E656 – Programme d'autocotisation des douanes demande de participation du transporteur – Partie II

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Ces renseignements sont recueillis conformément à la Loi sur l'accès a l'information. IIs sont stockés dans la Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales (SSMAEC) sous le numéro de programme RC CTA 125.

Introduction

Le Programme d'autocotisation des douanes (PAD) est une nouvelle option commerciale progressive qui offre aux transporteurs approuvés les avantages d'une option de dédouanement simplifiée pour les marchandises admissibles au PAD.

Qui est admissible au PAD?

Vous êtes admissible au PAD si vous respectez les conditions suivantes :

Comment présenter une demande de participation au PAD?

Pour être admissible au PAD, vous devez remplir avec satisfaction les deux parties de la demande de participation :

Vous devez fournir les documents appropriés démontrant votre capacité d'effectuer une déclaration précise du fret et vous devez aussi prouver que vous disposez des pistes de vérification et des liens établis nécessaires pour appuyer le processus de dédouanement du PAD.

Instructions

Les demandes doivent être remplies par un agent autorisé de votre entreprise et elles doivent ensuite être envoyées à l'Unité chargée de la conformité des transporteurs PAD/EXPRES à l'adresse indiquée à la fin de la présente demande. Si vous ne remplissez pas toutes les sections, la demande pourrait vous être retournée.

Cette partie de l'application inclut :

Si vous manquez d'espace, veuillez joindre une feuille au formulaire en indiquant à quelle question elle se rapporte.

Renseignements additionnels

Pour obtenir des renseignements complémentaires sur le PAD, ou pour obtenir de l'aide pour remplir la demande de participation, veuillez consulter notre site Web.

L'ASFC se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires pour traiter votre demande.

Programme d'autocotisation des douanes demande de participation du transporteur – Partie II

Protégé B une fois rempli

Section A - Identification du candidat

Candidat

À remplir SEULEMENT s'il y a eu des changements depuis la Partie I

Section B - Livres et registres

REMARQUE : Dans le cadre du processus de demande de participation au PAD, le transporteur doit prouver que ses systèmes administratifssont en mesure de fournir des contrôles exacts et qu'ils comprennent des pistes de vérification appropriées, y compris des contrôles internes et des liens à partir de la commande initiale jusqu'au règlement final de la facture. Des exigences qui sont propres au PAD ont été ajoutées à la procédure actuelle. Nous vous recommandons de revoir les questions 30 à 39 avant d'aller de l'avant afin de vous assurer que vous pourrez satisfaire à ces exigences.

Des procédures et/ou des systèmes distincts sont-ils utilisés pour certains clients (contrats)? (Oui/Non)

Remarque : Si vous avez répondu oui, vous devez répondre aux questions suivantes pour chaque procédure et/ou système utilisé.

Vous devez numéroter vos réponses de sorte qu'elles correspondent à chaque question de la demande.

Numéro de contrôle

1. a) Quel est le numéro de contrôle (p.ex. numéro de feuille d'expédition, numéro d'identification de voyage, numéro de commande) et à quel moment du processus est-il produit?

(REMARQUE : Le numéro doit être assigné par le transporteur qui présente une demande et doit être utilisé pour identifier l'expédition.) b) Est-ce que le numéro de contrôle est attribué selon un ordre séquentiel en tenant compte de tous les numéros (y compris les numéros supprimés ou annulés)? (Oui/Non)

2. Est-ce que tous les documents reliés à une expédition font référence à ce numéro de contrôle? (Oui/Non)

3. Le numéro de contrôle est-il généré par un système? (Oui/Non) Dans la négative, comment est-il généré?

4. Vos numéros de contrôle sont-ils réutilisés? (Oui/Non) Dans l'affirmative, à quelle fréquence le sont-ils?

Ventes

5. De quelle façon les ventes et les commandes sont-elles traitées? (Téléphone, Moyen de livraisons programmées, Télécopieur, Contrats)

6. De quelle façon les expéditions sont-elles liées des ventes jusqu'à la facturation? Vous devez illustrer les liens entre les ventes, la répartition, le processus, la livraison et la facturation.

