Agence des services frontaliers du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

ARCHIVÉ - Vérification de la dotation : Observation

Avertissement Cette page a été archivée.

Contenu archivé

L'information dont il est indiqué qu'elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n'est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n'a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Rapport de vérification interne
Novembre 2012

Table des matières



SOMMAIRE

CONTEXTE

Lors de la création de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), en 2003, des ressources provenant de l'Agence des douanes et du revenu du Canada, de Citoyenneté et Immigration Canada et de l'Agence canadienne d'inspection des aliments ont été rassemblées. L'ASFC, ou ci-après l'Agence, est ainsi devenue assujettie à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

Le mandat de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) consiste à aider l'Agence à atteindre ses objectifs opérationnels grâce à la mise en œuvre d'un régime exhaustif de gestion des ressources humaines (RH) conforme à la législation, aux politiques, aux pratiques et aux initiatives de la fonction publique. La DGRH aide également l'Agence à s'acquitter de ses responsabilités de gérance en matière de ressources humaines.

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) donne à la Commission de la fonction publique (CFP) le pouvoir exclusif de faire des nominations à la fonction publique ou au sein de celle-ci, selon le principe du mérite [1], pouvoir qui peut être délégué aux administrateurs généraux des ministères et des organismes. La CFP présente un rapport annuel au Parlement sur l'intégrité du système de dotation de la fonction publique, y compris la façon dont les pouvoirs délégués ont été appliqués.

La CFP a signé avec l'ASFC un Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) qui délègue des pouvoirs de nomination au président de l'ASFC. L'IDRN encourage le président à subdéléguer, par écrit, les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes à une ou plusieurs personnes afin de faciliter les nominations et la prise de décisions. Au moment de prendre des décisions relatives aux nominations, le président et les gestionnaires subdélégués doivent respecter certaines conditions de délégation énoncées dans l'IDRN. Diverses mesures correctives peuvent être imposées en cas de violation ou d'abus des pouvoirs délégués ou subdélégués pouvant aller jusqu'à la révocation des pouvoirs de nomination.

L'ASFC a mis en œuvre un Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation pour subdéléguer les pouvoirs de dotation, en fonction du titre du poste, pour diverses phases du processus de nomination. Les rôles et les responsabilités pour la dotation sont partagés entre les gestionnaires subdélégués et les conseillers en RH. Les gestionnaires subdélégués ont le pouvoir et sont tenus de prendre des décisions et des mesures en matière de dotation en conformité avec les dispositions législatives et les politiques pertinentes. Les gestionnaires subdélégués ont accès à des conseillers en RH, lesquels peuvent offrir de l'orientation, du soutien et des conseils pour aider les gestionnaires à atteindre leurs objectifs opérationnels, financiers et organisationnels tout en s'acquittant de leurs responsabilités de gérance en matière de RH.

Dans le cadre du rôle de supervision de la CFP, des vérifications sont menées pour fournir une assurance et recommander des améliorations. La CFP conçoit un Plan de vérification et d'études selon un cycle de sept ans, et toutes les organisations qui ont signé un IDRN avec la CFP, y compris l'ASFC, doivent faire l'objet d'une vérification au cours de ces sept années.

En 2009, la CFP a procédé à une vérification de la dotation des RH de l'ASFC pour la période allant du 1er janvier 2006 au 31 mars 2009. À la suite de cette vérification, six recommandations ont été formulées à l'Agence. La vérification de la CFP de 2009 comportait également, à l'origine, une composante pour évaluer la mesure dans laquelle les nominations et les processus de nomination de l'Agence respectaient la LEFP et les autorisations en vigueur. Cependant, compte tenu des lacunes relevées lors de la révision d'un dossier interne menée par la DGRH, la Commission a décidé d'éliminer la partie sur l'observation de la vérification et de procéder à une vérification de suivi distincte sur l'observation ultérieurement.

En réponse à la vérification et aux recommandations de la Commission, publiées en octobre 2009, l'ASFC a reconnu qu'il fallait agir. L'Agence a donc lancé la Stratégie d'amélioration de la responsabilisation en dotation (SARD) en avril 2011. Il s'agit d'un « ensemble d'initiatives connexes visant à appuyer les gestionnaires et les intervenants en ressources humaines dans l'atteinte de l'excellence en matière de dotation »[2]. La SARD comporte une série d'initiatives connexes pour réviser et préciser les délégations, fournir une orientation fonctionnelle, de la formation et des outils aux gestionnaires, renforcer la planification et la documentation, améliorer la surveillance et mettre en place des mécanismes permettant de mieux mesurer le rendement de la dotation et de relier les délégations des pouvoirs au rendement.

De plus, en réponse aux constatations du rapport de vérification de la Commission publié en octobre 2009, l'ASFC s'est engagée à procéder à une vérification interne de suivi de ses processus de dotation. La vérification interne a été divisée en deux vérifications distinctes. La phase un, intitulée « Suivi du rapport de la Commission de la fonction publique de 2009 sur la vérification de la dotation des ressources humaines à l'ASFC », approuvée en mars 2012, a examiné la mise en œuvre des engagements de la direction en réponse à la vérification que la CFP a menée en 2009. La vérification a conclu que l'ASFC a répondu adéquatement aux recommandations, mais qu'il y avait possibilité d'amélioration. Quatre des recommandations ont été traitées entièrement ou en grande partie, et les deux autres, liées à la réalisation d'une planification de la dotation et d'activités de surveillance et de suivi, ont été traitées en partie lors de la phase un de la vérification.

La présente vérification (la phase deux) examine si les nominations de l'Agence sont conformes aux exigences de la CFP, soit l'application du principe du mérite et les valeurs directrices de même que l'observation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence.

IMPORTANCE DE LA VÉRIFICATION

La vérification est importante, car elle donne à la haute direction l'assurance de la mesure dans laquelle l'Agence respecte la LEFP et d'autres autorisations régissant les nominations et les processus de nomination durant la période visée par la vérification.

OBJECTIF ET ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION

L'objectif de la vérification est de donner l'assurance de la mesure dans laquelle les nominations et les processus de nomination de l'Agence respectent les exigences de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), le Cadre de nomination de la CFP, y compris l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination signé avec la CFP, et d'autres lois applicables et politiques connexes de l'Agence.

L'étendue de la vérification inclut le contrôle d'un échantillon de nominations représentant un risque modéré et élevé qui ont été faites entre le 1er août et le 31 décembre 2011. Les nominations au sein du groupe de la direction et le processus collectif national pour les agents des services frontaliers n'étaient pas visées par la vérification.

OPINION DE LA VÉRIFICATION

Pour les nominations qui faisaient partie de l'étendue de la vérification durant la période visée par la vérification (du 1er août au 31 décembre 2011), les constatations indiquent que l'Agence n'a pas toujours respecté certaines exigences de la LEFP, de l'IDRN et d'autres lois applicables en ce qui a trait à la valeur fondamentale du mérite et aux valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité. Des lacunes ont été relevées dans l'observation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence.

Cela se traduit par une exposition au risque modérée pour l'Agence. Les risques incluent le pouvoir de délégation de l'Agence en matière de dotation; la capacité de l'effectif de l'Agence et les répercussions financières à long terme des décisions en matière de dotation. De plus, ces risques se trouvent dans un environnement où le processus de dotation est décentralisé.

Retourner au haut de la page

PRINCIPALES CONSTATATIONS

La LEFP et l'IDRN exigent que toutes les nominations respectent le principe du mérite et les valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. Ils exigent également que les nominations et les décisions liées aux nominations soient entièrement documentées. L'inobservation de ces exigences pourrait entraîner, par exemple, la révocation de certains ou de l'ensemble des pouvoirs de dotation délégués au président.

