Vérification des opérations postales

Introduction

L'Agence des services frontaliers du Canada (l'ASFC ou l'Agence) est tenue par la loi de fournir des services frontaliers intégrés qui soutiennent les priorités en matière de sécurité nationale et de sécurité publique tout en facilitant la libre circulation des personnes et des marchandises, dont les animaux et les végétaux, qui respectent toutes les exigences de la législation frontalière.

L'Agence et la Société canadienne des postes (SCP) ont toutes deux des pouvoirs législatifs^{Note de bas de page 1} et des responsabilités en ce qui a trait au traitement du courrier international arrivant au Canada. Leur partenariat a été officialisé en 1992 dans le cadre de l'Entente sur les importations postales (EIP), qui décrit les rôles et les responsabilités de chaque partie relativement au traitement des importations postales dans le cadre du processus de dédouanement.

L'alinéa 99(1)b) de la Loi sur les douanes^{Note de bas de page 2} confère à l'ASFC le pouvoir d'examiner le courrier importé lorsqu'elle soupçonne, pour des motifs raisonnables, que ledit courrier contient des marchandises passibles de droits de douane ou des marchandises prohibées, contrôlées ou réglementées par la législation et les lois applicables.

Les opérations de traitement du courrier international (opérations postales) de l'ASFC comprennent les examens primaires, secondaires^{Note de bas de page 3} et l'imposition des droits et taxes applicables. L'ASFC remplit ces fonctions tout en cherchant à faciliter le mouvement du courrier international traité et distribué par Postes Canada. Les articles de courrier qui ne nécessitent pas d'intervention de la part de l'ASFC ou qui sont jugés admissibles sont remis à la SCP en vue de leur livraison.

Le Programme des opérations postales de l'ASFC est géré par la Direction des programmes commerciaux, qui relève de la Direction générale du secteur commercial et des échanges commerciaux (DGSCEC). Les opérations postales de l'ASFC sont menées par les régions et se déroulent dans les installations de traitement du courrier international de la SCP dans la région du Grand Toronto, à Vancouver et à Montréal. Ces installations servent à centraliser l'importation du courrier au Canada et à accélérer le dédouanement et la livraison.

Depuis 2012, le mode postal de l'ASFC est en cours de transformation dans le but de moderniser ses opérations. L'Initiative de modernisation des opérations postales (IMOP) comprend une mise à niveau de l'infrastructure (ajout de convoyeurs à bande) et des systèmes informatiques afin que l'ASFC puisse renforcer l'efficacité opérationnelle et améliorer les capacités de gestion des risques pour l'interception de la contrebande et la perception des droits et des taxes. Pour ce faire, l'ASFC a mis en œuvre un système d'évaluation des risques avant l'arrivée, appelé l'Outil de soutien des opérations postales (OSOP) et un système automatisé d'évaluation des taxes et des droits, appelé le Système de déclaration des douanes (SDD). L'IMOP est en voie d'être réalisée par étapes dans les trois centres de traitement du courrier, soit Vancouver en mai 2014^{Note de bas de page 4}, la région du Grand Toronto ainsi que Montréal au cours de l'exercice 2024 à 2025^{Note de bas de page 5}.

À propos de la vérification

L'objectif de la vérification était de déterminer si les contrôles des opérations de traitement du courrier international sont conçus pour atténuer les risques de manière adéquate et si des mécanismes de gouvernance et de surveillance sont en place pour garantir que des mesures correctives sont prises en temps opportun.

Éléments inclus dans la portée de la vérification

La période visée s'étend du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, et la vérification portait sur ce qui suit :

• les principaux contrôles et procédures des opérations postales, y compris les contrôles de sécurité et antifraude;
• les rôles et responsabilités des intervenants internes de l'ASFC qui prennent part aux opérations postales, y compris les mécanismes de communication entre les intervenants pour l'échange d'information;
• les comités de gouvernance exerçant une surveillance des opérations postales, y compris les activités de production de rapports et de surveillance, la gestion du rendement, la gestion des risques et les activités d'amélioration continue.

Éléments exclus de la portée de la vérification

La vérification ne portait pas sur les aspects suivants :

• les processus et la gestion des saisies et des exportations;
• les contrôles et les activités effectués par la SCP et d'autres organismes du gouvernement^{Note de bas de page 6};
• les processus et contrôles qui relèvent directement de l'IMOP^{Note de bas de page 7}, y compris les améliorations de l'infrastructure et des systèmes;
• les processus liés à la perception des droits et des taxes.

Méthodologie de vérification

Collaboration et visites sur place dans les centres de traitement du courrier international de la région du Grand Toronto, de Vancouver et de Montréal pour effectuer des inspections, analyser l'efficacité de la conception et élaborer des descriptions de processus se rapportant aux opérations.

• 55 + intervenants consultés dans l'ensemble des opérations régionales (dans les trois centres de traitement du courrier) ainsi que des représentants à l'Administration centrale de la Direction générale du secteur commercial et des échanges commerciaux, de la Direction générale du renseignement et de l'exécution de la loi et de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie.
• 100 + documents à l'appui examinés, comme des lois, des politiques, des ententes et des procédures normales d'exploitation.

Importance de la vérification

Tout en répondant à la priorité essentielle de l'ASFC en matière de protection efficace des frontières pour les marchandises commerciales, l'Agence facilitent également la circulation des marchandises admissibles. La détection et l'interception des produits de contrebande, en particulier les armes à feu et les stupéfiants font partie de ce processus.

Les filières de petits colis, comme le mode postal, sont fréquemment perçues comme des méthodes de transport clés pour l'importation illégale d'armes à feu, de pièces d'armes à feu et de munitions. C'est qu'en effet, le caractère anonyme du mode postal permet aux expéditeurs de ne pas divulguer de renseignements exacts sur la déclaration en douane, et aux destinataires de faire envoyer leurs colis à une boîte postale.

L'Agence lutte contre les mouvements transfrontaliers d'armes à feu, de drogues illicites et de précurseurs chimiques en utilisant un ensemble de mesures visant à intercepter les marchandises et les substances illégales aux points d'entrée. Ces mesures comprennent des contrôles renforcés dans la filière postale, incluant le ciblage et le développement du renseignement, ainsi que des outils de détection et des technologies permettant d'examiner en toute sécurité les marchandises soupçonnées de contenir des articles dangereux et des substances hautement toxiques.

L'Agence collabore également avec ses partenaires en échangeant du renseignement et de l'information afin de détecter et d'intercepter les expéditions illicites. Le mode postal joue un rôle important permettant d'ouvrir la voie à des mesures d'exécution de la loi et à des enquêtes fédérales interministérielles grâce à l'analyse des tendances et à la collecte d'éléments de preuve. Dans de nombreux cas, l'interception d'un envoi illicite par l'ASFC mène à l'identification et l'arrestation de personnes impliquées dans l'importation ou l'exportation et la distribution de produits de contrebande^{Note de bas de page 8}.

Le Plan ministériel de 2024 à 2025^{Note de bas de page 9} de l'ASFC comprend son engagement à travailler avec la SCP pour assurer des opérations simplifiées et renforcées dans les centres de traitement du courrier international afin de gérer les volumes postaux quotidiennement et pendant les périodes de pointe. Il s'agit d'une indication de la volonté de l'Agence de se concentrer sur les opérations postales.

Bien que les volumes du mode postal soient en baisse après avoir atteint un sommet en janvier 2020^{Note de bas de page 10} (le taux de cette baisse a fluctué, se situant en moyenne à environ 20 % par an), l'Agence continue d'intercepter de grandes quantités de marchandises prohibées, restreintes et contrôlées.

L'Union postale universelle ^{Note de bas de page 11} a créé le SDD pour aider à simplifier le processus de dédouanement postal. Le SDD permet aux opérateurs de la poste (SCP et autres services postaux étrangers) et aux administrateurs des douanes (ASFC et administrateurs étrangers concernés) d'échanger et d'exploiter les données électroniques préalables, d'effectuer des analyses du risque fondées sur des données pour soutenir la sélection et l'examen du courrier, et d'accélérer le calcul des droits et des taxes exigibles^{Note de bas de page 12}. L'Union postale universelle a rendu obligatoire de fournir des données électroniques préalables le 1er janvier 2021, ce qui inclut une liste de pays ayant des exigences spécifiques en matière de douane et de sécurité, auxquels les renseignements de la déclaration en douane sont envoyés au préalable avant la réception des articles postaux^{Note de bas de page 13}.

Les opérations postales de l'ASFC ont subi d'importants changements au cours de la dernière décennie, notamment une exposition accrue aux risques découlant de l'essor du commerce électronique, de l'évolution des volumes, de nouveaux systèmes, de l'exploitation/configuration des équipements et de la dépendance à l'égard des données électroniques préalables. Les efforts de modernisation du Programme des opérations postales de l'ASFC ont fait l'objet de vérifications et d'évaluations internes précédentes (se référer à l'annexe B , Rapports précédents avec lacunes et recommandations pour plus de détails), qui ont mis en évidence des lacunes dans les rôles et les responsabilités, ainsi que dans la surveillance, le suivi, la gestion du changement et la vision stratégique. Certaines des recommandations sont toujours en suspens.

A part l'exercice Lean mené entre 2019 et 2021 (se référer à l'annexe B, Rapports précédents avec lacunes et recommandations pour plus de détails), les contrôles opérationnels dans les trois centres de traitement du courrier n'ont pas été examinés. Compte tenu de l'importance de la fonction de traitement postal pour le mandat principal de l'Agence, il était important d'évaluer si l'Agence disposait d'un cadre de contrôle bien conçu pour gérer les risques, assurer la conformité et améliorer l'efficacité. Cette vérification a été approuvée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2024 à 2025.

Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme à la Politique sur l'audit interne et à la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor et au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes (IAI). Des éléments de preuve suffisants et appropriés ont été recueillis au moyen de diverses procédures pour fournir le niveau d'assurance que procure un audit. La fonction de vérification interne de l'Agence est indépendante, et les vérificateurs internes ont accompli leur travail avec objectivité, conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'IAI.

Conclusion de la vérification

L'ASFC a établi des contrôles et des procédures pour examiner les envois postaux et déterminer si le courrier international entrant au Canada est admissible. Bien que la plupart des contrôles clés aient été conçus de manière à ce qu'ils soient efficaces, il existe des occasions de renforcer le Programme des opérations postales en actualisant et en clarifiant les attentes fixées par les politiques, en établissant une gestion des risques et en améliorant le suivi et la surveillance du programme. Cela ne profiterait pas seulement au Programme des opérations postales dans son ensemble, en favorisant l'uniformité des opérations, mais soutiendrait également l'achèvement de l'IMOP, qui passe à la phase de la réalisation des avantages escomptés.

