contrebande;
• le trafic de drogues;
• le terrorisme;
• le passage de clandestins;
• le blanchiment d’argent;
• le commerce de marchandises illégales.

Affichez ce document dans les locaux de l’entreprise et discutez-en lors des réunions et des séances de formation.

Connaissez vos risques : Vérifiez régulièrement les risques de sécurité liés à vos opérations et prenez des mesures pour les réduire.

Vous pouvez augmenter la fréquence des examens de la chaîne d’approvisionnement si les situations suivantes se produisent :

• le niveau de menace d’un pays spécifique avec lequel vous commercez augmente;
• une atteinte à la sécurité survient au sein de votre entreprise ou met en cause votre entreprise;
• des changements interviennent chez vos partenaires de la chaîne d’approvisionnement;
• des changements sont apportés à la structure ou à la propriété de l’entreprise, comme une fusion.

Vérifiez les antécédents de votre personnel : Assurez-vous que les employés font l’objet d’une vérification de leurs antécédents et de leur identité.

Formez votre équipe : Sensibilisez le personnel à la sécurité de la chaîne d’approvisionnement et à la manière de repérer les activités suspectes.

Joignez à votre demande des documents démontrant comment votre entreprise prépare les employés à :

• repérer les risques (par exemple, le vol, la contrebande et les parasites);
• gérer les incidents de sécurité;
• appliquer les pratiques de cybersécurité;
• effectuer le contrôle des scellés;
• reconnaître les signes avant-coureurs du blanchiment d’argent.

Joignez à votre demande des documents démontrant comment votre entreprise s’assure que les employés comprennent :

• leurs propres responsabilités en matière de sécurité, ainsi que les préoccupations et les problèmes courants qui peuvent se présenter;
• comment reconnaître les complots internes au travail;
• les menaces que constituent les organisations criminelles pour la chaîne d’approvisionnement et la manière de les repérer.

Fournissez dans votre demande des éléments probants qui démontrent clairement votre programme de formation, notamment :

• un plan de formation écrit;
• la fréquence à laquelle la formation est offerte (au moins une fois par année);
• un registre ou un relevé indiquant qui a reçu la formation et à quelle date.

Protégez vos données : Utilisez des mots de passe robustes, limitez l’accès aux systèmes de nature délicate et assurez la sécurité matérielle des ordinateurs.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise dispose :

• de pare-feu et de logiciels antivirus;
• de politiques concernant les mots de passe (p. ex., changer de mot de passe tous les 60 jours);
• d’un accès sécurisé pour les télétravailleurs (comme l’utilisation d’un réseau privé virtuel);
• d’un processus de recensement et d’élimination en toute sécurité des appareils;
• d’un plan d’intervention en cas de cyberattaque;
• de politiques visant à supprimer l’accès d’un employé lorsqu’il quitte l’entreprise.

Demeurez responsable : Mettez en place des systèmes pour vous assurer que les règles de sécurité sont respectées dans l’ensemble de votre organisation.

Sécurité du fret et des moyens de transport

Ce volet vise à assurer la sécurité des marchandises pendant leur transport.

La sécurité du fret et des moyens de transport est axée sur le déplacement physique et la manutention des marchandises tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Le programme PEP exige ce qui suit :

• des inspections documentées des moyens de transport et des instruments du commerce international (ICI);
• le transit et le chargement des marchandises;
• des protocoles relatifs aux scellés de sécurité;
• des procédures de sécurité ainsi que la conformité à de nouveaux critères visant à prévenir la contamination des ICI par des parasites de l’agriculture.

Inspectez les conteneurs et les véhicules : Utilisez une méthode d’inspection en 7 points pour vérifier s’il y a des signes d’altération ou des dommages.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise dispose :

• de politiques écrites décrivant à quel endroit les remorques ou les camions sont stationnés;
• de dispositifs de sécurité tels que des clôtures, des caméras, des serrures, un éclairage périmétrique, des unités cynophiles entraînées;
• d’une politique stipulant que les réparations doivent respecter les directives du fabricant;
• de procédures de vérification des réparations visant à repérer les signes d’altération;
• d’une liste de contrôle pour les inspections (p. ex., en 7 points pour les conteneurs et en 17 points pour les remorques);
• de procédures d’inspections périodiques après les arrêts de longue durée.