7. Quels documents produisez-vous lorsqu'une commande est prise? Si aucun document n'est produit, comment l'information sur lacommande est-elle entrée dans votre système ou dans vos dossiers?

Répartition

8. a) Votre système de répartition est-il? (Automatisé/Manuel) S'il est automatisé, quel système de répartition utilisez-vous?

b) Veuillez fournir une brève description de votre système de répartition, notamment :

9. Quels documents produisez-vous au moment de la répartition? Si aucun document n'est produit à ce moment, de quelle façon l'information sur le chauffeur et sur le matériel est-elle saisie dans votre système ou dans vos dossiers?

10. Faites-vous affaire avec un autre transporteur pour les expéditions à destination du Canda? (Oui/Non) Dans l'affirmative, quel pourcentage de vos expéditions à destination du Canada représente des expéditions transférées? Comment ces expéditions sont-elles identifiées dans votre système ou dans vos dossiers?

Processus

11. De quelle façon un chauffeur obtient-il chacun des documents se rapportant à une expédition (c.-à-d. les documents de l'ASFC, le connaissement, etc.)?

12. Est-ce que le chauffeur communique avec le répartiteur lorsque la remorque est chargée à l'emplacement de l'expéditeur? (Oui/Non) Que fait le répartiteur avec les renseignements (p. ex. mise à jour du statut du chargement)?

13. De quelle façon conservez-vous une preuve de mainlevée de l'ASFC pour les expéditions à destination du Canada? (Original, Document imagé, Photocopie)

Livraison

14. a) De quelle façon le chauffeur informe-t-il le répartiteur qu'une expédition a bien été livrée? Que fait le répartiteur avec les renseignements (p. ex. mise à jour du statut du chargement)?

b) De quelle façon la date de livraison est-elle saisie dans votre système ou vos dossiers?

15. De quelle façon la date de livraison est-elle saisie dans votre système ou vos dossiers?

16. Quels documents conservez-vous à titre de preuve de livraison (p. ex. connaissement signé, etc.) et comment sont-ils classés?

17. Lorsque le chauffeur retourne la documentation relative à une expédition, qui est tenu de s'assurer qu'il ne manque pas de document (p. ex. documents de preuve de déclaration et de preuve de livraison)?

18. Quelle procédure utilisez-vous afin de retracer les documents des preuves de déclaration ou des preuves de livraison manquants?

19. Si vous transférez des cargaisons à d'autres transporteurs, comment savez-vous que l'expédition a été livrée et quel document recevez-vous du transporteur?

Facturation

20. Veuillez décrire le système de facturation manuel ou automatisé de votre entreprise.

21. Les numéros de facture et les numéros de contrôle sont-ils les mêmes? (Oui/Non) S'ils sont différents, de quelle façon le numéro de contrôle figure-t-il sur la facture?

22. De quelle façon classez-vous les documents se rapportant à chaque expédition?

Écarts

Les questions suivantes portent sur les contrôles internes de votre entreprise et sur la procédure de déclaration de l'ASFC en cas d'écart après avoir passé la frontière. Vos procédures doivent respecter les exigences soulignées dans le Mémorandum D3-1-1 de l'ASFC, Politique relative à l'importation et au transport des marchandises.

23. Excédents ou manquants.

24. Marchandises endommagées.

25. Marchandises perdues ou égarées.

26. Expédition refusée.

Liste des expéditions à destination du Canada

27. Les transporteurs PAD doivent être en mesure de fournir une liste détaillée de toutes les expéditions à destination du Canada pour une période donnée. Joignez une liste ou un imprimé d'ordinateur d'au moins 25 expéditions à destination du Canada, classées en fonction du numéro de contrôle. Ces expéditions doivent provenir des États-Unis ou du Mexique et avoir été livrées à un destinataire au Canada. Cette liste doit être établie sous forme de rapport, elle peut être générée directement par votre système ou préparée manuellement. Elle doit comprendre les renseignements suivants, sans s'y limiter :

De quelle façon avez-vous tiré de vos systèmes les renseignements sur les expéditions à destination du Canada?