Par ailleurs, les lacunes et risques mis en évidence dans le présent rapport ont déjà été soulevés lors de missions antérieures visant les opérations postales. Le fait qu'on soit parvenu à ces constats de manière répétée démontre une vulnérabilité dans ce domaine, dont certaines pourraient être corrigées par des efforts de la modernisation. Cependant, la modernisation peut également engendrer de nouveaux risques et lacunes qui doivent être pris en compte dans le contexte des constats restants. Les risques et les impacts sont aggravés quand des lacunes sont constatées régulièrement, mais qu'elles n'ont toujours pas été comblées.

Bien que nos recommandations visent principalement les opérations de l'ASFC, les améliorations devraient tenir compte de tous les intervenants du secteur postal concernés et de leurs objectifs, afin que les risques globaux et les causes soient traités de manière appropriée.

Principales constatations

• Les rôles et les responsabilités sont mis à la disposition et compris par les intervenants internes et externes du secteur postal de l'ASFC.
• Les responsabilités relatives à la surveillance du programme et à la gestion des risques ne sont pas exécutées par l'Administration centrale (AC) et les opérations régionales afin d'assurer la conformité avec les politiques et les attentes établies. Certaines des ententes, politiques et procédures postales disponibles sont désuètes ou ne reflètent pas les réalités opérationnelles des centres de traitement du courrier. Les orientations manquent parfois de clarté ou de précision quant à la manière de mettre en œuvre les attentes. Le manque de suivi et de surveillance du programme a mené à des interprétations différentes des attentes en ce qui concerne certains contrôles.
• Il n'existe pas de processus de gestion des risques permettant de communiquer, de définir et d'atténuer de manière formelle les risques postaux en évolution et émergents. Cette situation est due à des politiques désuètes, à des interprétations divergentes des attentes (ou à l'absence de celles‑ci), ainsi qu'aux changements apportés au mode de fonctionnement de la poste à la suite de sa modernisation.
• La plupart des contrôles clés du mode postal sont conçus de manière efficace, mais il y a un manque de contrôles compensatoires et de détection pour repérer et traiter les lacunes ou les risques dans l'environnement de contrôle. Cela inclut le contrôle relatif à la sécurité matérielle qui est limité et le manque de suivi et de surveillance du programme.
• La technologie et les outils de détection sont disponibles et mis à profit par les opérations régionales dans les centres de traitement du courrier. Cependant, il y a une opportunité qu'une meilleure supervision pourrait aider à déterminer si les régions optimisent l'utilisation de ces outils afin d'améliorer l'efficacité du Programme des opérations postales.

Résumé des recommandations

• Clarifier et communiquer les responsabilités de tous les intervenants clés du secteur postal, y compris la surveillance et la gestion des risques pour le Programme des opérations postales, afin que les enjeux, les risques et les pratiques exemplaires liés au secteur postal puissent être communiqués et utilisés aux fins de prise de décisions stratégiques.
• Mettre en œuvre un cadre de contrôle des opérations postales (fondé sur la mise à jour des politiques, des procédures, des règlements et des ententes postales) ainsi qu'un cadre de surveillance afin d'évaluer l'efficacité des opérations postales.

Réponse de la direction

La Direction générale du secteur commercial et des échanges commerciaux convient de renforcer la gestion du programme postal en documentant et en communiquant les rôles et responsabilités mis à jour, en officialisant et en communiquant les protocoles d'escalade, en documentant et en suivant tous les risques, et en évaluant et en mettant en œuvre les responsabilités en matière de programmes et de surveillance opérationnelle. Un cadre de contrôle postal sera également mis en place pour identifier et contrôler l'efficacité des contrôles et des processus dans les opérations postales.

Constatations de la vérification

La vérification a donné lieux aux résultats suivantes.

Cadre de gestion du mode postal de l'ASFC

L'environnement postal est un aspect distinct des activités de l'ASFC qui nécessite de l'orientation et de la collaboration entre l'AC et les opérations de première ligne. Il s'agit notamment de veiller à ce que l'agence respecte ses engagements à l'égard des parties tierces et du public canadien. Un cadre complet de gestion du mode postal devrait comprendre des politiques et des procédures actuelles, des responsabilités fonctionnelles et opérationnelles, ainsi que des mécanismes de contrôle et de surveillance permettant de cerner et d'atténuer les risques évolutifs ou émergents dans le mode postal.

Voici les principaux intervenants internes de l'ASFC qui contribuent à ce cadre de gestion :

• la Direction des programmes commerciaux (identifié par l'AC dans ce rapport) au sein de la DGSCEC, pour la gestion globale du Programme des opérations postales;
• les opérations régionales ou de première ligne dans les trois centres de traitement du courrier, pour l'exécution des opérations postales;
• la Direction du renseignement et des enquêtes, y compris l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage, secteur commercial, pour la réalisation d'activités de ciblage postal et de renseignement pour les trois centres de traitement du courrier et la tenue à jour de cibles postales dans le système de l'Outil de soutien des opérations postales (OSOP);
• l'unité de prestation de services de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, pour la maintenance et le soutien des systèmes postaux.

Des renseignements précis sur les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes sont présentés dans les sections qui suivent.

D'autres intervenants ont été exclus de la portée de la vérification et ne font pas partie du rapport. Il s'agit notamment :

• de la Division de la gestion organisationnelle, des programmes et de l'intégration, qui assure la liaison entre l'AC et les régions, selon les besoins, pour des tâches spécifiques;
• des autres ministères qui aident les opérations postales à déterminer l'admissibilité des marchandises.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la section À propos de la vérification.

Ententes, politiques et procédures relatives au mode postal

Les ententes, les politiques, les procédures et les orientations documentées constituent une référence qui fait autorité pour les intervenants du mode postal afin qu'ils aient une compréhension claire et commune des objectifs, des attentes et des extrants dans le cadre de l'exécution des opérations postales et des activités connexes.

L'EIP a été établie en 1992 pour officialiser la relation de traitement postal entre l'ASFC et la Société canadienne des postes (SCP). Dans la mesure où l'entente porte sur le travail et la responsabilité de la SCP, elle a été exclue de la vérification. Il est toutefois important de noter que l'entente demeure un point de référence clé pour déterminer les éléments du processus postal qui relèvent ou non de la compétence de l'ASFC, et ce, malgré l'évolution de l'environnement du courrier international et des risques connexes au cours des 32 années qui se sont écoulées depuis sa signature.

Tout au long de la vérification, nous faisions référence à des rapports antérieurs qui portaient sur les opérations postales. Des détails à ce sujet sont présentés à l'annexe B, Rapports précédents avec lacunes et recommandations incluant l'état des recommandations émises dans les rapports.

Le Manuel de l'exécution de l'ASFC (partie 4, chapitre 12) présente comment effectuer les contrôles postaux visant le courrier international conformément aux dispositions de la Loi sur les douanes, à divers mémorandums ministériels et à d'autres règlements^{Note de bas de page 14}. Le Manuel fournit des directives générales, et les agents et les membres des opérations régionales s'y reportent pour l'exécution de leurs responsabilités. Le Manuel est complété par des procédures normales d'exploitation (PNE), des bulletins opérationnels et bulletins d'information de quart de travail, des mémorandums ministériels et des PNE régionales ou locales. Ces documents fournissent des précisions sur certaines procédures et attentes liées à l'examen dans le mode postal.

Nous avons constaté que des éléments du Manuel n'ont pas été mis à jour pour correspondre à la réalité opérationnelle actuelle du mode postal^{Note de bas de page 15}. Par exemple, le Manuel n'a pas été mis à jour pour tenir compte du projet de loi C-37 qui a été adopté en 2017 pour conférer à l'Agence le pouvoir d'ouvrir et d'examiner tout courrier, y compris le courrier pesant moins de 30 grammes, lorsqu'elle a des motifs raisonnables de le faire. Cette modification apportée au règlement n'a pas non plus été mise à jour dans l'EIP, qui précise que le courrier de la catégorie des lettres de moins de 30 grammes doit être examiné par la tierce partie^{Note de bas de page 16}. Par conséquent, malgré le projet de loi C-37, il se peut que la tierce partie ne présente pas ou ne soit pas invitée à présenter le courrier de moins de 30 grammes en vue d'un examen. Le Manuel et l'EIP font également référence au Système de contrôle des importations postales (SCIP), qui a été mis hors service et remplacé par les systèmes OSOP et SDD^{Note de bas de page 17}.

Au cours de la vérification, l'Unité des programmes des opérations postales et des messageries (UPOPM), en collaboration avec d'autres intervenants, travaillait à la mise à jour des politiques et orientations qui étaient devenues désuètes à la suite de la mise en œuvre de l'IMOP. Les documents suivants ont été publiés : PNE sur le ciblage, directives sur l'OSOP et Décret de remise visant les importations par la poste nationale. Nous avons examiné les documents pertinents pour la portée de la vérification afin d'évaluer le cadre de contrôle des opérations postales et les activités connexes. Ce point sera abordé plus en détail dans la section du présent rapport consacrée au Cadre de contrôle des opérations postales de l'ASFC.

En l'absence de politiques et de procédures nationales à jour et exhaustives, certains centres de traitement du courrier ont dû élaborer leurs propres procédures locales (par exemple, des directives sur la manière de traiter le courrier endommagé) pour assister leur personnel lors de la réalisation des examens dans le mode postal. Ces documents sont disponibles dans les lecteurs régionaux locaux et dans Apollo (le système de gestion de l'information de l'ASFC). Dans l'ensemble, les membres des opérations estiment que les politiques et procédures disponibles sont adéquates, mais ils ont exprimé que la recherche de renseignements dans ces diverses sources présente des difficultés et prend du temps.

Il existe également une opportunité de tirer parti des procédures élaborées localement et de consolider les meilleures pratiques dans le cadre des orientations nationales d'une manière qui peut être adaptée aux opérations de chaque région, le cas échéant. L'utilisation d'ententes, de politiques et de procédures à jour et normalisées peut réduire le risque d'une mise en œuvre incohérente des politiques et d'inefficacités opérationnelles potentielles.

Rôles, responsabilités et obligations de reddition de comptes

Des rôles, des responsabilités et des obligations de reddition de comptes bien définis et documentés, conformes à la gestion globale du Programme des opérations postales et aux politiques et procédures, sont essentiels pour la bonne exécution et l'amélioration de la cohérence des opérations postales. Les rôles et responsabilités de l'AC, des opérations régionales et des autres intervenants internes sont décrits dans les diverses politiques et orientations, notamment dans les documents suivants : le Manuel de l'exécution de l'ASFC (chapitre 12), les PNE, les descriptions de travail et d'autres ententes. Tous les intervenants du mode postal ont accès aux matériel de référence, disponible via l'intranet de l'ASFC et Apollo (c'est à dire le système de gestion de documentation de l'ASFC). On a trouvé que les rôles et les responsabilités sont généralement compris par les intervenants internes.

