Archivé - Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Agence des services frontaliers du Canada 2015-2016

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Table des matières

Chapitre un : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Présentation

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est heureuse de présenter au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, son rapport annuel sur la gestion de cette loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice commençant le 1er avril 2015 et se terminant le 31 mars 2016. Au cours de cette période, l'ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques fructueuses mises en œuvre au cours des années précédentes.

« La présente loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. »Note de bas de page 1

Comme l'indique le paragraphe 72(1) et 72(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution … Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, les rapports visés au paragraphe (1) sont déposés devant chaque chambre du Parlement ou, si elle ne siège pas, dans les quinze premiers jours de séance ultérieurs. »Note de bas de page 2

Organisation

I. À propos de l’Agence des services frontaliers du Canada

Depuis 2003, l'ASFC fait partie du portefeuille de Sécurité publique du Canada (SP), créé pour assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des Canadiennes.Note de bas de page 3 Pour sa part, l'ASFC est responsable de fournir des services frontaliers intégrés à l'appui des priorités liées à la sécurité nationale et à la sécurité publique et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les animaux et les végétaux, qui respectent toutes les exigences de la législation frontalière.

L'ASFC s'acquitte de ses responsabilités avec un effectif d'environ 13 000 fonctionnaires, dont plus de 7 200 agents en uniforme qui fournissent des services dans quelque 1 200 points de service au Canada et dans 39 emplacements à l'étranger.Note de bas de page 4

II. Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) comporte cinq unités : une section de l'administration, deux unités de gestion des cas et deux unités de gestion de la politique. La section de l'administration reçoit toutes les demandes et s'occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance sortante et elle appuie les deux unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements et fournissent quotidiennement de l'orientation et du soutien opérationnel aux employés de l'ASFC. L'Unité des politiques et de la gouvernance en matière d'AIPRP élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires à la satisfaction des exigences de l'AIPRP au sein de l'ASFC et dispense de la formation aux employés de l'agence. L'Unité des politiques sur l'échange d'information et les ententes de collaboration s'occupe de tout ce qui concerne les politiques qui encadrent l'échange d'information et les ententes de collaboration nationales. En moyenne, 55 équivalents temps plein, 4 employés à temps partiel et occasionnels ainsi que 3 consultants travaillaient au sein de la Division de l'AIPRP au cours de l'exercice 2015­2016.

Le coordonnateur de l'AIPRP pour l'ASFC est le directeur de la Division de l'AIPRP. La Division de l'AIPRP fait partie de la Direction du secrétariat général de l'ASFC, qui relève du vice-président de la Direction générale des services intégrés de l'ASFC. Pour respecter les meilleures pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT),Note de bas de page 5 le titulaire du poste de coordonnateur de l'AIPRP est à trois niveaux du président, il jouit d'une pleine délégation de pouvoirs et son supérieur hiérarchique direct est le directeur général du Secrétariat général de l'ASFC qui, à son tour, rend des comptes au vice-président de la Direction générale des services intégrés.

L'élément essentiel pour maintenir le respect des délais imposés par la Loi sur la protection des renseignements personnels réside dans la capacité de la Division de l'AIPRP d'obtenir des renseignements personnels des directions générales et des régions en temps opportun et de façon fiable. Appuyée par un réseau de 17 agents de liaison au sein de l'ASFC, la Division de l'AIPRP est bien placée pour recevoir, coordonner et traiter les demandes de renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Division de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec d'autres membres du portefeuille de SP, dont le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada, afin de mettre en commun les meilleures pratiques et d'élaborer des processus simplifiés pour l'extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la Loi sur la protection des renseignements pour répondre aux demandes de renseignements personnels.

Activités et réalisations

I. Rendement

Durant l'exercice 2015-2016, l'ASFC a enregistré un nombre élevé de demandes de renseignements personnels. Ce volume s'explique en bonne partie par les personnes qui veulent obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d'arrivée au Canada. En 2015-2016, 78% des demandes de renseignements personnels reçues par l'ASFC provenaient de personnes voulant obtenir leur rapport sur les antécédents de voyages, dont ils se servaient pour soutenir leur conformité aux obligations de résidence dans le cadre de programmes administrés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et Emploi et Développement social Canada.

