Procédures électroniques temporaires pour les programmes commerciaux de l’Agence des services frontaliers du Canada (COVID-19) – Pilote RGT
Avis des douanes 20-37

Ottawa, le 16 décembre 2020

1. Cet avis fournit de l’information concernant des mesures temporaires devant être mises en place par l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) en raison des difficultés administratives résultant de la pandémie du COVID-19. Ces mesures incluent:

2. Le , l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré l’éclosion de la COVID-19 comme étant une pandémie.

3. L’ASFC reconnaît que l’impact de cette pandémie peut entraîner des difficultés à envoyer par la poste ou livrer en personne des documents à un bureau régional de l’ASFC.

4. Considérant la pandémie COVID-19, l’ASFC sera flexible et adoptera des procédures électroniques, telles qu’indiquées ci-dessous pour accommoder ce besoin, uniquement sur une base temporaire. En ce moment, ces procédures seront mises en place seulement dans la Région du Grand Toronto (RGT) et seront réévaluées dans les prochaines semaines. Pour les demandes concernant le Programme d’exonération des droits et les réclamations de drawback, les compagnies dans les régions, autres que la RGT, devront continuer de soumettre leurs demandes en utilisant les processus existants (c’est-à-dire, par la poste), et ne doivent pas les soumettre en utilisant les procédures décrites ci-dessous.

Pour les rajustements B2 et B2 général ainsi que les demandes de divulgation volontaire, ceci s’applique aux demandes qui seraient normalement présentées physiquement par la poste à l’un des bureaux de la RGT de l’ASFC.

La soumission électronique des demandes concernant le Programme d’exonération des droits, les réclamations de drawback, les rajustements B2 et B2 général ainsi que les demandes de divulgation volontaire.

5. Les mesures temporaires suivantes seront mises en œuvre le par l’ASFC pour permettre la soumission électronique des demandes concernant le Programme d’exonération des droits, les réclamations de drawback, les rajustements B2 et B2 général et les demandes de divulgation volontaire.

6. Ceux éligibles d’utiliser ce processus pilote sont fortement encouragés à soumettre leurs demandes et réclamations électroniquement, car les interruptions du service postal et la réduction de présence physique aux bureaux de l’ASFC peuvent causer des retards dans la réception et le traitement des documents envoyés par courrier ou par service de messagerie.

Exigences générales pour les soumissions électroniques

7. En raison de la nature non protégée de l’Internet, l’ASFC demande que l’Entente pour recevoir et soumettre de l’information à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) par courriel (Annexe A) soit signée, numérisée et soumise à l’ASFC avant la soumission d’une demande concernant le PED, des réclamations de drawback, des rajustements B2, B2 général et des demandes de divulgation volontaire.

8. Dans le cadre de ces mesures temporaires, l’ASFC acceptera les signatures électroniques qui rencontrent les standards mentionnés dans le document Orientation du gouvernement du Canada sur l’utilisation des signatures électroniques en reconnaissant qu’il n’est peut-être pas possible d’obtenir une signature à l’encre humide dans les circonstances actuelles.

9. Bien que l’ASFC permettra temporairement la soumission électronique de documents, l’obligation de conserver une copie papier de tous les documents électroniques soumis ainsi que toutes les pièces justificatives associées selon l’alinéa 42(2) (a), les paragraphes 43(1) et (2), l’article 40 de la Loi sur les douanes et l’article 2 du Règlement sur les documents relatifs à l’importation de marchandises. Ces documents doivent être disponibles à l’ASFC sur demande.

10. Les soumissions électroniques doivent être envoyées à l’ASFC aux adresses courriel mentionnées ci-dessous, selon les instructions relatives aux domaines spécifiques du programme. Jusqu’à 10 mégaoctets de données seront autorisés par courriel. Plusieurs courriels pour le même dossier seront autorisés.

