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Vérification des relations employeur-employé avec les entrepreneurs

Rapport de vérification interne
Octobre 2010

Table des matières


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Sommaire

Contexte

La Vérification des relations employeur-employé avec les entrepreneurs a été approuvée dans le cadre du Plan de vérification triennal axé sur les risques pour les exercices 2009-2010 à 2011-2012 de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Selon la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), les autorités contractantes sont tenues de s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraînent pas de relations d'employeur à employé, selon les critères établis par l'Agence du revenu du Canada (ARC) et par les jugements des tribunaux en la matière.

L'ARC a publié un guide en vue d'aider les ministères et les organismes gouvernementaux à comprendre la notion d'une relation employeur-employé (REE) et à établir la distinction entre les employés et les travailleurs indépendants de sorte que les autorités contractantes puissent déterminer si une telle relation existe. Ce guide permet d'examiner l'intention du travailleur et du payeur au moment où ils se sont entendus sur les conditions de travail.

Objectif et étendue

La vérification avait pour objectif de donner l'assurance que des mécanismes de contrôle étaient en place afin de minimiser le risque d'une REE avec les entrepreneurs. Lors de la vérification, un échantillonnage de marchés de trois directions générales dont la date de début se situait entre le 1er avril 2006 et le 31 août 2009 a été examiné. La vérification a été effectuée de janvier à avril 2010.

Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Évaluation des risques

Les risques principaux liés à la REE sont l'engagement financier envers l'agent contractuel, s'il est considéré comme un employé, et l'atteinte à la réputation de l'Agence. Les conséquences de ces risques sont considérées comme étant faibles.

Conclusion de la vérification

Des mécanismes de contrôle visant à minimiser le risque d'une REE avec les entrepreneurs sont actuellement en place au sein de l'Agence.

Toutefois, la vérification a permis de constater que les marchés de l'ASFC comportaient souvent plusieurs indicateurs de risque d'une REE. Dans le but de minimiser davantage les risques, les mécanismes de contrôle actuels doivent être renforcés :

  • en faisant mieux connaître aux responsables de projet les conséquences des risques d'une REE;
  • en veillant à ce que les responsables de projet gèrent mieux les risques potentiels établis d'une REE.

En ce qui concerne la sensibilisation au risque d'une REE, la vérification a permis de constater que, bien qu'il existe certaines directives à cet égard, les responsables de projet ne comprennent pas tous de la même manière les conséquences potentielles de ces risques.

En ce qui concerne la gestion des risques potentiels établis d'une REE, l'autorité contractante de l'Agence exige actuellement des responsables de projet, lorsqu'ils font une demande de marché, qu'ils remplissent une liste de contrôle qui établit précisément les principaux risques d'une REE propres à chaque marché. Cependant, des directives sur la procédure efficace à suivre pour gérer les risques ne sont pas fournies en règle générale.

Les risques potentiels d'une REE sont réduits, jusqu'à un certain point, par le fait que les entrepreneurs veulent être rémunérés comme consultants plutôt que comme employés.

Il n'existe aucun cas documenté de REE à l'ASFC depuis sa création en 2003.

Recommandation

La recommandation ci-dessous a été formulée à la suite de la vérification.

  • Renforcer les procédures en place visant à atténuer les risques d'une REE en exigeant de l'autorité contractante de l'ASFC qu'elle avise les responsables de projet, lorsqu'ils font une demande de marché, des conséquences potentielles des risques établis ainsi que des procédures efficaces pour les gérer.

Réponse de la direction

La direction accepte la recommandation et mettra en œuvre des mesures afin d'augmenter la capacité du responsable de projet de cerner, de prévenir et de gérer les risques d'une REE.

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1.0 Introduction

1.1 Contexte

Le Comité de vérification de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a approuvé une vérification des relations employeur-employé avec les entrepreneurs dans le cadre de son Plan de vérification triennal axé sur les risques pour les exercices 2009-2010 à 2011-2012. La vérification a été effectuée de janvier à avril 2010.

L'Agence passe des marchés dans le but d'acquérir des biens et des services d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'ASFC et des contribuables canadiens. Des marchés de services sont nécessaires afin de mener à bien des tâches ou des projets particuliers ou pour combler un manque de ressources. Dans le cadre de la passation de marchés, l'ASFC est tenue de respecter la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT).