L'ASFC a également enregistré un nombre record de demandes de renseignements personnels reçues par le biais du service « Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels en ligne ». Grâce à ce service, l'ASFC a reçu 7 674 demandes, ce qui représente 68.2% de toutes les demandes de renseignements personnels reçues par l'ASFC.

L'ASFC continue également à offrir les réponses aux demandes de renseignements personnels par support électronique. Bien que seulement 8.3% des réponses aient été transmises par support électronique, il reste que 80,3% de toutes les pages qui ont été communiquées totalement ou partiellement, en réponse à des demandes de renseignements personnels, ont été transmises de cette façon.

La Division de l'AIPRP a également fourni une orientation stratégique en fonction du cas aux secteurs de programmes de l'ASFC en ce qui concerne la divulgation de renseignements en vertu de l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et de l'article 107 de la Loi sur les douanes. En tout, la Division de l'AIPRP a reçu 965 demandes d'orientation lors de l'exercice 2015-2016, ce qui représente une hausse de 208% par rapport à l'année précédente.

II. Sensibilisation et formation

Durant l'exercice 2015-2016, l'ASFC a continué à donner des séances de formation bilingues visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et à accroître la sensibilisation aux obligations en matière d'AIPRP. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en mettant l'accent sur les demandes présentées en vertu de cette loi et sur les principes relatifs à l'obligation de prêter assistance. Quatre séances ont eu lieu, et en tout, 74 employés de la région de la capitale nationale (RCN), et des régions, y ont assisté.

Les employés de l'ASFC ont tiré également avantage du cours en ligne sans frais intitulé : « Gestion de l'information à l'ASFC et la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. »Ce cours en ligne d'une heure a été conçu pour fournir aux employés les principes de base pour gérer efficacement l'information dans leurs tâches quotidiennes. Après avoir terminé le cours, les employés étaient en mesure de mieux identifier les différents types de renseignements, de comprendre comment les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de laLoi sur la protection des renseignements personnelssont traitées et de connaître leurs responsabilités durant le processus. Un total de 204 employés ont suivi le cours en ligne durant l'exercice 2015-2016.

De plus, la Division de l'AIPRP a donné 18 formations en classe au sujet de l'article 107 de la Loi sur les douanes, ainsi que de la formation de base sur la communication d'information à 260 employés dans la RCN nationale et en région. La Division de l'AIPRP a également élaboré une formation interactive en ligne pour tout le personnel de l'ASFC au sujet de l'échange de renseignements qui a été très bien reçue. Au total, 1 037 séances ont été suivies en ligne en 2015-2016.

La Division de l'AIPRP a donné des séances d'information sur des sujets variés tels que l'application de la Loi sur la communication d'information ayant trait à la sécurité du Canada (LCISC), la communication d'information liée au renseignement et des formations propres aux secteurs d'activités.

De plus, la Division de l'AIPRP a aussi organisé une activité d'apprentissage nationale à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP sous la forme de conférence téléphonique. L'objectif de cette conférence téléphonique, qui réunissait les 17 agents de liaison de l'AIPRP de différentes directions générales et régions, était d'échanger de l'information sur les défis et les pratiques exemplaires, de discuter sur les dernières politiques et les derniers développements procéduraux, ainsi que d'améliorer la relation entre la Division de l'AIPRP et les agents de liaison de l'AIPRP. De telles conférences téléphoniques continueront à être organisées au cours du nouvel exercice afin d'assurer l'amélioration continue et de promouvoir une communication continue qui fournit aux agents de liaison de l'AIPRP les outils et la formation dont ils ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.

La Division de l'AIPRP a aussi élaboré un plan de communication afin de sensibiliser les employés de l'ASFC à leurs obligations quant à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le plan appuie des dates importantes comme la Journée de la protection des données et d'autres activités à l'ASFC pour accroître la sensibilisation à l'AIPRP et promouvoir les outils et les ressources connexes.