11. Ces mesures temporaires seront en vigueur jusqu’à nouvel ordre et seront réévaluées par l’ASFC à une date ultérieure.

Instructions pour soumission électronique de réclamations de drawback (K32 et tout applicable K32A ou K32B renonciations) et demandes de PED (K90)

12. Cette section s’applique à la soumission des réclamations de drawback (K32 et tout applicable K32A ou K32B renonciations) et demandes de PED (K90) qui sont normalement soumises en copie papier à un des quatre bureaux régionaux de l’ASFC. De l’information supplémentaire peut être demandée par un agent principal de l’observation des échanges commerciaux (APOEC).

13. A partir du , l’ASFC acceptera les formulaires suivants par courriel:

K32, Demande de drawback
K32A, Certificat à l’égard de l’importation, de la vente ou d’un transfert (Pour soumissions demandant renonciations)
K32B, Certificat de drawback à l’égard de ventes destinées à l’exportation (Pour soumissions demandant renonciations)
K90, Demande d’exonération des droits

*Veuillez noter que tous les documents mentionnés ci-dessus peuvent être trouvés sur le site Web de l’ASFC.

14. Une renonciation est requise de tous les demandeurs renonçant à leurs droits de réclamer un drawback. Une demande ne sera pas acceptée si les renonciations sont requises mais non incluses.

15. Les demandes électroniques PED et les soumissions de réclamations de drawback doivent être envoyées à l’adresse courriel régionale suivante:

cbsa.k32-k90.toronto.asfc@cbsa-asfc.gc.ca

Présentement, les demandes de drawback et d’application au programme d'exonération des droits (PED) sont acceptées seulement électroniquement pour les compagnies dans la Région du Grand Toronto. En ce qui concerne les demandes de drawback et demandes de PED pour les autres régions, veuillez adresser vos soumissions par la poste ou par messagerie au bureau approprié pour votre région.

Avant la soumission électronique des demandes d’application au programme d’exonération des droits et des demandes de drawback, les importateurs/courtiers doivent soumettre leur Entente pour recevoir et soumettre de l’information à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) par courriel (Annexe A) à l’adresse ci-haut.

Convention d’appellation

16. La ligne d’objet du courriel de la demande initiale PED ou la soumission d’une réclamation de drawback doit se lire comme suit:

Ligne d’objet: K32-Nom de compagnie-Date aaaa/mm/jj
Ligne d’objet: K90-Nom de compagnie-Date aaaa/mm/jj

17. Lorsque vous soumettez de l’information supplémentaire suite à la demande du bureau régional de l’ASFC, les clients recevront un numéro de référence généré par l’ASFC. Veuillez utiliser “Sup” dans la ligne d’objet suivi de la lettre désignée pour la région spécifique, (par exemple, la région RGT identifiée avec la lettre T) et puis le # de référence. Veuillez voir les exemples ci-dessous:

Ligne d’objet: K32-Nom de compagnie-Date aaaa/mm/jj-Sup T#
Ligne d’objet: K90-Nom de compagnie-Date aaaa/mm/jj-Sup T#

Vérifications

18. Les copies papier et/ou toutes pièces justificatives associées à la soumission doivent être disponibles à l’ASFC sur demande, incluant l’accès aux livres et documents des compagnies spécifiques. En dehors de ce processus de soumission électronique, toutes les soumissions sont soumises aux processus d’examen et de vérification existants.

19. La documentation supplémentaire pouvant être demandée par l’ASFC comprend les document suivants, mais ne s’y limite pas :

20. Information additionnelle pour les demandes PED et les réclamations de drawback:

Instructions pour la soumission électronique de formulaire B2 Demande de rajustement

21. Cette section s’applique à la soumission électronique de Formulaire B2 Douanes Canada –Demande de rajustement normalement présenté physiquement par la poste à l’un des bureaux de la RGT de l’ASFC. A partir du , l’ASFC acceptera le Formulaire B2 et toutes les pièces justificatives à l’appui par courriel pour les demandes de rajustement associées aux formulaires B3.