Selon la Politique sur les marchés du CT, les autorités contractantes doivent s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraînent pas de relations d'employeur à employé, selon les critères établis par l'Agence du revenu du Canada (ARC) et les jugements des tribunaux en la matière. En ayant recours à des marchés de services, l'ASFC risque sans le vouloir d'établir une REE entre le gouvernement et la partie contractante. Cette relation pourrait engager la responsabilité du gouvernement. Par exemple, si l'entrepreneur est atteint d'une maladie grave, il pourrait soumettre une demande de compensation s'il peut prouver qu'il existe une REE.

L'ARC a publié un guide intitulé « Employé ou travailleur indépendant? » en vue d'aider les gens à comprendre et à établir la distinction entre les employés et les travailleurs indépendants de sorte que les autorités contractantes puissent déterminer si une REE existe. Ce guide permet d'examiner quelle était l'intention du travailleur et du payeur[ 1 ] au moment où ils se sont entendus sur les conditions de travail.

L'annexe A présente une liste sommaire des indicateurs principaux d'une REE selon le guide de l'ARC.

De plus, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a publié un « Guide pour la gestion des risques liés à la relation employé-employeur » qui fait partie du Cadre de gestion des risques de TPSGC pour la relation employeur-employé lié à l'embauche et à la gestion des consultants et des entrepreneurs. Ce guide fournit des conseils et comporte une liste de contrôle à l'intention des gestionnaires.

Selon la Politique sur les marchés du CT, « il est presque impossible de poser des règles générales s'appliquant uniformément et sans exception […]; chaque situation doit être considérée comme un cas d'espèce[ 2 ]. » Même en l'absence de règles générales, trois facteurs sont à prendre en considération :

  • l'intention des parties au marché;
  • les documents du marché;
  • la situation de travail réelle.

Trois principales parties interviennent dans le processus de passation de marché de l'ASFC : le responsable du projet[ 3 ], les Services opérationnels intégrés de la Direction générale (SOIDG) et l'Unité des contrats et de l'approvisionnement de la Division des contrats, des biens et des télécommunications (DCBT) de la Direction générale du contrôle. La DCBT est l'autorité contractante pour les marchés de services de 5 000 $ à 2 millions de dollars passés par l'ASFC. TPSGC est l'autorité contractante pour les marchés de services de plus de 2 millions de dollars. Le niveau d'approbation du responsable du projet (p. ex. directeur, directeur général, etc.) dépend de la valeur et du caractère délicat des marchés.

La Direction générale des approvisionnements de TPSGC offre une aide aux ministères et aux organismes gouvernementaux à chaque étape du processus d'approvisionnement, notamment en ce qui concerne la détermination des besoins.

Le responsable du projet de l'ASFC amorce le processus d'approvisionnement en établissant les besoins. Les SOIDG préparent la demande et envoient les documents du responsable du projet à la DCBT. Le rôle de la DCBT consiste à faire l'acquisition des biens et des services pour le compte de clients, à l'appui de leurs besoins opérationnels, tout en obtenant le meilleur rapport qualité-prix.

Du 1er avril 2006 au 31 mars 2009, les marchés de services de plus de 10 000 $ attribués par l'ensemble de l'Agence totalisaient 97 millions de dollars. Quatre-vingt-dix pour cent de ces marchés de services de plus de 10 000 $ ont été accordés par l'Administration centrale. Les trois directions générales ayant passé le plus grand nombre de marchés de services de plus de 10 000 $ étaient les suivantes :

  • la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie (anciennement la Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie) – 56,3 millions de dollars ou 58,1 %;
  • l'ancienne Direction générale de la stratégie et de la coordination – 11,2 millions de dollars ou 11,6 %;
  • la Direction générale des ressources humaines – 5,5 millions de dollars ou 5,7 %.

La REE n'a jamais fait l'objet d'une vérification interne ou d'un examen au sein de l'ASFC.

1.2 Évaluation des risques

L'évaluation des risques, fondée sur le Cadre de responsabilisation de la gestion et les principaux domaines de pratique opérationnelle, combinée à des entrevues préliminaires et à l'examen de la documentation, a permis de dégager les risques principaux liés à la REE, soit :

  • l'engagement financier potentiel envers l'agent contractuel s'il est considéré comme un employé et l'atteinte à la réputation de l'Agence.