Finalement, la Division de l'AIPRP continue à participer activement aux réunions des coordonnateurs et praticiens de l'AIPRP dirigées par le SCT. Ces réunions permettent aux employés de l'AIPRP de l'ASFC de discuter des différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'AIPRP avec leurs homologues des autres organisations.

III. Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant l'exercice 2015-2016, l'ASFC a continué à réviser des politiques existantes et à en élaborer de nouvelles.

La Division de l'AIPRP a pris d'importantes mesures afin d'améliorer et de promouvoir les outils accessibles aux employés de l'ASFC en matière d'AIPRP. Une de ces mesures consiste à garder la page Intranet de l'AIPRP à jour et accessible pour tous les employés de l'ASFC, ce qui permet à la Division de l'AIPRP de partager rapidement l'information et les pratiques exemplaires et de faciliter la collaboration au sein de l'Agence.

En 2015-2016, la Division de l'AIPRP a mis à jour deux documents stratégiques importants sur l'échange de renseignements qui porte sur la communication proactive ainsi que l'application de la LCISC par l'Agence. Elle a également mis à jour l'orientation stratégique liée à la désignation d'organisme d'enquête.

La Division de l'AIPRP a continué à se charger officieusement de revoir les renseignements des dossiers de l'ASFC, pour les programmes internes, comme si cela avait été demandé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l'AIPRP a reçu 91 demandes internes de cette nature au cours de l'exercice 2015-2016.

La Division de l'AIPRP surveille de près le temps nécessaire pour traiter les demandes de renseignements personnels. Des rapports mensuels, qui rendent compte des tendances et du rendement, sont remis aux gestionnaires des unités de gestion de cas, au directeur de la Division de l'AIPRP, et au directeur général du Secrétariat général. Des rapports mensuels qui présentent les données statistiques sur le rendement des bureaux ou des intérêts prioritaires sont également distribués à tous les agents de liaison de l'AIPRP. Finalement, des rapports trimestriels et un rapport final sur les tendances présentant le rendement global de l'Agence sont revus et discutés lors des rencontres du Comité exécutif de l'AgenceNote de bas de page 6 et sont compris dans le sommaire du rendement de l'Agence.

IV. Salle de lecture

L'ASFC, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, maintient une salle de lecture pour les demandeurs qui souhaitent consulter du matériel en personne à l'ASFC. Les demandeurs intéressés peuvent avoir accès à notre salle de lecture en communiquant avec le directeur de l'AIPRP de l'ASFC au 343 291-7021, ou par courriel à : ATIP-AIPRP@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Complexe de la Place Vanier, Tour A, 14e étage
333, chemin North River
Ottawa (Ontario)
K1A 0L8

V. Vérifications et enquêtes des pratiques relatives à la protection de la vie privée de l’Agence des services frontaliers du Canada

En 2015-2016, une vérification a été conclue par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), et une vérification a été lancée par la Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes de l'ASFC concernant les pratiques de l'ASFC relatives à l'accès à l'information et à la protection de la vie privée.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada – vérification – Renseignements personnels et les dispositifs de stockage électronique portatifs

En janvier 2013, le CPVP a annoncé son intention de mener une vérification afin d'explorer les défis systémiques liés à l'utilisation de dispositifs de stockage électronique portatifs par les organismes fédéraux. Dans le cadre de son processus de planification de la vérification, le CPVP a effectué un sondage sur l'utilisation de dispositifs de stockage électronique portatifs dans 49 institutions fédérales, dont l'ASFC. Le sondage a été conçu pour faciliter la sélection de 20 entités pour l'examen de la vérification.

Selon ce sondage, l'ASFC a été l'une des 17 institutions sélectionnées pour l'examen par le CPVP en 2014-2015. Le travail de vérification avait pour but d'examiner les cadres qui régissent l'utilisation des dispositifs de stockage électroniques portatifs afin de contribuer à améliorer les mesures de protection des renseignements personnels.

