Archivé - Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Agence des services frontaliers du Canada 2014-2015

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Table des matières

Chapitre un : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Chapitre deux : Rapport statistique

Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoir

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Chapitre un : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Présentation

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est heureuse de présenter au Parlement, conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, son rapport annuel sur la gestion de cette loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice commençant le 1er avril 2014 et se terminant le 31 mars 2015. Au cours de cette période, l’ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques fructueuses mises en œuvre au cours des années précédentes.

« La présente loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernentNote de bas de page 1. »

Comme l’indique le paragraphe 72(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d’application de la présente loi en ce qui concerne son institutionNote de bas de page 2.

Durant l’exercice 2014-2015, l’ASFC a adopté de nouvelles procédures et pratiques qui lui permettront de continuer à dispenser promptement des services aux Canadiens cherchant à exercer leur droit d’accéder à des renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui témoigneront du leadership dont elle a fait preuve dans la gestion de demandes de plus en plus nombreuses et complexes.

Organisation

À propos de l'Agence des services frontaliers du Canada

Depuis 2003, l’ASFC fait partie du portefeuille de Sécurité publique du Canada (SP), créé pour assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des CanadiennesNote de bas de page 3. Pour sa part, l’ASFC est responsable de fournir des services frontaliers intégrés à l’appui des priorités liées à la sécurité nationale et à la sécurité publique et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les animaux et les végétaux, qui respectent toutes les exigences de la législation frontalière.

L’ASFC s’acquitte de ses responsabilités avec un effectif d’environ 13 000 fonctionnaires dont plus de 7 200 agents en uniforme qui fournissent des services dans quelque 1 200 points de service au Canada et dans 39 emplacements à l’étrangerNote de bas de page 4.

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) comporte cinq unités : une section de l’administration, deux unités de gestion des cas et deux unités de gestion de la politique. La section de l’administration reçoit toutes les demandes et s’occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance sortante et elle appuie les deux unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d’extraction de renseignements et fournissent quotidiennement de l’orientation et du soutien opérationnel aux employés de l’ASFC. L’Unité des politiques et de la gouvernance en matière d’AIPRP élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires à la satisfaction des exigences de l’AIPRP au sein de l’ASFC et dispense de la formation aux employés de l’ASFC. L’Unité des politiques sur l’échange d’information et les ententes de collaboration s’occupe de tout ce qui concerne les politiques qui encadrent l’échange d’information et les ententes de collaboration nationales. En moyenne, 53 équivalents temps plein, 4 employés à temps partiel et occasionnels ainsi que 4 consultants travaillaient au sein de la Division de l’AIPRP au cours de l’exercice 2014-2015.

Le coordonnateur de l’AIPRP pour l’ASFC est le directeur de la Division de l’AIPRP. La Division de l’AIPRP fait partie de la Direction du secrétariat général de l’ASFC, qui relève du vice-président de la Direction générale des services intégrés de l’ASFC. Pour respecter les meilleures pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)Note de bas de page 5, le titulaire du poste de coordonnateur de l’AIPRP est à trois niveaux du président, il jouit d’une pleine délégation de pouvoirs et son supérieur hiérarchique direct est le directeur général du Secrétariat général de l’ASFC qui, à son tour, rend des comptes au vice-président de la Direction générale des services intégrés. 

L’élément essentiel pour maintenir le respect des délais imposés par la Loi sur la protection des renseignements personnels réside dans la capacité de la Division de l’AIPRP d’obtenir des renseignements personnels des directions générales et des régions en temps opportun et de façon fiable. Appuyée par un réseau de 17 agents de liaison au sein de l’ASFC, la Division de l’AIPRP est bien placée pour recevoir, coordonner et traiter les demandes de renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Division de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec d’autres membres du portefeuille de SP, dont le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada, afin de mettre en commun les meilleures pratiques et d’élaborer des processus simplifiés pour l’extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la Loi sur la protection des renseignements pour répondre aux demandes de renseignements personnels.

Activités et réalisations

Leadership

L’ASFC a toujours été un participant actif au soutien et à la promotion de la protection des renseignements personnels, et l’exercice 2014-2015 n’y a pas fait exception.