Sur les 46 dossiers de nomination qui ont été examinés, 31 (67 %) ont démontré que les candidats répondaient aux exigences du poste et avaient été nommés en fonction du mérite. Dans les 15 autres cas, il est arrivé à quelques reprises que le dossier ne démontrait pas que toutes les qualifications exigées au moment de la prise de décision de nomination avaient été évaluées. L'examen a également révélé que, dans certains cas, l'évaluation d'une ou de plusieurs qualifications était inadéquate, et, dans d'autres cas, que certains documents d'évaluation ne se trouvaient pas dans le dossier et étaient introuvables.

Dans 34 des 46 (74 %) dossiers de nomination vérifiés, la documentation versée dans les dossiers n'a pas démontré que les gestionnaires avaient respecté une ou plusieurs des valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité à certaines étapes du processus de nomination. Nous avons également relevé des indicateurs de traitement préférentiel de candidats dans 5 (11 %) des 46 dossiers de nomination.

Une grande partie des dossiers de nomination de l'échantillon, soit 27 des 46 (59 %), comportaient une ou plusieurs inobservations du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence. Plus particulièrement, l'approbation de documents de dotation clés, comme l'énoncé des critères de mérite, soit n'avait pas été obtenue, soit n'était pas conforme aux exigences de l'instrument de subdélégation de l'Agence (p. ex. le niveau d'autorisation obtenu était inférieur à celui exigé par le Cadre). Ainsi, si nous ne respectons pas notre propre cadre de subdélégation, le processus de dotation peut être à risque, car d'importants contrôles de suivi ne fonctionnent pas efficacement.

Même si la vérification a permis de révéler des points qui devaient être abordés, la direction de la DGRH a reconnu que la dotation au sein de l'Agence devait faire l'objet d'une attention particulière avant le début de la vérification. En réponse, la direction de la DGRH a élaboré et lancé la Stratégie d'amélioration de la responsabilisation en dotation en avril 2011 pour combler ces lacunes. Compte tenu du temps écoulé, nous reconnaissons que l'incidence de la Stratégie ne s'est pas encore pleinement matérialisée et que les pratiques de dotation ne se sont pas encore améliorées.

RECOMMANDATIONS

La vérification formule les recommandations suivantes :

  1. Mettre en œuvre des contrôles au niveau de l'entité et au niveau transactionnel pour s'assurer que la documentation sur la dotation, transmise par les gestionnaires subdélégués et versée dans les dossiers de dotation, démontre clairement que les nominations sont fondées sur le mérite et qu'elles respectent les valeurs directrices.
  2. Aborder les questions liées à l'inobservation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence grâce à une surveillance et à des contrôles.

ÉNONCÉ D'ASSURANCE

La vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada auxquelles sont intégrées les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne. Une quantité suffisante d'éléments probants pertinents ont été examinés, et assez d'information a été obtenue pour fournir un niveau élevé d'assurance à l'égard de l'opinion fournie.

RÉPONSE DE LA DIRECTION

La direction s'entend pour dire que les constatations découlant de la vérification sont précises et fiables. La direction accepte toutes les recommandations incluses dans le présent rapport.

Nous avons réagi vivement à de précédentes vérifications du programme de dotation de l'ASFC. En réponse à la vérification que la CFP a menée en 2009, l'ASFC a lancé la Stratégie d'amélioration de la responsabilisation en dotation. Au cours de la première année de la Stratégie, des progrès importants ont été accomplis notamment dans la prestation d'une orientation stratégique, de formation et d'outils aux gestionnaires, l'amélioration de la documentation du dossier de dotation, la planification et le renforcement des activités de surveillance. En réponse à la phase un de la vérification interne, déposée en mars 2012, l'ASFC a amélioré la documentation liée à la surveillance, renforcé sa méthode d'échantillonnage et confirmé les gestionnaires subdélégués qui ont réussi à vérifier leurs exigences liées aux connaissances en matière de dotation. Les autres mesures de suivi se déroulent comme prévu.

Nous reconnaissons que nous devons en faire plus pour renforcer le rendement de la dotation et assurer l'intégrité du programme de dotation de l'ASFC. Nous avons donc relevé des mesures précises pour donner suite à chacune des recommandations du présent rapport. En général, les principaux éléments du Plan d'action de la direction pour répondre aux constatations sont les suivants :

  1. S'assurer que les gestionnaires subdélégués et que les RH comprennent leurs rôles et responsabilités liés au processus de dotation en leur offrant des renseignements et de la formation supplémentaires;
  2. S'assurer que l'instrument de subdélégation et que le Plan de gestion du rendement sont révisés pour expliquer clairement les attentes en ce qui a trait à la conduite des gestionnaires subdélégués et des conseillers en RH, ainsi que les conséquences à ne pas se conformer aux principes du mérite et aux valeurs de dotation;
  3. Mieux informer les conseillers et les directeurs en RH pour qu'ils gèrent effectivement et de façon proactive l'intégrité du programme de dotation de l'Agence en exerçant leur fonction d'autorité lorsqu'il y a des problèmes évidents liés au mérite ou aux valeurs de dotation. Cette attente doit être incorporée à leur entente de gestion du rendement. Les conseillers et les directeurs en RH seront clairement informés des conséquences de ne pas considérer les problèmes liés au mérite et aux valeurs de dotation;
  4. Adopter des pratiques pour surveiller et pour rapporter de façon ciblée afin de mieux cerner et rapporter à la haute direction les actions non conformes;
  5. Améliorer les pratiques d'enquêtes liées à la dotation et aborder de façon proactive et ciblée les actions non conformes tout en prenant les mesures correctives nécessaires;
  6. Faire en sorte qu'il soit plus facile pour les gestionnaires subdélégués et les conseillers en RH de se conformer aux règles en normalisant, en rationalisant et en simplifiant les pouvoirs, les processus et les pratiques de dotation.
Retourner au haut de la page

1.0 INTRODUCTION

1.1 CONTEXTE

Lors de la création de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), en 2003, des ressources provenant de l'Agence des douanes et du revenu du Canada, de Citoyenneté et Immigration Canada et de l'Agence canadienne d'inspection des aliments ont été rassemblées. L'ASFC, ou ci-après l'Agence, est ainsi devenue assujettie à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et a été obligée de mettre en œuvre ses exigences.

Le mandat de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) consiste à aider l'Agence à atteindre ses objectifs opérationnels grâce à la mise en œuvre d'un régime exhaustif de gestion des ressources humaines (RH) conforme à la législation, aux politiques, aux pratiques et aux initiatives de la fonction publique. La DGRH aide également l'Agence à s'acquitter de ses responsabilités de gérance en matière de ressources humaines.

La LEFP donne à la Commission de la fonction publique (CFP) le pouvoir exclusif de faire des nominations à la fonction publique ou au sein de celle-ci, selon le principe du mérite[3], pouvoir qui peut être délégué aux administrateurs généraux des ministères et des organismes. La CFP présente un rapport annuel au Parlement sur l'intégrité du système de dotation de la fonction publique, y compris la façon dont les pouvoirs délégués ont été appliqués.

La CFP a signé avec l'ASFC un Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN)[4] qui délègue des pouvoirs de nomination au président de l'ASFC. L'IDRN encourage le président à subdéléguer, par écrit, les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes à une ou plusieurs personnes afin de faciliter les nominations et la prise de décisions. Au moment de prendre des décisions relatives aux nominations, le président et les gestionnaires subdélégués doivent respecter certaines conditions de délégation énoncées dans l'IDRN. Diverses mesures correctives peuvent être imposées en cas de violation ou d'abus des pouvoirs délégués ou subdélégués pouvant aller jusqu'à la révocation des pouvoirs de nomination.