22. Avant la soumission électronique de formulaire B2, les importateurs/courtiers doivent soumettre leur Entente pour recevoir et soumettre de l’information à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) par courriel (Annexe A) à l’adresse suivante:

cbsa-asfc_assessment_and_licensing_unit@cbsa-asfc.gc.ca

23. L’ASFC acceptera la soumission d’un B2 par courriel.

24. Pour les courriels cryptés, un deuxième courriel contenant le mot de passe doit être envoyé immédiatement à l’ASFC par le client, pour décrypter les documents présentés.

25. La soumission de formulaires B2 doit être envoyée à l’une des adresses courriel régionales, en fonction du bureau ayant accordé la mainlevée des marchandises.

26. Les adresses courriel régionales pour la présentation de B2 sont les suivantes :

cbsa.trade_b2_scarb-dolec_b2_scarb.asfc@cbsa-asfc.gc.ca pour les marchandises relâchées dans la région de Prairie

cbsa.trade_b2_windsor-dolec_b2_windsor.asfc@cbsa-asfc.gc.ca pour les marchandises relâchées dans la région du Sud de l’Ontario

cbsa.trade_b2_hamilton-dolec_b2_hamilton.asfc@cbsa-asfc.gc.ca pour les marchandises relâchées dans la région du Grand Toronto (RGT) et la région du Pacific

Convention d’appellation

27. La nomenclature de la ligne d’objet du courriel pour le B2 se lit comme suit:

Pour ceux qui ont leur propre numéro de rajustement: B2# 12345-789XXXXX-aaaa/mm/jj

Pour les importateurs sans leur propre numéro de rajustement: B2-Nom d’importateur-aaaa/mm/jj

Lorsque plusieurs B2 sont soumis pour le même importateur concernant la même question, veuillez ajouter X de X à la ligne d’objet du courriel, ainsi que le nom de l’importateur. Par exemple: B2#12345-6789XXXXX 1 de 10- Nom d’importateur-aaaa/mm/jj

28. Un document PDF incluant la documentation justificative doit être inclus dans le courriel et nommé avec la même nomenclature ci-dessus. Si la documentation justificative n’est pas incluse, la demande sera rejetée.

Information additionnelle

29. La date de réception du courriel par l’ASFC constituera la date de présentation pour les délais prévus, à la condition que toute la documentation justificative requise soit fournie à ce moment-là. L’importateur ou son agent autorisé recevra un message automatisé accusant réception du B2. Le B2 et toute la documentation justificative doivent être lisibles sinon la demande sera rejetée.

30. Toute communication électronique sera envoyée à l’entité qui aura soumis le courriel à l’ASFC. Si l’agent fait une soumission de la part de l’importateur, ce sera la responsabilité de l’agent de s’assurer que toute la communication et documentation soit fournie à son client (l’importateur).

31. Pour plus d’information sur les exigences concernant la présentation de formulaire B2, référez-vous au Mémorandum D17-2-1, Codage des formules de demande de rajustement.

Instructions pour la soumission électronique de B2 Demandes générales de rajustement et d’autorisation de divulgation volontaire (DV)

32. Les demandes d’autorisation pour soumettre un rajustement B2 général et une DV peuvent être soumises par courriel à l’adresse suivante, en fonction de la région où les livres et documents de l’importateur sont conservés:

Région du Grand Toronto:

cbsa.blanketb2-vdp-mississauga-b2general-dv.asfc@cbsa-asfc.gc.ca

33. Lorsque la demande pour autorisation de B2 général ou la DV a été reçue par courriel, toute communication subséquente, incluant les lettres d’autorisation, seront émises par courriel.

34. Les importateurs qui choisissent de soumettre le paiement avec leur B2 général, peuvent faire leurs paiements électroniquement selon les procédures mentionnées aux paragraphes 22 to 28 du Mémorandum D17-5-1, Paiement des droits et des taxes sur les marchandises commerciales importées.