Certaines personnes interrogées ont indiqué qu'elles soutenaient le Programme des opérations postales sans que des responsabilités propres au mode postal soient attachées à leur description de travail. À titre d'exemple, l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage commercial, au sein de la Direction générale du renseignement et de l'exécution de la loi, contribue à la réalisation du mandat d'exécution de la loi de l'Agence dans les opérations postales. Cependant, leurs responsabilités postales ne sont pas formellement documentées autrement que dans les procédures opérationnelles standard liées aux systèmes et/ou au ciblage. L'unité a élaboré et présenté une analyse de rentabilisation pour établir la nécessité d'officialiser son rôle au sein de l'AC. Il est important de documenter et de communiquer clairement les rôles et les responsabilités de tous les intervenants dans le continuum des opérations postales, et ce, afin d'assurer collaboration efficace, responsabilisation et continuité des opérations

L'AC a élaboré et communiqué un document^{Note de bas de page 18} sur les rôles et les responsabilités liés au mode postal afin de fournir aux régions des points de contact désignés pour les questions relatives au Programme des opérations postales. Bien que ce document ne décrive pas en détail les rôles et les responsabilités de chaque intervenant interne^{Note de bas de page 19} du mode postal, il sert de mécanisme de communication, indiquant les principales personnes ressources et les parties responsables qui peuvent aider si les régions ont des questions sur des processus et des systèmes spécifiques.

Responsabilisation fonctionnelle

L'UPOPM et l'Unité de l'orientation et du soutien des opérations du secteur commercial de la Direction des programmes commerciaux sont chargées de gérer le Programme des opérations postales de l'ASFC et de fournir des directives opérationnelles^{Note de bas de page 20}. Il ressort de l'examen de leurs extrants (échanges de courriels, documents préparés pour les comités, etc.) et des entretiens menés qu'il est clair qu'ils comprennent leur rôle. Toutefois, nous avons mis en évidence des lacunes dans l'exécution des responsabilités en matière de gestion du risque ainsi que de suivi et de surveillance du programme dans les sections suivantes du rapport.

Responsabilisation opérationnelle

Les centres de traitement du courrier international dans les régions sont chargés d'exécuter les opérations postales en fonction des politiques, des orientations et des directives fournies par la Direction des programmes commerciaux. Bien qu'ils soient généralement conscients de leurs rôles et responsabilités et qu'ils les assument conformément aux attentes actuelles, nous avons mis en évidence des lacunes spécifiques dans les sections suivantes concernant les responsabilités en matière de surveillance opérationnelle. Certaines de ces lacunes découlent de politiques et de procédures désuètes, comme nous l'avons souligné précédemment.

Gestion du risque, et suivi et surveillance du Programme des opérations postales

Gestion du risque

Dans le Cadre stratégique de gestion du risque du Secrétariat du Conseil du Trésor, les activités de gestion du risque sont définies comme une démarche systématique, continue et proactive visant à comprendre, à gérer et à communiquer les risques du point de vue de l'ensemble de l'organisation et favorisant la prise de décisions stratégiques qui contribuent à la réalisation du mandat et à l'atteinte des objectifs globaux de l'organisation. En tant qu'élément du cadre général de gestion du Programme des opérations postales, il est attendu qu'il y ait un suivi adéquat des risques et une surveillance des opérations, ainsi qu'une mesure du rendement du programme par rapport aux objectifs stratégiques.

Nos examens de documents ainsi que nos entretiens avec des membres de l'AC et des opérations régionales ont révélé qu'il n'y avait pas de pratiques officielles de gestion des risques et des enjeux pour le Programme des opérations postales. À l'heure actuelle, l'Unité de l'orientation et du soutien des opérations du secteur commercial tient des réunions permanentes avec les principaux intervenants. Il s'agit du seul forum disponible pour faciliter les discussions sur les opérations postales. Les réunions ne suivent aucune structure officielle et il n'y a pas d'ordre du jour ni de compte rendu des décisions.

De plus, l'équipe de l'Unité de l'orientation et du soutien des opérations du secteur commercial ne tient pas à jour un outil de suivi des risques et des enjeux liés aux questions postales soulevées par les responsables des opérations régionales et d'autres intervenants du mode postal. Les participants des opérations régionales ont indiqué que certaines des lacunes en matière de contrôle ainsi que des différences opérationnelles relevées dans le présent rapport de vérification avaient déjà été signalées à l'Unité de l'orientation et du soutien des opérations du secteur commercial. Lorsque des risques et des lacunes sont signalés, les employés des opérations ont indiqué que les réponses des responsables du Programme sont fournies tardivement ou manquent de clarté, ou qu'on leur demande de consulter une politique désuète.

Nos conclusions sur le cadre des contrôles dans le mode postal (se référer à la section Cadre de contrôle des opérations postales de l'ASFC du présent rapport) ont mis en évidence un autre manque de suivi et de gestion globale des risques. Cette section du rapport énumère également plusieurs exemples où les contrôles opérationnels et les risques connexes ne sont pas communiqués ou documentés de manière cohérente afin d' atténuer les risques dans le mode postal, s'il y a lieu. Il est important que le suivi des risques soit formalisé dans le cadre de la gestion centralisée du Programme des opérations postales. Les retards dans la détection et l'atténuation des risques et des problèmes liés au mode postal peuvent empêcher le Programme des opérations postales de cerner les risques évolutifs et émergents ^{Note de bas de page 21} ou d'appliquer les leçons tirées d'opérations spécifiques. L'absence d'un suivi exhaustif des risques peut également avoir une incidence sur la gestion globale du programme et sur les capacités relatives à la prise de décisions. Par exemple, des lacunes liées à la sécurité de l'ASFC dans les zones d'examen primaire des centres de traitement du courrier ont été signalées à l'AC par des membres des opérations régionales. Toutefois, ces problèmes n'ont pas été atténués ou restent en suspens, ce qui pose des risques pour la sécurité ainsi qu'un potentiel de fraude ou d'inconduite parce que des marchandises illégales à risque élevé circulent dans les zones d'examen primaire. L'AC, en tant que responsable du Programme des opérations postales, aurait intérêt à documenter les cas où des risques ont été acceptés^{Note de bas de page 22} ou renvoyés^{Note de bas de page 23} , en particulier c'est un moyen pour donner suite aux préoccupations relevées et soulevées par les employés opérationnels.

Suivi et surveillance du programme

La surveillance est importante à tous les niveaux du continuum du mode postal, au niveau régional par les opérations de première ligne avec la direction régionale et consolidé par l'AC au niveau de l'ensemble du mode postal. Bien que chaque centre de traitement du courrier fonctionne de manière distincte selon la composition de son propre courrier entrant (s'agissant des différents types de courrier qui arrivent dans les centres de traitement du courrier, c'est à dire courrier recommandé , lettres, gros colis, courrier rapide/prioritaire, etc.) et dans les limites du raisonnable, le Programme des opérations postales bénéficierait d'une approche uniforme du contrôle du programme et de la surveillance appliquée aux trois centres de traitement du courrier.

Actuellement, l'AC fournit aux opérations régionales des politiques et des orientations, mais la mise en œuvre et l'efficacité des politiques visant à combler les lacunes et les risques ne font pas l'objet d'un suivi ou d'une surveillance par l'AC. À l'heure actuelle, les responsabilités de l'AC en matière de surveillance ne sont documentées dans aucune politique ni aucun document d'orientation. Les opérations régionales n'effectuent pas d'autoévaluation des contrôles, ce qui aiderait l'AC à surveiller le programme, notamment à recenser les lacunes en matière de contrôles, les incohérences à l'échelle nationale et les cas de non-conformité aux politiques et règlements.

Notre examen des documents et nos entretiens avec des membres de l'AC et des opérations régionales nous ont permis de constater que quelques exercices ponctuels de conformité ou de surveillance ^{Note de bas de page 24} ont été réalisés par l'équipe chargée de la conformité des opérations postales de l'UPOPM, ainsi que des évaluations des programmes opérationnels et des évaluations de la menace et des risques (EMR) pertinentes. Ces exercices ont permis de repérer certains risques et problèmes dans les opérations postales et de proposer des recommandations pour combler les lacunes (un exemple de ces exercices est présenté plus en détail dans la section sur Contrôles relatifs à la sécurité matérielle).

À la lumière des recommandations formulées à ce jour concernant les opérations postales, l'AC a élaboré La voie à suivre pour les opérations postales de l'ASFC et la Stratégie nationale relative aux opérations postales (examinées et approuvées par la haute direction de l'ASFC à l'automne 2021). Ces documents décrivent l'état du Programme des opérations postales et des opérations connexes, résument tous les risques et les défis, et comprennent des recommandations que l'AC aimerait réaliser en tant que priorité clé dans le Plan d'activités intégré de 2021 à 2024 de la DGSCEC, en particulier pour traiter les volumes postaux, qui ont atteint un sommet en 2021 à 2022. Les risques et les défis concordent avec les observations formulées dans le présent rapport de vérification.

À l'heure actuelle, le Plan d'activités intégré de la DGSCEC (approuvé tout récemment pour les exercices 2024 à 2027) n'indique pas de date ou de calendrier provisoire pour la mise en œuvre des mesures prévues dans ces documents, de sorte que bon nombre des problèmes recensés n'ont pas été résolus.

En l'absence de processus formels de suivi et de surveillance du Programme des opérations postales, y compris de rôles et de responsabilités clairement documentés pour l'AC et les opérations régionales, l'application des politiques et des attentes peut varier. Cela peut faire en sorte qu'on ne détecte pas les lacunes en matière de contrôles, comme indiqué à la section  Cadre de contrôle des opérations postales de l'ASFC du présent rapport.

Une surveillance améliorée favoriserait un certain degré d'uniformité dans l'ensemble du mode postal, le cas échéant, tout en permettant de tenir compte des différentes réalités associées aux régions, aux opérations et à la composition du courrier. Une surveillance plus formelle, accompagnée d'une meilleure communication et d'un suivi des risques, pourrait permettre de cerner les risques, les problèmes et les pratiques exemplaires. Cela pourrait également contribuer à évaluer s'il est utile d'appliquer à l'échelle nationale des politiques visant à améliorer ou à renforcer les opérations postales.

Bien que le mode postal soit inclus dans le Cadre ministériel des résultats de la facilitation et de la conformité des opérations commerciales, l'agence ne rapporte pas des indicateurs de performance spécifique au mode postal. En réponse à des recommandations précédentes, L'AC a développé des indicateurs clés de performance destinés à surveiller et mesurer la performance des centres de traitement du courrier et la performance globale du programme postal. Cependant, au moment de la vérification, nous n'avons trouvé aucune preuve de suivi ou de compte rendu sur ces indicateurs clés de performance depuis leur établissement. D'après les entretiens et les rapports précédents, l'OSOP n'est pas doté d'une fonction de production de rapports. Cela limite la capacité de l'AC et des opérations régionales à accéder à des statistiques sur le rendement^{Note de bas de page 25}, à les contrôler et à en assurer le suivi afin d'évaluer le rendement national ainsi que la conformité. Ce manque de données sur le rendement pourrait entraver la capacité de l'Agence à fixer des priorités et à prendre des décisions stratégiques. Cependant, l'AC pourrait toujours tirer parti des données ou des ressources disponibles pour établir des paramètres permettant de mesurer le rendement du Programme des opérations postales.