L'ASFC a mis en œuvre un Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation pour subdéléguer les pouvoirs de dotation, en fonction du titre du poste, pour diverses phases du processus de nomination. Les rôles et les responsabilités pour la dotation sont partagés entre les gestionnaires subdélégués et les conseillers en RH. Les gestionnaires subdélégués ont le pouvoir et sont tenus de prendre des décisions et des mesures en matière de dotation en conformité avec les dispositions législatives et les politiques pertinentes. Les gestionnaires subdélégués ont accès à des conseillers en RH, lesquels peuvent offrir de l'orientation, du soutien et des conseils pour aider les gestionnaires à atteindre leurs objectifs opérationnels, financiers et organisationnels tout en s'acquittant de leurs responsabilités de gérance en matière de RH.

Dans le cadre du rôle de supervision de la CFP, des vérifications sont menées pour fournir une assurance et recommander des améliorations. La CFP conçoit un Plan de vérification et d'études selon un cycle de sept ans, et toutes les organisations qui ont signé un IDRN avec la CFP, y compris l'ASFC, doivent faire l'objet d'une vérification au cours de ces sept années.

En 2009, la CFP a procédé à une vérification de la dotation des RH de l'ASFC pour la période allant du 1er janvier 2006 au 31 mars 2009. À la suite de cette vérification, six recommandations ont été formulées à l'Agence. La vérification de la CFP de 2009 comportait également, à l'origine, une composante pour évaluer la mesure dans laquelle les nominations et les processus de nomination de l'Agence respectaient la LEFP et les autorisations en vigueur. Cependant, compte tenu des lacunes relevées lors de la révision d'un dossier interne menée par la DGRH, la Commission a décidé d'éliminer la partie sur l'observation de la vérification et de procéder à une vérification de suivi distincte sur l'observation ultérieurement.

En réponse à la vérification et aux recommandations de la Commission, publiées en octobre 2009, l'ASFC a reconnu qu'il fallait agir. L'Agence a donc lancé la Stratégie d'amélioration de la responsabilisation en dotation (SARD) en avril 2011. Il s'agit d'un « ensemble d'initiatives connexes visant à appuyer les gestionnaires et les intervenants en ressources humaines dans l'atteinte de l'excellence en matière de dotation »[5]. La SARD comporte une série d'initiatives connexes pour réviser et préciser les délégations, fournir une orientation fonctionnelle, de la formation et des outils aux gestionnaires, renforcer la planification et la documentation, améliorer la surveillance et mettre en place des mécanismes permettant de mieux mesurer le rendement de la dotation et de relier les délégations des pouvoirs au rendement.

De plus, en réponse aux constatations du rapport de vérification de la Commission publié en octobre 2009, l'ASFC s'est engagée à procéder à une vérification interne de suivi de ses processus de dotation. La vérification interne a été divisée en deux vérifications distinctes. La phase un, intitulée « Suivi du rapport de la Commission de la fonction publique de 2009 sur la vérification de la dotation des ressources humaines à l'ASFC », approuvée en mars 2012, a examiné la mise en œuvre des engagements de la direction en réponse à la vérification que la CFP a menée en 2009. La vérification a conclu que l'ASFC a répondu adéquatement aux recommandations, mais qu'il y avait possibilité d'amélioration. Quatre des recommandations ont été traitées entièrement ou en grande partie, et les deux autres, liées à la réalisation d'une planification de la dotation et d'activités de surveillance et de suivi, ont été traitées en partie lors de la phase un de la vérification.

La présente vérification (la phase deux) examine si les nominations de l'Agence sont conformes aux exigences de la CFP, soit l'application du principe du mérite et les valeurs directrices de même que l'observation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence.

1.2 ÉVALUATION DU RISQUE

Si les nominations de l'ASFC ne sont pas conformes aux exigences pertinentes de la loi et des politiques, il y a un risque qu'elles ne respectent pas le principe du mérite ou les valeurs directrices de justice, d'accessibilité, de représentativité et de transparence. Cela se traduit par le risque que l'Agence se voie imposer des conditions ou des restrictions supplémentaires pour la délégation ou qu'elle perde certains ou l'ensemble des pouvoirs délégués en matière de dotation.

1.3 OBJECTIF ET ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION

L'objectif de la vérification est de déterminer dans quelle mesure les nominations et les processus de nomination de l'Agence respectent les exigences de la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP, y compris l'IDRN signé avec la CFP, et d'autres lois applicables et politiques connexes de l'Agence.

L'étendue de la vérification inclut le contrôle d'un échantillon de nominations représentant un risque modéré et élevé qui ont été faites entre le 1er août et le 31 décembre 2011. L'échantillon comportait les nominations effectuées à l'Administration centrale et dans les régions, mais excluait les non-nominations (p. ex. nominations intérimaires de moins de quatre mois, déploiements, affectations), les nominations à faible risque (p. ex. Programme fédéral d'expérience de travail étudiant et programmes d'affectations spéciales), les reclassifications, les nominations de cadres de direction et les nominations découlant du processus collectif national pour les agents des services frontaliers (ASF). Les nominations de cadres de direction étaient exclues, car elles ont été vérifiées dans le cadre d'une vérification pangouvernementale que la CFP a menée en 2008, et une vérification de suivi est prévue en 2013. Le processus collectif pour les ASF était exclu, car, au moment de la vérification, un nouveau processus de nomination avait été lancé en février 2012. On envisagera l'inclusion du nouveau processus collectif dans le Plan de vérification axé sur le risque de l'an prochain.

Retourner au haut de la page

1.4 STRATÉGIE ET METHODES

Sur une population totale de 661 nominations faisant partie de l'étendue de la vérification, un échantillon aléatoire statistiquement représentatif[6] de 45 dossiers de nomination a été sélectionné à l'Administration centrale et dans les régions. La vérification a également sélectionné un dossier additionnel portant sur la nomination pour une période indéterminée d'un employé intérimaire à long terme.

Pour les 46 nominations, nous avons obtenu les dossiers connexes et les avons évalués en fonction du programme de vérification de la conformité élaboré par la CFP (l'Outil de vérification de la dotation ou OVD). L'OVD contient une orientation et une série de questions pour aider le vérificateur à déterminer si une nomination donnée et son processus ont respecté le principe du mérite et les valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité. Des questions ont été ajoutées à l'OVD de la CFP pour tenir compte du respect des politiques de l'ASFC. Afin de s'assurer que nos constatations étaient exactes quant aux faits, elles ont été transmises aux personnes appropriées de la DGRH à des fins de validation.

La vérification n'a pas comparé les résultats des nominations effectuées avant et après la SARD afin de déterminer l'incidence des initiatives liées à la Stratégie. La vérification ne permet donc pas de commenter l'incidence de la SARD ni les améliorations effectuées.

1.5 CRITÈRE DE VÉRIFICATION

Le critère de vérification était le suivant : les dossiers de nomination démontrent que les nominations respectent les exigences de la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP, y compris l'IDRN signé par la CFP, et d'autres lois applicables et politiques connexes de l'Agence.

L'annexe A dresse la liste des sous-critères.

1.6 ÉNONCÉ D'ASSURANCE

La vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada auxquelles sont intégrées les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne. Une quantité suffisante d'éléments probants pertinents ont été examinés, et assez d'information a été obtenue pour fournir un niveau élevé d'assurance à l'égard de l'opinion fournie.

