Conservation de documents au Canada par les exportateurs et les producteurs

Mémorandum D20-1-5

Ottawa, le 1er janvier 1994

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Ce mémorandum fournit des renseignements sur les documents qui doivent être conservés au Canada par les exportateurs et les producteurs.

Texte réglementaire

Règlement concernant la conservation de documents par les personnes qui exportent ou font exporter des marchandises en vue de leur vente ou d'usages industriels, professionnels, commerciaux ou collectifs, ou à d'autres fins analogues, ou par les personnes qui ont rempli et signé un certificat conformément au paragraphe 97.01(1) de la loi sur les douanes

Titre abrégé

1. Règlement sur les documents de l'exportateur et du producteur.

Définition

2. Les définitions qui suivent s'appliquent à ce règlement.

décision anticipée
« décision anticipée » Une décision anticipée rendue conformément à l'article 509 de l'ALÉNA. (advance ruling)
Loi
« Loi » La Loi sur les douanes. (Act)
indirect materials
« marchandises commerciales » Les marchandises exportées du Canada en vue de leur vente ou d'usages industriels, professionnels, commerciaux ou collectifs, ou à d'autres fins analogues. (commercial goods)
matière
« matières » S'entend au sens du paragraphe 2(1) du Règlement sur les règles d'origine de l'ALÉNA. (materials)
matières indirectes
« matières indirectes » S'entend au sens du paragraphe 2(1) du Règlement sur les règles d'origine de l'ALÉNA. (indirect materials)
producteur
« producteur » S'entend au sens du paragraphe 2(1) du Règlement sur les règles d'origine de l'ALÉNA. (producer)
production
« production » S'entend au sens du paragraphe 2(1) du Règlement sur les règles d'origine de l'ALÉNA. (production)

Dispositions générales

3. La personne qui exporte ou fait exporter des marchandises commerciales et qui est tenue, en vertu du paragraphe 97.2(1) de la Loi, de conserver des documents à l'égard de ces marchandises commerciales doit conserver, pendant une période de six ans suivant l'exportation des marchandises commerciales, toute la documentation portant sur :

  1. l'origine, l'achat, l'importation, les coûts et la valeur des marchandises commerciales;
  2. le paiement des marchandises commerciales;
  3. l'usage auquel les marchandises commerciales sont affectées au Canada;
  4. l'exportation des marchandises commerciales.

4. L'exportateur de marchandises commerciales qui a rempli et signé un certificat conformément au paragraphe 97.01 (1) de la Loi et qui est tenu, en vertu du paragraphe 97.2 (1) de la Loi, de conserver des documents relativement à ces marchandises commerciales doit, pendant une période de six ans suivant la date de s ignature du certificat, outre les documents mentionnés à l'article 3, garder :

  1. tous les documents relatifs à une demande ou à la réception d'une décision anticipée rendue par l'administration douanière d'un pays ALÉNA au sujet de l'origine ou du marquage des marchandises commerciales;
  2. toutes les observations reçues par écrit du producteur des marchandises commerciales portant que celles-ci marchandises respectent les règles d'origine énoncées ou envisagées dans l'ALÉNA.

5. Le producteur de marchandises commerciales qui a rempli et signé un certificat conformément au paragraphe 97.01 (1) de la Loi et qui est tenu, en vertu du paragraphe 97.2 (1) de la Loi, de conserver des documents relativement à ces marchandises commerciales doit, pendant la période de six ans à compter de la signature du certificat, garder tous les documents sur la production des marchandises commerciales, y compris tous les documents ayant trait à ce qui suit :

  1. l'achat, les coûts, la valeur et le paiement des marchandises commerciales;
  2. l'achat, les coûts, la valeur et le paiement de toutes les matières et matières indirectes utilisées dans la production des marchandises commerciales;
  3. toute demande ou réception d'une décision anticipée rendue par l'administration douanière d'un pays ALÉNA au sujet de l'origine ou du marquage des marchandises commerciales ou de toutes matières ou matières indirectes utilisées dans la production de telles marchandises.

6. Les documents mentionnés aux articles 3 à 5 peuvent être conservés sur microfilm au moyen d'un procédé photographique ou microphotographique conforme à la norme nationale du Canada CAN2-72.11-79, intitulée Microfilm – preuve littérale, publiée en août 1979 par l'Office des normes générales du Canada et modifiée à l'occasion.