Utilisez uniquement des scellés de haute sécurité conformes à la norme 17712 de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) : Vous devez sceller les conteneurs à l’aide de scellés de haute sécurité et tenir un registre des numéros de scellés. Apposez vous-même les scellés; ne comptez pas sur des tiers pour vous assurer que les scellés sont correctement apposés.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise :

• dispose d’une politique écrite en matière de scellés;
• tient un registre des types de scellés utilisés (p. ex., boulons, câbles), des personnes autorisées à y accéder et de la manière dont le nombre de scellés est suivi;
• dispose de procédures pour les scellés qui sont brisés ou qui ne correspondent pas aux registres;
• dispose d’un plan écrit pour les audits;
• tient un registre des audits réalisés.

Surveillez les parasites : Prenez des mesures pour empêcher les parasites de l’agriculture de s’introduire dans les expéditions.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise dispose de procédures écrites claires en ce qui concerne :

• les emballages en bois (qui doivent être conformes à la Norme internationale pour les mesures phytosanitaires no 15);
• la réalisation d’inspections visuelles du fret et des moyens de transport visant à détecter les parasites ou les saletés.

Vérifiez les chauffeurs et le fret : Assurez-vous que les chauffeurs sont correctement identifiés et que le fret correspond aux documents d’expédition.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise :

• dispose d’un système permettant de séparer les chargements;
• vérifie tous les types d’étiquettes utilisés;
• dispose d’un processus de vérification des quantités, du poids et des documents;
• a établi une procédure écrite pour traiter les différences entre les documents et le fret;
• utilise un système de suivi par GPS (système mondial de géolocalisation) [le cas échéant];
• tient des registres indiquant où se trouvaient les véhicules et à quel moment;
• dispose de procédures permettant de vérifier qu’il n’y a pas d’arrêts ou de chargements non autorisés;
• utilise des bâches, des sangles ou d’autres mesures de sécurité pour les chargements de camions à plateforme;
• fournit un ensemble d’instructions que les chauffeurs utilisent pour effectuer des contrôles tout au long du trajet.
• dispose d’une politique écrite en matière de sécurité des chargements incomplets (CI);
• impose des restrictions quant aux personnes pouvant accéder aux clés ou aux codes de verrouillage;
• dispose de procédures pour vérifier les scellés afin de s’assurer qu’ils correspondent aux documents et qu’ils ne semblent pas avoir été altérés.

Signalez tout élément suspect : Si vous voyez quelque chose d’inhabituel, signalez-le à l’ASFC ou aux autorités locales.

Dans votre demande, fournissez un plan écrit indiquant les personnes à prévenir à l’ASFC, à la police, etc. ainsi que leurs coordonnées à jour.

Sécurité matérielle

Il s’agit de protéger vos bâtiments et vos biens contre tout accès non autorisé.

La sécurité matérielle comprend à la fois les contrôles de sécurité matérielle et les contrôles d’accès physique.

Les contrôles de sécurité matérielle consistent notamment à :

• sécuriser les installations au moyen de clôtures, de barrières et de systèmes d’éclairage;
• établir des lignes directrices sur la manière dont le personnel autorisé doit utiliser les alarmes anti-intrusion, les caméras de sécurité et toute autre technologie de sécurité visant à sécuriser les installations de l’entreprise.

Les contrôles d’accès physique sont nécessaires pour empêcher l’accès non autorisé aux installations et comprennent l’identification formelle des employés, des visiteurs et des fournisseurs à tous les points d’entrée.

Sécurisez vos installations : Utilisez des mesures de sécurité appropriées, telles que des clôtures, des barrières, des serrures, des appareils d’éclairage et des caméras pour protéger votre site.

Joignez à votre demande des documents indiquant :

• la manière dont vous contrôlez l’accès aux installations, aux moyens de transport, aux quais de chargement et aux zones de fret;
• vos méthodes de prévention, de détection et de dissuasion en ce qui concerne le matériel non déclaré et le personnel non autorisé;
• les obstacles physiques aux zones de manutention du fret et aux installations d’entreposage, tant au Canada qu’à l'étranger;
• les mesures de sécurité matérielle utilisées par vos partenaires de la chaîne d’approvisionnement, à votre connaissance.