2.0 OPINION DE LA VÉRIFICATION

Pour les nominations qui faisaient partie de l'étendue de la vérification durant la période visée par la vérification (du 1er août au 31 décembre 2011), les constatations indiquent que l'Agence des services frontaliers du Canada n'a pas toujours respecté certaines exigences de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination et d'autres lois applicables en ce qui a trait à la valeur fondamentale du mérite et aux valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité. Des lacunes ont été relevées dans l'observation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence.

Cela se traduit par une exposition au risque modérée pour l'Agence. Les risques incluent le pouvoir de délégation de l'Agence en matière de dotation, la capacité de l'effectif de l'Agence et les répercussions financières à long terme des décisions en matière de dotation. De plus, ces risques sont dans un environnement où le processus de dotation est décentralisé.

Retourner au haut de la page

3.0 CONSTATATIONS, RECOMMANDATIONS ET PLANS D'ACTION

3.1 OBSERVATION DES DOSSIERS DE NOMINATION

3.1.1 OBSERVATIONS SUR LE MÉRITE

Sous-critère de vérification : Les dossiers de nomination démontrent que les nominations ont été fondées sur le mérite.

Conclusion : En ce qui a trait au mérite, ce sous-critère a été respecté en partie. La vérification a révélé que 67 % des dossiers de nominations examinés démontraient le mérite et que 33 % des dossiers de nominations ne le démontraient pas.

L'article 30 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) énonce qu'une nomination est fondée sur le mérite si la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies pour le poste, y compris les exigences en matière de langues officielles et tout autre critère applicable. Une nomination n'est pas fondée sur le mérite si la personne nommée ne possède pas une ou plusieurs qualifications essentielles ou si elle ne satisfait pas à d'autres critères applicables. On peut uniquement démontrer clairement si une nomination est fondée sur le mérite si la documentation du dossier de nomination démontre clairement que le candidat possède toutes les qualifications essentielles, y compris les exigences en matière de langues officielles et tout autre critère applicable pour le poste.

La LEFP et l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) exigent que les nominations et les processus de nomination respectent la valeur fondamentale du mérite, et que les dossiers de nomination contiennent la documentation adéquate, y compris toute l'information d'évaluation requise.

Dans 67 % des dossiers de l'échantillon (31 sur 46), les nominations étaient fondées sur le mérite. Toutefois, 33 % des nominations (15 des 46) ne démontraient pas le mérite. Plus particulièrement, l'information de l'évaluation dans les dossiers de nomination démontrant que les candidats possédaient les qualifications requises pour le poste était faible ou incomplète, et dans deux cas, la documentation sur l'évaluation était introuvable.

Les constatations présentées au tableau 1 ci-dessous illustrent les observations de la vérification relativement au mérite. Les nominations pour lesquelles le mérite ne peut pas être démontré représentent un risque pour l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). L'IDRN que le président de l'Agence a signé énonce les conditions de délégation, qui comprend les exigences selon lesquelles les fonctionnaires délégués doivent respecter la valeur fondamentale du mérite et s'assurer que les nominations et les décisions liées aux nominations sont entièrement documentées et accessibles pour une période de cinq ans à compter de la dernière mesure administrative. Toute violation ou tout abus des pouvoirs délégués ou subdélégués place le pouvoir de dotation délégué de l'Agence à risque et peut entraîner des conditions ou des restrictions supplémentaires, de même que la révocation de certains ou de l'ensemble des pouvoirs délégués. Des mesures correctives pouvant aller jusqu'à la révocation d'une nomination peuvent également être prises.

Tableau 1 : Observations sur le mérite
Observations Nombre de nominations
Total des nominations vérifiées 46
Nomination fondée sur le mérite La personne nommée possédait les qualifications essentielles et répondait aux autres critères de mérite établis pour le poste. 31 (67%)
Le dossier de nomination ne démontre pas le mérite La personne nommée n'a pas été évaluée par rapport à toutes les qualifications et tous les critères de nomination établis pour le poste. (Voir les exemples de la pièce 1.) 8 (17%)
L'évaluation de l'une ou de plusieurs qualifications essentielles était faible. 5 (11%)
Les documents d'évaluation n'ont pas été versés au dossier ou étaient introuvables. 2 (4%)
Nomination non fondée sur le mérite La personne nommée ne possédait pas toutes les qualifications essentielles et ne répondait pas aux autres critères de mérite établis pour le poste. 0 (0%)

Le tableau 1 ci-dessus met en relief les faiblesses dans la qualité ainsi que, dans une moindre mesure, dans l'exhaustivité de l'information liée à l'évaluation versée dans les dossiers qui ont été examinés. Les dossiers de nomination doivent contenir de l'information fiable sur les décisions et les activités d'évaluation qui ont conduit à la nomination. Cette documentation est essentielle pour démontrer que les nominations ont été fondées sur le mérite.

Les gestionnaires avec un pouvoir de dotation subdélégué sont tenus de s'assurer que les dossiers de nomination documentent adéquatement l'évaluation des candidats et les décisions liées à leur nomination et qu'ils fournissent des éléments de preuves suffisants que le principe du mérite a été respecté. Il s'agit d'une exigence énoncée dans l'IDRN et dans le Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence. La pièce 1 ci-dessous donne des exemples de dossiers de nomination pour lesquels l'information sur l'évaluation n'était pas suffisante.

Pièce 1 : Exemples de mérite non démontré

Dans le cas d'une nomination intérimaire non annoncée à un poste de PG-05, il n'y avait aucune information dans le dossier pour démontrer que le gestionnaire subdélégué avait évalué la personne nommée pour trois des vingt qualifications essentielles indiquées dans l'Énoncé des critères de mérite. Le mérite n'a donc pas été démontré.

Dans le cas d'une nomination externe annoncée à un poste de CS-02, il n'y avait aucune information dans le dossier pour démontrer que le gestionnaire subdélégué avait évalué la personne nommée pour une des sept qualifications essentielles indiquées dans l'Énoncé des critères de mérite. Le mérite n'a donc pas été démontré.

Une recommandation, qui porte sur les observations ci-dessus relativement au mérite, est fournie à la fin de la section 3.2.

Retourner au haut de la page

3.1.2 OBSERVATIONS SUR LE RESPECT DES VALEURS DIRECTRICES

Sous-critère de vérification : Les dossiers de nominations démontrent que les valeurs directrices de justice, d'accessibilité, de représentativité et de transparence ont été respectées.

Conclusion : En ce qui a trait aux valeurs directrices, ce sous-critère n'a pas été respecté. Dans 34 des 46 dossiers de nomination examinés (74 %), une ou plusieurs des valeurs directrices n'ont pas été respectées à certaines étapes du processus de nomination. De plus, dans 11 % des dossiers de nomination examinés (5 sur 46), il y avait des indicateurs de traitement préférentiel possible, ce qui démontre le non-respect des valeurs directrices. Cependant, certaines forces ont également été relevées.

Une documentation adéquate démontre que le processus pour la sélection et la nomination d'une personne est objectif et que les valeurs directrices de justice, d'accessibilité, de représentativité et de transparence ont été respectées.

La LEFP et l'IDRN exigent que les nominations et les processus de nomination de l'Agence respectent les valeurs directrices de justice, d'accessibilité, de représentativité et de transparence.