Dans le but d’améliorer la qualité du service, et en poursuivant également la modernisation du service de « Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne » qui permet aux Canadiens de soumettre leurs demandes en ligne, l’ASFC a recommandé au SCT l’ajout de certains champs dans le portail. Ces champs permettent aux clients de fournir des renseignements qui aident les institutions à être plus efficaces lorsqu’elles traitent les demandes.

Afin d’améliorer le processus de récupération des demandes, la Division de l’AIPRP a mis en place un lecteur commun qui permet aux agents de liaison de télécharger les documents en réponse aux demandes reçues. La structure du lecteur commun est conçue de telle façon que toutes les régions ont leur propre dossier dans lequel les agents de liaison au pays peuvent remettre en toute sécurité des documents et de l’information à la Division de l’AIPRP.

La Division de l’AIPRP est aussi responsable des politiques de l’ASFC concernant la collecte et la divulgation de renseignements. En collaborant étroitement avec les secteurs de programmes de l’ASFC et plusieurs partenaires du portefeuille de la SP dans le cadre du processus d’entente de collaboration écrites (ECE), la Division de l’AIPRP peut fournir une orientation fonctionnelle concernant la politique relative à la divulgation, préciser les pouvoirs de divulgation applicables de l’ASFC et aider à élaborer les ECE qui combleront le mieux les besoins actuels et futurs du secteur de programme, en plus d’établir des processus qui permettent d’assurer, de façon mutuelle, que les renseignements personnels sont protégés adéquatement.

La Division de l’AIPRP a aussi représenté l’ASFC en appuyant les initiatives stratégiques d’échange de renseignements dirigées par d’autres ministères, comme SP et le ministère de la Justice.

Enfin, l’ASFC a également une salle de lecture mise à la disposition des membres du public qui souhaitent consulter ses publications ou d’autres documents publics. Les personnes intéressées peuvent avoir accès à notre salle de lecture en communiquant avec le directeur de l’AIPRP de l’ASFC au 343-291-7021, ou par courriel à : ATIP-AIPRP@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Complexe de la Place Vanier, Tour A, 14e étage
333, chemin North River
Ottawa (Ontario)  K1A 0L8

Rendement

Durant l’exercice 2014-2015, l’ASFC a enregistré un nombre élevé de demandes de renseignements personnels. Ce volume s’explique en bonne partie par les personnes qui veulent obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d’arrivée au Canada. En 2014-2015, 82,7% des demandes de renseignements personnels reçues par l’ASFC provenaient de personnes voulant obtenir leur rapport sur les antécédents de voyages, dont ils se servaient pour soutenir leur conformité aux obligations de résidence dans le cadre de programmes d’avantages sociaux administrés par Citoyenneté et Immigration Canada et Service Canada.

L’ASFC a également enregistré un nombre record de demandes de renseignements personnels reçues par le biais du service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne. L’ASFC a reçu 7 368 demandes, ce qui représente 57.7% de toutes les demandes de renseignements personnels reçues par l’ASFC; une augmentation de 516% comparativement à l’exercice 2013-2014. L’Agence croit que ce nouveau service continuera de voir une augmentation de son utilisation au cours des prochaines années.

L’ASFC continue également à offrir la transmission par voie électronique des réponses aux demandes de renseignements personnels. Bien que seulement 7,7% des réponses aient été transmises électroniquement, il reste que 84,2% de toutes les pages qui ont été communiquées totalement ou partiellement, en réponse à des demandes de renseignements personnels, ont été transmises de cette façon.

La Division de l’AIPRP a également fourni une orientation stratégique en fonction du cas aux secteurs de programmes de l’ASFC en ce qui concerne la divulgation de renseignements en vertu de l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et de l’article 107 de la Loi sur les douanes. En tout, la Division de l’AIPRP a reçu 313 demandes d’orientation lors de l’exercice 2014-2015, ce qui représente une hausse de 53% par rapport à l’année précédente, lors de laquelle elle avait reçu 205 demandes.

