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Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice 2009-2010
Rapport de vérification interne
Octobre 2010
Table des matières
1.0 Introduction
1.1 Contexte
Depuis 2001, le gouvernement du Canada emploie la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour préparer ses états financiers. Pour appuyer la comptabilité d'exercice, le Manuel du receveur général de 2009-2010 prévoit que les sommes négociées au plus tard le 31 mars 2010, mais non créditées par la Banque du Canada ou toute autre institution financière, sont classées en tant que fonds en transit. Pour l'exercice 2009-2010, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a déclaré des fonds en transit d'une valeur de 1,4 milliard de dollars.
Chaque année, l'ASFC perçoit environ 23 milliards de dollars. Pour s'assurer que les encaissements reçus sont inscrits dans le bon exercice, la Direction générale du contrôle transmet des directives aux points d'entrée et aux bureaux régionaux vers la fin de chaque exercice pour le traitement des paiements en espèces reçus à la fin de l'exercice.
Pour sa vérification annuelle de l'ASFC pour les Comptes publics du Canada, le Bureau du vérificateur général (BVG) compte sur le travail de vérification effectué par la Vérification interne de l'ASFC en ce qui concerne les procédures de démarcation des encaissements en fin d'exercice et la consignation des sommes dans l'exercice approprié. La Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes procède à l'attestation financière relative à la démarcation des encaissements en fin d'exercice et assure une vérification indépendante du calcul des fonds en transit afin de donner l'assurance au BVG de l'exactitude du montant des fonds en transit déclarés par l'ASFC.
1.2 Objectif et étendue
L'objectif de la vérification est de donner l'assurance que des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice ont été mises en place et qu'elles sont appropriées pour consigner les fonds en transit dans le bon exercice.
La vérification a été effectuée d'avril à mai 2010. Elle consistait à examiner les procédures et les processus courants de la Direction générale du contrôle, relativement au suivi, à la surveillance et à la consignation des fonds en transit à la fin de l'exercice. L'étendue de la vérification était axée sur l'examen des rapports des recettes des douanes (rapports financiers K10)[ 1 ], dont les données sont saisies dans le sous-système G11 du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) afin de vérifier l'intégralité du calcul des fonds en transit. Du 1 au 8 avril 2010, les rapports financiers K10 d'une valeur supérieure à un million de dollars ont été sélectionnés dans tous les points d'entrée et tous les bureaux régionaux de l'ASFC. Le seuil d'importance relative d'un million de dollars a été fixé en consultation avec le BVG afin de respecter ses exigences concernant la vérification des comptes publics. La période de l'échantillon comprenait les transactions à risque élevé (les transactions qui, en raison du champ « date de réception »,[ 2 ] ont peut-être été inscrites dans le « nouvel exercice », alors qu'elles auraient dû l'être dans le précédent exercice et dont les montants pourraient ainsi être incorrectement perçus comme des fonds qui ne sont pas en transit). Les critères de vérification comprenaient une analyse de l'exactitude du champ « date de réception » en regard des documents justificatifs de même qu'un examen des échantillons et du processus de calcul des fonds en transit effectué au sein de la Direction générale du contrôle.
Les formulaires K10 dont le champ « date de réception » était lié aux transactions de l'exercice précédent (du 29 mars au 31 mars 2010) n'ont pas été choisis, étant donné que cette période a été perçue comme étant à faible risque lors des vérifications des précédents exercices et qu'aucune erreur n'a été remarquée antérieurement à cet égard.
La vérification comprenait aussi des entrevues avec les nouveaux employés de la Division de la gestion des recettes (DGR) afin de déterminer s'ils connaissaient leurs rôles et leurs responsabilités établis relatifs aux procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice et si leurs interventions étaient conformes aux exigences de la politique.
1.3 Énoncé d'assurance
La mission de vérification a été planifiée et réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
2.0 Opinion de la vérification
La vérification a permis de démontrer que les procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice étaient appropriées et qu'elles permettaient de consigner adéquatement les fonds en transit pour l'exercice se terminant le 31 mars 2010.
3.0 Observations
Le montant de fonds en transit pour l'exercice 2009-2010 doit inclure tous les rapports financiers K10 reçus au plus tard le 31 mars 2010 qui n'ont pas encore été déposés à la Banque du Canada ou dans toute autre institution financière. Des méthodes appropriées de surveillance et d'échantillonnage devraient être en place pour assurer l'exactitude et l'intégralité des fonds en transit et les employés devraient connaître et exercer leurs rôles et leurs responsabilités liés aux procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice.