Le rapport du CPVP associé à cette vérification a été publié en décembre 2015. Le tableau suivant résume les recommandations du CPVP et les réponses de la haute gestion de l'ASFC :

OPC Recommendation CBSA Management Response
L'ASFC doit veiller à ce que la remise de tous les dispositifs de stockage portables - qui peuvent servir à conserver des renseignements personnels - soit consignée à des fins d'identification et de suivi. D'accord - L'ASFC fera en sorte que tous les dispositifs de stockage sont répertoriés dans un inventaire, qu'ils font l'objet de suivis et sont étiquetés en bonne et due forme avant le mois de  juillet 2016.
L'ASFC doit conserver des preuves documentaires - soit le rapport de confirmation généré par le mécanisme de nettoyage certifié, soit la confirmation de destruction du matériel - en tant que vérification visant à assurer que toutes les données sur les dispositifs de stockage portables excédentaires ou défectueux ont été éliminées de manière sécuritaire. D'accord – L'ASFC conservera les preuves documentaires - soit le rapport de confirmation généré par le mécanisme de nettoyage certifié, soit la confirmation de destruction du matériel - en tant que vérification visant à assurer que toutes les données sur les dispositifs de stockage portables excédentaires ou défectueux ont été éliminées de manière sécuritaire avant le mois de décembre 2015.
L'ASFC doit évaluer les risques pour les renseignements personnels qui résultent de l'utilisation des CD/DVD pour stocker des données, et mettre en place des contrôles appropriés pour corriger les lacunes et les faiblesses. D'accord – L'ASFC évaluera le risque en matière de sécurité associé à l'utilisation des CD/DVD, ainsi que l'incidence pour les opérations d'un retrait des lecteurs CD/DVD avant le mois d'octobre 2016.
L'ASFC doit évaluer l'utilisation des dispositifs de stockage portables et les contrôles qui sont présents dans le contexte des programmes et de l'environnement propres à l'Agence, et mettre en œuvre les contrôles appropriés pour régler les lacunes et faiblesses relevées.  D'accord – L'ASFC évaluera l'utilisation des dispositifs de stockage portables au sein de l'Agence et les contrôles dont ils sont munis, et mettra en œuvre des contrôles appropriés pour régler les lacunes et faiblesses relevées avant le mois de décembre 2016.
L'ASFC doit veiller à ce que tous les employés, y compris les employés contractuels, soient au courant de la politique de l'Agence régissant l'utilisation des dispositifs de stockage portables personnels pour le travail. D'accord – L'ASFC veillera à ce que tous les employés, y compris les employés contractuels, soient au courant de la politique de l'Agence régissant l'utilisation des dispositifs de stockage portables personnels pour le travail avant le mois de juillet 2016.

Direction de la vérification interne et de l’évaluation des programmes de l’Agence des services frontaliers du Canada – Vérification de la Division de l’AIPRP

Dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques de 2014-2015 à 2016-2017, la Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes a mené une vérification de la Division de l'AIPRP en 2015-2016. Cette vérification a pour objectif d'évaluer l'efficacité du cadre de contrôle de gestion lié à l'AIPRP, ce qui comprend la gestion des processus opérationnels liés aux ressources humaines, ainsi que le respect des délais prévus dans la loi et les contrôles qui atténuent les risques de communiquer des renseignements faisant l'objet d'une exception.

La Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes doit remettre au Comité son rapport sur la vérification en juin 2016.

VI. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

En 2015-2016, l'ASFC a achevé neuf EFVP, dont deux étaient des EFVP pluri-institutionnelles réalisées en collaboration avec IRCC.

Les sept EFVP complétées par l'ASFC sont :

Les deux EFVP pluri-institutionnelles menées par IRCC sont :

Ces EFVP ont été remis au CPVP et au SCT afin qu'ils les examinent et les commentent.

Les résumés complets de ces EFVP peuvent être trouvés sur le site Web de l'ASFC.