1.3 Objectif et étendue de la vérification

La vérification avait pour objectif de donner l'assurance que des mécanismes de contrôle étaient en place afin de minimiser le risque d'une REE avec les entrepreneurs.

L'étendue de la vérification incluait un examen et des observations des pratiques en matière de passation des marchés de l'Agence et d'un échantillonnage (aléatoire et discrétionnaire) de 73 dossiers des marchés de services, y compris des services temporaires, adjugés à la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie (anciennement la Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie), à l'ancienne Direction générale de la stratégie et de la coordination et à la Direction générale des ressources humaines, dont la date de début se situait entre le 1er avril 2006 et le 31 août 2009. Ces trois directions générales ont été sélectionnées en raison du nombre de marchés de services qu'elles ont passés par rapport au nombre total de l'Agence.

1.4 Stratégie et méthodes

La phase d'examen de la vérification a été réalisée selon la stratégie suivante :

  • un examen des politiques, des procédures, des directives et des rapports;
  • des entrevues auprès des principaux intervenants dans l'ensemble de l'Agence, en particulier l'Unité des contrats et de l'approvisionnement de la DCBT à la Direction générale du contrôle et l'Unité de coordination de contrat et d'approvisionnement à la Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie, de même que des gestionnaires, des responsables de projet et des employés;
  • des entrevues avec des entrepreneurs afin d'indiquer des situations de travail pouvant donner lieu à une REE;
  • une revue générale ou un examen de l'environnement de travail, des bureaux et des processus visant à assurer l'existence de mécanismes de contrôle et l'absence d'indicateurs d'une REE;
  • un examen d'un échantillonnage de marchés de services, dont l'ASFC était à la fois l'autorité contractante et le responsable du projet, couvrant la période du 1er avril 2006 au 31 août 2009 et sélectionnés selon des méthodes d'échantillonnage discrétionnaire et aléatoire afin d'évaluer si les marchés comportaient des indicateurs d'une REE. Dans le cas de l'échantillonnage discrétionnaire, les dossiers ont été sélectionnés à partir de divers critères tels que la durée, la valeur monétaire ou le type du marché.

1.5 Critères de vérification

Les critères de vérification ont été fondés sur les constatations préliminaires dégagées lors de la phase de planification. Des critères de vérification détaillés ont été mis au point conformément aux directives du CT, de l'ARC et de TPSGC sur la REE ainsi qu'aux éléments du Cadre de responsabilisation de la gestion.

Les critères de vérification ont été classés sous trois secteurs d'intérêt :

  • politiques et procédures;
  • responsabilisation, rôles et responsabilités;
  • atténuation du risque d'une REE.

Les critères de vérification détaillés figurent à l'annexe B.

1.6 Énoncé d'assurance

La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

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2.0 Conclusion de la vérification

Des mécanismes de contrôle visant à minimiser le risque d'une REE avec les entrepreneurs sont actuellement en place au sein de l'Agence.

Toutefois, la vérification a permis de constater que les marchés de l'ASFC présentaient souvent plusieurs indicateurs de risque d'une REE. Dans le but de réduire davantage les risques de REE, les mécanismes de contrôle existants doivent être renforcés :

  • en faisant mieux connaître aux responsables de projet les conséquences des risques d'une REE;
  • en veillant à ce que les responsables de projet gèrent mieux les risques potentiels établis d'une REE.

En ce qui concerne la sensibilisation au risque d'une REE, la vérification a permis de constater que, bien qu'il existe certaines directives à cet égard, les responsables de projet ne comprennent pas tous de la même manière les conséquences potentielles de ces risques.

En ce qui concerne la gestion des risques potentiels établis d'une REE, l'autorité contractante de l'Agence exige actuellement que, pour chaque demande de marché, les responsables de projet remplissent une liste de contrôle qui aborde et détermine précisément les risques principaux d'une REE propres à chaque marché. Cependant, des directives sur la procédure efficace à suivre pour gérer les risques ne sont pas généralement fournies.

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3.0 Constatations, recommandations et plans d'action

3.1 Sensibilisation

Les responsables de projet savent qu'ils sont chargés de la gestion de leurs marchés, ce qui comprend la REE. Il existe des politiques et des directives sur la REE avec les entrepreneurs. Bien que l'autorité contractante sensibilise les responsables de projet aux risques d'une REE et qu'elle définisse ceux-ci pour chaque marché, les responsables de projet doivent mieux connaître les conséquences potentielles de ces risques.