Dans 34 des 46 nominations examinées (74 %), une ou plusieurs valeurs directrices n'ont pas été respectées à certaines étapes du processus de nomination. Les cas les plus fréquents de non-respect des valeurs directrices sont :

  • Justification pour les processus non annoncés. Selon la Politique sur le choix du processus de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP) et la Politique sur les nominations non annoncées de l'ASFC, la justification d'une nomination non annoncée doit être minutieusement documentée. Cette documentation vise à démontrer que le processus a respecté les critères établis par l'Agence pour les nominations non annoncées ainsi que les valeurs directrices. Même si, à une exception près, tous les dossiers comportaient un formulaire de justification d'un processus non annoncé, le contenu des formulaires n'expliquait pas adéquatement comment une ou plusieurs valeurs directrices avaient été respectées pour 12 des 24 nominations non annoncées examinées.
  • Présélection et évaluations. Dans 4 des 20 dossiers, les candidats n'avaient pas fait l'objet d'une présélection de façon uniforme ou appropriée à la première étape du processus d'évaluation. Dans 5 des 20 dossiers, il semblait y avoir des incohérences dans la notation des candidats et dans 3 des 20 dossiers, il manquait des documents dans le dossier de nomination, ce qui nous a empêchés de tirer des conclusions sur l'uniformité des processus d'évaluation.
  • Choix de la bonne personne. La justification des motifs d'une décision de nomination (bonne personne) doit être documentée adéquatement, être fondée sur le mérite et respecter les valeurs directrices. Le choix de la bonne personne doit démontrer de quelle façon le candidat a été sélectionné, parmi les autres, et dans quelle mesure il possède les qualifications utilisées dans la décision de nomination. Dans 5 des 19 dossiers vérifiés pour le choix de la bonne personne, soit la justification n'avait pas été documentée du tout, soit elle n'expliquait pas adéquatement pourquoi cette personne en particulier avait été sélectionnée.
  • Autres situations remarquées. Dans 12 des 46 cas (26 %), les lettres d'offre n'indiquaient pas toutes les conditions d'emploi annoncées et dans 2 des 19 cas, les versions françaises et anglaises des annonces d'emploi n'étaient pas identiques, ce qui pourrait avoir une incidence sur le respect d'une ou de plusieurs valeurs directrices.

Cependant, l'Agence a démontré des forces dans d'autres aspects, notamment :

  • Droits de priorité. La LEFP énonce que certaines personnes, qui répondent à des conditions précises, doivent avoir la priorité sur toutes les autres personnes lorsqu'elles posent leur candidature pour un poste pour lequel elles possèdent les qualifications essentielles. À une exception près, une autorisation en matière de priorité avait été obtenue dans les 22 cas qui ont été vérifiés.
  • Avis. Lorsque les décisions de nomination ont été prises à la suite d'un processus interne annoncé ou non, des avis sont requis pour mettre les personnes dans la zone de sélection au courant de la nomination et pour leur permettre d'intenter un recours. Les exigences concernant l'avis ont été respectées dans les 12 cas qui ont été vérifiés, sauf un. Nous avons également remarqué que, dans tous les cas, des notifications de candidature retenue avaient été affichées conformément à la politique de l'ASFC et de la CFP et des avis de nomination intérimaire avaient été affichés dans tous les cas lorsque la situation l'exigeait.
  • Zone de sélection. En ce qui a trait à la zone de sélection, dans tous les dossiers examinés, la personne nommée se trouvait dans la zone de sélection conformément aux exigences, et dans tous les dossiers examinés, la zone de sélection était conforme à la Politique de l'ASFC sur la zone de sélection.
Certaines nominations comportaient des indicateurs de traitement préférentiel potentiel

En tout, 11 % des dossiers de nominations examinés (5 sur 46) comportaient des indicateurs de traitement préférentiel potentiel. Les dossiers dans lesquels nous avons relevé ces indicateurs sont les suivants :

  • Dans deux cas, même si les personnes ne possédaient pas les qualifications requises pour les postes annoncés, les personnes nommées ont continué à occuper le poste pendant plus de deux ans.
  • Dans un cas, les exigences en matière de langues officielles du poste semblaient être conçues pour favoriser la personne nommée.
  • Dans un cas (voir l'exemple 1 de la pièce 2), le conseiller en RH a demandé l'avis de la CFP qui a recommandé de ne pas procéder à une deuxième intégration pour les étudiants, car cela représenterait un risque pour les valeurs de dotation. Compte tenu du choix du processus de nomination (c.-à-d. un processus externe annoncé), il n'y avait aucun mécanisme de recours requis annoncé. De plus, il y a eu une interruption du service de l'employé pour que la nomination soit possible. Nous croyons donc qu'il y avait un risque de traitement préférentiel.
  • Dans un cas (voir l'exemple 2 de la pièce 2), le conseiller en RH a donné des conseils judicieux sur les risques associés à une nomination en particulier. Cependant, la direction a décidé de ne pas suivre ce conseil, mais le dossier ne comportait aucune justification. Compte tenu du processus de nomination choisi (c.-à-d. un processus externe non annoncé), il n'y avait aucun mécanisme de recours requis annoncé. Pour ces raisons, en combinaison avec l'effort que le gestionnaire subdélégué doit fournir pour procéder à la nomination, nous croyons qu'il y avait un risque de traitement préférentiel, ce qui indique que les valeurs directrices, en particulier la valeur de justice, n'ont pas été respectées.
Retourner au haut de la page
Pièce 2 : Nominations comportant des indicateurs de traitement préférentiel

Exemple 1 : La personne nommée a déjà été intégrée par l'entremise d'un programme d'emploi pour étudiants à un poste de CR-4 à durée déterminée, puis a obtenu une affectation intérimaire à un poste de CR-5. Afin de nommer la personne pour une période indéterminée à un poste de CR-5, le service de la personne nommée a été interrompu pendant deux jours uniquement pour permettre une deuxième nomination d'intégration. Le conseiller en RH à l'Agence, comprenant les risques liés à cette nomination, a demandé conseil auprès de la CFP. Puisque le mérite avait été respecté pour cette nomination, la CFP a indiqué qu'elle ne recommandait pas d'aller de l'avant, car ce type de nomination violerait les valeurs directrices. Malgré tout, la personne a été recommandée en vue d'une nomination et a été nommée.

Exemple 2 : La personne nommée était un FB-4 occasionnel qui a obtenu une nomination pour une période indéterminée à un poste de CR-4 grâce à un processus externe non annoncé. Nous croyons que les exigences relatives aux études ont été adaptées (élevées à des études postsecondaires), ce qui a empêché d'autres personnes du groupe de relève régulier et du bassin de candidats existant d'être prises en considération. Malgré le conseil bien documenté fourni par le conseiller en RH, qui a indiqué les risques liés à cette nomination et qui n'appuyait pas cette nomination, celle-ci a été approuvée par les cadres supérieurs compétents, conformément à la politique de l'Agence sur les nominations non annoncées, y compris ceux de la Direction générale des ressources humaines. À nouveau, même si la nomination respectait le principe du mérite, nous croyons que les valeurs de dotation, notamment la justice et l'accessibilité, n'ont pas été respectées.

Le pouvoir de dotation est subdélégué aux gestionnaires et les conseillers des RH doivent fournir des conseils stratégiques et spécialisés et jouer un rôle proactif en ce qui a trait aux résultats possibles de la dotation. Lorsqu'il y a un risque de traitement préférentiel réel ou perçu, des mesures doivent être prises relativement aux valeurs directrices qui sont essentielles pour l'intégrité du système de dotation. Les cas où nous avons remarqué que le gestionnaire subdélégué n'a pas suivi les conseils liés à la nomination formulés par le conseiller en RH suscitent des préoccupations. Dans les trois autres cas où un traitement préférentiel possible a été remarqué, l'absence de documentation dans le dossier ne nous a pas permis de vérifier si le conseiller en RH a souligné les risques ou s'il a joué un rôle proactif approprié.

Les constatations susmentionnées représentent un signal d'alarme pour la direction et indiquent que ces cas méritent de faire l'objet d'un examen plus approfondi.