Grand livre des comptes clients

Le Grand livre des comptes clients permet de faire le suivi des droits et taxes sur les marchandises importées qui doivent être versés au receveur général du Canada. Il contient des renseignements personnels sur les importateurs, les transporteurs, les propriétaires de boutiques hors taxes et d'entrepôts ainsi que les firmes de courtage en douane qui agissent à titre d'entreprises individuelles, renseignements tirés des anciennes bases de données de l'ASFC. L'information peut être validée en la comparant aux renseignements de base dans les bases de données et pourra être utilisée pour faciliter le remboursement des trop-perçus ou les communications relatives au contrôle des importations et des exportations.

Programme pilote d’Aide au retour volontaire et à la réintégration

Le programme pilote d'Aide au retour volontaire et à la réintégration (ARVR) soutient le Programme de renvois en fournissant un mécanisme, pris en charge par l'Organisation internationale pour les migrations (OIM), qui facilite le retour volontaire des demandeurs d'asile déboutés dans leur pays d'origine. Le projet pilote a été mené dans la région du Grand Toronto du 29 juin 2012 au 31 mars 2015. L'EFVP examine l'incidence des activités menées par l'ASFC et l'OIM dans le cadre de l'exécution du programme d'ARVR sur la vie privée des personnes concernées. L'EFVP ne se penche pas sur l'incidence sur la vie privée des activités menées par l'ASFC dans le cadre de son processus habituel de renvoi. 

Addenda de la phase II de l’initiative sur les entrées et les sorties : expansion afin d’inclure les citoyens américains

L'addenda de la phase II de l'initiative sur les entrées et les sorties porte sur l'inclusion des étrangers et des résidents permanents qui traversent la frontière entre le Canada et les États-Unis (É.-U.). Concrètement, l'information relative aux citoyens des É.-U. qui entrent dans l'un ou l'autre des pays en utilisant un poste automatisé à l'un des points d'entrée le long de la frontière terrestre sera désormais accessible dans le cadre de l'initiative sur les entrées et les sorties. Aucune information sur les citoyens canadiens et les personnes inscrites comme Indiens ne sera communiquée dans le cadre de l'addenda et l'information recueillie dans le cadre de l'initiative sur les entrées et les sorties ne sera pas automatiquement communiquée à d'autres entités à l'extérieur de l'ASFC.

Initiative Information interactive préalable sur les voyageurs

Le programme Information interactive préalable sur les voyageurs (IIPV) pousse plus loin le programme existant d'information préalable sur les voyageurs/dossier du passager (IPV/DP), conformément aux engagements pris dans le plan d'action Par-delà la frontière. Dans le cadre de l'IIPV, l'IPV sera recueillie à l'enregistrement (qui commence normalement 24 heures avant le départ), ce qui permettra de vérifier si le voyageur possède les documents de voyage requis pour se rendre au Canada ou s'il est inscrit sur la liste compilée en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, puis de transmettre à la compagnie aérienne un message autorisant la personne à monter à bord d'un vol commercial international se rendant au Canada (ou l'en interdisant) avant le décollage de l'appareil. Le processus comprendra un examen manuel visant à déterminer si le voyageur fait l'objet d'une déclaration de rejet du ministre faite en conformité avec son pouvoir discrétionnaire ou si le voyageur a omis de fournir la documentation nécessaire (autorisation de retourner au Canada ou permis de résidence temporaire) à la suite de l'exécution d'une mesure de renvoi.

L'IIPV autorise également la collecte de multiples renseignements du dossier de passager soumis dans le système au plus 72 heures avant le départ; toutefois, seule l'IPV sera utilisée dans le cadre du processus de décision relatif à l'autorisation ou à l'interdiction de monter à bord. L'automatisation de la transmission du dossier de passager avant le départ se fera à une date ultérieure, en fonction de considérations telles que la signature d'une entente entre le Canada et l'Union européenne concernant le dossier passager ou, au besoin, les intérêts en matière de sécurité nationale.