7. Les documents dont il est fait mention aux articles 3 à 5 peuvent être conservés sur des supports d'information assimilables par une machine, à la condition que les supports permettent de remonter aux documents de base à l'appui et soient étayés d'un système capable d'en produire des copies accessibles et lisibles.

Inspection des documents

8. La personne qui est tenue de conserver des documents conformément aux articles 3 à 5 doit les mettre, pour inspection à tout moment raisonnable, à la disposition d'un agent de l'administration douanière d'un pays ALÉNA autre que le Canada qui fait une visite de vérification conformément à l'article 506 de l'ALÉNA, et la personne doit fournir un local pour leur inspection.

Lignes directrices et renseignements généraux

1. Ces exigences s'appliquent aussi aux exportateurs et producteurs résidants et non résidants, y compris les personnes à l'étranger qui s'expédient des marchandises à elles-mêmes depuis le Canada. En général, les exportateurs et producteurs non résidants n'ont pas de bureau au Canada, mais donnent des instructions à un agent qui, en vertu de l'autorité qui lui est conférée par l'exportateur ou le producteur, remplit les documents d'exportation et s'occupe de l'expédition des marchandises.

2. Si l'exportateur ou le producteur n'a pas de bureau au Canada, il peut charger un courtier en douane, un comptable ou un autre agent responsable autorisé de conserver les documents appropriés (par exemple le certificat d'origine de l'exportateur), étant clairement entendu qu'il est obligatoire que les documents exigés en vertu du paragraphe 97.2(1) de la Loi sur les douanes soient conservés au Canada.

3. Les demandes en vue d'obtenir la permission de conserver des documents à des endroits au Canada autres que le lieu d'affaires de l'exportateur ou du producteur, doivent être transmises au gestionnaire des Services opérationnels de la région en cause lorsqu'une seule région douanière est concernée. Les demandes qui touchent plus d'une région doivent être adressées au directeur, Division de l'inspection et du contrôle, Ottawa (Ontario), K1A 0L5.

Exigences liées à la tenue de registres en vertu de l'Accord de libre-échange nord-américain

4. La personne qui exporte ou qui fait exporter des marchandises en vertu des dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain est tenue de conserver les documents suivants pendant une période de six ans à compter de la date d'exportation : les documents liés à l'origine, à l'achat, à l'importation, au coût et à la valeur des marchandises, ainsi que les documents ayant trait à l'usage auquel les marchandises sont affectées au Canada, à leur paiement et à leur exportation. Les lignes directrices suivantes visent à aider l'exportateur à conserver les documents appropriés :

  1. les certificats d'origine;
  2. les documents comptables qui ont trait à l'achat, l'importation, les coûts, la valeur, le paiement et l'utilisation des marchandises commerciales;
  3. les documents de transport liés à l'exportation des marchandises commerciales.

5. La personne qui exporte des marchandises et qui a rempli un certificat d'origine est tenue de conserver les documents relatifs aux marchandises pendant une période de six ans à compter de la date de signature du certificat, en plus des documents mentionnés au paragraphe 4. Les documents liés à la demande et à la réception de décisions anticipées, ainsi qu'aux observations écrites du producteur, établissant que les marchandises satisfont aux règles d'origine énoncées dans l'ALÉNA, doivent être conservés. Les lignes directrices suivantes visent à aider l'exportateur à conserver les documents appropriés :

  1. toute la correspondance, les demandes et les communications liées à une demande ou à la réception d'une décision anticipée rendue par l'administration douanière d'un pays ALÉNA au sujet de l'origine ou du marquage des marchandises;
  2. toute la correspondance, les demandes et les observations reçues par écrit du producteur des marchandises, établissant le respect des règles d'origine énoncées dans l'Accord de libre-échange nord-américain.