28. Pour la première expédition seulement, à partir de la liste des expéditions à destination du Canada de la question 27, veuillez fournir une copie de tous les documents connexes et les impressions d'écran. Il s'agit de tous les documents et imprimés d'écran que vous avez identifiés dans la section des livres et registres de la présente demande (p.ex. connaissements, lettres de transport aérien, factures, documents de contrôle des douanes, notes de répartition, preuves de livraison, etc.).

29. Les transporteurs PAD approuvés sont tenus de fournir une liste détaillée de toutes les expéditions pour une période donnée. Joignez une liste ou un imprimé d'écran d'au moins 25 expéditions séquentielles (y compris des expéditions à destination du Canada, desexpéditions à destination des États-Unis et des expéditions intérieures) en commençant par le numéro de contrôle attribué à la première expédition indiquée dans votre liste d'expédition à destination du Canada fournie à la question 27. Il ne devrait pas y avoir d'écart entre les numéros de contrôle séquentiels de la liste. La liste ou l'imprimé d'écran doit comporter les renseignements suivants :

REMARQUE : Les transporteurs PAD devront périodiquement fournir les listes susmentionnées ainsi que des listes pour toutes les expéditions PAD dédouanées, pour une période de temps donnée. Il est important de s'assurer que ces renseignements peuvent être facilement obtenus au besoin. Si votre système ne peut pas produire de rapports pour fournir ces renseignements, nous vous recommandons de compiler les données en permanence (dans une feuille de calcul manuelle).

Exigences relatives au PAD

C'est l'importateur approuvé en vertu du PAD qui détermine quelles marchandises sont admissibles pour l'option de service PAD. Les expéditions d'un client PAD ne contiennent pas toutes des marchandises admissibles au PAD et ne sont pas toutes destinées à undestinataire admissible au PAD. Par conséquent, au moment de la commande, le transporteur PAD doit être en mesure de distinguer les expéditions désignées pour l'option de service PAD et celles qui seront déclarées au moyen d'une autre option de service (p. ex. SEA).

30. a) De quelle façon serez-vous informé, au moment de l'entrée de la commande, que l'expédition est admissible au PAD?

b) Une fois informé qu'une expédition est admissible au PAD, de quelle façon sera-t-il indiqué qu'il s'agit d'une expédition PAD? Joignez un imprimé d'écran indiquant l'indicateur PAD dans vos systèmes ou une copie de vos documents indiquantl'indicateur PAD.

c) Si une expédition n'est pas déclarée au moyen de l'option de service PAD, de quelle façon effectuerez-vous la mise à jour de ces renseignements à l'interne?

31. De quelle façon indiquerez-vous dans votre système qu'un importateur est approuvé en vertu du PAD? Joignez un imprimé d'écran indiquant l'indicateur PAD dans votre système. Si vous avez un système manuel, de quelle façon identifierez-vous un importateurapprouvé?

32. Comment le répartiteur identifiera-t-il les chauffeurs inscrits au PICSC ou au programme EXPRES?

33. Décrivez les procédures qui seront mises en œuvre pour s'assurer que le chauffeur :

Il incombe au transporteur de s'assurer que le chauffeur inscrit au PICSC ou au programme EXPRES présente les renseignementssuivants dans un format de code à barres approuvé :

Veuillez vous référer aux précisions en matière de codes barres dans le Mémorandum D3-1-7, Annexe D.

34. Les transporteurs PAD approuvés doivent pouvoir fournir une liste détaillée identifiant toutes les expéditions déclarées au moyen de l'option de service PAD pour une période donnée.