Filtrage des personnes à surveiller à l’aide de caméras multiples

Le projet de filtrage des personnes à surveiller à l'aide de caméras multiples est un projet de deux ans comportant une phase de démonstration (six mois) de la technologie dans un environnement opérationnel à la frontière. L'ASFC installera, à un point d'entrée choisi, de nouvelles caméras qui s'ajouteront au système de télévision en circuit fermé existant et qui seront placées à des endroits stratégiques pour mieux capter des images des voyageurs. Les images des voyageurs seront ensuite comparées à l'information d'une base de données sur les personnes représentant un risque élevé qui sont interdites de territoire au Canada de sorte qu'elles soient interceptées avant qu'elles quittent le point d'entrée.

Protocole d'entente entre le Federal Bureau of Investigation et l'Agence des services frontaliers du Canada

Le protocole d'entente entre le Federal Bureau of Investigation et l'ASFC, complément de l'entente existante entre le Canada et les É.-U., vise à permettre l'échange direct et rapide d'information sur les personnes ou organisations qui pourraient, avons-nous des motifs raisonnables de croire, représenter une menace pour la sécurité des personnes dans l'un ou l'autre des pays.

Système d'approvisionnement en uniforme

Le programme des uniformes de l'ASFC permet aux employés de l'ASFC devant porter l'uniforme de se procurer de l'équipement et des pièces de l'uniforme, notamment le gilet pare-balles souple. Les employés passent leur commande directement sur le portail sécurisé du fournisseur, soit Logistik Unicorp inc., de Saint-Jean, au Québec. Les gilets pare-balles souples sont commandés par l'équipe du programme des uniformes de l'ASFC, à Ottawa, qui reçoit, examine et transmet les mensurations des employés à Pacific Safety Products inc., à Arnprior, en Ontario. L'EFVP présente les risques associés à la communication de renseignements personnels aux fournisseurs, le résultat de l'analyse de ces risques et les façons d'atténuer ces derniers.

Traité sur l'échange de renseignements entre le Canada et les États-Unis : Accord de mise en œuvre sur l'échange de renseignements biométriques relatifs à l'immigration

Le Canada et les É.-U. ont conçu une méthode d'enquête fondée sur les recherches dans le système d'empreintes digitales anonymes pour confirmer l'identité de personnes provenant de pays tiers et pour faciliter l'échange d'information relative à l'immigration sans transmettre les empreintes digitales des clients. L'accord de mise en œuvre précise la façon dont IRCC et l'ASFC travailleront avec leurs homologues de l'immigration des É.-U. pour échanger de l'information du dossier d'immigration tout en protégeant la vie privée de leurs clients. L'échange de renseignements biométriques est également régi par le Traité sur l'échange de renseignements relatifs à l'immigration signé le 13 décembre 2012

Protocole d'entente concernant l'échange d'information entre Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, l'Agence des services frontaliers du Canada et le Home Office du Royaume-Uni et Annexe cas-pas-cas

La nouvelle version du protocole d'entente concernant l'échange d'information et l'annexe cas-par-cas remplacent l'accord en place depuis 1999 avec le Home Office pour l'échange occasionnel d'information. L'annexe cas-par-cas du protocole d'entente établit les conditions assurant le respect de la vie privée selon lesquelles les agents de l'ASFC au Canada et à l'étranger sont autorisés à échanger de l'information avec leurs homologues du Home Office afin d'appliquer les lois relatives à l'immigration et à la citoyenneté des deux pays et de contrôler l'application de celles-ci. L'échange se fait au cas-par-cas s'il y a des raisons de croire que l'information transmise pourrait être utile ou pertinente dans le but cité. Le protocole d'entente et l'annexe ont été signés le 9 septembre 2015, à Londres, en Angleterre, par la présidente de l'ASFC et la sous-ministre d'IRCC.

Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2015-2016, 1 140 divulgations ont été effectuées par l'ASFC en application de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2015-2016, deux divulgations, en relation aux mesures de renvoi en matière d'immigration, ont été effectuées par l'ASFC en application de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans les deux cas, trois éléments ont été divulgués par l'ASFC : le fait que ces individus ont été renvoyés du Canada, la date de renvoi, et le lieu où les individus ont été renvoyés.