Il n'existe aucun cas documenté d'une REE à l'ASFC depuis sa création en 2003.

Ce sont principalement les responsables de projet qui contribuent à empêcher l'établissement d'une REE avec les entrepreneurs. Ils devraient donc bien connaître les politiques et les processus en matière de passation des marchés, connaître les risques potentiels d'une REE et savoir les gérer. Les politiques et procédures sur la REE avec les entrepreneurs servent elles aussi de mécanismes de contrôle clés puisqu'elles devraient expliquer aux intervenants comment reconnaître et gérer les indicateurs d'une telle relation. Les politiques et procédures devraient être raisonnablement détaillées, accessibles aux différents intervenants qui gèrent les marchés de services et comprises par ces derniers. Elles devraient énoncer clairement la responsabilisation ainsi que les rôles et responsabilités et offrir une orientation suffisante quant à la façon de déterminer et de minimiser les risques d'une REE avec les entrepreneurs.

La vérification a permis d'examiner diverses politiques sur la passation de marchés ainsi que des directives sur la REE avec les entrepreneurs. De plus, l'équipe de vérification a mené des entrevues avec divers intervenants, dont les responsables de projet, les entrepreneurs et le personnel de la DCBT, dans le but de vérifier leur connaissance des politiques et directives existantes. Le contenu du matériel de formation a également été examiné.

La Politique sur les marchés du CT stipule ce qui suit :

«4.1.9 En ce qui concerne les marchés de services, l'autorité contractante doit :

b. s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraîneront pas de relations d'employeur à employé, selon les critères établis par l'Agence des douanes et du revenu du Canada et par les jugements des tribunaux en la matière.»

L'alinéa 16.3.4c) de la Politique sur les marchés prévoit également une directive supplémentaire :

« Demander un avis juridique au ministère de la Justice lorsqu'il est difficile pour les fonctionnaires de déterminer si un marché est un marché de services ou un contrat d'emploi (c.-à-d. que le statut d'emploi n'est pas facile à déterminer). Le rôle du ministère de la Justice dans ces cas n'est toutefois que consultatif. Il revient en dernier lieu aux autorités contractantes de veiller à ce que les marchés ne créent pas de relations employeur-employé. »

Les politiques et les procédures sur les marchés de l'Agence ne font pas précisément mention de la REE. Toutefois, il existe deux documents externes qui fournissent de l'information complète sur la REE.

  1. Le guide de l'ARC intitulé « Employé ou travailleur indépendant? » vise à aider les gens à comprendre et à établir la distinction entre les employés et les travailleurs indépendants, de sorte que les autorités contractantes et les responsables de projet puissent déterminer si une REE existe. Ce guide présente également les indicateurs d'une REE qui devraient être connus des gestionnaires.
  2. Le « Guide pour la gestion des risques liés à la relation employé-employeur » de TPSGC donne des conseils et comporte une liste de contrôle à l'intention des responsables de projet. Les indicateurs sont regroupés dans les catégories suivantes :
    • le niveau de contrôle du payeur sur les activités du travailleur;
    • le fait que le travailleur fournisse ou ne fournisse pas ses propres outils et son propre équipement;
    • le degré de risque financier pris par le travailleur (y compris les profits ou les pertes);
    • le niveau de responsabilité d'investissement et de gestion pris par le travailleur (y compris la sous-traitance et l'embauche d'assistants);
    • l'intégration du travail de l'entrepreneur dans l'environnement de travail du payeur.

Ces documents énoncent très clairement les risques et les conséquences de la REE. Cependant, leur distribution au sein de l'Agence s'est limitée aux directeurs de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie.

À l'interne, la DCBT a émis des directives dans un numéro du bulletin Coup d'œil, mais leur étendue était limitée, puisqu'elles ne portaient que sur un seul indicateur d'une REE.

En 2005, l'Unité de coordination de contrat et d'approvisionnement de l'ancienne Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie a offert aux responsables de projet des séances de sensibilisation aux façons d'éviter la création de REE. Aucune autre séance du genre n'a cependant été offerte depuis.