Contrôlez l’accès : Ne laissez entrer que les personnes autorisées dans les zones d’accès réservé. Utilisez des insignes d’identité et des registres des visiteurs, le cas échéant.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise :

• veille à ce que les employés n’aient accès qu’aux zones sécurisées nécessaires à leur travail;
• veille à ce que la direction ou le personnel de sécurité contrôle la manière dont les insignes d’identité des employés, des visiteurs et des fournisseurs sont délivrés et retirés;
• dispose de procédures pour octroyer, retirer et modifier l’accès aux dispositifs de sécurité (p. ex., les clés et les cartes-clés).

Accompagnez les visiteurs : Veillez à ce que les visiteurs soient accompagnés et portent une pièce d’identité temporaire.

Joignez à votre demande des documents indiquant :

• la manière dont votre entreprise vérifie et enregistre les pièces d’identité délivrées par le gouvernement (passeport, permis de conduire);
• la façon dont les visiteurs sont accompagnés dans les secteurs à accès réglementé et par qui;
• la manière dont votre entreprise repère, intercepte et prend en charge les personnes et les véhicules non autorisés ou non identifiés.

Gérez le stationnement : Veillez à ce que les véhicules personnels restent à l’écart des zones de chargement. Décrivez dans votre demande comment vous gérez et documentez le stationnement dans vos installations.

Utilisez des alarmes et des caméras : Lorsque cela s’avère utile pour les activités de votre entreprise, installez des systèmes d’alarme contrôlés et des systèmes de vidéosurveillance.

Joignez à votre demande des documents faisant état :

• de procédures écrites concernant l’utilisation des systèmes d’alarme et de vidéosurveillance, le cas échéant (p. ex., les séquences doivent être conservées pendant au moins 30 jours), et la fréquence à laquelle leur fonctionnement est vérifié;
• d’une procédure visant à garantir que les séquences vidéo sont examinées chaque année;
• de règles claires concernant les personnes autorisées à accéder aux caméras ou aux systèmes d’alarme;
• de tout contrat conclu avec des tiers fournisseurs de services de sécurité.

Limitez l’accès en dehors des heures normales : Établissez des règles claires concernant les personnes autorisées à entrer dans l’établissement en dehors des heures normales.

Sécurité des partenaires de la chaîne d’approvisionnement

Il s’agit de veiller à ce que vos partenaires commerciaux respectent également les bonnes pratiques en matière de sécurité.

La plupart des entreprises qui présentent une demande de participation au programme PEP travaillent avec divers partenaires nationaux et étrangers de la chaîne d’approvisionnement. Les demandeurs au titre du programme PEP doivent démontrer qu’ils disposent d’un processus rigoureux pour sélectionner, contrôler et surveiller leurs partenaires de la chaîne d’approvisionnement. L’objectif est de garantir que des mesures de sécurité efficaces ont été établies et que toutes les parties de la chaîne d’approvisionnement les respectent. Les partenaires de la chaîne d’approvisionnement doivent également faire l’objet d’un contrôle visant à détecter toute activité liée au blanchiment d’argent et au financement du terrorisme.

Choisissez soigneusement vos partenaires commerciaux : Contrôlez vos partenaires commerciaux afin de vous assurer qu’ils respectent les normes de sécurité.

Surveillez les risques financiers : Vérifiez si vos partenaires commerciaux présentent des signes de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme. Il peut s’agir, entre autres, de profils de clients incohérents, de prix inexacts, de divergences liées aux marchandises et d’expéditions provenant de régions à risque élevé. Des vérifications doivent être effectuées chaque année.

Connaissez votre chaîne d’approvisionnement : Schématisez le parcours des marchandises et des documents tout au long de votre chaîne d’approvisionnement.

Effectuez des contrôles périodiques : Visitez les installations des partenaires et vérifiez leurs pratiques de sécurité en fonction des risques.

Joignez à votre demande des documents démontrant que votre entreprise :

• dispose d’un processus d’examen des risques (mené chaque année ou dès qu’un changement survient);
• tient compte de tout changement apporté en fonction de ces examens et de la façon dont il a été apporté.

Assurez un entreposage et un scellement sécuritaires : Veillez à ce que vos partenaires commerciaux suivent les procédures appropriées en matière d’entreposage et de scellement des marchandises.