Sensibilisation et formation

Durant l’exercice 2014-2015, l’ASFC a continué à donner des séances de formation bilingues visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et à accroître la sensibilisation aux obligations en matière d’AIPRP. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en mettant l’accent sur les demandes présentées en vertu de cette loi et sur les principes relatifs à l’obligation de prêter assistance. Dix séances ont eu lieu, et en tout, 174 employés de la région de la capitale nationale y ont assisté.

Les employés de l’ASFC ont tiré également avantage du cours en ligne sans frais intitulé : « Gestion de l’information à l’ASFC et la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ». Ce cours en ligne d’une heure a été conçu pour fournir aux employés les principes de base pour gérer efficacement l’information dans leurs tâches quotidiennes. Après avoir terminé le cours, les employés étaient en mesure de mieux identifier les différents types de renseignements, de comprendre comment les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont traitées et de connaître leurs responsabilités durant le processus. Un total de 437 employés ont suivi le cours en ligne durant l’exercice 2014-2015, ce qui représente une augmentation de 35% comparativement à l’exercice précédent.

La Division de l’AIPRP a aussi donné deux séances personnalisées; une sur les atteintes à la vie privée qui a été bien accueillie par 15 employés dans la région du Nord de l’Ontario, et une sur Info Source qui a été bien accueillie par 17 employés dans l’Unité des cas relatifs à la sécurité nationale. De plus, la Division de l’AIPRP a donné 13 formations en classe au sujet de l’article 107 de la Loi sur les douanes, ainsi que de la formation de base sur la communication d’information à 200 employés dans la région de la capitale nationale et en région.

De plus, la Division de l’AIPRP a aussi organisé deux activités d’apprentissage nationales à l’intention des agents de liaison de l’AIPRP sous la forme de conférences téléphoniques. L’objectif de ces conférences téléphoniques, qui réunissaient les 17 agents de liaison de l’AIPRP de différentes directions générales et régions, était d’échanger de l’information sur les défis et les pratiques exemplaires, de discuter sur les dernières politiques et les derniers développements procéduraux, ainsi que d’améliorer la relation entre la Division de l’AIPRP et les agents de liaison de l’AIPRP. De telles conférences téléphoniques continueront à être organisées au cours du nouvel exercice afin d’assurer l’amélioration continue et de promouvoir une communication continue qui fournit aux agents de liaison de l’AIPRP les outils et la formation dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

La Division de l’AIPRP a aussi élaboré un plan de communication afin de s’assurer que les employés de l’ASFC connaissent leurs obligations quant à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le plan utilisera les dates importantes comme la Journée de la protection des données et d’autres activités à l’ASFC pour accroître la sensibilisation à l’AIPRP et promouvoir les outils et les ressources connexes.

Finalement, la Division de l’AIPRP continue à participer activement aux réunions des coordonnateurs et praticiens de l’AIPRP dirigées par le SCT. Ces réunions permettent aux employés de l’ASFC de discuter des différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l’AIPRP avec leurs homologues des autres organisations.

Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant l’exercice 2014-2015, l’ASFC a continué à réviser des politiques existantes et à en élaborer de nouvelles.

La Division de l’AIPRP a pris d’importantes mesures afin d’améliorer et de promouvoir les outils accessibles aux employés de l’ASFC en matière d’AIPRP. Une de ces mesures consiste à garder la page Intranet de l’AIPRP à jour et accessible pour tous les employés de l’ASFC, ce qui permet à la Division de l’AIPRP de partager rapidement l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la collaboration au sein de l’Agence. La Division de l’AIPRP étudiera la possibilité de concevoir une page Wiki qui permettrait de partager la connaissance des meilleures pratiques de l’AIPRP avec les employés de l’ASFC.

La Division de l’AIPRP a également conçu un nouveau formulaire de consentement pour les personnes qui soumettent une demande d’information au nom d’une autre. Le nouveau formulaire a été créé spécialement pour recueillir tous les renseignements dont l’ASFC a besoin pour traiter les demandes soumises par des représentants chargés d’obtenir des renseignements personnels au nom d’un tiers.

Au cours des dernières années, l’ASFC a constaté une hausse du nombre de personnes cherchant à obtenir des fichiers audio ou vidéo les concernant. Pour traiter ces demandes de façon efficace, la Division de l’AIPRP a mis en place une procédure qui indique aux analystes les étapes à suivre pour donner suite à ce type de demande.