35. Les transporteurs PAD approuvés doivent identifier toutes les expéditions PAD et les expéditions sous douane qui sont entrées au Canada et qui n'ont pas été livrées à leur destinataire dans les 40 jours suivant la date de la déclaration. Une procédure doit être en place peu importe si cette situation s'est déjà produite ou non.

36. Les preuves de livraison doivent être conservées pour les marchandises qui ont obtenu une « autorisation de livraison ». En quoi consistent vos preuves de livraison en vertu du PAD et de quelle façon les classerez-vous?

37. En vertu du PAD, le transporteur PAD doit remettre à l'ASFC une liste à jour des propriétaires exploitants sous contrat avec son entreprise, qui possèdent une carte du PICSC ou EXPRES et qui importeront des marchandises au Canada en utilisant son code de transporteur pour déclarer des marchandises admissibles au PAD à l'ASFC. Seuls les propriétaires exploitants qui sont sous contrat et qui consacrent du matériel exclusivement au transporteur pour une période donnée sont considérés être des « propriétaires exploitants » aux fins du dédouanement PAD.

a) Fournissez une liste (voir les détails ci-dessous sur le format) de tous les propriétaires exploitants qui répondent à cette définition, comprenant les données suivantes :

Si vous disposez de moins de 25 propriétaires exploitants, vous pouvez fournir ces renseignements en joignant une liste indiquant les renseignements requis pour chaque propriétaire exploitant. Si vous disposez de plus de 25 propriétaires exploitants, cette liste doit être préparée en respectant les spécifications du Mémorandum D3-1-7, jointes à l'annexe C.

38. Quelle est la fréquence approximative du roulement des propriétaires exploitants que vous avez identifiés?

REMARQUE : Les transporteurs PAD doivent mettre à jour cette liste mensuellement ou trimestriellement, tel qu'établi par l'ASFC. Cette mise à jour indiquera « aucun changement » s'il y a lieu.

39. En vertu du PAD, les transporteurs PAD doivent maintenir une liste à jour des gares et entrepôts qu'ils possèdent ou qu'ils exploitent. Quelle est la fréquence approximative des changements apportés aux gares ou aux entrepôts?

REMARQUE : Les transporteurs PAD doivent mettre à jour cette liste mensuellement ou trimestriellement, tel qu'établi par l'ASFC. Cette mise à jour indiquera « aucun changement » s'il y a lieu.

Section C - Attestation

Omettre des renseignements ou donner de faux renseignements, en connaissance de cause, constitue une infraction à l'article 8 de la Loi sur les douanes. Vous devez nous informer de tout changement concernant les renseignements fournis dans cette demande.

À titre d'agent autorisé de l'entreprise qui présente cette demande, j'atteste que les renseignements fournis dans ce formulaire et dans les documents ci-joints sont, à ma connaissance, exacts et complets.

Ce qui suit est optionnel. Ne remplissez le reste du formulaire que si vous voulez que le nom de votre entreprise soit publié sur Internet à titre de transporteur participant au PAD.

Si l'entreprise que je représente est approuvée aux fins du PAD, j'autorise l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) à en afficher le nom sur son site web afin qu'on nous reconnaisse comme une entreprise approuvée aux fins du PAD

Le fait de remplir cette demande ne confère pas l'autorisation d'agir à titre de transporteur participant au PAD. Avoir complété avec succès les trois étapes du processus de demande décrites à la page 1.

II est recommandé de ne pas effectuer de changements spécifiques au PAD sur vos systèmes administratifs tant que vous n'aurez pas reçu de l'ASFC, la confirmation de votre demande de la Partie II.

Veuillez envoyer la demande de participation dûment remplie au bureau responsable du traitement des demandes de participation au PAD ci-dessous:

Bureau responsable du traitement des demandes de participation au PAD
Agence des services frontaliers du Canada
Gestionnaire, Unité chargée de la conformité des transporteurs PAD/EXPRES
55, rue Bay N., 6e étage
Hamilton, On L8R 3P7

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