Vérification du grand livre des recettes de l'AFSC

Rapport de vérification interne
Juin 2009

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
  • Contexte
  • Évaluation des risques
  • Objectif et étendue de la vérification
  • Stratégie et méthodes
  • Critères de vérification
  • Énoncé d'assurance
• Opinion de la vérification
• Constatations, recommandations et plan d'action de la direction
  • Responsabilisation
  • Fiabilité et intégrité des données
• Annexe : Liste de sigles

Sommaire

Contexte

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est devenue une entité distincte en décembre 2003, mais elle a continué de consigner les transactions de recettes dans un système de grand livre des recettes (GLR) qu'elle partage avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) et d'en rendre compte. Avec le concours de l'ARC, l'ASFC a mis en oeuvre son propre système de GLR, et des écritures d'ajustement au montant fractionné provenant de l'ARC ont été nécessaires afin d'établir le solde d'ouverture du GLR au 20 janvier 2008.

La Division de la gestion des recettes de la Direction générale du contrôle est chargée de comptabiliser dans le GLR les recettes générées et perçues. En 2008, l'ARC a effectué une vérification interne sur le fractionnement des deux grands livres des recettes. Aucun problème important n'a été constaté par suite de la vérification interne de l'ARC et aucune recommandation n'a été formulée.

Un examen après mise en oeuvre (EAMO) a été effectué par la Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie et la Direction générale du contrôle au cours de la période allant de juillet à octobre 2008, afin d'évaluer le projet de fractionnement du GLR de l'ASFC. Le but de l'examen consistait à évaluer les résultats du projet de fractionnement et d'indiquer les problèmes sur lesquels il fallait se pencher.

Une vérification du solde d'ouverture du GLR de l'ASFC était comprise dans le plan triennal de vérification axé sur les risques de la Direction de la vérification interne de l'ASFC, lequel a été approuvé par le Comité de vérification en juillet 2008. La vérification a été effectuée au cours de la période allant de mars à avril 2009.

Objectif et étendue

L'objectif de la présente vérification consistait à donner l'assurance à la haute direction que le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC était exact et arrêté au 20 janvier 2008.

L'étendue de la vérification s'est limitée à un examen de l'exactitude et de l'intégralité du solde d'ouverture et des écritures d'ajustement au solde reçues de l'ARC au 20 janvier 2008. La vérification consistait à obtenir l'assurance que le solde d'ouverture dans le GLR de l'ASFC correspondait à la balance de vérification au 20 janvier 2008, préparée par l'ARC, après les ajustements requis.

Énoncé d'assurance

La présente mission de vérification a été planifiée et réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Opinion de la vérification

Le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC a été calculé et arrêté comme il se doit au 20 janvier 2008, et le transfert de l'ARC, y compris les écritures d'ajustement, a été documenté comme il convient.

Principales observations

Le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC a été calculé et arrêté comme il se doit au 20 janvier 2008. Les ajustements requis au nouveau GLR ont été réalisés et documentés. Les problèmes signalés au cours du processus de fractionnement avec le GLR de l'ARC ont été résolus au cours de la vérification. Les problèmes signalés dans le rapport de l'EAMO ont été réglés, à l'exception de la question sur la clarification des rôles et des responsabilités entre l'Administration centrale (AC) et les régions de l'ASFC.

Réponse de la direction

Les rôles et les responsabilités de l'AC et des bureaux régionaux de l'ASFC sont exposés en grandes lignes dans le Manuel de Contrôle (Volume des finances), qui est disponible sur le site intranet de l'ASFC, sous la section de la Direction générale du contrôle. Afin de communiquer ces rôles et responsabilités, une note de service comprenant un hyperlien au Manuel de Contrôle sera acheminée aux bureaux régionaux d'ici la fin de juillet 2009. Des mises à jour et des modifications relativement aux politiques seront envoyées aux bureaux régionaux au fur et à mesure qu'elles se produiront. Les employés des bureaux régionaux seront invités à adresser leurs questions à la Division de la gestion des recettes. Les réponses seront affichées en ligne sous une section pour les questions les plus fréquemment posées, qui sera créée dans la section intranet de la Direction générale du contrôle d'ici la fin de mars 2010.