L'absence d'une gestion du risque et d'une surveillance du programme suffisantes ainsi que l'absence de capacités de production de rapport augmentent la probabilité de fraude, de non-conformité et d'atteinte potentielle à la réputation de l'Agence. Par exemple, un manque d'uniformité à l'échelle nationale ou encore une mauvaise conception ou mise en œuvre des contrôles pourrait entraîner l'entrée au pays ou la mauvaise manipulation de marchandises dangereuses (par exemple, des opioïdes ou des armes à feu), menaçant ainsi la santé et la sécurité de nos agents et des Canadiens.

Deux des principaux éléments qui ont contribué aux risques et aux problèmes mis en évidence dans le présent rapport sont les suivants :

• l'exécution de certaines activités postales clés telles que les contrôles de sécurité physique dans les centres de traitement du courrier repose sur un tierce partie;
• les recommandations des rapports précédents sur le programme et les opérations postales n'ont pas eu de suites (se référer à l'annexe B, Rapports précédents avec lacunes et recommandations pour en savoir plus).

Recommandation 1

La vice-présidente (VP), DGSCEC en collaboration avec le VP, Renseignement et exécution de la loi et les directeurs généraux régionaux (région du Grand Toronto, Pacifique et Québec), devrait renforcer la gestion du programme postal en :

1. clarifiant et communiquant les rôles et responsabilités de toutes les principales parties prenantes postales (internes et externes);
2. élaborant un protocole de communication et d'escalade pour l'échange d'informations et soulever des questions, des questions et des risques postaux; et
3. clarifiant et exécutant les processus de surveillance, de gestion des risques et de surveillance du programme, y compris s'assurant que tous les commentaires et recommandations en suspens sont pris en compte et atténués pour le programme postal.

Réponse de la direction : La VP, DGSCEC, en collaboration avec le VP, Renseignement et exécution de la loi et les directeurs généraux régionaux (région du Grand Toronto, Pacifique et Québec), convient qu'une meilleure gestion du programme postal est nécessaire. À cette fin, nous définirons clairement et partagerons les rôles et les responsabilités de toutes les personnes concernées, tant internes qu'externes à l'ASFC, en ce qui concerne le programme. Nous mettrons également en place des mesures pour relever, partager et résoudre les problèmes et les risques. Enfin, nous renforcerons la surveillance du programme en cernant les problèmes tôt, en gérant les risques et en veillant à ce que les commentaires et les recommandations soient suivis d'effet.

Date d'achèvement : Mars 2026

Cadre de contrôle des opérations postales de l'ASFC

Un cadre de contrôle permet de garantir que le mandat d'exécution de la loi de l'Agence dans le mode postal est dûment réalisé. Un tel cadre doit comprendre la mise en correspondance des principaux contrôles avec les objectifs de contrôle et les risques, ainsi que des activités de surveillance et de suivi correspondantes. Il est essentiel que les contrôles internes à travers l'environnement postal de l'ASFC soient bien conçus pour atténuer les risques opérationnels^{Note de bas de page 26} et garantir le respect des règlements, des politiques et des procédures.

Tout au long de la vérification, l'examen des documents et les entretiens avec des membres de l'AC et des opérations régionales ont mis en évidence le fait que les opérations postales ainsi que les activités et contrôles connexes n'étaient pas documentés dans un cadre de contrôle des opérations postales. En l'absence d'un tel cadre, nous avons effectué des inspections des opérations postales, virtuellement et en personne, et mené des entretiens avec les intervenants du mode postal afin d'élaborer des descriptions de processus pour les opérations postales de l'ASFC. Les descriptions de processus, élaborées en collaboration avec les intervenants de l'AC et des régions, décrivent les activités postales et établissent quels sont les contrôles clés ou les attentes dans les trois centres de traitement du courrier.

Aperçu du processus dans le mode postal - simplifié^{Note de bas de page 27}

Lorsque le courrier international arrive au Canada, il est acheminé aux centres de traitement du courrier et est pris en charge^{Note de bas de page 28} par le personnel d'une tierce partie. Deux systèmes sont mis à profit dans les opérations postales – le Système de déclaration des douanes (SDD) et l'Outil de soutien des opérations postales (OSOP), qui utilisent les données électroniques préalables pour déterminer si des droits et des taxes doivent être perçus, ainsi que pour effectuer une évaluation des risques afin de déterminer si le courrier doit être examiné par l'ASFC. L'OSOP examine également les données électroniques préalables par rapport à toutes les cibles actives^{Note de bas de page 29}, afin de permettre à l'Agence de signaler tout courrier soupçonné de présenter un risque élevé avant qu'il n'arrive au Canada. Le processus de traitement du courrier international de l'ASFC commence lorsque le courrier est présenté par la tierce partie aux agents de l'ASFC travaillant dans les zones d'examen (examen primaire, examen secondaire et vérification de l'assurance de la qualité).

Les définitions des termes et des systèmes se trouvent à l'annexe D, Termes et définitions.

Figure 1 - Version textuelle

Présentation du courrier : L'OSOP de l'ASFC procède à une évaluation automatisée des risques avant l'arrivée du courrier international en s'appuyant sur les données électroniques préalables. Lorsque le courrier arrive au Canada, il est pris en charge par Postes Canada (le code barre du courrier est scanné). Ensuite, il est acheminé vers les zones d'examen respectives de l'ASFC selon l'évaluation des risques avant l'arrivée (qui ne s'applique actuellement qu'aux pays intégrés dans le système, ainsi qu'aux cibles actives dans le système) ou le courrier est dirigé vers l'examen primaire (applicable aux pays qui envoient du courrier sans données électroniques préalables).

Examen primaire : L'ASF procède à une inspection visuelle du courrier en analysant la déclaration et en la comparant à l'image radiographique afin de déterminer si le contenu du courrier est prohibé, restreint ou assujetti à des droits et à des taxes. Le courrier pourra passer à l'examen secondaire.

Vérification de l'assurance de la qualité : L'ASF inspecte visuellement le courrier qui a fait l'objet d'une autorisation préalable par l'OSOP. Le courrier pourra passer à l'examen secondaire.

Examen secondaire : Le courrier est renvoyé à un ASF qui examine minutieusement le contenu du courrier en l'ouvrant. Motif : la déclaration en douane est inexacte (notamment la valeur); le contenu peut être inadmissible au Canada. Le courrier pourra être retenu pour détermination; peut être jugé inadmissible.

Retenu pour détermination : Au besoin, l'ASFC fait appel à d'autres ministères ou organismes, comme Santé Canada ou l'Agence canadienne d'inspection des aliments, pour s'assurer que le courrier est conforme à tous les règlements.

Inadmissible : S'il est confirmé que le courrier est prohibé ou restreint, il est saisi ou détenu par l'ASFC ou un autre ministère. (Processus exclu de la portée de la vérification; abordé dans la vérification de la gestion des marchandises et des devises saisies.)

Remise à Postes Canada : Une fois que le courrier est autorisé à la suite de l'inspection douanière de l'ASFC, il est remis à Postes Canada pour accorder la mainlevée ou/et percevoir les droits et les taxes au nom de l'ASFC.

Examen primaire : Un agent des services frontaliers (ASF) examine tous les envois postaux pris en charge, présentés par la tierce partie, pour déterminer s'il s'agit d'importations en franchise de droits ou exonérées de taxes, et s'assure que les marchandises qui ne nécessitent pas d'attention supplémentaire de la part de l'ASFC sont remises à la tierce partie en vue de leur livraison. Tout envoi postal contenant des marchandises qui peuvent être prohibées, contrôlées, réglementées ou assujetties à des droits et taxes, ou des marchandises exigeant un examen par un autre ministère ou organisme gouvernemental, doit être mis à part et envoyé à l'inspection au secondaire pour un examen plus poussé.

Vérification de l'assurance de la qualité (AQ) : Le processus par lequel l'ASFC vérifie les envois postaux qui ont fournis les données préalables, qui ont subi une évaluation des risques de l'ASFC et qui ont été déterminés comme présentant un faible risque. Les éléments de courrier qui sont déterminés comme présentant un faible risque peuvent être :

• recommandés pour qu'ils soient envoyés à la livraison au Canada, où
• envoyés pour application du formulaire E14 (Formulaire douanier des importations postales), si des droits et des taxes sont exigibles.

Pour le courrier recommandé pour livraison, un ASF aura l'opportunité de l'inspecter visuellement en se référant au données préalables avant de le libérer. L'ASF a également la possibilité de référer le courrier à l'examen secondaire.

Examen secondaire : Un ASF examine et vérifie les envois postaux afin d'évaluer s'ils sont assujettis à des droits ou à des taxes, à des contrôles, comme des licences ou des certificats, à des mesures d'exécution de la loi ou s'ils nécessitent un examen par un autre ministère. Une fois l'examen terminé, les marchandises inadmissibles sont saisies ou détenues et les marchandises admissibles sont remises à la tierce partie pour être livrées.

Résumé de l'évaluation de la conception des opérations postales et des activités de contrôle associées

Dans le cadre du processus d'examen des opérations postales, l'Agence s'appuie sur des contrôles internes pour faire face aux risques et s'assurer que :

• tout le courrier international entrant est examiné minutieusement afin d'empêcher l'entrée au Canada d'articles inadmissibles ou nuisibles;
• la fraude ou la mauvaise manipulation (risque pour la santé et la sécurité) lors de l'examen des marchandises inadmissibles est évitée ou détectée, et des mesures correctives sont prises pour combler les lacunes.

A travers la combinaison d'inspections sur site et des visites virtuelles, d'entretiens et d'examens de documents, nous avons relevé 18 contrôles opérationnels postaux clés^{Note de bas de page 30} (énumérés à l'annexe E, Évaluation de la conception des contrôles pour les opérations postales) qui contribuent à atténuer les risques postaux et à garantir l'efficacité et la sécurité des opérations postales, ainsi que la conformité avec les politiques et les règlements. Nous avons évalué si les contrôles postaux clés étaient conçus de manière efficace (un contrôle est en place), s'ils étaient « non conçus » (aucun contrôle n'existe) ou s'ils étaient conçus de manière inefficace (aucun contrôle approprié n'est en place en fonction de la réalité opérationnelle).

• l'efficacité de la conception fait référence à la manière dont un contrôle, une procédure ou un système est structuré pour atteindre ses objectifs ou faire face à des risques particuliers;
• on parle d'inefficacité conceptuelle lorsqu'un contrôle semble être en place, mais n'atteint pas le ou les objectifs visés, laissant l'organisation exposée à des risques;
• le terme « non conçu » fait référence à l'absence d'un contrôle nécessaire pour atteindre l'objectif de contrôle.