Les gestionnaires subdélégués, les conseillers en RH et leurs gestionnaires respectifs jouent tous un rôle clé pour s'assurer que le processus de dotation fonctionne comme prévu et que les nominations respectent le principe du mérite ainsi que les valeurs directrices et qu'il n'y a pas eu de traitement préférentiel. Les résultats de la vérification indiquent que la documentation à l'appui ou les documents requis étaient présents dans la majorité des dossiers vérifiés; cependant, la documentation ne prouvait pas toujours que le principe du mérite et les valeurs directrices avaient été respectés tout au long du processus de nomination (c.-à-d. la qualité constitue un point épineux). La vérification a remarqué que des mécanismes de contrôle au niveau transactionnel (c.-à-d. durant la conduite des processus de dotation) n'étaient pas suffisants pour assurer la conformité des nominations et l'exactitude de la documentation à l'appui des décisions de nomination.

Une recommandation, qui traite des observations susmentionnées liées aux valeurs directrices, est fournie à la fin de la section 3.2.

Retourner au haut de la page

3.2 OBSERVATION DU CADRE DE SUBDÉLÉGATION

Sous-critère de vérification : Les dossiers de nomination démontrent l'observation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence.

Conclusion : En ce qui a trait à l'observation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'ASFC, ce sous-critère n'a pas été respecté. La vérification indique qu'une proportion importante (59 %) des dossiers de nomination n'a pas respecté la portion du Cadre relative à l'instrument de délégation.

L'ASFC a établi un cadre de subdélégation officiel, soit le Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation. Ce cadre comporte trois composantes connexes : les principes de gestion (qui énoncent les attentes du président envers les gestionnaires subdélégués), les niveaux de gestion auxquels il a subdélégué les pouvoirs dans les régions et à l'Administration centrale et les pouvoirs liés à la dotation délégués à chaque étape clé du processus de dotation (y compris les étapes comme la préparation, l'évaluation et la nomination). Cette dernière composante s'appelle « l'instrument de délégation ». L'observation des étapes clés de la portion de l'instrument de délégation du Cadre a été analysée lors de la vérification.

Une proportion importante, soit 27 des 46 dossiers de nominations de l'échantillon (59 %), ne respectait pas entièrement l'instrument de subdélégation, car les dossiers de dotation ne comportaient pas la preuve que le niveau approprié de gestionnaire subdélégué avait autorisé les décisions clés requises ou que les décisions au dossier avaient été prises par un gestionnaire à un niveau inférieur à celui requis dans l'instrument. La vérification n'avait pas pour objectif d'examiner l'efficacité de l'instrument de subdélégation ni de déterminer s'il est approprié ou non. Toutefois, le taux élevé d'inobservation suscite une préoccupation, car il met les processus de dotation de l'Agence à risque, puisque l'instrument constitue un important mécanisme de contrôle. L'importance de l'observation de l'instrument de subdélégation est comparable à l'importance du respect des articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La vérification a contrôlé l'observation des étapes clés de l'instrument de subdélégation dans le cadre de l'examen des dossiers de nomination. Pour chaque étape clé du processus de nomination, il faudrait obtenir l'approbation du gestionnaire subdélégué au niveau approprié et la documentation à cet effet devrait être versée au dossier. La vérification a conclu que le niveau approprié d'approbation n'avait pas toujours été obtenu ou n'avait pas toujours été documenté. Par exemple, à l'étape du début d'une nomination, 9 des 46 dossiers examinés (20 %) ne comportaient pas de formulaire de demande de dotation signé par le gestionnaire subdélégué au niveau approprié. Le formulaire de demande de dotation amorce le processus de dotation et inclut l'information clé sur le poste telle que les exigences linguistiques et relatives à la sécurité, le type de processus et le numéro du poste. Il s'agit d'un document clé pour amorcer un processus de dotation.

Dans 23 des dossiers examinés (50 %), l'énoncé des critères de mérite a soit été approuvé par un gestionnaire qui n'était pas autorisé à le faire (dans 13 cas ou 28 %) ou il n'y avait aucune preuve que l'énoncé des critères de mérite avait été approuvé par un gestionnaire subdélégué au niveau approprié (dans 10 cas ou 22 %). L'Énoncé des critères de mérite est un document clé pour les premières étapes d'un processus de dotation, car il énonce les exigences pour le poste telles que les compétences clés, l'expérience et les qualifications nécessaires pour accomplir le travail. Si l'Énoncé des critères de mérite n'est pas révisé et approuvé par le niveau de gestion approprié, il y a un risque que le processus de dotation ne réponde pas aux besoins de l'organisation.

La lettre d'offre est le document de nomination officiel énonçant les conditions d'emploi et la durée de la nomination. Les lignes directrices de la CFP en matière de sélection et de nomination exigent que l'offre de nomination soit présentée par écrit par une personne autorisée à le faire au nom de l'organisation. Dans 1 des 46 nominations vérifiées (2 %), la lettre d'offre avait été signée par un gestionnaire qui n'était pas autorisé à le faire.

Le taux élevé d'inobservation de l'instrument de subdélégation peut découler de différents problèmes, notamment :

  • Le manque de sensibilisation et de compréhension de l'instrument des gestionnaires participant à la dotation;
  • La mauvaise harmonisation de la délégation et des pratiques de dotation opérationnelles;
  • Le manque de clarté sur les étapes du processus de dotation, telles que délimitées dans l'instrument, qui nécessitent une approbation documentée du gestionnaire subdélégué;
  • La formation sur l'instrument offerte aux conseillers en RH ou aux gestionnaires subdélégués. La vérification a révélé que, sur les 46 dossiers de nomination examinés, il n'y avait que 5 cas dans lesquels le gestionnaire subdélégué avait suivi la formation requise sur la subdélégation après la mise en œuvre de la Stratégie d'amélioration de la responsabilisation en dotation (SARD) au moment de la nomination, et que seulement un gestionnaire avait obtenu un certificat.

Les résultats de cette vérification de l'observation doivent être pris en considération conjointement à ceux de la phase 1 de la vérification intitulée « Suivi du rapport de la Commission de la fonction publique de 2009 sur la vérification de la dotation des ressources humaines à l'ASFC ». Les lacunes en matière de conformité relevées dans les dossiers et les décisions de nomination, en plus des faiblesses cernées dans le cadre de la phase 1 de la vérification, laquelle traitait du cadre général des ressources humaines (y compris la planification, la surveillance et l'établissement de rapports), indiquent que les mesures de contrôle doivent être abordées tant au niveau de l'entité qu'au niveau transactionnel, ce qui permettra de s'assurer que les activités de dotation de l'Agence sont bien gérées, qu'elles sont menées comme prévu et qu'elles respectent les valeurs directrices et le principe du mérite.

RECOMMANDATION 1 :

La vice-présidente de la Direction générale des ressources humaines devrait mettre en œuvre des mécanismes de contrôle au niveau transactionnel pour s'assurer que la documentation sur la dotation, transmise par les gestionnaires subdélégués et versée dans les dossiers de dotation, démontre clairement que les nominations sont fondées sur le mérite et respectent les valeurs directrices.

RECOMMANDATION 2 :

La vice-présidente de la Direction générale des ressources humaines devrait mettre en œuvre des contrôles pour s'assurer que les niveaux d'approbation requis, conformément au Cadre de subdélégation, sont obtenus, consignés dans les dossiers et surveillés.

Retourner au haut de la page

Plan d'action de la direction

Nous souscrivons aux recommandations susmentionnées. Le plan d'action de la direction traite les deux recommandations.