La Direction générale du contrôle et les directeurs généraux régionaux ont pris la décision d'ajouter un poste d'agent financier au modèle de la fonction de contrôle régional. Les régions ont obtenu l'approbation de la Direction générale des ressources humaines, en décembre 2008, d'embaucher jusqu'à trois agents financiers subalternes. Ces agents seront responsables d'exercer la fonction de liaison entre l'AC et les bureaux régionaux de l'ASFC et de donner la formation sur la gestion des recettes aux agents régionaux. Tout cela contribuera à améliorer la compréhension des employés des bureaux régionaux en matière de politiques liées aux recettes, y compris le GLR.

Introduction

Contexte

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a été créée en décembre 2003 à partir de trois organismes d'origine, dont certains éléments provenaient de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Même s'il s'agit de deux entités distinctes, l'ASFC et l'ARC partagent toujours certains systèmes, fonctions et processus administratifs. En janvier 2008, les deux organismes partageaient toujours le même système financier, c'est-à-dire le grand livre des recettes (GLR). Ce système a servi de base pour l'établissement des rapports sur les recettes, le rapprochement des recettes, la balance de vérification et les activités de comptabilité d'exercice requises à l'appui de la préparation des états financiers des deux organismes.

En octobre 2005, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a souligné que l'incapacité de l'ASFC de produire des états financiers distincts, fiables et complètement autonomes pour les rapports sur les comptes publics et les rapports à l'intention de l'organisme central constituait une faiblesse importante. Le rapport du BVG [ 1 ]. soulignait également le fait que le partage d'un système de GLR a causé d'importantes difficultés pour la vérification des états financiers de l'ASFC au cours des dernières années, et ce, principalement en raison des comptes de contrôle communs aux deux organismes. Plus particulièrement, le BVG a souligné dans son rapport que tant que l'ASFC n'aurait pas mis en oeuvre un GLR complètement distinct de celui de l'ARC, les comptes que se partagent l'ASFC et l'ARC nécessiteront toujours un traitement manuel considérable, ce qui limitera, par conséquent, la capacité des deux organismes de procéder aux réductions permanentes en respectant les délais de clôture d'exercice de l'organisme central.

Afin de respecter les exigences législatives du gouvernement du Canada concernant la production d'états financiers vérifiables, la Direction générale du contrôle de l'ASFC a déterminé que l'Agence devait mettre en oeuvre son propre système de GLR avant le début de 2008. Par conséquent, l'Agence a mis sur pied le Projet de fractionnement du grand livre des recettes de l'ASFC afin de créer un grand livre distinct et de retirer les données sur les recettes et les fonctions administratives connexes du système de GLR de l'ARC. Le solde d'ouverture du nouveau GLR a été arrêté au 20 janvier 2008. L'ARC a effectué une vérification interne en 2008, intitulée Vérification des procédures sélectionnées de fin d'exercice 2007-2008. Un élément de cette vérification consistait à examiner le retrait des soldes de comptes de l'ASFC du GLR de l'ARC. Dans le cadre de sa vérification, l'ARC a noté des problèmes mineurs, par exemple, le fait que les comptes du GLR de l'ASFC n'avaient pas été bloqués après le 20 janvier 2008, ce qui aurait pu faire en sorte que des montants soient comptabilisés dans ces comptes qui ne devaient plus être alimentés.