Afin d'évaluer la pertinence des méthodes de contrôle et d'échantillonnage utilisées par la direction générale du contrôle, des entrevues et un examen des méthodes ont été effectués auprès des employés de la DGR responsables des activités de contrôle et d'échantillonnage. Les méthodes de contrôle et d'échantillonnage ont été jugées conformes aux méthodes de l'exercice précédent et appropriées pour repérer les anomalies relatives aux fonds en transit avant la date de clôture de la comptabilité d'exercice. La direction générale a contrôlé toutes les transactions supérieures à 150 000 $ effectuées du 31 mars au 21 avril 2010. L'échantillon représentait 174 rapports financiers K10 et plus de 1,5 milliard de dollars en recettes. Le taux d'erreur constaté pour l'échantillon était de 7 % et la direction générale a corrigé toutes ces erreurs. Un examen de ces erreurs a permis de noter qu'elles étaient attribuées au fait que l'année de réception et l'exercice du système G11 du SDSC ne correspondaient pas, ou au fait que la date de réception avait été saisie de façon erronée dans le système.
La vérification a permis d'examiner le calcul des fonds en transit effectué par la Direction générale du contrôle et de rapprocher les transactions relatives aux fonds en transit aux renseignements contenus dans le système G11 du SDSC. Elle a aussi permis de constater que le calcul des fonds en transit avait été effectué conformément aux méthodes documentées de la direction générale et que toutes les transactions relatives aux fonds en transit avaient été correctement consignées dans l'exercice approprié. Durant l'examen manuel du montant final des fonds en transit calculé avec le Moteur de comptabilité d'exercice[ 3 ], la Direction générale du contrôle a déterminé qu'il était nécessaire d'apporter des rectifications manuelles à trois rapports financiers K10. Deux rectifications portaient sur une imputation de frais provenant de l'interface du système bancaire du gouvernement au cours du nouvel exercice pour deux chèques sans provision. La troisième rectification correspondait à une somme qui avait été consignée comme ayant été déposée au cours du nouvel exercice (ce qui a fait penser qu'il s'agissait de fonds en transit), mais qui avait été en fait déposée durant l'exercice précédent, surévaluant ainsi le calcul des fonds en transit. Ces sommes ont été rectifiées dans le calcul des fonds en transit. Aucun autre problème n'a été signalé.
Les entrevues effectuées durant la vérification auprès des nouveaux employés de la DGR ayant moins de deux ans d'expérience au sein de la division ont démontré que les employés connaissaient leurs rôles et leurs responsabilités et qu'ils avaient été formés relativement aux procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice. Les réponses durant les entrevues correspondaient aux rôles et aux responsabilités documentés au chapitre 10 du Volume des finances de l'ASFC et dans les procédures administratives de la Direction générale du contrôle.
Afin de vérifier l'intégralité du montant des fonds en transit, tous les rapports financiers K10 qui avaient des montants supérieurs à un million de dollars pour la période du 1 au 8 avril 2010 ont été sélectionnés et examinés. Trois éléments dont le montant s'élève à 6 796 266,39 $, soit 50,24 % de la population totale pour la période d'échantillonnage, correspondaient à cette catégorie et ne concernaient que trois des régions de l'ASFC. On a demandé aux responsables de ces régions de fournir des rapports K10 et des documents justificatifs en vue d'une analyse plus approfondie; la vérification a permis de constater que les montants avaient été signalés durant l'exercice approprié à l'exception d'un rapport financier K10. Il s'est avéré que les fonds ont été reçus le 31 mars 2010 (exercice précédent); cependant, la date de réception sur le rapport financier K10 et dans le sous-système G11 du SDSC indiquait le 1 avril 2010 (nouvel exercice). Le montant de l'exception était de 1 873 923,36 $ et représentait 28 % de la valeur totale de l'échantillon ou 99,8 % de la totalité de la population régionale des transactions pour la période d'échantillonnage. Cette exception a aussi été repérée dans l'échantillon prélevé par la Direction générale du contrôle, dans le cadre de son travail de contrôle. La correction requise pour l'exercice précédent a été apportée dans le Grand livre des recettes au moyen d'une pièce de journal le 13 avril 2010.
En raison de l'exception trouvée dans l'échantillon initial, la taille de l'échantillon de la vérification a été accrue pour le bureau régional où l'erreur s'est produite. Aucune autre transaction n'a eu lieu le jour de l'erreur de transaction; par conséquent, il a été décidé d'inclure les cinq transactions dont la valeur était la plus élevée qui ont eu lieu au cours de la période allant du 1 au 8 avril 2010 comme échantillon supplémentaire. Cinq autres rapports financiers K10 pour un total de 3 010,60 $ et les documents justificatifs ont été demandés et examinés. La vérification a permis de constater que ces transactions avaient été consignées durant l'exercice approprié pour ce bureau régional.
Notes
- Les rapports financiers K10 fournissent des renseignements sur tous les dépôts, pertes et rajustements liés aux recettes. Ces renseignements sont saisis dans le sous-système G11 du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC). [Retourner au texte]
- La date réelle que l'encaissement est reçu à l'Agence. [Retourner au texte]
- Le Moteur de comptabilité d'exercice a été utilisé dans le Grand livre des recettes pour calculer les rectifications devant être apportées aux montants actuels des recettes pour obtenir les soldes appropriés de la comptabilité d'exercice. [Retourner au texte]