MESURE DE SUIVI DE LA DIRECTION ÉCHÉANCIER
1. Clarifier les attentes en matière de dotation
a) Informer la table de gestion des programmes des RH, le Comité de gestion de l'Agence et le Comité exécutif des résultats de la vérification, du plan d'action de la direction et de l'orientation du président afin de fournir une intendance proactive et efficace pour l'intégrité du programme de dotation. Décembre 2012
b) Mettre en place de la formation en ligne à l'intention des membres des comités d'évaluation. Décembre 2012
2. Mieux équiper les conseillers en RH et les directeurs des RH
a) a) Produire à nouveau les procédures et les protocoles de hiérarchisation pour les conseillers en RH et les directeurs des RH afin de leur fournir une orientation claire pour la gestion des questions de dotation lorsqu'il existe un risque à l'égard du mérite ou des valeurs et sur la façon dont les questions non résolues seront confiées à des niveaux hiérarchiques supérieurs à des fins de résolution. Novembre 2012
b) Informer tous les directeurs des RH et les conseillers en RH des résultats de la vérification, du plan d'action et du rôle qu'ils doivent jouer pour cerner et gérer les problèmes de dotation pendant le processus de dotation. Décembre 2012
c) Informer la table de gestion des programmes des RH et la vice-présidente des RH au sujet du statut de la mobilisation de la collectivité des RH et régler les problèmes au fur et à mesure qu'ils se posent. Décembre 2012
d) Examiner et mettre à jour l'instrument de délégation du président afin de mieux subdéléguer le processus d'évaluation de la dotation. Janvier 2013
e) Élaborer et mettre en œuvre des mesures du contrôle de la qualité dans chaque région afin d'améliorer le contrôle de la qualité de la dotation pendant le processus de dotation. Janvier 2013
f) Examiner les résultats de la surveillance avec les directeurs des RH et les conseillers en RH de façon mensuelle, en ciblant les secteurs à risque plus élevé en se fondant sur les conclusions de la surveillance et déterminer les besoins en matière de formation. Mensuellement
3. Cibler la surveillance et les rapports
a) Améliorer la méthodologie de surveillance actuelle en passant à une approche plus ciblée qui accorde une importance particulière aux secteurs où des risques ont été recensés. Janvier 2013
b) Tenir à jour des statistiques sur les problèmes et les mesures qui ont été prises à la suite des questions de mérite ou de traitement préférentiel possible qui se sont posées et qui ont été transférées au niveau du directeur général des Programmes des RH de l'Agence, et en faire rapport. Novembre 2012
c) Faire rapport des résultats de surveillance à la table de gestion des Programmes des RH, au Comité de gestion de l'Agence et au Comité exécutif (au moyen du rapport de rendement de l'Agence) trimestriellement. Décembre 2012 et ultérieurement
d) Améliorer la stratégie de surveillance pour obtenir des coupes transversales plus vastes des renseignements provenant de diverses sources (plaintes du Tribunal de la fonction publique, plaintes du Tribunal canadien des droits de la personne, enquêtes de la CFP, sondages auprès des fonctionnaires fédéraux, etc.), afin de fournir un rapport plus complet à la haute direction en matière d'observation au sein de l'Agence. Janvier 2013
4. Renforcer les pratiques relatives aux enquêtes et aux mesures correctives
a) Cibler les secteurs où des cas d'inobservation ont été relevés à la suite d'activités de surveillance, en assurer le suivi avec les directeurs généraux et les directeurs des RH responsables, et mettre en place des mesures correctives pour tous les cas d'inobservation (les mesures correctives peuvent aller d'une amélioration de la documentation, à des activités de formation, au retrait de pouvoirs, à l'annulation de nominations, à des mesures disciplinaires, à l'abolition de primes au rendement, selon le cas). Novembre 2012 et ultérieurement
b) Renforcer la capacité des enquêtes, en y ajoutant, notamment, des activités de formation supplémentaires pour les employés responsables de la surveillance de la dotation. Janvier 2013
c) Mettre en place une approche normalisée pour la conduite d'enquêtes internes touchant la dotation. Janvier 2013
5. Rendre l'observation plus facile
a) Examiner et mettre à jour les lignes directrices relatives aux RH en accordant une attention particulière à la formation des membres des comités d'évaluation et aux outils de référence. Janvier 2013
b) Simplifier les processus, les procédures, les outils de dotation et les exigences en matière de documentation connexe, en vue de normaliser les processus et de réduire le fardeau administratif lié à l'observation, en collaboration avec la CFP. Avril 2013
6. Prendre des mesures précises se rapportant aux conclusions de la vérification
a) Effectuer un examen de tous les dossiers qui figurent dans la vérification pour lesquels des problèmes liés au mérite ou à un traitement préférentiel possible ont été cernés. Novembre 2012
b) En se fondant sur les preuves, mettre en place les mesures correctives appropriées. Décembre 2012


Retourner au haut de la page

ANNEXE A : Critères de vérification

Critère

Les dossiers de nomination démontrent que les nominations respectent les exigences de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), le Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) signé par la CFP, et d'autres lois applicables et politiques de l'Agence connexes.

Sous-critères

  • 1.1 Les dossiers de nomination démontrent que des nominations ont été fondées sur le mérite.
  • 1.2 Les dossiers de nominations démontrent que les valeurs directrices de justice, d'accessibilité, de représentativité et de transparence ont été respectées.
  • 1.3 Les dossiers de nomination démontrent l'observation du Cadre de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'Agence.

Retourner au haut de la page

ANNEXE B : Extrait de l'IDRN

Voici un extrait de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de dotation (IDRN) qui a été signé par le président de l'ASFC et la Commission de la fonction publique (CFP) en novembre 2010 :

Conditions de délégation

Dans l'exercice des pouvoirs qui vous sont délégués, vous et les personnes subdéléguées devrez :

  • respecter les valeurs fondamentales de nomination (mérite et impartialité politique) et les valeurs directrices (justice, accessibilité, transparence et représentativité);
  • veiller à ce que les décisions en matière de nomination respectent les exigences de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique et de tout autre texte réglementaire applicable relatif à l'intégrité des nominations, aux valeurs fondamentales de nomination et aux valeurs directrices;
  • respecter les lignes directrices sur les nominations de la CFP;
  • lors de l'élaboration et de l'application des politiques et des pratiques de nomination du ministère, prendre en compte et équilibrer les besoins opérationnels de l'organisation, les objectifs liés à l'équité en matière d'emploi et à la gestion des ressources humaines, les intérêts de la fonction publique et les aspirations professionnelles des employés;
  • consulter tous les intervenants, y compris les agents négociateurs, au sujet de l'élaboration et de la révision des lignes directrices et des pratiques de nomination du ministère;
  • respecter les conditions qui pourraient s'appliquer à certains pouvoirs de nomination et à des pouvoirs connexes particuliers (annexe A);
  • satisfaire aux exigences en matière de responsabilisation;
  • mettre l'IDRN et toutes les lignes directrices ministérielles, de même que les conditions de subdélégation, à la disposition de tous les fonctionnaires subdélégués, des employés et des agents de négociation;
  • veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative;
  • reconnaître que les renseignements personnels recueillis par la CFP sont communiqués à votre organisation conformément aux articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux publications Info Source du Secrétariat du Conseil du Trésor et aux descriptions du chapitre sur les fichiers de renseignements personnels de la CFP en ce qui concerne la collecte, la correction, la conservation, l'utilisation, la communication et l'élimination des renseignements personnels. Lors de l'exercice des pouvoirs de nomination et de pouvoirs connexes, les organisations déléguées doivent respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Politique sur la sécurité du gouvernement et les autres politiques applicables et assumer la responsabilité de leurs publications respectives dans Info Source.