L’ASFC a continué à travailler sans relâche pour donner suite aux recommandations du SCT visant l’amélioration de son chapitre dans Info Source. Le contenu du chapitre de l’ASFC dans Info Source est maintenant organisé par fonctions, programmes et activités de l’institution, et toutes les catégories de documents et de fichiers de renseignements personnels figurent maintenant sous les programmes et activités auxquels ils se rapportent. L’ASFC continuera à réviser son chapitre dans Info Source, conformément aux exigences du SCT.

La Division de l’AIPRP a continué à se charger officieusement de revoir les renseignements des dossiers de l’ASFC, pour les programmes internes, comme si cela avait été demandé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l’AIPRP a reçu 133 demandes internes de cette nature au cours de l’exercice 2014-2015.

Durant l’exercice 2014-2015, la Division de l’AIPRP a mis à jour les Lignes directrices sur la communication des renseignements douaniers afin qu’elles reflètent les exigences et la réalité opérationnelles de l’Agence. Elle a aussi révisé et élargi les procédures de divulgation dans l’intérêt public de l’Agence, en mettant à jour les lignes directrices opérationnelles pour les divulgations dans l’intérêt public en vertu du sous-alinéa 8(2)(m)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus d’avoir élaboré les lignes directrices opérationnelles pour les divulgations dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 107(6)a) de la Loi sur les douanes qui portent sur la divulgation de renseignements douaniers.

La Division de l’AIPRP surveille de près le temps nécessaire pour traiter les demandes de renseignements personnels. Des rapports hebdomadaires, qui rendent compte des tendances et du rendement, sont remis aux gestionnaires des unités de gestion de cas, au directeur de la Division de l’AIPRP, et au directeur général du Secrétariat général. Des rapports mensuels qui présentent les données statistiques sur le rendement des bureaux ou des intérêts prioritaires sont également distribués à tous les agents de liaison de l’AIPRP. Finalement, des rapports trimestriels et un rapport final sur les tendances présentant le rendement global de l’Agence sont revus et discutés lors des rencontres du Comité exécutif de l’AgenceNote de bas de page 6 et sont compris dans le sommaire du rendement de l’Agence.

Progrès réalisés dans le cadre du Plan d'action pour le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels

Le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP) est basé sur une analyse des lacunes dans la façon dont l’ASFC administre le programme de protection des renseignements personnels et il fournit une gamme de recommandations pour la formation, les outils, les mesures de rendement et les structures de gouvernance permettant de combler les éventuelles lacunes. Forte de ces recommandations, la Division de l’AIPRP, en consultation avec les responsables des principaux programmes, a élaboré et présenté en 2011 un plan d’action de trois ans pour mettre en œuvre les recommandations du CGPRP. Des progrès considérables ont été réalisés durant l’exercice 2014-2015 grâce à la mise en œuvre de certaines recommandations figurant à l’étape 3 du CGPRP, ce qui a permis d’assurer transparence, responsabilité et leadership en matière de protection du droit à la protection des renseignements personnels.

  • Consciente de l’importance de respecter les obligations relatives à la protection des renseignements personnels, la Division de l’AIPRP a introduit un code de principes relatifs à la protection des renseignements personnels pour l’ASFC. Ce document se veut être un résumé des principes de protection des renseignements personnels écrit en langage clair qui guidera les employés dans leur travail quotidien. Il vise également à promouvoir la sensibilisation aux questions liées à la protection des renseignements personnels afin d’éviter, de réduire et de gérer d’éventuelles situations d’atteinte à la vie privée, réelle ou apparente, qui pourraient se produire. Le code de principes relatifs à la protection des renseignements personnels a été présenté à la communauté des praticiens de l’AIPRP, et a été exceptionnellement bien reçu par ses membres, y compris le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) et le SCT. En outre, de nombreuses organisations ont adopté et modifié le document pour tenir compte des exigences de leur propre organisation.
  • Le Comité de surveillance de la protection des renseignements personnels (CSPRP) de l’ASFC a continué à tenir des rencontres durant l’exercice 2014-2015. Présidé par le chef de la protection des renseignements personnels, le CSPRP est formé de cadres des principaux programmes et secteurs organisationnels qui se sont rencontrés pour réviser et étudier les nouvelles politiques, les problèmes de conformité, les atteintes à la vie privée, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et les initiatives de sensibilisation à la protection de la vie privée.

