Lignes directrices administratives pour la présentation de renseignements confidentiels et non confidentiels

Les versions non confidentielles, une obligation légale

La Loi sur les mesures spéciales d’importation (LMSI) veut que tous les renseignements confidentiels soumis à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) soient accompagnés d’une version non confidentielle (publique). La présente explique comment préparer les deux versions, et comment elles seront traitées.

Dans toute procédure sous le régime de la LMSI, les exposés contenant des éléments confidentiels ne seront pris en compte par l’ASFC que s’ils s’accompagnent d’une version non confidentielle.

Communication des renseignements non confidentiels

L’ASFC communique les renseignements non confidentiels à toute partie qui en fait la demande pour les besoins de la procédure.

Communication des renseignements confidentiels

L’ASFC communique les renseignements confidentiels aux avocats indépendants qui représentent les parties aux procédures. Elle les communique aussi aux tribunaux judiciaires et administratifs du Canada, ainsi qu’aux groupes spéciaux.

Communication de renseignements confidentiels aux avocats indépendants

Ici, « avocat » se dit de toute personne qui représente une partie à la procédure, « partie » signifiant une personne physique ou morale directement intéressée qui participe à la procédure.

L’avocat doit demander les renseignements confidentiels à l’ASFC par écrit, et s’engager par écrit également :

L’ASFC ne communiquera pas les renseignements confidentiels aux avocats indépendants si elle croit que la chose risque de porter préjudice à une personne physique ou morale.

Communication de renseignements confidentiels aux tribunaux judiciaires, tribunaux administratifs, et groupes spéciaux

Les renseignements confidentiels seront transmis selon le cas au Tribunal canadien du commerce extérieur, à des tribunaux judiciaires du Canada, à des groupes spéciaux binationaux ou à des groupes spéciaux de l’Organisation mondiale du commerce (OMC), qui les traiteront selon leurs règles et s’en serviront pour honorer leurs responsabilités au titre des lois canadiennes, de l’ALÉNA et/ou des accords de l’OMC.

Renseignements non confidentiels seulement

Quand un exposé ne contient aucun renseignement confidentiel, chaque page doit porter la mention « non confidentiel ». De plus, une lettre d’accompagnement doit dire que l’exposé ne contient aucun renseignement confidentiel.

Soumettre des renseignements confidentiels

Quand vous soumettez un exposé contenant des renseignements confidentiels il faut observer les deux formalités suivantes :

  1. Mettez entre crochets, ou ombrez, tous les renseignements confidentiels que l’exposé contient (voir les exemples sous « Version révisée non confidentielle »).
  2. Écrivez clairement « confidentiel » sur chaque page de l’exposé confidentiel, y compris sur toutes les pièces jointes.

Les versions non confidentielles seront fournies aux autres parties sur demande, d’où l’importance qu’elles soient complètes.

Une version non confidentielle peut prendre deux formes :

1. Version révisée non confidentielle

Le texte d’une version révisée n’est plus confidentiel, puisque les éléments confidentiels (mais rien de plus) en ont été supprimés; il doit tout de même être assez précis pour donner une idée claire de ce qui a été supprimé.

Exemple de version révisée non confidentielle

Dans l'exemple suivant, les passages entre crochets correspondent aux [renseignements confidentiels] qui ont été supprimés.

Supposons que la réponse confidentielle à une question soit : « le prix de vente du modèle ABC à notre distributeur canadien était de [25,99] $US l’unité ».

La version révisée de cette réponse pourrait être « le prix de vente du modèle ABC à notre distributeur canadien était de [] $US l’unité ».

Bref, le prix de vente serait supprimé, et la Déclaration devrait en rendre compte.

Remarque :

Il doit y avoir autant d’espaces entre les crochets [] que de caractères dans les passages supprimés.

Le tableau suivant, fourni comme exemple supplémentaire, représente une version révisée acceptable d'une liste de ventes à l'exportation. La page échantillon pour une liste de plusieurs pages pourrait y ressembler :

1 2 3 4 5 6 7
IMPTR DATSHIP INVNUM INVDATE QUANTITY EXTSP NETSP
[] 2016-02-16 14064555 2016-02-16 [] [] []
[] 2016-03-14 14179020 2016-03-12 [] [] []
[] 2016-04-14 14253018 2016-04-16 [] [] []
[] 2016-05-09 14474937 2016-05-09 [] [] []

Remarque :

N’utilisez pas d’ombrage, de surbrillance ni de couleurs de police différentes pour mettre en évidence les renseignements supprimés dans la version non confidentielle électronique : vous devez les effacer.

Si vous utilisez un marqueur noir pour masquer les passages confidentiels sur un document papier (qu’il s’agisse de la version non confidentielle ou de ses pièces jointes), assurez-vous que l'ombrage noir couvre tout, et qu'il ne laissera rien transparaître quand nous numériserons vos documents en PDF.

2. Résumé non confidentiel

Quand la version révisée est trop caviardée pour être compréhensible, un résumé non confidentiel des renseignements supprimés doit l’accompagner, décrivant les renseignements confidentiels supprimés.

Normalement, un résumé non confidentiel s’accompagne d’au moins une page échantillon de version révisée, où les éléments confidentiels ont été supprimés.

Déclaration accompagnant les versions non confidentielles

La « Déclaration accompagnant les versions non confidentielles » doit être annexée à chaque version non confidentielle.

La déclaration accompagnant les versions non confidentielles est disponible en format RTF, 69 Ko

Examen de l’exposé non confidentiel

L’ASFC vérifiera si la version non confidentielle de votre exposé est assez précise pour donner une bonne idée de ce que contient la version confidentielle. Ne supprimez que le strict minimum pour protéger vos intérêts.

Si elle juge que vous n’avez pas présenté de version révisée non confidentielle ni de résumé non confidentiel acceptable et que malgré cela vous ne vous expliquez pas ni ne prenez de mesures correctives, l’ASFC n’utilisera pas vos renseignements confidentiels.

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