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Vérification du Programme d'autocotisation des douanes
Rapport de vérification interne
Avril 2009
Table des matières
- Sommaire
- Introduction
- Opinion de la vérification
- Constatations, recommandations et plan d'action de la direction
- Annexe A : Critères de vérification
- Annexe B : Liste des sigles
Sommaire
Contexte
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a lancé le Programme d'autocotisation des douanes (PAD) en décembre 2001. Le programme a été élaboré en tant que partie intégrante des initiatives du Plan d'action des douanes afin d'accroître l'efficacité de l'Agence dans le traitement du volume croissant de marchandises qui traversent la frontière. Il offre aux entreprises préapprouvées à faible risque, qui ont un bon dossier d'observation, une option de dédouanement accéléré à la frontière et un processus de déclaration en détail et de paiement simplifié pour les marchandises importées.
Le PAD repose sur l'agrément préalable et l'autorisation donnés au chauffeur, au transporteur et à l'importateur. Les systèmes administratifs du transporteur servent à appuyer la déclaration des marchandises et les systèmes administratifs de l'importateur servent à appuyer l'autocotisation des données commerciales, des montants des recettes ainsi que des droits et des taxes exigibles.
Au moment de la vérification, l'option de dédouanement à la frontière du PAD était principalement offerte pour les marchandises importées en provenance des États-Unis. La grande majorité des mainlevées PAD a lieu dans le mode routier. Certaines marchandises sont actuellement exclues de l'option de dédouanement du PAD, notamment les marchandises qui sont réglementées par d'autres ministères, celles importées d'outre-mer [ 1 ] et celles importées par un importateur non résident qui ne possède pas de succursale au Canada. Le PAD a réussi à attirer les plus gros importateurs et le secteur de l'automobile domine au chapitre de l'adhésion au PAD. En 2007, la valeur en douane (VD) des clients du PAD provenant du secteur de l'automobile représentait 76 % de la VD de tous les clients du PAD, tandis que la VD de tous les clients du PAD comptait pour 20 % de la VD de toutes les importations. En mars 2008, il y avait 50 importateurs et 812 transporteurs approuvés aux fins du PAD.
Objectif et étendue
La vérification avait pour objectif de donner l'assurance raisonnable à la haute direction que le PAD fonctionne efficacement.
L'étendue de la vérification est orientée sur la surveillance des clients du PAD, la surveillance du programme et les contrôles de la vérification en place pour s'assurer que les droits et taxes dus ont été bien reçus et traités en temps opportun. Le Programme d'inscription des chauffeurs du secteur commercial (PICSC) est exclu de l'étendue de la vérification.
La vérification a été effectuée entre juillet et octobre 2008 et comprenait des visites dans la région du Nord de l'Ontario de l'ASFC et au sein des unités de gestion de l'observation des importateurs et des transporteurs situées à Mississauga et à Hamilton respectivement. Des dossiers d'importateur et de transporteur de participants actifs au PAD depuis le 31 décembre 2006 ont été sélectionnés aux fins d'examen. De plus, les déclarations des recettes et les processus de rapprochement liés aux activités du PAD ont été examinés pour les mois d'avril, de mai et de juin 2008.
Énoncé d'assurance
La mission de vérification a été planifiée et menée selon les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
Opinion de la vérification
La vérification a révélé que le cadre de contrôle du PAD était en place, cependant l'efficacité du cadre pourrait être améliorée. Des améliorations quant à la présentation en temps opportuns des examens de surveillance des importateurs et des transporteurs approuvés aux fins du PAD, à la surveillance du PAD, aux sanctions administratives pécuniaires liées au PAD et au rapprochement des recettes effectué par la Direction générale du contrôle renforciraient le cadre de contrôle.
Principales observations
Au moment de la vérification, des processus de vérification appropriés et uniformes ont été utilisés par l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES pour faire en sorte que les importateurs approuvés aux fins du PAD continuent de représenter un faible risque. Des faiblesses ont été relevées au sein de l'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES en rapport avec le respect des délais de la mise en place des examens de surveillance des transporteurs. Cependant, les processus utilisés pour contrôler l'observation ont été appliqués de façon uniforme, sauf le processus d'évaluation des risques suivi par la Division du renseignement et de l'exécution de la loi de la région du Nord de l'Ontario. Les procédures normales d'exploitation (PNE) du PAD ont été élaborées par les unités de gestion de l'observation des importateurs et des exportateurs, mais elles avaient besoin d'être mises à jour en raison de récents changements aux processus.