De plus, vous et vos fonctionnaires subdélégués devez également respecter les politiques de l'employeur ainsi que les règlements du Tribunal de la dotation de la fonction publique relativement à l'intégrité des nominations, aux valeurs fondamentales de la nomination et aux valeurs directrices.

Mesures correctives

Si la CFP conclut qu'il y a eu violation ou abus des pouvoirs délégués ou subdélégués, elle prendra des mesures correctives. Ces dernières peuvent comprendre des conditions ou des restrictions supplémentaires, de même que la révocation de certains ou de l'ensemble des pouvoirs délégués.



Retourner au haut de la page

ANNEXE C : Sigles

ASFC ou Agence
Agence des services frontaliers du Canada
CFP ou Commission
Commission de la fonction publique
Conseiller en RH
Conseiller en ressources humaines
IDRN
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination
LEFP
Loi sur l'emploi dans la fonction publique
OVD
Outil de vérification de la dotation
SARD ou Stratégie
Stratégie d'amélioration de la responsabilisation en dotation


Retourner au haut de la page

ANNEXE D : Glossaire

Il est à noter que les définitions suivantes sont tirées du site Web de la Commission de la fonction publique.

Accessibilité
Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui requiert que les personnes de partout au pays aient une possibilité raisonnable de poser leur candidature en vue d'un emploi dans la fonction publique, et ce, dans la langue officielle de leur choix, et d'être prises en considération pour ce poste.
Classification
Groupe, sous-groupe (le cas échéant) et niveau professionnels attribués à un poste.
Critères de mérite
Qualifications essentielles et autres critères de mérite. Les qualifications essentielles sont celles nécessaires à la réalisation d'un travail. Elles doivent être respectées pour qu'une personne soit nommée. Les autres critères de mérite peuvent inclure toute qualification constituant un atout, toute exigence opérationnelle et tout besoin de l'organisation, pour le présent ou l'avenir, établis par l'administrateur général. Le gestionnaire subdélégué décide d'appliquer les autres critères lors de la réalisation de la nomination.
Fonction publique
Aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, les ministères nommés à l'annexe I, les organisations nommées à l'annexe IV et les organismes distincts nommés à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Fonctionnaire
Personne employée dans un secteur de la fonction publique où la CFP a le pouvoir exclusif d'effectuer des nominations.
Gestionnaire subdélégué
Personne à qui l'administrateur général a délégué, par écrit, l'autorité d'exercer certains pouvoirs de nomination et d'autres pouvoirs connexes qui lui ont été délégués par la CFP.
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN)
Document officiel par lequel la CFP délègue ses pouvoirs aux administrateurs généraux. Il détermine les pouvoirs, toute condition liée à la délégation et à la subdélégation de ces pouvoirs, et la façon dont les administrateurs généraux seront tenus responsables de leurs pouvoirs délégués.
Justice
Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui requiert que les décisions soient prises de façon objective, exemptes d'influence politique et de favoritisme personnel; que les lignes directrices et les pratiques témoignent d'un juste traitement des personnes; et que dans le cadre d'un processus de nomination, les personnes aient le droit d'être évaluées dans la langue officielle de leur choix.
Lignes directrices en matière de nomination
En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la CFP peut établir des lignes directrices sur la réalisation et la révocation de nominations, ainsi que sur l'adoption de mesures correctives. La CFP dispose de nombreuses lignes directrices sur des sujets spécifiques qui correspondent à des éléments de décisions essentiels dans le processus de nomination et qui doivent être lues conjointement au Règlement sur l'emploi dans la fonction publique.
Mérite
Il s'agit de l'une des valeurs fondamentales de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la personne à nommer possède les qualifications essentielles, notamment la compétence dans les langues officielles, établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir. Le gestionnaire subdélégué peut également prendre en compte toute qualification supplémentaire constituant un atout, toute exigence opérationnelle ou tout besoin de l'organisation, pour le présent ou l'avenir.
Mérite non démontré
(le dossier de nomination ne démontre pas le mérite) - Dans le cadre de la présente vérification, le fait qu'une nomination a été fondée sur le mérite ou non peut seulement être démontré si la documentation contenue dans le dossier de nomination démontre clairement que le candidat possède toutes les qualifications essentielles, y compris les exigences en matière de langues officielles, et tout autre critère applicable requis pour le poste.
Mérite non rencontré
(nomination non fondée sur le mérite) - Dans le cadre de la présente vérification, le mérite n'est pas rencontré lorsque la personne nommée ne remplit pas toutes les qualifications essentielles et tous les autres critères de mérite requis pour le poste.
Mérite rencontré
(nomination fondée sur le mérite) - Dans le cadre de la présente vérification, le mérite est rencontré lorsque la personne nommée rencontre les qualifications essentielles pour le travail à accomplir, tel que le président l'a établi, et, s'il y a lieu, toute autre qualification constituant un atout, toute exigence opérationnelle et tout besoin de l'organisation établis par le président.
Mesures correctives
Mesures prises pour corriger une erreur, une omission ou une conduite irrégulière qui a influé sur le choix d'une personne faisant l'objet d'une nomination ou d'une proposition de nomination, ou pour rectifier une situation dans laquelle un fonctionnaire a exercé une activité politique irrégulière.
Nomination
Mesure prise en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et visant à recruter une personne ou à lui accorder une promotion.
Nomination intérimaire
Promotion temporaire d'un fonctionnaire.
Processus de nomination externe
Processus permettant à toute personne de postuler, qu'elle occupe ou non un emploi dans la fonction publique.
Processus de nomination interne
Processus visant à effectuer une ou plusieurs nominations et auquel seules les personnes employées dans la fonction publique sont admissibles.
Processus de nomination non annoncé
Un processus de nomination qui ne répond pas aux critères relatifs à un processus de nomination annoncé.
Qualifications essentielles
Qualifications requises pour le travail à accomplir et que la personne doit posséder pour être nommée. Ces qualifications comprennent : le niveau d'études, l'expérience, l'accréditation professionnelle, les connaissances, les capacités et compétences, les aptitudes, les qualités personnelles et les compétences en matière de langues officielles.
Représentativité
Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui requiert que les processus de nomination soient menés de façon objective et ne créent pas d'obstacles systémiques, afin que la fonction publique soit représentative de la population canadienne qu'elle dessert.
Transparence
Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui requiert que les renseignements concernant les stratégies, les décisions, les lignes directrices et les pratiques soient communiqués ouvertement et en temps opportun.
Vérification
Examen objectif et systématique des activités proposant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion de ces mêmes activités.
Zone de sélection
Critères d'équité géographique, professionnelle, organisationnelle et/ou en matière d'emploi que les candidats doivent respecter afin d'être admissibles à une nomination leur offrant un accès raisonnable à des nominations internes et externes, ainsi qu'une zone de recours raisonnable pour les nominations internes non annoncées. Une zone de sélection nationale est prévue par la CFP pour certains processus de nomination externe.

[1] Source : Loi sur l'emploi dans la fonction publique; préambule

[2] Source : Intranet de l'ASFC, Foire aux questions sur la SARD, question 1

[3] Source : Loi sur l'emploi dans la fonction publique; préambule

[4] Voir l'annexe B pour obtenir des extraits de l'IDRN.

[5] Source : Intranet de l'ASFC, Foire aux questions sur la SARD, question 1

[6] Le calcul de la taille de l'échantillon était fondé sur les paramètres suivants : niveau de confiance 90 %; intervalle de confiance 10 %; taux d'erreur prévu 20 % et taux d'erreur tolérable 30 %.