Convention d’appellation

35. La nomenclature de la ligne d’objet du courriel pour demande d’autorisation B2 général se lit comme suit:

Demande générale -Nom de compagnie-aaaa/mm/jj

Nomenclature de la ligne d’objet du courriel de la demande de DV se lit comme suit:

Demande DV-Nom du demandeur-aaaa/mm/jj

36. Pour plus d’information concernant les demandes de rajustement B2 général, référerez-vous au Mémorandum D17-2-4, Préparation et soumission des demandes B2 générales

37. Pour plus d’information concernant le Programme de divulgation volontaire, référerez-vous au Mémorandum D11-6-4, Exonération des intérêts et/ou des pénalités ainsi que la divulgation volontaire.

38. Pour en savoir plus, veuillez appeler le Service d’information sur la frontière (SIF) de l'ASFC :

Appels au Canada (sans frais) : 1-800-461-9999
Appels à l'extérieur du Canada (des frais d'interurbain s'appliquent) : 1-204-983-3500 ou 1-506-636-5064
Télé-machine à écrire : 1-866-335-3237
Courriel : contact@cbsa-asfc.gc.ca

Vous pouvez également obtenir de l’information en sélectionnant le lien Contactez-nous sur le site web de l’ASFC.

Annexe A

Entente pour recevoir et soumettre de l’information à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) par courriel

En raison de la nature non protégée de l’Internet, tous les documents de l’ASFC seront cryptés et protégés par mot de passe. Vous devez avoir WinZip version 9 ou plus pour décrypter et voir tous les documents qui vous seront envoyés électroniquement. Vous êtes responsable d’informer l’ASFC si votre numéro de téléphone et/ou adresse courriel changent.

Un mot de passe pour décrypter et voir les documents vous sera envoyé par courriel ou téléphone. À la réception de tout document crypté, vous devez, dans les 3 jours ouvrables suivant la réception du document, confirmer la réception de votre document et qu’il n’y a pas de problèmes techniques à ouvrir le document.

En raison de restrictions du système, l’ASFC ne peut recevoir de fichiers ‘Zippé’ des clients. Si vous désirez, vous pouvez protéger par mot de passe les documents que vous soumettez et, si vous le choisissez, vous devez aviser l’AFSC du mot de passe dans un courriel séparé. Cependant, ceci est à votre discrétion et n’est pas une exigence de l’ASFC. L’ASFC peut seulement recevoir les pièces jointes dans des formats tels que Word, Excel, PowerPoint, Access, PDF et JPEG jusqu’à 10Mo par courriel.

Avertissement:

J’ai lu et j’accepte les termes et conditions et je choisis de recevoir et de soumettre une communication électronique. En fournissant une adresse courriel, je m’inscris pour une communication par courriel et toute correspondance envoyée par courriel sera présumée avoir été reçue à la date d’envoi du courriel. Cela n’empêche pas que je puisse soumettre ou recevoir des documents papiers, si je le souhaite.

Je choisis de communiquer par {Non-crypté / Crypté }**Veuillez indiquer votre choix** de courriel avec l’ASFC durant la soumission de ma documentation (Drawback, Demande d’exonération des droits, B2, B2 général, Divulgation volontaire). Cela comprend l’envoi et la réception des documents ainsi que toute autre correspondance requise au cours de ce processus. J’autorise la communication par courriel pour tous les échanges et j’accepte tous les risques inhérents. Par la présente, je dégage l’ASFC de toute responsabilité présente et future en ce qui concerne la protection des informations échangées par courriel. J’ai lu et j’accepte les conditions de cette entente.

Signature:

Date:

Nom d’entreprise:

Numéro d’entreprise (NE):

Numéro de téléphone (NE):

Nom du produit faisant l’objet de la soumission:

Nom du demandeur /agent autorisé:

Date de modification :