Un examen après mise en oeuvre (EAMO) a été effectué par la Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie et la Direction générale du contrôle au cours de la période allant de juillet à octobre 2008, afin d'évaluer le Projet de fractionnement du grand livre des recettes de l'ASFC. Le but de l'examen consistait à évaluer les résultats du projet de fractionnement et à déterminer les problèmes sur lesquels il fallait se pencher. L'équipe de l'EAMO a fait la collecte des données, examiné le projet et la documentation connexe, assisté à une présentation du GLR donnée par un membre du secteur du projet, et mené des entrevues auprès de 25 représentants de groupes d'intervenants clés, dont des membres du projet et des secteurs qui le parrainent. Au total, trois problèmes mineurs ont été signalés, à savoir : le manque de clarté des rôles et des responsabilités entre l'AC et les régions de l'ASFC, le manque d'appui donné aux utilisateurs du GLR et le transfert manuel des données dans le GLR.

Évaluation des risques

L'évaluation des risques du GLR de l'ASFC effectuée au cours de la phase de planification a permis de conclure ce qui suit :

• Il est possible qu'il n'y ait aucune justification à l'appui du solde d'ouverture ou des écritures d'ajustement ou de contrepassation requises.
• Il est également possible que les procédures de rapprochement des comptes communs de l'ASFC et de l'ARC ne soient pas claires, ce qui pourrait donner lieu à un transfert erroné des soldes à l'ASFC.
• De plus, l'approbation du solde d'ouverture et des écritures d'ajustement du GLR provenant de l'ARC pourrait ne pas être documentée ou acceptée par la direction de l'ASFC.

Les risques susmentionnés ont permis d'établir l'objectif et l'étendue de la vérification.

Objectif et étendue de la vérification

L'objectif de la présente vérification consistait à donner l'assurance à la haute direction de l'exactitude et de l'intégralité du solde d'ouverture du GLR de l'ASFC au 20 janvier 2008.

L'étendue de la vérification s'est limitée à un examen de l'exactitude et de l'intégralité du solde d'ouverture et des écritures d'ajustement au solde reçues de l'ARC au 20 janvier 2008. La vérification consistait à obtenir l'assurance que le solde d'ouverture dans le GLR de l'ASFC correspondait à la balance de vérification au 20 janvier 2008, préparée par l'ARC, après les ajustements requis.

La vérification a été effectuée au cours de la période allant de mars à avril 2009 à l'Administration centrale de l'ASFC.

Stratégie et méthodes

La méthodologie qui suit a été utilisée pour effectuer la présente vérification :

• Entrevues auprès des principaux intervenants financiers à la Direction générale du contrôle afin d'évaluer le programme de vérification et y mettre la dernière main.
• Examen de documents afin de confirmer que les résultats de la tâche de fractionnement des recettes et des problèmes afférents ont été indiqués et réglés rapidement et qu'ils ont fait l'objet d'un rapport.
• Consultation auprès des membres de l'équipe de vérification de l'ARC afin de déterminer l'étendue de leurs sondages de vérification et d'utiliser leurs résultats pour la présente vérification.
• Examen des documents de travail de la vérification interne de l'ARC et des calculs de la balance de vérification afin de confirmer l'exactitude et l'intégralité du solde d'ouverture du GLR de l'ASFC au 20 janvier 2008. Cela comprenait notamment de vérifier si le solde de l'ASFC retiré des comptes de l'ARC correspondait aux soldes établis dans le GLR de l'ASFC après les ajustements requis.
• Rapprochements et justification des écritures de modification ou de contrepassation subséquentes afin de confirmer que le solde dans le compte de recettes de l'ASFC correspond aux montants retirés du GLR de l'ARC.
• Confirmation que la Direction générale du contrôle a indiqué et analysé les différences au chapitre du rapprochement et élaboré un plan d'action pour résoudre rapidement les différences indiquées.
• Confirmation que les résultats de la récente vérification interne de l'ARC ont été examinés par la Direction générale du contrôle et que les mesures correctives qui s'imposaient ont été prises.
• Confirmation que le passage au GLR de l'ASFC a été documenté et que les problèmes posés par le fractionnement des comptes de recettes communs ont été signalés rapidement, et que la direction de l'ASFC les a réglés et qu'elle a établi un rapport à ce sujet.