6. Les producteurs de marchandises qui ont rempli et signé un certificat d'origine sont tenus de conserver des documents à l'égard des marchandises commerciales pendant une période de six ans à compter de la date de signature du certificat. Tous les documents ayant trait à la production des marchandises commerciales doivent être conservés. Les lignes directrices suivantes visent à aider le producteur à conserver les documents appropriés :

  1. les documents comptables qui ont trait à la source, la quantité, l'achat, les coûts, la valeur et le paiement des marchandises commerciales;
  2. les documents comptables qui ont trait à la source, la quantité, l'achat, les coûts, la valeur et le paiement de toutes les matières et matières indirectes utilisées dans la production des marchandises commerciales;
  3. toute la correspondance et les communications relatives à une demande ou à une réception de décision anticipée par l'administration douanière d'un pays ALÉNA au sujet de l'origine ou du marquage des marchandises commerciales ou de toutes matières ou matières indirectes utilisées dans la production des marchandises.

Documents microfilmés

7. Conformément à la politique du Ministère sur la conservation et la destruction des documents et livres comptables sur microfilm, l'exportateur ou le fabricant est tenu d'avoir un programme de microfilmage acceptable. Voici les critères pertinents à cette fin :

  1. une autorisation confirmant que le programme fera partie de l'activité courante et ordinaire de l'entreprise doit être écrite par une personne compétente chez l'exportateur ou le fabricant;
  2. des systèmes et des procédures doivent être établis et étayés;
  3. un registre renfermant :
    1. la date du microfilmage,
    2. les signatures des personnes qui autorisent et effectuent le microfilmage, et
    3. une description concise des documents microfilmés;
  4. un index permettant de retracer facilement tout document doit être tenu;
  5. les documents sur microfilm doivent être de qualité commerciale et être bien lisibles lorsqu'ils sont consultés au moyen d'un lecteur de microfilm ou reproduits sur papier;
  6. un système d'inspection et de contrôle de la qualité doit être mis sur pied afin de s'assurer que les critères c), d) et e) énumérés ci-dessus sont respectés; et
  7. un matériel en bon état de fonctionnement doit être disponible, moyennant la signification d'un avis raisonnable, pour visionner les documents sur microfilm ou pour les reproduire sur support en papier.

8. L'exportateur ou le fabricant doit obtenir du gestionnaire des Services opérationnels de la région concernée la permission de microfilmer des documents et des livres comptables, afin de s'assurer de mettre sur pied un programme acceptable de microfilm.

Documents informatiques

9. Les documents sur supports d'information assimilables par une machine sont considérés comme des documents et des registres comptables, à condition que les supports permettent de remonter aux documents de base à l'appui et soient étayés d'un système capable d'en produire des copies accessibles et lisibles.

Disponibilité aux fins d'inspection et de transmission

10. La personne tenue de conserver les documents mentionnés aux articles 3 à 5 doit mettre, pour inspection à tout moment raisonnable, ses documents, livres comptables et autres pièces justificatives à la disposition des agents du ministère du Revenu national et fournir tout local nécessaire à cette inspection.

11. Le Ministre peut exiger d'une personne la production de tout livre, registre, pièce ou autre document, ou de toute information, lié à l'application ou à l'exécution de la Loi sur les douanes ou de toute autre loi ayant trait aux Douanes, dans un délai raisonnable précisé dans une lettre recommandée ou une sommation signifiée à personne.

Manquement aux exigences

12. Lorsqu'il est établi qu'un exportateur ou un fabricant n'a pas respecté toutes les exigences relatives à la conservation de documents au Canada, on demandera à l'exportateur ou au fabricant de satisfaire à ces exigences dans un délai raisonnable. Si l'exportateur ou le fabricant ne respecte pas les exigences de conservation de documents en vertu des paragraphes 97.2 (1) et (2) de la Loi sur les douanes, les peines prévues à l'article 160 ou 161 de la Loi peuvent être imposées.

Renseignements supplémentaires

13. Lorsque l'exportateur ou le fabricant éprouve des difficultés à se conformer aux exigences, il faut s'adresser au gestionnaire des Services opérationnels du bureau de douane régional le plus près.

Références

Bureau de diffusion :
Division de l'inspection et du contrôle
Dossier de l'administration centrale :
7635-4
Références légales :
Loi sur les douanes, paragraphes 97.2(1), 97.2(2), et articles 160 et 161
Autres références :
s.o.
Ceci annule le mémorandum  D  :
D20-1-5, Décembre 1988
Date de modification :