Il est dans l'intérêt du public de savoir que l'ASFC s'est acquittée de son mandat. Ces divulgations ont servi à démontrer que les objectifs et l'intégrité du système d'immigration ainsi que la protection de la santé et de la sécurité des Canadiens ont été maintenus. L'équilibre entre le besoin de savoir du public et la protection de la vie privée d'un individu est une préoccupation de l'ASFC, et dans chacun de ces cas, il a été déterminé que l'intérêt public l'emportait sur toute atteinte qu'une divulgation de mesure de renvoi aurait sur les individus concernés.

Le CPVP a été avisé avant que la divulgation soit faite dans tous les cas.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Pour voir un exemplaire signé de l'ordonnance de délégation des pouvoirs, voir l'annexe A.

Chapitre deux : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pour le rapport statistique de l'ASFC visant la Loi sur la protection des renseignements personnels, voir l'annexe B.

Interprétation du rapport statistique

I. Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'ASFC a reçu 11 247 demandes de renseignements personnels en 2015-2016, ce qui était une diminution de 11.9% par rapport à l'exercice précédent. De plus, l'ASFC a répondu à 11 400 de ces demandes, une proportion de 85.7% du nombre total des demandes reçues, et en suspens à la fin de la période de rapport précédente.

Au cours des six dernières années, l'ASFC a connu une importante augmentation du nombre de demandes. En 2010-2011, l'ASFC a reçu 2 896 demandes. Par comparaison, en 2015-2016, elle en a reçu 11 247. Cette augmentation s'explique en grande partie par les demandes de rapports sur les antécédents de voyages déjà mentionnées dans le présent rapport.

Demandes de renseignements personnels reçues/traitées

Tendances sur les dossiers de voyage

II. Demandes en suspens des exercices précédents

Au cours des six dernières années, l'ASFC a connu une importante augmentation du nombre de demandes en suspens reportées à la prochaine période de rapport. Des 1 902 demandes reportées en 2015-2016, 1 233 ont été traitées à temps, et 669 étaient en retard.

III. Délai de traitement

Sur toutes les demandes traitées, l'ASFC a réussi à répondre à 88.7% des demandes dans les délais prescrits par la loi, une diminution du 97.4% atteint durant l'exercice précédent.

Au total, le délai a été prorogé dans 1 478 cas en 2015-2016, soit une diminution de 366% par rapport à l'exercice précédent.

IV. Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels expose comment le CPVP reçoit les plaintes déposées relativement aux renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale et fait enquête. Parmi les plaintes que le CPVP peut choisir d'instruire, mentionnons : refus d'accès à des renseignements personnels, allégation selon laquelle on a mal utilisé ou divulgué illicitement des renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental au sujet d'un particulier et le cas d'un particulier qui n'a pas eu accès à ses renseignements personnels dans la langue officielle de son choix.
Au cours de l'exercice 2015-2016, 34 plaintes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été portées contre l'ASFC, une diminution de 6% par rapport à l'exercice 2014-2015. Une évaluation des plaintes déposées contre l'ASFC ne révèle aucune tendance particulière ni aucune raison précise pour expliquer la diminution des plaintes. Il faut souligner que le nombre de plaintes déposées ne représente que 0,3% de toutes les demandes traitées pendant cette période. Les plaintes déposées pendant l'exercice en question ont porté sur les causes suivantes : retard (27); application des dispositions relatives aux exceptions ou aux exclusions (3); utilisation ou divulgation (1); refus de divulguer (2); et autres motifs (1).

Parmi les 31 plaintes réglées pendant l'exercice 2015-2016, 17 se sont avérées justifiées, 9 n'étaient pas justifiées, 1 a été réglée, et 4 ont été abandonnées ou annulées. Dans le cas des plaintes justifiées, l'affaire est revue par des gestionnaires délégataires et les processus sont modifiés s'il y a lieu.

V. Atteintes à la vie privée

Aucun cas concret d'atteinte à la vie privée n'a été souligné au cours de l'exercice 2015-2016.