Critères de vérification

Les critères pour la présente vérification ont été établis en se fondant sur (a) les cadres de contrôle de la gestion reconnus, y compris le cadre des contrôles de gestion de base, les directives et lignes directrices, ainsi que le système financier et les contrôles établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et (b) le modèle de suivi du contrôle interne du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (modèle COSO).

Secteur d'intérêt	Critères de vérification
Fiabilité et intégrité des données	Le solde d'ouverture dans le GLR de l'ASFC correspond à la balance de vérification au 20 janvier 2008, préparée par l'ARC et validée par la Vérification interne de l'ARC, après les ajustements requis.
Responsabilisation	Il y a une piste de vérification documentée des ajustements et des rapprochements approuvés pour constituer le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC au 20 janvier 2008.

Énoncé d'assurance

La présente mission de vérification a été planifiée et réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Opinion de la vérification

Le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC a été calculé et arrêté comme il se doit au 20 janvier 2008, et le transfert de l'ARC, y compris les écritures d'ajustement, a été documenté comme il convient.

Constatations, recommandations et plan d'action de la direction

Les données ont été converties suivant la stratégie de conversion du GLR de l'ASFC. Les problèmes signalés au cours du processus de fractionnement du GLR de l'ARC ont été réglés au fur et à mesure. Le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC était exact et arrêté au 20 janvier 2008. Les mécanismes de vérification utilisés pour confirmer que tous les comptes de l'ASFC figuraient dans la balance de vérification de l'ARC étaient dotés de pistes documentées de façon satisfaisante. Les écritures d'ajustement converties dans le GLR de l'ASFC avaient été autorisées et justifiées de façon satisfaisante. Les problèmes signalés dans le rapport de l'EAMO ont été réglés, à l'exception de la question sur la clarification des rôles et des responsabilités entre l'AC et les régions de l'ASFC.

Responsabilisation

Les vérificateurs s'attendaient à trouver une piste de vérification documentée des ajustements et des rapprochements approuvés pour arrêter le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC au 20 janvier 2008.

La vérification a révélé que les données ont été converties suivant la stratégie de conversion et que toutes les transactions comptabilisées dans le GLR de l'ASFC étaient documentées et approuvées comme il se doit. Des problèmes mineurs ont été signalés au cours de la vérification de l'ARC, par exemple le fait que les comptes du GLR n'avaient pas été bloqués après le 20 janvier 2008, et l'ASFC a pris les mesures qui s'imposaient à cet égard.

Sur les 306 comptes du GLR figurant dans la balance de vérification de l'ASFC le 20 janvier 2008 ayant un solde nul, 16 comptes n'avaient pas été bloqués au moment de la vérification de l'ARC (juillet 2008). Il y avait un risque que des montants soient comptabilisés dans ces comptes qui ne devaient plus être alimentés. Des mesures correctives ont été prises par la Direction générale du contrôle en août 2008 pour bloquer ces comptes.

Seuls deux problèmes mineurs ont été signalés dans le cadre de la présente vérification, à savoir l'utilisation du bon numéro d'autorisation bancaire (NAB) et les recettes disponibles [ 2 ].

Au moment du fractionnement du GLR de l'ARC-ASFC, les paiements du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) effectués par certains prestataires de services d'établissements financiers ne portaient pas le bon NAB des douanes; par conséquent, de nombreux paiements du SDSC déposés portaient un NAB de l'impôt de l'ARC. Cela a donné lieu à un traitement manuel considérable étant donné que des règlements interministériels devaient être préparés pour retransmettre les écritures à l'ASFC. Ce problème avait été signalé lors de la Vérification du Programme d'autocotisation des douanes (avril 2009) et la Direction générale du contrôle a élaboré un plan d'action dont la date d'achèvement prévue est fixée au 30 septembre 2009.

Les recettes disponibles n'ont pas été comptabilisées suivant l'autorisation de dépenser compétente. La Direction générale du contrôle a passé une écriture rectificative le 26 mars 2008.