Au cours de l’exercice 2015-2016, l’ASFC continuera de donner suite aux recommandations formulées dans le CGPRP qui ont été étiquetées comme des priorités faibles et moyennes pour l’Agence. Le maintien de la mise en œuvre du CGPRP et de son plan d’action connexe permettra de renforcer la conformité de l’Agence aux exigences législatives et aux politiques.

Vérifications des pratiques relatives à la protection de la vie privée de l'Agence des services frontaliers du Canada

Aucun enjeu important n’a été soulevé suite à des enquêtes en matière de protection des renseignements personnels, et aucune vérification des pratiques de l’ASFC en matière de protection des renseignements personnels n’a été effectuée pendant l’exercice 2014-2015.

En janvier 2013, le CPVP a annoncé son intention de mener une vérification afin d’explorer les défis systémiques liés à l’utilisation de dispositifs de stockage électronique portatifs par les organismes fédéraux. Dans le cadre de son processus de planification de la vérification, le CPVP a effectué un sondage sur l’utilisation de dispositifs de stockage électronique portatifs dans 49 institutions fédérales, dont l’ASFC. Le sondage a été conçu pour faciliter la sélection de 20 entités pour l’examen de la vérification.

Selon ce sondage, l’ASFC a été sélectionnée pour l’examen par le CPVP en 2014-2015. Le travail de vérification avait pour but d’examiner les cadres qui régissent l’utilisation des dispositifs de stockage électroniques portatifs afin de contribuer à améliorer les mesures de protection des renseignements personnels.

Le rapport du CPVP associé à cette vérification devrait être publié au cours de l’exercice 2015-2016.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

En 2014-2015, l’ASFC a achevé trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) entrepris durant l’exercice précédent :

  • Système de gestion de contenu du Programme des recours;
  • Programme sur le Contrôle frontalier automatisé; et
  • Accord d’assistance mutuelle en matière douanière.

Ces EFVP ont été remis au CPVP afin qu’il les examine et les commente.

Système de gestion de contenu du Programme des recours

La Direction des recours met à la disposition des entreprises et des particuliers un mécanisme accessible leur permettant de bénéficier d’un examen impartial des décisions commerciales, des mesures d’exécution, des marchandises interdites, des pénalités de comptabilisation en retard et de l’annulation ou du rejet de la participation à un programme des voyageurs ou des négociants fiables géré par l’ASFC. Ce programme veille à ce que les décisions que prennent les fonctionnaires de l’ASFC soient justes, transparentes et conformes aux politiques de l’ASFC et aux lois appliquées par l’Agence. Un résumé de l’EFVP a été affiché sur site Web de l'AIPRP de l'ASFC.

Programme sur le contrôle frontalier automatisé

Le programme sur le contrôle frontalier automatisé (CFA) représente un changement important pour l’ASFC en ce qui concerne le traitement au contrôle primaire des voyageurs arrivant dans les grands aéroports du pays. Le CFA est un concept innovateur qui permet de rationaliser une partie du processus de traitement à la frontière pour les citoyens canadiens munis d’un passeport canadien valide, ainsi que les résidents permanents (RP) du Canada munis d’une carte de RP valide, au moyen de postes de déclaration libre-service, que ces voyageurs peuvent utiliser au lieu de faire l’objet d’un traitement traditionnel par des agents des services frontaliers. 

Le CFA offre à l’ASFC une autre méthode sécuritaire et viable pour le traitement de ces voyageurs. Les postes de déclaration du CFA sont faciles à utiliser et permettent de réduire les temps d’attente à la frontière et l’engorgement dans le hall des douanes, ainsi que d’accroître la capacité de traitement et la satisfaction de la clientèle. Un résumé de l’EFVP a été affiché sur le site Web de l'AIPRP de l'ASFC.