Nous avons constaté que la plupart des contrôles clés ont été conçus de manière efficace, c'est à dire que des contrôles ont été mis en place pour atténuer les risques dans le continuum du mode postal, à quelques exceptions près (les détails sont fournis dans les sections qui suivent). Nous avons observé que la plupart des contrôles sont de nature manuelle, c'est à dire que leur exécution dépend d'un agent ou d'un membre du personnel de l'ASFC plutôt que d'être automatisée. Cette situation comporte un risque inhérent d'erreurs en raison d'un manque d'expérience ou de connaissances, de la pression d'accomplir les tâches rapidement et/ou de la résistance au changement, pour n'en nommer que quelques-unes. Les contrôles et processus manuels sont nécessaires compte tenu de la nature du travail de facilitation et d'exécution de la loi de l'Agence mené par les agents. Toutefois, dans la mesure du possible, le risque lié aux processus et contrôles manuels peut être traité par des contrôles compensatoires ou de détection qui pourraient aider à déceler non-respect des règlements ou des PNE dans les procédures d'examen effectuées.

Par exemple, il n'y avait pas de contrôles de surveillance et de suivi (tels qu'un examen par les pairs) pour vérifier s'il y avait des cas de non-conformité dans l'utilisation des indicateurs visuels pour l'examen ou le respect des mesures de santé et de sécurité lors de l'inspection du courrier. En l'absence de contrôles de détection suffisants, l'Agence peut être exposée à des risques de sécurité, de conformité et de fraude qui resteront non détectés et non abordés. Nous avons mis en évidence certains domaines dans lesquels des contrôles de détection ou de surveillance pourraient combler les lacunes. De plus, nous avons constaté que l'ASFC dépendait fortement de tierces parties pour pouvoir exécuter efficacement les contrôles clés. Conformément à l'EIP et aux exigences législatives, la tierce partie doit veiller à ce que le courrier soit pris en charge et présenté, notamment en fournissant un environnement solide et sécurisé pour que les opérations de l'ASFC puissent être menées efficacement. L'ASFC est donc limitée dans la conception des contrôles de certaines partie du processus, particulièrement la prise en charge et la présentation du courrier, y compris certains contrôles physiques du processus.

Les principaux contrôles de l'Agence dans le mode postal et les résultats de l'évaluation de la conception sont décrits dans les sections suivantes. La Tableau 1 présente un résumé général de l'évaluation (se référer à l'annexe E, Évaluation de la conception des contrôles pour les opérations postales, pour une analyse plus détaillée des contrôles et des résultats).

Tableau 1 : Résumé des résultats de l'évaluation des contrôles de la vérification

Les sections suivantes décrivent certaines des principales activités opérationnelles dans le mode postal (examen primaire, examen secondaire et vérification de l'assurance de la qualité), ainsi que les activités de soutien connexes (outils et technologies de détection, renseignement, ciblage et contrôles relatifs à la sécurité matérielle)^{Note de bas de page 32}.

Principales activités opérationnelles dans le mode postal

Les principales activités opérationnelles dans le mode postal sont l'examen primaire, la vérification de l'assurance de la qualité et l'examen secondaire.

Examen primaire

La politique relative à l'examen dans le mode postal et le mémorandum portant sur le traitement du courrier international stipulent que tout le courrier international entrant, quel que soit le type de courrier (par exemple, courrier recommandé, gros colis, lettre et colis électronique^{Note de bas de page 33}), fait l'objet d'un examen douanier par l'ASFC. Selon notre compréhension du processus, nous nous attendions à ce que les agents de la zone d'examen primaire examinent chaque article de courrier qui leur est présenté à l'aide d'indicateurs visuels ou de la technologie de détection dont ils disposent.

Dans les trois centres de traitement du courrier, nous avons observé que la plupart des lignes d'inspection dans la zone d'examen primaire étaient équipés d'une machine à rayons X pour aider à éliminer le risque de laisser entrer au Canada du courrier contenant des articles inadmissibles. Les agents travaillants dans la zone primaire n'ouvrent pas le courrier pour l'examiner; tout courrier soupçonné d'être inadmissible est renvoyé à la zone appropriée pour un examen approfondi. Le courrier qui est considéré comme ne nécessitant pas d'examen plus poussé est remis à la tierce partie en vue de sa livraison. Dans l'ensemble, le contrôle a été conçu de manière adéquate dans les trois centres de traitement du courrier.

Évaluation des risques liés aux types de courrier à examiner

Lors de notre observation en personne des examens effectués par les agents, nous avons constaté que les types d'envois postaux correspondant à des lettres et à des colis électroniques font l'objet d'une évaluation des risques différente dans les trois centres de traitement du courrier. Deux centres de traitement du courrier ciblaient activement les lettres provenant de certains pays à des fins d'examen, tandis qu'au moment de la vérification, le troisième centre de traitement du courrier n'inspectait pas les lettres depuis février 2024 parce qu'il les considéraient comme présentant un risque faible^{Note de bas de page 34}. Pour situer le contexte, les personnes interrogées à l'AC et dans les opérations régionales ont indiqué que : 1) des données électroniques préalables ne sont pas reçues pour les lettres, et 2) que la technologie de détection disponible dans les centres de traitement du courrier n'est pas efficace pour l'examen du contenu des lettres. Étant donné que les lettres ne sont pas ouvertes dans les zones d'examen primaire, elles sont triées séparément par la tierce partie, et les lettres ciblées sont apportées aux zones d'examen secondaire respectives de l'ASFC. L'agent travaillant dans la zone d'examen secondaire inspecte manuellement les lettres et les renvoie en vue d'un examen s'il trouve des articles potentiellement inadmissibles. Nous avons observé un cas où un agent a inspecté des lettres de moins de 30 grammes susceptibles de contenir de la drogue.

L'évaluation stratégique des menaces à la frontière 2024^{Note de bas de page 35} de l'ASFC indique également le fait qu'il existe un risque émergent qu'il y ait potentiellement une augmentation des importations personnelles de drogues récréatives^{Note de bas de page 36} par l'intermédiaire des filières de petits colis comme le mode postal. Par exemple, l'évaluation a révélé que la contrebande de kétamine pourrait augmenter en raison de sa popularité croissante en tant que drogue récréative et de sa valeur en tant qu'adultérant^{Note de bas de page 37} sur le marché des drogues illicites. L'évaluation a également souligné que « l'extrémisme violent à motivation idéologique » continuera de constituer une menace frontalière pour le Canada. Cela s'applique au mode postal, car les groupes extrémistes peuvent recueillir des fonds, soutenir des entreprises alliées à l'extrémisme et radicaliser des personnes à l'étranger par l'importation de propagande haineuse et de marchandises prohibées (livres, vêtements et autocollants, par exemple). Les risques en matière de renseignement tels que ceux-ci doivent être pris en compte par l'AC et par les opérations régionales lors de l'évaluation des risques liés aux types de courrier à examiner, et la justification doit être documentée.

En ce qui concerne les colis électroniques, un centre de traitement du courrier les passe aux rayons X sur un convoyeur à bande primaire, mais dans les autres centres de traitement du courrier, les agents examinent visuellement ce type de courrier sans l'aide d'un outil de détection. Certains agents se sont dits préoccupés par le fait que des pièces d'armes à feu plus petites ou d'autres articles à risque élevé puissent être envoyés au moyen de ce type de courrier.

L'Agence dans son ensemble travaille pour interdire le trafic illicite d'armes à feu et de pièces d'armes à feu à travers la frontière dans tous les modes, y compris le mode postal^{Note de bas de page 38}. Lors de nos entretiens avec des membres des opérations régionales, nous avons été informés du fait que l'impression en trois dimensions (3D)^{Note de bas de page 39} de pièces d'armes à feu envoyées par voie postale pose un risque^{Note de bas de page 40} [caviardé]. Par exemple, les agents de l'ASFC dans les installations de traitement du courrier international ont intercepté plusieurs colis faussement déclarés destinés à une même adresse^{Note de bas de page 41}. On aurait trouvé que les colis contenaient divers dispositifs d'armes à feu prohibés et de l'équipement de fabrication 3D pour fabriquer des armes à feu. Sans la vigilance des agents de l'ASFC, il y a un risque que des envois postaux contenant du courrier à risque élevé soient introduits au Canada, ce qui aurait des conséquences sur la santé et la sécurité des citoyens du pays.

« A mesure que la technologie évolue et devient plus facilement accessible, les armes fantômes s'ajoutent à un arsenal d'armes illégales qui traversent la frontière, souvent en petites pièces, pour déjouer nos efforts ».

Source : Courriel interne de la présidente et du premier vice-président de l'ASFC envoyé à tout le personnel le 29 avril 2024.

D'après les discussions avec des membres de l'AC et des opérations régionales, la documentation actuellement disponible (Manuel, PNE, etc.) ne prescrit pas d'attentes spécifiques pour l'examen de ces types de courrier. Il est entendu que les centres de traitement du courrier peuvent prendre des décisions opérationnelles concernant le type de courrier qu'ils choisissent d'examiner et la manière dont ils l'examinent, en fonction de leur analyse du renseignement, des mesures et tendances antérieures en matière d'exécution de la loi, des volumes postaux, de la composition du courrier, du pays d'origine, etc.

Les membres de l'AC s'en remettent à l'EIP, qui précise que le courrier de la catégorie des lettres de moins de 30 grammes, les journaux et les magazines, les imprimés à plat et le matériel publicitaire peuvent être filtrés par la tierce partie et ne pas être présentés à l'ASFC. Comme indiqué précédemment dans la section Ententes, politiques et procédures relatives au mode postal, le projet de loi C-37 a modifié l'exigence relative aux lettres de moins de 30 grammes, ce qui ne figure pas dans cette entente. Des rapports antérieurs ont également souligné que l'entente était désuète. En raison d'ententes désuètes, il se peut que la tierce partie ne présente pas certains types de courrier à l'examen de l'ASFC ou que les opérations régionales appliquent des politiques désuètes lorsqu'elles prennent des décisions concernant l'examen du courrier. Dans ces deux scénarios, l'Agence pourrait ne pas respecter la réglementation dans l'exercice de son mandat et pourrait dédouaner involontairement du courrier ou des marchandises inadmissibles.

Comme décrit dans la section Ententes, politiques et procédures relatives au mode postal, les attentes générales concernant les lettres pourraient être mises à jour dans la politique et les procédures afin de tenir compte de l'environnement actuel, en indiquant qu'elles peuvent être appliquées dans la mesure du possible, compte tenu des réalités opérationnelles dans chacun des centres de traitement du courrier. Par ailleurs, l'intensification des activités de suivi et de surveillance du programme par l'AC permettrait de repérer d'autres cas où les politiques sont interprétées différemment. Cela aiderait également à évaluer les décisions opérationnelles régionales et à déterminer s'il faut accepter le risque. Comme il est indiqué dans la section Gestion du risque ci-dessus, l'AC devrait surveiller, cerner, évaluer et atténuer les risques émergents que présentent les progrès de la technologie ou ce que identifie les services de renseignement en soutien pour l'efficacité du mode postal.