En ce qui concerne la formation, les responsables de projet ont reçu la formation obligatoire sur la délégation des pouvoirs financiers. Cette formation comportait une séance sur la passation des marchés qui ne couvrait toutefois pas la REE. Une formation sur les marchés à l'intention des responsables de projet a été donnée à l'ASFC, mais elle était offerte sur demande et n'examinait que brièvement la REE. Des 25 responsables de projet interrogés, 21 ont répondu n'avoir reçu aucune formation sur la REE.

Bien que les séances de sensibilisation à la REE et la formation à cet égard comportent certaines limites, la DCBT dispose d'un mécanisme de contrôle qui semble efficace pour sensibiliser les responsables de projet aux indicateurs de risque. La DCBT exige que, pour chaque demande de marché, un Sommaire de demande de marché (SDM) soit rempli par le responsable de projet. Une section du SDM comporte une liste de contrôle qui vise expressément la REE et permet au responsable de projet d'établir les indicateurs principaux de la REE qu'il doit prendre en considération. La liste de contrôle du SDM est actuellement le principal mécanisme de contrôle de la DCBT pour sensibiliser les responsables de projet aux indicateurs d'une REE.

En outre, la liste de contrôle du SDM peut aider les responsables de projet à mieux comprendre les conséquences potentielles des risques établis. Les entrevues ont révélé que, bien que le degré de sensibilisation aux indicateurs soit raisonnable parmi les responsables de projet (même s'il varie), ceux-ci n'ont pas tous la même connaissance des conséquences des risques potentiels établis. La DCBT pourrait expliquer aux responsables de projet les conséquences potentielles des risques qu'ils ont établis au moyen de la liste de contrôle du SDM. Il s'agit d'une recommandation formulée dans la section 3.2 du présent rapport.

La vérification a également montré que les responsables de projet reconnaissent que ce sont principalement eux qui contribuent à éviter la création d'une REE avec les entrepreneurs. Des 23 responsables de projet interrogés, 22 ont indiqué qu'ils seraient responsables si leurs marchés entraînaient une REE. La DCBT a également indiqué que les responsables de projet devraient rendre des comptes conformément aux directives sur les marchés de TPSGC.

Il est à noter qu'il n'existe aucun cas documenté d'une REE à l'ASFC depuis sa création en 2003.

En conclusion, les responsables de projet savent qu'ils sont chargés de gérer leurs marchés, y compris les REE. Il existe des politiques et des directives sur la REE avec les entrepreneurs. L'autorité contractante sensibilise les responsables de projet aux risques potentiels d'une REE et les définit pour chaque demande de marché, mais les responsables de projet doivent mieux connaître les conséquences potentielles de ces risques.

3.2 Gestion des risques

L'Agence dispose de mécanismes de contrôle pour gérer les risques d'une REE. Ces mécanismes reposent principalement sur la sensibilisation aux risques et la détermination de ceux-ci pour chaque demande de marché. L'expérience des responsables de projet et la volonté des entrepreneurs de demeurer tels minimisent probablement aussi les risques jusqu'à un certain point.

Toutefois, les résultats de la vérification montrent que les marchés de l'ASFC présentent souvent de multiples indicateurs de risque d'une REE, ce qui indique qu'il faut améliorer les mécanismes de contrôle afin de minimiser davantage les risques liés aux REE.

Les processus de contrôle visent à assurer que les risques sont atténués dans les limites de tolérance fixées par le processus de gestion des risques. L'engagement financier envers l'agent contractuel s'il est considéré comme un employé et l'atteinte à la réputation de l'Agence sont les risques principaux liés à la REE. Les conséquences de ces risques sont considérées comme faibles.

Dans le cadre de l'évaluation du processus de contrôle d'atténuation des risques, des entrevues ont été menées auprès des responsables de projet, des entrepreneurs et des gestionnaires de la DCBT. L'équipe de vérification a par ailleurs effectué des revues générales afin d'observer les aspects matériels de la REE. Aussi, un échantillonnage de 73 dossiers a été examiné afin de vérifier les processus de contrôle des marchés de services. La dernière phrase de ce paragraphe devrait se lire : «Les documents des marchés et les paiements de ces dossiers ont été examinés et ceux-ci ont également été évalués en fonction des indicateurs d'une REE énumérés à l'annexe A.