Accord d’assistance mutuelle en matière douanière entre le gouvernement du Canada et les gouvernements étrangers

L’ASFC travaille avec des agences douanières étrangères pour lutter efficacement contre la fraude douanière et les activités connexes, par le truchement de l’échange de renseignements douaniers, tel que le définit et le restreint la Loi sur les douanes. L’échange d’information douanière est encadré par un Accord d’assistance mutuelle en matière douanière (AAMD), qui est une norme et un moyen international établi visant à accroître la collaboration dans le domaine des douanes. Cet accord propose un cadre juridique en vue de l’échange de renseignements entre différentes agences douanières. Lorsqu’un AAMD est mis en application, c’est un traité juridiquement contraignant régi par le droit public international. Il représente un degré élevé d’engagement et de confiance entre les deux parties signataires. 

Les AAMD donnent au Canada un fondement juridique qui lui permet d’échanger l’information douanière afin de prévenir les infractions douanières, d’enquêter sur celles-ci et de les combattre, particulièrement la fraude douanière, et de fournir une assistance mutuelle pour assurer la bonne application de la législation douanière. Un résumé de l’EFVP a été affiché sur le site Web de l'AIPRP de l'ASFC.

Communications effectuées en application de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2014-2015, 752 divulgations ont été effectuées par l’ASFC en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Communications effectuées en application de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2014-2015, neuf divulgations ont été effectuées par l’ASFC en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans chacun des cas, le seul fait divulgué était que ces individus ont été renvoyés du Canada, conformément à la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

Ces divulgations ont servi à démontrer que les objectifs et l’intégrité du système d’immigration ainsi que la protection de la santé et de la sécurité des Canadiens ont été maintenus. Il est dans l’intérêt du public de savoir que l’ASFC s’est acquittée de son mandat. L’équilibre entre le besoin de savoir du public et la protection de la vie privée d’un individu est une préoccupation de l’ASFC, et dans chacun de ces cas, il a été déterminé que l’intérêt public l’emportait sur toute atteinte qu’une divulgation de mesure de renvoi aurait sur les individus concernés.

Le CPVP a été avisé avant que la divulgation soit faite dans tous les cas.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Pour voir un exemplaire signé de l’ordonnance de délégation des pouvoirs, voir l’annexe A.

Chapitre deux : Rapport statistique

Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports

Pour le rapport statistique de l’ASFC visant la Loi sur la protection des renseignements personnels, voir l’annexe B.

Interprétation du rapport statistique

Aperçu

En 2014-2015, l’ASFC a continué à améliorer ses pratiques pour maintenir un haut niveau de service aux demandeurs. D’après les statistiques, ces améliorations ont eu un effet positif puisque le taux des demandes traitées dans les délais prévus par la loi est resté élevé.

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’ASFC a reçu 12 769 demandes de renseignements personnels en 2014-2015, ce qui était une augmentation de 7,4% par rapport à l’exercice précédent. De plus, l’ASFC a répondu à 12 024 de ces demandes, ce qui représente 85,4% du nombre total de demandes reçues, l’ensemble desquelles était en attente à la fin de la période d’établissement du rapport précédent.

Au cours des cinq dernières années, l’ASFC a connu une importante augmentation du nombre de demandes. En 2010-2011, l’ASFC a reçu 2 896 demandes. Par comparaison, en 2014-2015, elle en a reçu 12 769. Cette augmentation s’explique en grande partie par les demandes de rapports sur les antécédents de voyages déjà mentionnées dans le présent rapport.

Demandes de renseignements personnels reçues/traitées

Tendances sur les dossiers de voyage

Délai de traitement

Sur les 12 024 demandes traitées au cours de l’exercice 2014-2015, l’ASFC a répondu à 9 643 d’entre elles, soit 80,2% de toutes les demandes reçues, dans un délai de 30 jours ou moins. L’ASFC a répondu à 2 180 demandes (18,1%) dans un délai de 31 à 60 jours, à 127 demandes (1,1%) dans un délai de 61 à 120 jours, alors que 74 demandes (0,6%) ont nécessité 121 jours ou plus pour leur traitement.

Délai de traitement

Sur toutes les demandes traitées, l’ASFC a réussi à répondre à 97,4% dans les délais prescrits par la loi. Ce résultat témoigne de l’engagement qu’a pris l’ASFC à faire tous les efforts raisonnables pour répondre aux demandes le plus rapidement possible.