Notifications du système lorsque des données électroniques préalables ne sont pas disponibles ou sont incomplètes

Lors de notre observation des opérations d'examen primaire sur place, les agents recevaient parfois une notification dans le SDD indiquant « Statut de la tarification – incomplète » lorsqu'ils balayaient le code à barres du courrier qu'ils étaient en train d'examiner. L'AC nous a informés que le SDD a été conçu pour détecter le courrier dont les données de la déclaration préalable sont incomplètes. Dans ces cas, le système envoie une notification afin que les agents puissent accorder une attention particulière à ces envois^{Note de bas de page 42}.

Nous avons observé que la réponse des agents à cette notification du système variait à travers les centres de traitement du courrier. Certains agents soumettaient le courrier à un examen secondaire en choisissant la décision « Réviser tarification requis » dans le SDD. Cependant, certains agents ignoraient le message et se fiaient à l'image radiographique ou aux renseignements de la déclaration en douane sur l'expédition (si les machines à rayons X n'étaient pas disponibles et que l'agent devait se fier à l'examen visuel) pour déterminer si le courrier devait faire l'objet d'un examen plus approfondi.

L'AC a indiqué que les opérations régionales avaient reçu une formation ainsi qu'un document décrivant divers scénarios pour aider les agents à déterminer la décision de renvoi à sélectionner dans le SDD. Cette formation devait permettre d'assurer l'uniformité de l'approche adoptée par chaque agent et dans chaque centre de traitement du courrier. Au cours de nos entretiens, les agents de deux centres de traitement du courrier ont indiqué qu'ils ne connaissaient pas les directives ou la formation fournies, et ont parlé d'une « erreur » du système, ce qui signifie qu'ils pensaient que l'évaluation des risques du système ne fonctionnait pas. Ils ont fait part de leurs préoccupations concernant cette notification, en mentionnant ce qui suit :

• le courrier pourrait obtenir la mainlevée sans que les droits et taxes ne soient perçus;
• un plus grand nombre d'envois pourrait être renvoyé pour un examen secondaire, ce qui pourrait créer un arriéré susceptible d'avoir une incidence sur l'efficacité des opérations au secondaire;
• des cibles potentielles ou faisant l'objet d'un avis de surveillance pourraient ne pas être interceptées.

Suite à la mise en œuvre de nouvelles attentes ou procédures, le Programme postal de l'ASFC devrait superviser pour s'assurer que les changements sont entrés en vigueur conformément aux nouvelles exigences. Les opérations régionales doivent également contrôler le respect des procédures mises à jour et relever les difficultés ou les lacunes opérationnelles susceptibles de survenir au cours de la transition. Le fait de ne pas communiquer et de ne pas surveiller rapidement les activités de gestion du changement peut entraîner une certaine confusion, engendrant potentiellement des perturbations et un manque d'efficacité dans les centres de traitement du courrier.

Nous avons également observé et confirmé, lors d'entretiens avec le personnel des centres de traitement du courrier, que les séances d'information entre les quarts dans les opérations régionales n'avaient pas eu lieu ou n'étaient pas organisées de manière structurée, avec des sujets récurrents utiles tels que des données sur les tendances, les habitudes, le renseignement ou ce qui s'est passé au cours des quarts de travail précédents. Les séances d'information entre les quarts de travail pourraient également servir de tribune pour rappeler aux agents les orientations disponibles, les contrôles de santé et de sécurité, les activités de gestion du changement, etc.

Vérification de l'assurance de la qualité

Un processus d'AQ peut être exécuté sur le courrier qui a été déterminé comme présentant un faible risque grâce à la vérification des envois postaux qui ont fourni des renseignements/données électroniques préalables et qui ont fait l'objet d'une évaluation des risques de l'ASFC. Pour le courrier recommandé pour la mainlevée par l'intermédiaire de l'évaluation des risques de l'ASFC dans le système OSOP, un ASF aura la possibilité d'inspecter visuellement les envois postaux en se référant aux données électroniques préalables avant leur mainlevée, avec la possibilité de les transférer à l'examen secondaire.

L'OSOP effectue l'évaluation des risques avant dédouanement et le renvoi automatique depuis 2014 (uniquement pour le courrier américain pendant de nombreuses années) dans un seul centre de traitement du courrier. En 2022, l'OSOP a été mis en œuvre dans les deux autres centres de traitement du courrier, et les données électroniques préalables d'un plus grand nombre de pays sont désormais mises à profit^{Note de bas de page 43}. A l'issue de la phase d'examen de cette vérification (octobre 2024), il n'y avait pas de processus documenté de vérification de l'assurance de la qualité et il n'y avait pas de procédure formelle pour effectuer des contrôles relativement au courrier qui est automatiquement dédouané afin de s'assurer que la décision du système était en fait appropriée. L'AC a indiqué qu'elle était en train d'élaborer une politique et des procédures de vérification de l'assurance de la qualité dans le cadre de l'IMOP et qu'elle s'attendait à ce qu'elles soient mises en œuvre par les centres de traitement du courrier au cours du quatrième trimestre de l'exercice 2024 à 2025.

Nous avons observé et aussi entendu des agents dire que les renseignements figurant sur les déclarations en douane sont parfois incomplets, rédigés dans une langue étrangère, inexacts ou faux dans le but d'éviter les contrôles douaniers ou les droits de douane. Les agents ne disposent pas des ressources nécessaires pour traduire les données des déclarations faites en langue étrangère.

En l'absence d'un processus formel de vérification de l'assurance de la qualité, les centres de traitement du courrier ont récemment adopté leur propre approche pour effectuer des contrôles ponctuels du courrier pré autorisé. Par exemple :

• Un centre de traitement du courrier utilise une « approche par échantillonnage » pour contrôler un chariot de courrier pré autorisé, analyser et suivre les résultats pour les communiquer à l'AC.
• Les deux autres effectuent des « contrôles visuels » des zones d'examen primaire. Cependant, les agents affectés à ce travail ont manifesté leur préoccupation concernant l'inspection visuelle inefficace parce qu'ils doivent se fier à la déclaration en douane plutôt qu'à la technologie de détection.

Exemple de vérification de l'assurance de la qualité bénéficiant de la technologie de détection : Dans un centre de traitement du courrier, au cours d'un projet spécial^{Note de bas de page 44} visant le courrier américain, une image radiographique a révélé que des armes à feu étaient dissimulées dans un appareil de karaoké. Nous avons été informés par les opérations régionales (agent, surintendant) que sans ce projet spécial, le courrier aurait été acheminé vers le processus de vérification de l'assurance de la qualité, où les agents ne sont pas équipés de machines à rayons X. Un contrôle visuel de l'extérieur de la boîte n'aurait peut‑être pas permis de soupçonner la présence d'armes à feu, et le courrier aurait peut‑être obtenu la mainlevée.

La collecte des résultats (y compris les examens résultants et les examens non résultants) de ces contrôles de la qualité et leur diffusion à l'ensemble des intervenants internes du mode postal pourraient aider les opérations régionales ainsi que les intervenants du renseignement et du ciblage à adapter leurs approches à l'égard des contrôles d'atténuation (comme le choix du projet spécial à privilégier, la collecte des tendances liées aux modes opératoires, l'établissement de cibles dans l'OSOP pour réacheminer le courrier présentant des indicateurs de risque spécifiques lors de l'examen de l'assurance qualité, etc.).

L'évaluation stratégique des menaces à la frontière 2024 de l'ASFC a également souligné que la contrebande d'armes à feu en provenance des États Unis est une source de préoccupations dans le mode postal. D'après l'observation en personne et les discussions avec des membres de l'AC et des opérations régionales, l'Agence tire parti des données préalables sur le courrier américain (uniquement de certains États américains) dans un centre de traitement du courrier depuis 2014. Toutefois, il existe un risque que des envois à risque élevé obtiennent la mainlevée en l'absence de projets spéciaux ou si les agents ne sont pas vigilants lors des vérifications de l'assurance de la qualité. Ainsi, la collecte et la communication de ces résultats pourraient également démontrer aux opérations régionales qu'elles peuvent avoir confiance dans la fiabilité des données électroniques préalables exploitées par l'Agence pour effectuer des évaluations préalables des risques.

L'étude d'évaluation de l'IMOP (2019) a recommandé à l'AC d'établir et de mettre en œuvre des pratiques ou des lignes directrices nationales pour garantir que l'AQ est effectuée de manière cohérente (avec une date de mise en œuvre prévue en septembre 2021). Au cours de cette vérification, la recommandation était toujours non mise en œuvre.

À la lumière de nos travaux de vérification, il a été déterminé que le contrôle de la vérification de l'AQ n'était pas conçu efficacement (c. à d. que le contrôle semble être en place, mais qu'il n'atteint pas l'objectif du contrôle) dans les trois centres de traitement du courrier. La mise en œuvre de la politique et des procédures du processus de la vérification de l'AQ devrait régler l'efficacité de la conception du contrôle. L'Agence pourrait manquer une occasion d'atténuer les risques associés au recours à un système automatisé de contrôle fondé sur les données électroniques préalables fournies par les importateurs, en l'absence d'une politique qui :

• inclurait des lignes directrices spécifiques sur la manière dont le processus doit être exécuté;
• tiendrait compte de la réalité opérationnelle de chaque centre de traitement du courrier;
• optimiserait les ressources et les outils de détection déjà à disposition.

Examen secondaire

Le mémorandum ministériel de l'ASFC portant sur le Mémorandum D5-1-1 : Traitement du courrier international précise que le courrier doit être mis à part et envoyé à la zone d'examen secondaire de l'ASFC pour un examen plus approfondi s'il contient des marchandises qui :

• peuvent être prohibées, contrôlées, réglementées ou assujetties à des droits et taxes;
• exigent un examen par un autre ministère ou organisme gouvernemental.

Nous nous attendions à ce que le courrier soupçonné d'être inadmissible soit examiné minutieusement par un agent, que les instructions de ciblage soient respectées (le cas échéant)^{Note de bas de page 45} et que les résultats de l'examen soient enregistrés dans l'OSOP.

Lors de nos observations en personne et de notre revue du processus, nous avons constaté que le courrier renvoyé pour un examen secondaire était ouvert et que son contenu était inspecté par un agent afin de s'assurer qu'il était conforme aux diverses lois et législations sur l'admissibilité. Par ailleurs, nous avons également observé que les agents renvoyaient le courrier aux laboratoires et à d'autres ministères pour confirmer l'admissibilité des marchandises au Canada. Ainsi, le processus de contrôle de l'examen secondaire a été conçu de manière efficace dans les trois centres de traitement du courrier.

Au cours de notre observation de l'examen du courrier ciblé dans la zone d'examen secondaire, certains agents des trois centres de traitement du courrier ont indiqué qu'ils ne savaient pas où trouver les instructions relatives au courrier ciblé dans l'OSOP. Certains d'entre eux ont souligné que les interceptions de cibles étaient plus évidentes dans l'ancien SCIP^{Note de bas de page 46} parce que les cibles étaient indiquées par une alerte. Notre examen des documents a permis de déterminer qu'il n'existait aucune procédure à l'intention des agents concernant la démarche à suivre lorsque des cibles sont interceptées (c'est-à-dire les écrans à consulter pour obtenir davantage de renseignements sur la cible en question, la démarche à suivre, etc.). En raison du manque de documentation et en se basant sur nos observations sur place, nous avons constaté que le contrôle visant à garantir que les instructions relatives aux cibles sont respectées par les agents lorsque le courrier ciblé est intercepté n'a pas été conçu pour fonctionner efficacement^{Note de bas de page 47}.