En plus de mettre en contexte les dossiers examinés (mentionnés ci-dessous), les entrevues ont également permis de dégager deux facteurs additionnels qui minimisent les risques jusqu'à un certain point – premièrement, le fait que les entrepreneurs veuillent être rémunérés comme des consultants plutôt que comme des employés et, deuxièmement, l'expérience des responsables de projet pourraient assurer une garantie accrue.

Selon l'examen des documents des marchés et des paiements, les entrepreneurs avaient été engagés dans le cadre d'un marché documenté avec un fournisseur, et le paiement avait été versé au fournisseur (plutôt que directement à l'entrepreneur) à l'aide des fonds du budget d'exploitation (plutôt que du budget salarial). Ces facteurs contribuent à atténuer le risque d'une REE.

Un sommaire des résultats de l'évaluation des indicateurs d'une REE est fourni à l'annexe C. Tous les dossiers examinés présentaient certains indicateurs d'une REE potentielle. En voici les points saillants :

  • 32 % des dossiers présentaient plus de 10 indicateurs d'une REE; 60 % en comptaient entre 6 et 10;
  • 77 % des relations s'échelonnaient sur une période de plus d'un an (la continuité des contrats est considérée comme un indicateur particulièrement important);
  • 66 % des dossiers visaient la prestation d'outils de travail, de fournitures et autre équipement;
  • 89 % des dossiers ne précisaient pas de dates d'achèvement précises pour les résultats escomptés;
  • Dans 82 % des dossiers, le paiement ne dépendait pas de l'achèvement d'une étape importante précise.

On reconnaît que nombre de ces indicateurs sont prévisibles dans les marchés. Cependant, la vérification a permis de constater que les marchés de l'ASFC présentent souvent de multiples facteurs de risque d'une REE. Il faut renforcer les mécanismes de contrôle afin de minimiser encore davantage les risques d'une REE. En s'appuyant sur un mécanisme de contrôle existant, à savoir la liste de contrôle du SDM, la DCBT est à même d'atténuer davantage ces risques en conseillant les responsables de projet quant aux procédures efficaces pour gérer les indicateurs relevés.

Recommandation
Le vice-président de la Direction générale du contrôle devrait améliorer les procédures existantes d'atténuation du risque d'une REE en exigeant de l'autorité contractante de l'ASFC qu'elle avise les responsables de projet des conséquences éventuelles des risques potentiels établis pour chaque demande de marché et des procédures efficaces pour gérer ces risques.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement
Les mesures suivantes seront mises en œuvre :  
1. Afin d'améliorer l'orientation fournie aux responsables de projet, les politiques et les procédures incluront les conseils fournis dans le « Guide pour la gestion des risques liés à la relation employé-employeur avec les conseillers et les entrepreneurs en approvisionnement et en gestion » de TPSGC et le guide de l'ARC intitulé « Employé ou travailleur indépendant? ». novembre 2010
2. La liste de contrôle du Sommaire de demande de marché (SDM) sera modifiée afin de déterminer le risque d'une REE et d'inclure une confirmation que le responsable de projet a lu et compris ses responsabilités liées à la prévention d'une REE. novembre 2010
3. La DCBT avisera les responsables de projet des mesures pouvant être prises afin de prévenir une REE si des risques liés à une telle relation ont été identifiés dans la liste de contrôle du SDM. septembre 2010
4. La DCBT communiquera ces changements au personnel de l'Agence avant qu'ils soient mis en œuvre. septembre à novembre 2010
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Annexe A : Indicateurs principaux des relations employeur-employé

La liste non exhaustive qui suit comprend les indicateurs principaux d'une REE selon le guide de l'ARC intitulé « Employé ou travailleur indépendant? »

  • Le degré de continuité (durée des relations – marchés ou série de marchés);
  • Les paiements ne dépendent pas de l'achèvement des travaux ou de la réalisation d'étapes importantes précises ou d'un prix préalablement établi;
  • L'espace de travail, les outils et l'équipement sont fournis à l'entrepreneur;
  • L'entrepreneur est tenu de remettre des rapports d'activités;
  • L'embauche de sous-traitants ou le recours à un remplaçant se fait avec la participation de l'ASFC;
  • La période d'affection n'est pas d'une durée limitée;
  • Le travail effectué par l'entrepreneur est semblable à celui réalisé par les employés de l'ASFC;
  • L'entrepreneur est identifié comme tel dans les propriétés d'Outlook de l'ASFC;
  • L'adresse de courriel de l'entrepreneur figure dans les listes de distribution.
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Annexe B : Critères de vérification