De façon générale, les importateurs et transporteurs approuvés aux fins du PAD ont maintenu un haut niveau d'observation, en ce qui concerne la réglementation du programme, et les paiements des importateurs ont été versés en temps opportun à la fin du mois et correspondaient au montant déclaré sur les sommaires des recettes (SR). Toutefois, des lacunes ont été relevées par rapport au processus de rapprochement utilisé par la Direction générale du contrôle.
Des lacunes ont aussi été relevées à l'égard de la surveillance du PAD. La vérification a révélé qu'il n'y avait pas de cadre de mesure du rendement ni de mesures clés du rendement en place pour surveiller le rendement global du PAD. Des faiblesses ont aussi été relevées au niveau de l'information fournie sur les résultats d'examens de transporteurs approuvés aux fins du PAD aux points d'entrée.
Réponse de la direction
La Direction générale du contrôle et la Direction générale de l'admissibilité sont d'accord avec les recommandations de ce rapport.
Introduction
Contexte
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a lancé le Programme d'autocotisation des douanes (PAD) en décembre 2001. Le programme a été élaboré en tant que partie intégrante des initiatives du Plan d'action des douanes afin d'accroître l'efficacité de l'Agence dans le traitement du volume croissant de marchandises qui traversent la frontière. Il offre aux entreprises préapprouvées à faible risque, qui ont un bon dossier d'observation, une option de dédouanement accéléré à la frontière et un processus de déclaration en détail et de paiement simplifié pour les marchandises importées.
Le PAD repose sur l'agrément préalable et l'autorisation donnés au chauffeur, au transporteur et à l'importateur. Les systèmes administratifs du transporteur servent à appuyer la déclaration des marchandises et les systèmes administratifs de l'importateur servent à appuyer l'autocotisation des données commerciales, du montant des recettes ainsi que des droits et des taxes exigibles.
Au moment de la vérification, l'option de dédouanement à la frontière du PAD était principalement offerte pour les marchandises importées en provenance des États-Unis. La grande majorité des mainlevées PAD a lieu dans le mode routier. Certaines marchandises sont actuellement exclues de l'option de dédouanement du PAD, notamment les marchandises qui sont réglementées par d'autres ministères, celles importées d'outre-mer [ 2 ] et celles importées par un importateur non résident qui ne possède pas de succursale au Canada.
Le PAD est également associé à deux autres programmes commerciaux de l'ASFC. Pour être admis au programme Expéditions rapides et sécuritaires (EXPRES), le demandeur doit d'abord être approuvé au PAD et au programme Partenaires en protection (PEP). Ces trois programmes répondent à des besoins distincts. Le PAD traite des aspects commerciaux des échanges transfrontaliers, tandis que le programme PEP traite des aspects liés à la sécurité nécessaires pour renforcer la sécurité à la frontière et lutter contre le crime organisé. Le programme EXPRES est une initiative conjointe du Canada et des États-Unis à laquelle participent l'ASFC et la U.S. Customs and Border Protection. Le programme EXPRES prend appui sur le PAD et ses principes de préapprobation et d'autocotisation, de même que sur les mesures de sécurité accrues du programme PEP.
Le PAD a un budget d'exploitation annuel de 3,1 millions de dollars (2007-2008); ce budget comprend les salaires et les avantages sociaux d'environ 50 employés de l'ASFC. En juillet 2005, l'autorité fonctionnelle du programme a été transférée à la Direction générale de l'admissibilité. L'ASFC dispose d'une équipe affectée à l'observation par les importateurs située à Mississauga, d'une autre affectée à l'observation par les transporteurs gérée à Hamilton et d'une unité des politiques située à Ottawa. Les gestionnaires de ces trois unités relèvent du directeur de la Division de la politique frontalière commerciale, de la Direction générale de l'admissibilité.
