Vérification des processus et des contrôles de la rémunération : Annexe A
À propos de la vérification
Objectifs et portée de la vérification
La présente Vérification des processus et des contrôles de la rémunération été approuvée par le Comité de vérification de l'Agence dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques de 2019-2020 à 2023-2024.
La vérification visait à évaluer la pertinence et l'efficacité de la gouvernance et des contrôles liés au processus RH à la paye ainsi qu'à déterminer si les intervenants ont accès à la formation et au soutien nécessaires pour appliquer efficacement le processus RH à la paye.
La vérification a porté sur le processus RH à la paye de l'ASFC entre le et le . Toutefois, aux fins de l'examen des contrôles, il a porté sur l'exercice 2019-2020. Plus précisément, elle a porté sur les points suivants :
- les processus et le cadre de contrôle interne pour le cycle de vie du processus RH à la paye, notamment la rapidité et l'exactitude des interventions de paye;
- les rapports financiers sur les dépenses salariales de l'ASFC;
- les contrôles du système de paye;
- la gouvernance et la surveillance de la fonction RH à la paye;
- les communications et la formation.
La présente vérification n'a pas porté sur les éléments suivants :
- les éléments des processus et des systèmes qui échappent au contrôle de l'ASFC;
- les pratiques de gestion de l'information liées aux renseignements personnels des employés;
- les avantages sociaux et les assurances des employés;
- les retenues sur la paye et les déductions gérées par SPAC.
En raison des limites imposées en raison de la pandémie de COVID-19, aucun déplacement n'a été effectué pendant la vérification; toutefois, toutes les régions sont incluses et on a communiqué avec certaines d'entre elles pour tenir des entrevues, répondre à notre sondage ou obtenir des documents.
Évaluation des risques
On a procédé à une évaluation préliminaire des risques pendant l'étape de la planification de la vérification afin de cerner des secteurs de risque potentiels ainsi que les priorités de la vérification. Pour élaborer l'évaluation des risques, on a eu recours à des entrevues avec des intervenants qui participent au processus RH à la paye, à l'examen de documents pertinents et à une analyse préliminaire des rapports disponibles. À la suite de cette évaluation, les risques clés suivants liés au processus RH à la paye ont été cernés et ont servi à la définition de l'objectif, de la portée et des critères de la vérification :
- il se pourrait que le processus et les contrôles des RH à la paye de l'ASFC ne soient pas conçus et ne fonctionnement pas de façon efficace pour permettre le versement exact et rapide de la paye aux employés;
- il se pourrait qu'on ne communique pas de façon rapide et transparente avec les intervenants internes, ce qui comprend la communication de suffisamment d'information aux cadres supérieurs pour faciliter la prise de décisions stratégiques;
- il se pourrait que des employés ne comprennent pas ou ne connaissent pas leur rôle et leurs responsabilités et qu'ils manquent de formation, ce qui entraîne des erreurs ou des lacunes lorsqu'ils appliquent le processus RH à la paye;
- il se pourrait que l'ASFC ne parvienne pas à recruter des conseillers en rémunération qualifiés et à les maintenir en poste, ce qui entraîne des retards quant au traitement des interventions de paye et des erreurs lors de l'application du processus RH à la paye;
- des erreurs dans les données de dépenses salariales pourraient avoir une incidence sur l'exactitude des états financiers de l'Agence; l'ASFC pourrait avoir recours à des tiers pour le soutien continu et l'entretien sans vérification ou surveillance suffisante des systèmes de rémunération essentiels.
Approche et méthodologie
L'étape d'examen de la vérification a été réalisée selon l'approche suivante :
- entrevues avec diverses personnes qui prennent part au processus RH à la paye à l'Administration centrale et dans les régions;
- un sondage a été envoyé à 870 intervenants internes du processus RH à la paye. Nous avons reçu des réponses de 287 intervenants, pour un taux de réponse de 33 %;
- examen des documents liés au processus des RH à la paye;
- suivi par étape des systèmes et des sous-processus de rémunération;
- examen et analyse des données qui proviennent de diverses sources, y compris le SAE, le CIE et Phénix;
- examen d'un échantillon de transactions de paye pour évaluer la conformité au processus et les contrôles internes.
Critères de la vérification
Étant donné les constatations préliminaires de l'étape de la planification, les critères de vérification suivants ont été déterminés :
Secteur d'intérêt 1 : Obligations redditionnelles, gouvernance et communications
Critères de vérification :
- 1.1 Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles liées aux activités RH à la paye de l'ASFC sont clairement définis et communiqués aux intervenants pertinents.
- 1.2 L'information pertinente est recueillie et transmise aux intervenants en temps opportun au moyen d'organismes officiels de gouvernance et par d'autres moyens internes (communication entre les directions générales, communication avec les employés touchés) et externes (communication avec d'autres ministères et organismes).
Secteur d'intérêt 2 : Recrutement, formation, orientation et maintien en poste
Critères de vérification :
- 2.1 Les employés reçoivent une orientation, de la formation et du soutien de la part de l'ASFC à l'interne et de SPAC à l'externe, au besoin, pour exercer leurs fonctions et assumer efficacement leurs responsabilités.
- 2.2 Des mécanismes existent pour recruter des conseillers en rémunération et les maintenir en poste.
Secteur d'intérêt 3 : Contrôles et systèmes du processus RH à la paye
Critères de vérification :
- 3.1 Des contrôles internes clés efficaces liés au processus RH à la paye sont mis en œuvre pour s'assurer que les mouvements de paye sont valides et exacts afin de procéder au traitement des interventions de paye et de déclarer les dépenses salariales dans les états financiers de l'ASFC.
- 3.2 Les systèmes des TI qui soutiennent le processus RH à la paye répondent aux besoins des utilisateurs et traitent les transactions de façon appropriée.
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