VI. Conclusion

Les réalisations de l'ASFC présentées dans le présent rapport reflètent l'engagement de l'Agence à garantir que tous les efforts raisonnables sont déployés pour remplir ses obligations prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'ASFC a fait tous les efforts nécessaires afin de fournir aux Canadiens et aux Canadiennes les renseignements personnels qu'ils ont le droit d'obtenir, en temps opportun et utile, tout en protégeant les droits à la vie privée de tous les Canadiens et les Canadiennes.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirr

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont le Ministre de la Sécurité publique et protection civile est, en qualité de responsable de l'Agence des services frontaliers du Canada investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrête antérieur.

Annexe de l'Agence des services frontaliers du Canada
Poste Loi sur l'accès à l'information et Règlement Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
Président Autorité absolue Autorité absolue
Vice-président, Direction générale des services corporatifs Autorité absolue Autorité absolue
Directrice générale, Direction de secrétariat général Autorité absolue Autorité absolue
Directeur, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue
Gestionnaire, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue (sauf 8(2)m)
Chef d'équipe, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue (sauf 8(2)m)

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 11247
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 2055
Total 13302
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 11400
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1902

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 57 4475 2462 282 7 2 0 7285
Communication partielle 16 1297 881 216 71 97 39 2617
Exception totale 0 3 4 3 0 2 0 12
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 34 257 148 16 1 0 0 456
Demande abandonnée 672 258 63 20 4 2 11 1030
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 779 6290 3558 537 83 103 50 11400
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 321
19(1)(b) 36
19(1)(c) 18
19(1)(d) 61
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 507
22(1)(a)(i) 39
22(1)(a)(ii) 22
22(1)(a)(iii) 7
22(1)(b) 1184
22(1)(c) 10
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 2
26 2213
27 224
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 7201 84 0
Communication partielle 1880 736 1
Total 9081 820 1

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et comuniquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 22118 22118 7285
Communication partielle 269488 191270 2617
Exception totale 32 0 12
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 4655 0 1030
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 296293 213388 10944
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 7282 21745 3 373 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2076 29465 435 71594 70 32499 35 37617 1 20095
Exception totale 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1024 0 3 0 1 0 2 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 10394 51210 441 71967 71 32499 37 37617 1 20095
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseigements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 117 1 2181 4 2303
Exception totale 1 0 1 0 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 6 0 31 0 37
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 124 1 2213 4 2342

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statuaire
Nombre de demandes fermées après le délai statuaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
1287 1287 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 692 43 735
16 à 30 jours 129 9 138
31 à 60 jours 107 16 123
61 à 120 jours 85 34 119
121 à 180 jours 46 18 64
181 à 365 jours 39 29 68
Plus de 365 jours 7 33 40
Total 1105 182 1287
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Communications en vertu du paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
1140 2 2 1144

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 30
Demandes de correction acceptées 6
Total 36

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 907 0 32 0
Communication partielle 214 0 174 0
Exception totale 7 0 1 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 46 0 1 0
Demande abandonnée 88 0 8 0
Total 1262 0 216 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 5 0
16 à 30 jours 1262 0 211 0
Total 1262 0 216 0

Partie 6 — Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 60 1233 2 7
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 7 473 0 0
Total 67 1706 2 7
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 61 1303 2 7
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 6 403 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 9 5 3 1 0 1 1 20
Communication partielle 2 15 3 2 1 6 1 30
Exception totale 1 5 2 0 1 0 0 9
Exclusion totale 0 1 0 1 0 0 0 2
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 12 26 8 4 2 7 2 61
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 1 0 0 0 0 0 2
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 1 0 0 0 0 0 2

Partie 7 — Délais de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciare Total
33 23 19 0 75

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées 9

Partie 10 — Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires  $4,279,515
Heures supplémentaires $124,787
Biens et services $1,039,816
• Contrats de services professionnels $724,300  
• Autres $315,516  
Total $5,444,118
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 54.92
Employés à temps partiel et occasionnels 3.54
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 3.00
Étudiants 0.00
Total 61.46
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.
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