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux ministères de proroger le délai prescrit par la loi s’ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours dans les cas suivants :

  • l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution;
  • les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai; ou
  • il faut plus de temps pour la traduction ou pour la conversion des renseignements personnels dans un autre format.

Au total, le délai a été prorogé dans 317 cas en 2014-2015, soit une diminution de 13,6% par rapport à l’exercice précédent. Pour une répartition plus détaillée des types de prorogation pour l’exercice 2014-2015, veuillez consulter l’annexe B du présent rapport.

Conclusion concernant les demandes traitées

Sur les 12 024 demandes traitées en 2014-2015, l’ASFC a communiqué l’information pertinente dans 91,3% des cas (10 982 demandes), et 0,1% des demandes traitées ont fait l’objet d’une exemption complète (5 demandes). Pour 4,2% des demandes (509 demandes), il n’existait aucune documentation pertinente, et pour les 4,4% restants (528 demandes), les demandes ont été abandonnées par le demandeur.

Disposition des demandes traitées

Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels expose comment le CPVP reçoit les plaintes déposées relativement aux renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale et fait enquête. Parmi les plaintes que le CPVP peut choisir d’instruire, mentionnons : refus d’accès à des renseignements personnels, allégation selon laquelle on a mal utilisé ou divulgué illicitement des renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental au sujet d’un particulier et le cas d’un particulier qui n’a pas eu accès à ses renseignements personnels dans la langue officielle de son choix.

Au cours de l’exercice 2014-2015, 36 plaintes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été portées contre l’ASFC, une diminution de 65% par rapport à l’exercice 2013-2014. Une évaluation des plaintes déposées contre l’ASFC ne révèle aucune tendance particulière ni aucune raison précise pour expliquer la diminution des plaintes. Il faut souligner que le nombre de plaintes déposées ne représente que 0,2% de toutes les demandes traitées pendant cette période. Les plaintes déposées pendant l’exercice en question ont porté sur les causes suivantes : retard (15), application des dispositions relatives aux exceptions ou aux exclusions (6), utilisation ou divulgation (10), refus de divulguer (1), prorogation (1) et autres motifs (3).

Plaintes reçues

Parmi les 22 plaintes réglées pendant l’exercice 2014-2015, 13 se sont avérées justifiées, 6 n’étaient pas justifiées et 3 ont été abandonnées ou annulées. Dans le cas des plaintes justifiées, l’affaire est revue par des gestionnaires délégataires et les processus sont modifiés s’il y a lieu.

Appels

Aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale au cours de l’exercice 2014-2015.

Atteintes à la vie privée

Aucun cas concret d’atteinte à la vie privée n’a été souligné au cours de l’exercice 2014-2015.

Conclusion

Les réalisations et les réussites de l’ASFC présentées dans le présent rapport reflètent l’engagement de l’Agence à garantir que tous les efforts raisonnables sont déployés pour remplir ses obligations prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’ASFC a fait tous les efforts nécessaires afin de fournir aux Canadiens et aux Canadiennes les renseignements personnels qu’ils ont le droit d’obtenir, en temps opportun et utile, tout en protégeant les droits à la vie privée de tous les Canadiens et les Canadiennes. Des façons novatrices de procéder et une planification rigoureuse aideront l’Agence à continuer de bien réussir à ce chapitre.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont le Ministre de la Sécurité publique et protection civile est, en qualité de responsable de l'Agence des services frontaliers du Canada investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrête antérieur.

Annexe de l'Agence des services frontaliers du Canada
Poste Loi sur l'accès à l'information et Règlement Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
Président Autorité absolue Autorité absolue
Premier vice-président Autorité absolue Autorité absolue
Vice-président, Direction générale des services corporatifs Autorité absolue Autorité absolue
Directeur général, Direction de secrétariat général Autorité absolue Autorité absolue
Directeur, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue
Gestionnaire, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue (sauf 8(2)(m)
Chef d'équipe, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue (sauf 8(2)(m)

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 12769
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 1310
Total 14079
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 12024
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 2055