La Direction générale du contrôle et la Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie ont effectué un examen après mise en oeuvre de la conversion des données dans le nouveau GLR. L'examen n'a révélé aucun problème important; toutefois, des problèmes mineurs ont été indiqués, à savoir :

• Le transfert manuel des données des systèmes de recettes vers le grand livre des recettes : il a fallu traiter de nombreuses lignes des données pour constituer le GLR.
• Les rôles et les responsabilités entre l'AC et les régions de l'ASFC doivent être clarifiés : les employés des régions impliqués dans l'inscription des recettes ne comprennent pas suffisamment à le rôle de l'AC et vice-versa.

La vérification a permis de constater que le GLR est maintenant lié aux systèmes de recettes et que les données ne sont plus saisies manuellement dans le GLR. En outre, la Direction générale du contrôle prévoit d'exposer les rôles et les responsabilités de l'AC et des bureaux régionaux de l'ASFC dans le Manuel de Contrôle (Volume des finances). La direction a indiqué qu'elle communiquera ces rôles et responsabilités aux bureaux régionaux au cours du prochain exercice grâce à des notes de service et que les questions les plus fréquemment posées seront affichées dans la section intranet de la Direction générale du contrôle.

La Direction générale du contrôle et les directeurs généraux régionaux ont pris la décision d'ajouter un poste d'agent financier au modèle de la fonction de contrôle régional. Les régions ont obtenu l'approbation de la Direction générale des ressources humaines, en décembre 2008, d'embaucher jusqu'à trois agents financiers subalternes. Ces agents seront responsables d'exercer la fonction de liaison entre l'AC et les bureaux régionaux et de donner la formation sur la gestion des recettes aux agents régionaux. Tout cela contribuera à améliorer la compréhension des employés des bureaux régionaux en matière de politiques liées aux recettes, y compris le GLR.

Fiabilité et intégrité des données

Les vérificateurs s'attendaient à trouver une correspondance entre le solde d'ouverture dans le GLR de l'ASFC et la balance de vérification au 20 janvier 2008, préparée par l'ARC et validée par la Vérification interne de l'ARC, après les ajustements requis.

La vérification a révélé que le solde d'ouverture du GLR de l'ASFC était exact et arrêté au 20 janvier 2008. Toutes les écritures d'ajustement avaient été indiquées et comptabilisées en conséquence.

En 2008, l'ARC a effectué une vérification interne intitulée Vérification des procédures sélectionnées de fin d'exercice 2007-2008. Un élément de cette vérification consistait à examiner le retrait des soldes de comptes de l'ASFC du GLR de l'ARC. Dans le cadre de la présente vérification, l'ASFC a consulté les membres de l'équipe de vérification de l'ARC afin de déterminer l'étendue de leurs travaux et la possibilité d'utiliser leurs résultats. Les documents de travail de l'ARC ont été examinés et il a été établi que la Direction de la vérification interne de l'ASFC pouvait se fier aux résultats de la vérification de l'ARC et à la balance de vérification de l'ASFC préparée par l'ARC. La Direction générale du contrôle a fait un rapprochement des montants comptabilisés dans la balance de vérification provenant de l'ARC; la balance de vérification ne renfermait aucune erreur importante, les données étant exactes. Des ajustements négligeables non réglés ont été indiqués, et la Direction générale du contrôle a fait les rapprochements nécessaires et les a comptabilisés dans le GLR de l'ASFC au cours des exercices 2007-2008 et 2008-2009.

Annexe : Liste de sigles

AC

Administration centrale de l'ASFC

ARC

Agence du revenu du Canada

ASFC

Agence des services frontaliers du Canada

BVG

Bureau du vérificateur général du Canada

COSO

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

EAMO

examen après mis en oeuvre

GLR

grand livre des recettes

NAB

numéro d'autorisation bancaire

SDSC

Système des douanes pour le secteur commercial

Notes

1. BVG, Comptes publics du Canada, 2005. [Retourner au texte]
2. « Recettes disponibles » s'entend des recettes pouvant être appliquées en regard des dépenses engagées pour percevoir les recettes. [Retourner au texte]