Les critères de vérification utilisés dans le cadre de la phase de mission étaient les suivants :

Secteur d'intérêt Critères de vérification
Politiques et procédures
  • Les directives sur la REE sont adaptées au niveau de risque et communiquées de façon appropriée.
Responsabilisation, rôles et responsabilités
  • L'autorité ainsi que les rôles et les responsabilités concernant la REE sont clairs.
  • Les gestionnaires ou employés ont les connaissances et les compétences nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard de la REE, et ce, à toutes les étapes du cycle de vie du marché.
Atténuation du risque d'une REE
  • Le respect des politiques et procédures fait l'objet d'une surveillance régulière par les responsables de projet. Les résultats de la surveillance sont documentés et font l'objet d'un rapport au niveau de gestion approprié.
  • Des mécanismes de contrôle sont en place afin d'éviter l'établissement d'une REE selon les critères des directives de l'ARC.
  • Les marchés (et les clauses qui y figurent) sont rédigés de façon à ne pas entraîner une REE.
  • La direction veille à ce que les énoncés des travaux ne comportent pas de formulations se rapportant à l'emploi et qu'elles décrivent autant que possible les travaux en termes de résultats attendus et de produits à livrer accompagnés des dates d'achèvement précises.
  • Un résumé explicatif documenté permet de justifier l'attribution de marchés à long terme ou une relation continue.
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Annexe C : Sommaire de l'examen des contrats

Indicateur d'une REE Nombre de dossiers examinés Oui Non Évaluation impossible Sans objet Pourcentage de dossiers comportant des indicateurs de risque d'une REE
La relation de travail entre l'entrepreneur et le payeur présente un certain degré de continuité (elle s'échelonne sur des années)*. 73 56 17 0 0 76,7 %
Le paiement ne dépend pas de l'achèvement satisfaisant des travaux ou de la réalisation d'étapes importantes précises ou d'un prix préalablement établi. 73 60 5 8 0 82,2 %
L'entrepreneur effectue le travail dans les bureaux ou les installations de l'ASFC. 73 69 3 1 0 94,5 %
L'entrepreneur est tenu de fournir des rapports sur l'avancement des travaux. 73 48 23 2 0 65,8 %
Le payeur fournit les outils de travail, les fournitures et l'équipement nécessaires pour effectuer le travail. 73 66 6 0 1 91,7 %
L'entrepreneur n'est pas autorisé (sans l'intervention du payeur) à faire exécuter le travail par un sous-traitant. 73 26 46 1 0 35,6 %
L'entrepreneur n'est pas autorisé (sans l'intervention du payeur) à embaucher un remplaçant pour effectuer le travail si, pour une raison ou une autre, il n'est pas en mesure de le terminer. 73 44 27 1 1 61,1 %
La période d'affectation n'est pas limitée (p. ex. services d'aide temporaire). 73 35 15 23 0 47,9 %
L'entrepreneur effectue un travail similaire à celui des employés de l'ASFC. 73 19 53 1 0 26 %
L'entrepreneur n'est pas identifié comme tel dans les propriétés d'Outlook (adresse de courriel) de l'ASFC. 73 18 18 2 35 47,4 %
Le nom de l'entrepreneur est ajouté aux listes de distribution. 73 30 5 2 36 81,1 %
Les résultats escomptés de l'énoncé des travaux ne sont pas accompagnés de dates d'achèvement précises. 73 64 1 7 1 88,9 %

* Les marchés ayant une durée de plus d'un an ont été considérés comme présentant un degré de continuité.

Annexe D : Liste des sigles

ARC
Agence du revenu du Canada
ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
CT
Conseil du Trésor
DCBT
Division des contrats, des biens et des télécommunications
REE
relation employeur-employé
SDM
Sommaire de demande de marché
SOIDG
Services opérationnels intégrés de la Direction générale
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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Notes

  1. Terme utilisé dans le guide de l'ARC, Employé ou travailleur indépendant?, RC4110. [Retourner au texte]
  2. Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor, article 16.3.1. [Retourner au texte]
  3. Responsable du projet : personne dans l'organisme voulant attribuer un marché et qui est chargée d'amorcer le processus d'acquisition, de préparer les documents requis et d'assurer la gestion du marché une fois qu'il est attribué. [Retourner au texte]