Si on ne suit pas les instructions sur les cibles, il y a un risque que du courrier inadmissible obtienne la mainlevée par erreur et que l'Agence ne soit pas en conformité avec les règlements et les lois qui interdisent ou réglementent les marchandises dédouanées. Si ce risque se concrétise, il pourrait nuire à la réputation et à la crédibilité de l'Agence en matière de protection du Canada. En l'absence d'un contrôle efficace, l'exécution des procédures d'examen devrait faire l'objet d'une surveillance régionale afin de s'assurer que des étapes essentielles ne sont pas négligées.

Activités de soutien

Les activités de soutien comprennent les technologies et les outils de détection, l'aire d'examen désignée sécuritaire, l'aire d'échantillonnage et d'analyse désignée sécuritaire, le service des chiens détecteurs, le renseignement, le ciblage et les contrôles relatifs à la sécurité matérielle.

Technologies et outils de détection

Les agents disposent d'un éventail de technologies et d'outils de détection dans les centres de traitement du courrier. Parmi ceux-ci, on trouve des chiens détecteurs, des machines à rayons X, des appareils de détection de stupéfiants tels que des détecteurs ioniques, et de l'équipement de protection individuelle tel que des gants, des masques, des lunettes de protection, etc. De plus, le personnel des centres de traitement du courrier a également accès à ce qui suit :

• une aire d'examen désignée sécuritaire (AEDS) permettant aux agents d'examiner et de repérer les colis contenant de présumées substances hautement toxiques (SHT) afin de mener des analyses plus approfondies;
• les chimistes de l'ASFC, qui travaillent dans une aire d'échantillonnage et d'analyse désignée sécuritaire (AEADS) et qui peuvent vérifier la présence des précurseurs chimiques ou des SHT.

Le manuel de l'exécution précise que les agents doivent déterminer, à l'aide d'indicateurs, quand l'utilisation de la technologie et des outils de détection est appropriée et qu'ils peuvent recourir à des chiens détecteurs à condition que cela soit sans danger pour les chiens et l'environnement du centre de traitement du courrier.

Aire d'examen désignée sécuritaire

Nous attendions des agents qu'ils utilisent l'équipement de protection individuelle nécessaire et/ou l'AEDS pour inspecter en toute sécurité les colis soupçonnés de contenir des SHT. Bien que la politique et les attentes en la matière fassent l'objet d'une formation, nous avons observé que certains agents ne respectaient pas les mesures prévues lorsqu'ils ouvraient des colis, particulièrement à leur bureau au secondaire, par exemple en ne portant pas de gants ou de masques. Au cours de nos discussions avec les agents, les chimistes, les surintendants et les chefs de tous les centres de traitement du courrier ainsi que de nos observations sur place, il a été souligné que l'AEDS était peut-être sous utilisée pour les raisons suivantes :

• le personnel des centres de traitement du courrier préfère faire appel aux chimistes du laboratoire, qui sont formés et disposent des outils nécessaires pour effectuer les analyses de SHT ou de précurseurs chimiques en toute sécurité et dont les résultats inspirent confiance;
• certains agents n'étaient pas familiarisés avec le fonctionnement de l'AEDS en raison d'un manque de formations de remise à niveau régulières.

Aire d'échantillonnage et d'analyse désignée sécuritaire

Nous nous attendions à ce que les échantillons envoyés aux laboratoires des AEADS soient traités en toute sécurité et que les résultats des analyses de laboratoire soient communiqués aux agents. Nous avons visité les laboratoires des trois centres de traitement du courrier et observé que les contrôles relatifs aux AEADS sont conçus de manière efficace et uniforme. Les échantillons sont renvoyés et acheminés aux AEADS en toute sécurité. Tous les agents remplissent un formulaire de renvoi qui documente les détails du courrier et les raisons potentielles du renvoi; le formulaire sert également à préserver la chaîne de possession. Les chimistes effectuent leurs tests, consignent et suivent leurs résultats dans leur système désigné. Les résultats sont communiqués par courriel à l'agent, au surintendant et à l'analyste ou à l'agent du renseignement.

Service des chiens détecteurs

Le manuel de l'exécution et l'entente entre l'ASFC et la tierce partie sur l'utilisation du Service des chiens détecteurs (SCD) soulignent que les chiens détecteurs peuvent être utilisés dans la mesure où leur utilisation est sécuritaire pour les chiens et pour l'environnement du centre de traitement du courrier.

Dans deux centres de traitement du courrier, nous avons observé qu'il existe une zone clôturée spécialisée au primaire où le courrier suspect peut être présenté pour examen au SCD, qui renvoie les envois au secondaire s'il détecte des marchandises soupçonnées d'être inadmissibles. Dans le troisième centre de traitement du courrier, il n'y avait pas de zone clôturée spécialisée, et les chiens détecteurs n'étaient pas utilisés pour faciliter l'examen primaire. Au lieu de cela, les chiens détecteurs ne sont utilisés qu'au secondaire aux fins de l'exécution de la loi (sur le courrier à risque élevé ou ciblé), une pratique qui a également cours dans les deux autres centres de traitement du courrier.

Les équipes de l'AC et de l'IMOP ont indiqué que des investissements avaient été réalisés pour permettre aux chiens détecteurs d'inspecter le courrier directement sur les convoyeurs à bande du primaire et que l'utilisation de chiens détecteurs rendrait les opérations du primaire plus efficaces en réduisant les risques liés au transfert du courrier à risque élevé entre les zones d'examen de l'ASFC par le personnel d'une tierce partie. Ils ont également indiqué qu'il n'existe pas de politique de l'AC et qu'il appartient aux centres de traitement du courrier de prendre des décisions opérationnelles concernant l'utilisation de la technologie et des outils de détection.

Des membres des opérations régionales ont fait part de leurs difficultés à utiliser les chiens du SCD directement sur les convoyeurs à bande, et la question a été portée à l'attention de l'AC. Voici quelques-uns des problèmes qui ont été signalés :

• les maîtres-chiens ont indiqué que les convoyeurs à bande ne peuvent pas tous accueillir les chiens de grande taille qui ont besoin de bandes plus larges pour pouvoir procéder à un examen; et
• des membres des opérations régionales ont indiqué que le personnel ne faisant pas partie de l'ASFC, ont exprimé des préoccupations quant à l'inspection de leur personne ou de leurs biens par le SCD, et qu'ils ne veulent pas que le SCD soit présent dans leur secteur, malgré l'existence d'un protocole d'entente entre l'ASFC et la tierce partie concernant la présence d'équipes maîtres-chiens dans l'installation^{Note de bas de page 48}.

La structure de gouvernance et les rôles et responsabilités connexes pour la tierce partie et l'ASFC ont été clarifiés et mis en œuvre (en 2020) conformément à la recommandation formulée dans un rapport précédent. Toutefois, au cours de nos entretiens avec des membres de l'AC et des opérations régionales, il a été indiqué qu'aucune réunion de gouvernance entre la tierce partie et l'ASFC n'avait eu lieu après 2021. La recommandation a été mise en œuvre pour combler les lacunes dans les relations entre les deux parties et soulever des enjeux quant au mode postal. Ainsi, en l'absence de mécanismes officiels, l'AC pourrait ne pas être en mesure de défendre les intérêts des opérations régionales en ce qui a trait au mode postal.

En raison de l'absence d'une gestion des risques et d'une surveillance du programme, la solution de clôturer une zone dédiée, mise en œuvre dans un centre de traitement du courrier n'a pas été appliquée plus largement dans les autres centres. Cela a une incidence sur la mesure dans laquelle chaque centre de traitement du courrier peut tirer parti de façon optimale du SCD dans le cadre de ses activités d'examen. L'AC doit collaborer avec les opérations régionales pour démontrer que le SCD peut être mis à profit sur les convoyeurs à bande ou que des mesures d'atténuation appropriées peuvent être établies pour améliorer l'efficacité des outils et des technologies de détection dans les opérations postales. Cela comprend la gestion de la relation avec la tierce partie afin de s'assurer que l'ASFC est en mesure de tirer parti des outils et technologies de détection disponibles, le cas échéant.

Renseignement

La fonction de renseignement de l'ASFC par l'intermédiaire des analystes régionaux du renseignement, des agents du renseignement et des enquêteurs criminels de la Direction du renseignement et des enquêtes joue un rôle crucial dans les opérations postales en recueillant et en analysant du renseignement^{Note de bas de page 49} pour établir un ensemble d'indicateurs et de profils. Ce renseignement est mis à profit par les centres de traitement du courrier pour mener des projets d'exécution de la loi en utilisant des technologies et des outils de détection tels que les rayons X et les chiens détecteurs afin de repérer des articles prohibés ou restreints tels que des armes à feu ou des drogues provenant de pays ciblés.

Les politiques et procédures en matière de renseignement et d'exécution de la loi, ainsi que les attentes spécifiques à l'égard des agents du renseignement, ne faisaient pas partie de la portée de la vérification et, par conséquent, notre travail ne met pas en évidence les conclusions propres à cette fonction. Toutefois, lors des inspections, des observations et des entretiens sur place, certains agents et surintendants des centres de traitement du courrier ont indiqué qu'il y avait des lacunes dans les services après les heures de bureau, en particulier lorsque des cibles sont interceptées, comme l'accès limité aux agents régionaux désignés du renseignement et des enquêtes, ou leur disponibilité limitée. Ces derniers ont indiqué qu'ils ne sont pas souvent disponibles au centre de traitement du courrier parce qu'ils effectuent des activités de surveillance ou se rendent à d'autres points d'entrée. Un agent du renseignement est disponible sur place une fois par semaine dans un centre de traitement du courrier.

L'absence de boucles de rétroaction établies et d'une communication claire du travail de renseignement dans les centres de traitement du courrier peut réduire la sensibilisation des agents à l'importance de la collecte du renseignement (changements dans le mode opératoire, le pays d'origine, l'adresse du destinataire, etc.), ce qui peut avoir une incidence sur les activités de surveillance en cours ou futures de l'Agence, y compris les livraisons contrôlées^{Note de bas de page 50}.

Le personnel des services de renseignement et les chimistes travaillant dans l'AEADS ont exprimé le souhait de participer à des réunions avec les opérations régionales afin de faire part de leur propre rétroaction sur les renvois effectués pour les armes à feu ou le courrier à haut risque ou les analyses de substances hautement toxiques, respectivement.