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 191 7143 1484 8 8 0 0 8834
Communication partielle 51 1315 604 117 25 23 13 2148
Exception totale 0 3 1 1 0 0 0 5
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 49 371 86 1 2 0 0 509
Demande abandonnée 503 17 5 0 0 0 3 528
ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 749 8849 2180 127 35 23 16 12024

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 315
19(1)b) 54
19(1)c) 25
19(1)d) 69
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 518
Article Nombre de demandes
22(1)a)(i) 29
22(1)a)(ii) 18
22(1)a)(iii) 9
22(1)b) 952
22(1)c) 6
22(2) 6
22.1 0
22.2 0
22.3 0
Article Nombre de demandes
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 1
25 2
26 1836
27 208
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
Article Nombre de demandes
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
Article Nombre de demandes
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 8793 40 1
Communication partielle 1343 801 4
Total 10136 841 5

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et comuniquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 27725 27725 8834
Communication partielle 312721 241122 2148
Exceotion totale 1053 0 5
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 6858 0 528
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 348357 268847 11515
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 8826 26230 8 1495 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1477 23819 516 91510 97 53080 56 60485 2 12228
Exception totale 2 0 2 0 1 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 525 0 0 0 1 0 2 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 10830 50049 526 93005 99 53080 58 60485 2 12228
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseigements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 182 0 1824 0 2006
Exception totale 2 0 1 0 3
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 11 0 12
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 185 0 1836 0 2021

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statuaire
Nombre de demandes fermées après le délai statuaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
315 313 1 1 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 156 16 172
16 à 30 jours 25 7 32
31 à 60 jours 15 10 25
61 à 120 jours 27 15 42
121 à 180 jours 10 6 16
181 à 365 jours 9 5 14
Plus de 365 jours 1 13 14
Total 243 72 315

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Communications en vertu du paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
752 9 9 770

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 18
Demandes de correction acceptées 1
Total 19

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 3 0 2 0
Communication partielle 153 0 149 0
Exception totale 0 0 1 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 5 0 4 0
Total 161 0 156 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15(a)i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 1 0 3 0
16 à 30 jours 160 0 153 0
Total 161 0 156 0

Partie 6 — Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 76 2559 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 7 60 0 0
Total 83 2619 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 79 2345 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 4 274 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 10 12 5 0 0 0 0 27
Communication partielle 8 27 6 4 1 0 0 46
Exception totale 3 1 0 0 0 0 0 4
Exclusion totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 1 0 0 0 0 1
Total 22 40 12 4 1 0 0 79

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 — Délais de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciare Total
36 26 22 0 84

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées 3

Partie 10 — Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires $4 063 693
Heures supplémentaires $128 949

Biens et services

$990 347
  • Contrats de services professionnels
$913 155  
  • Autres
$77 192
Total $5 182 989

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 52.86
Employés à temps partiel et occasionnels 4.21
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 4.00
Étudiants 0.00
Total 61.07
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C., 1985, ch. P-21, page 1

Retour à la première référence de la note de bas de page 1

Note de bas de page 2

Idem, p. 42-43

Retour à la première référence de la note de bas de page 2

Note de bas de page 3

Page Web de SP, À propos de Sécurité publique Canada, consultée le 25 mai 2015.

Retour à la première référence de la note de bas de page 3

Note de bas de page 4

Page Web de l’ASFC, À notre sujet – Ce que nous faisons, consultée le 6 mai 2015.

Retour à la première référence de la note de bas de page 4

Note de bas de page 5

Page Web du Secrétariat du Conseil du Trésor, Rapport sur l’étude du SCT sur les Pratiques exemplaires pour les demandes d’accès à l’information faisant l’objet d’un traitement particulier, consultée le 6 mai 2015.

Retour à la première référence de la note de bas de page 5

Note de bas de page 6

Le Comité exécutif (CE) est le forum décisionnel de la haute direction de l'ASFC responsable de la gestion et de l’orientation stratégique globale des politiques, programmes et responsabilités organisationnelles de l’Agence. Le CE est formé des membres suivants : le président, le premier vice-président, les vice-présidents, les vice-présidents associés, l’avocat général principal, le directeur général de la Direction de la vérification interne et de l’évaluation, et le directeur général du Secrétariat général.

Retour à la première référence de la note de bas de page 6

 

 

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