Un centre de traitement du courrier a mis en œuvre une pratique exemplaire selon laquelle un agent a été chargé d'assurer la liaison entre les agents et surintendants et le personnel des services de renseignement régionaux, de communiquer de l'information en temps opportun entre les intervenants, et de suivre et de surveiller toutes les communications. Les agents dans ce centre de courrier ont indiqué que cette pratique avait amélioré leur vigilance lors des inspections, car ils disposaient d'un point de contact unique pour vérifier leurs observations. En centralisant le point de contact pour ce centre de courrier, le personnel du renseignement régional a rapporté que cette pratique réduisait le nombre d'agents qui les contactaient pour communiquer des informations sur les inspections ou les interceptions. Il est possible d'intégrer des rôles similaires dans les autres centres de traitement du courrier en déléguant des responsabilités similaires à des agents. Les mécanismes visant à améliorer la communication et l'échange d'information peuvent favoriser une plus grande vigilance de la part des agents.

Ciblage

La Procédure normale d'exploitation (PNE) de l'OSOP et la PNE du ciblage concernant la tenue à jour des cibles décrit les procédures que l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage commercial doit suivre pour la gestion des cibles ou des alertes demandées par les centres de traitement du courrier. L'Unité est chargée de saisir, de supprimer et de modifier les cibles ou les alertes dans l'OSOP, ainsi que de distribuer en temps utile les données du renseignement (c'est-à-dire les notes d'information sur le ciblage, les évaluations des menaces ou des risques et les analyses et examens des saisies).

Nous nous attendions à ce que les demandes de cible puissent être soumises à l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage commercial par des personnes autorisées des opérations, qui feront ensuite preuve de diligence raisonnable^{Note de bas de page 51} avant d'entrer la cible dans l'OSOP et de communiquer que la cible demandée est active.

Dans les trois centres de traitement du courrier, nous avons reçu des exemples de demandes de cible adressées à l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage commercial, y compris la réponse indiquant si la cible avait été approuvée ou non. Une fois la cible approuvée, elle est ajoutée dans l'OSOP avec un statut « actif », de sorte que tout courrier contenant des attributs définis dans la cible doit être intercepté dans le ou les centres de traitement du courrier. Nos entretiens, nos examens de documents et nos observations ont montré que les contrôles de ciblage avaient été conçus efficacement dans les trois centres de traitement du courrier pour garantir que le courrier ciblé à risque élevé est intercepté et fait l'objet d'un examen approfondi en vue de son admissibilité au Canada.

Cible manquée

Le personnel des opérations, de l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage commercial et le personnel du Renseignement ont indiqué que des cibles visant du courrier entrant au Canada sont parfois manquées (c'est-à-dire, qu'elles ne sont pas interceptées). Voici quelques‑unes des raisons possibles pour lesquelles des cibles sont manquées, selon les opérations régionales et l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage de fret :

• les instructions relatives aux cibles dans l'OSOP ne sont pas prises en compte et le courrier obtient la mainlevée sans faire l'objet d'un examen approfondi;
• le courrier est examiné minutieusement, mais le statut de la cible n'est pas clos dans l'OSOP;
• en raison de la nature manuelle des opérations postales, la capacité de repérer et d'intercepter les cibles constitue également un défi (cela peut être dû à diverses raisons, par exemple des instructions peu claires concernant les cibles, des priorités contradictoires, des volumes postaux importants dans les zones d'examen primaire ou secondaire, des capacités de détection limitées ou indisponibles);
• la tierce partie n'a pas pris en charge^{Note de bas de page 52} ou présenté le courrier à l'ASFC pour examen. Si le courrier n'est pas pris en charge, les cibles ne peuvent pas être interceptées au centre de traitement du courrier et le courrier peut obtenir la mainlevée sans intervention de l'ASFC.

L'OSOP ne permet pas de générer des données sur les cibles manquées. Actuellement, s'ils ont connaissance d'une cible manquée, l'Unité du renseignement à l'appui du ciblage commercial ou les opérations régionales doivent utiliser un processus manuel pour suivre le courrier^{Note de bas de page 53}. Il s'agit d'une inefficacité opérationnelle qui a une incidence sur la capacité de l'Agence à prendre des mesures d'exécution en temps opportun. En l'absence d'un suivi des cibles manquées, l'Agence peut passer à côté de domaines de risque ou de lacunes potentielles en matière de contrôle. L'AC peut tirer parti des mesures de surveillance du programme pour contrôler la fréquence et la cause des cibles manquées, et les comparer avec d'autres opérations ou secteurs d'activité pour déterminer si l'écart est raisonnable et si le risque est acceptable.

Contrôles relatifs à la sécurité matérielle

Nous nous attendions à ce que les contrôles relatifs à la sécurité matérielle soient conçus pour prévenir et décourager les risques de sécurité et de fraude dans les trois centres de traitement du courrier, conformément au Cadre de gestion du programme de sécurité de l'ASFC (en vigueur le 27 février 2020) et à la Politique sur les mesures de sécurité matérielle de l'ASFC (en vigueur le 15 décembre 2020), ainsi qu'à la Directive sur la gestion de la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'équipe responsable de la sécurité matérielle de l'ASFC a effectué une évaluation nationale de la menace et des risques pour les opérations postales (juin 2020)^{Note de bas de page 54}, ce qui a mis en lumière le fait que les opérations de l'ASFC ne sont pas séparées des opérations de la tierce partie dans les trois centres de traitement du courrier. [caviardé]. L'EMR a recommandé que les trois centres de traitement du courrier utilisent des cloisons pour les écrans d'ordinateur et les écrans des appareils à rayons X utilisés par les agents de l'ASFC afin de cacher les images au personnel qui n'est pas membre de l'ASFC. Nous avons observé qu'un centre de traitement du courrier avait installé des cloisons autour du personnel de l'ASFC dans la zone d'examen primaire, alors que dans les deux autres centres de traitement du courrier^{Note de bas de page 55}, les opérations au primaire demeurent exposées.

[caviardé]

[caviardé]

[caviardé]. Les images de vidéosurveillance de l'ASFC sont conservées pendant 30 jours conformément à la politique de l'ASFC^{Note de bas de page 56} (nous n'avons pas vérifié les contrôles de conservation et de sauvegarde des images de vidéosurveillance). Les images de vidéosurveillance ne sont pas surveillées activement pendant les quarts de travail.

• [caviardé]
• Ce risque est atténué dans deux centres de traitement du courrier, où la direction a adopté une pratique locale de « zone d'examen secondaire propre ». À la fin de chaque quart de travail, les agents retirent tout le courrier se trouvant sur les convoyeurs à bande ou dans les machines à rayons X et le mettent de côté dans des chariots (sécurisés dans les zones réservées à l'ASFC) pour qu'il soit inspecté au cours du quart de travail suivant.
• Le Profil de risques liés à la fraude^{Note de bas de page 57} de l'ASFC a relevé un risque lié à la « facilitation de mouvements transfrontaliers illégaux (personnes et marchandises prohibées) ». En ce qui concerne spécifiquement le mode postal, les facteurs de risque et certains contrôles ont été indiqués dans le profil de risques. Par exemple, les « caméras de vidéosurveillance dans certaines zones » ont été désignées comme étant un contrôle pour prévenir la fraude, mais il n'est pas précisé où les caméras de vidéosurveillance sont ou devraient être situées pour assurer une couverture maximale et la prévention de la fraude. Par conséquent, l'AC ou les opérations régionales peuvent ne pas être au courant des lacunes de ce contrôle dans les centres de traitement du courrier [caviardé], ce qui peut avoir une incidence sur la capacité de l'Agence à protéger adéquatement les opérations et les biens des centres de traitement du courrier et à prévenir ou à détecter les fraudes.

Par ailleurs, le personnel de l'ASFC des deux centres de traitement du courrier a indiqué qu'il ne procédait pas à des évaluations et à des exercices d'évaluation des risques et des menaces pour la sécurité afin de cerner les menaces potentielles pour la sécurité des installations et d'en atténuer les effets. Un centre de traitement du courrier dispose d'une équipe d'exécution de la loi qui mène des activités de patrouilles et des exercices de sécurité afin d'évaluer son environnement physique.

Compte tenu des faiblesses susmentionnées, nous avons constaté que les contrôles relatifs à la sécurité matérielle pourraient ne pas être conçus efficacement pour atténuer le risque que les opérations du centre de traitement du courrier ne soient pas protégées de manière adéquate. [caviardé]. Grâce au renforcement du contrôle et de la surveillance du programme, l'AC ou les opérations régionales, en collaboration avec l'équipe de sécurité de l'ASFC, ont la possibilité d'évaluer l'état de la sécurité matérielle dans l'ensemble des centres de traitement du courrier. Elles peuvent ensuite tirer parti des recommandations proposées dans l'EMR ainsi que des directives sur les pratiques exemplaires pour protéger les ressources des opérations régionales et le courrier soumis à l'inspection de l'ASFC.

Recommandation 2

La VP, DGSCEC, en collaboration avec le VP, Renseignement et exécution de la loi et les directeurs généraux régionaux (région du Grand Toronto, Pacifique et Québec), devrait renforcer l'environnement du contrôle postal en :

• officialisant le cadre de contrôle postal et révisant ou ajoutant des activités de contrôle en fonction des changements apportés aux politiques et aux attentes (y compris en compensant les lacunes et les risques recensés); et
• élaborant un cadre de surveillance régulier pour s'assurer que les contrôles sont efficaces pour faire face aux risques.

Réponse de la direction : La VP, DGSCEC, en collaboration avec le VP, Renseignement et exécution de la loi et les directeurs généraux régionaux (région du Grand Toronto, Pacifique et Québec) convient qu'il faut renforcer les contrôles dans le cadre du Programme des postes. Nous établirons un cadre de contrôle clair et formel et le mettrons à jour lorsque les politiques ou les processus changeront. Nous mettrons également en place un système de surveillance pour vérifier régulièrement si ces contrôles fonctionnent bien et apporter les changements nécessaires pour réduire les risques et améliorer le fonctionnement du programme postal.

Date d'achèvement : Décembre 2026

Annexe A : Critères de vérification

Annexe B : Rapports précédents avec lacunes et recommandations

Annexe C : Acronymes

3D

Trois dimensions

AC

Administration centrale

AEADS

Aire d'échantillonnage et d'analyse désignée sécuritaire

AEDS

Aire d'examen désignée sécuritaire

AQ

Assurance de la qualité

ASF

Agent des services frontaliers

ASFC

Agence des services frontaliers du Canada

DGSCEC

Direction générale du secteur commercial et des échanges commerciaux

EIP

Entente sur les importations postales

EMR

Évaluations de la menace et des risques

IMOP

Initiative de modernisation des opérations postales

OSOP

Outil de soutien des opérations postales

PNE

Procédures normales d'exploitation

SCD

Service des chiens détecteurs

SCIP

Système de contrôle des importations postales

SCP

Société canadienne des postes

SDD

Système de déclaration des douanes

SHT

Substances hautement toxiques

TVCF

Télévision en circuit fermé

UPOPM

Unité des programmes des opérations postales et des messageries

VP

Vice-président(e)

Annexe D : Termes et définitions

Annexe E : Évaluation de la conception des contrôles pour les opérations postales