Depuis sa création, le PAD a réussi à attirer les plus gros importateurs et le secteur de l'automobile domine au chapitre de l'adhésion au PAD. En 2007, la valeur en douane (VD) des clients du PAD provenant du secteur de l'automobile représentait 76 % de la VD de tous les clients du PAD. En mars 2008, il y avait 50 importateurs et 812 transporteurs approuvés aux fins du PAD. Le tableau 1 illustre la proportion de la VD des importateurs approuvés aux fins du PAD par rapport à la VD de l'ensemble des importations canadiennes.
| Année | Nbre d'importateurs approuvés | VD (importateurs approuvés) [ 3 ] | Droits (importateurs approuvés) | Taxe sur les produits et services (importateurs approuvés) | VD totale de tous les importateurs au Canada | Proportion de la VD totale du PAD (%) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2001 | 2 | 32 951,7 | 37,9 | 2 307,7 | 343 111,0 | 9,6 |
| 2002 | 5 | 57 215,7 | 20,9 | 4 006,6 | 348 956,8 | 16,4 |
| 2003 | 8 | 59 807,8 | 25,0 | 4 143,4 | 336 141,3 | 17,8 |
| 2004 | 18 | 61 528,7 | 163,7 | 4 287,4 | 355 886,2 | 17,3 |
| 2005 | 25 | 60 392,8 | 321,4 | 4 234,5 | 380 859,2 | 15,9 |
| 2006 | 41 | 74 950,1 | 488,9 | 4 757,8 | 396 645,3 | 18,9 |
| 2007 | 48 | 81 871,5 | 412,1 | 4 772,4 | 406 485,1 | 20,1 |
Aucune vérification interne du PAD n'a été effectuée jusqu'à présent, mais une Étude d'évaluation du Programme d'autocotisation des douanes a été menée en novembre 2007. Les deux principales recommandations qui ont découlé de l'étude visaient à ce qui suit : (i) renforcer le PAD en achevant la transition du programme et en consolidant sa structure de gouvernance; (ii) explorer des façons de maximiser l'efficacité du PAD.
Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a aussi examiné certains aspects du PAD pour les rapports de vérification suivants :
- 2001 : Agence des douanes et du revenu du Canada — La gestion des risques de non-conformité des expéditions commerciales qui entrent au Canada
- 2003 : Agence des douanes et du revenu du Canada — La gestion des risques d'inobservation – Douanes
- 2007 : Assurer la sécurité et l'ouverture de nos frontières — Agence des services frontaliers du Canada
La constatation générale des rapports du BVG concernait la nécessité de mettre l'accent sur la surveillance des clients du PAD, et de ce fait d'assurer l'état de faible risque que représentent les clients admis au programme. Le plan d'action de la direction de l'ASFC comprenait l'élaboration d'un protocole axé sur les risques dans le but de gérer la surveillance et la réévaluation des transporteurs approuvés aux fins du PAD.
Le PAD a également été examiné en 2007 dans le cadre du Rapport de l'état de préparation de la vérification de l'ASFC. Ce rapport a été préparé par KPMG afin d'évaluer la capacité de l'Agence à répondre aux obligations d'avoir des états financiers vérifiables. Selon la constatation clé sur le PAD, les vérificateurs externes ne pourraient pas avoir confiance à la procédure analytique utilisée par le secteur de programme pour surveiller les recettes en provenance du PAD à l'appui de la vérification des états financiers.
La vérification du PAD a été approuvée en octobre 2007 par le Comité de vérification, dans le cadre du plan de vérification pluriannuel axé sur les risques pour 2007-2010 de l'ASFC.
Évaluation des risques
L'évaluation des risques, combinée aux constatations préliminaires fondées sur la recherche, les analyses et les entrevues, a établi les secteurs de risque suivants :
- Mainlevée et déclarations en détail de l'importateur : L'importateur pourrait recevoir des marchandises sans toutefois fournir les données commerciales à l'ASFC en temps opportun.
- Rapport des recettes de l'importateur : Il s'agit du processus d'autocotisation effectué par les importateurs approuvés aux fins du PAD afin de déclarer les recettes liées à l'ASFC. Il est possible que l'importateur ne déclare pas toutes ses recettes et ne remplisse pas adéquatement le sommaire des recettes (SR). Par ailleurs, il est possible que le paiement ne soit pas effectué correctement à une institution financière par l'importateur ou qu'il ne soit pas convenablement traité par l'ASFC.
- Surveillance : Des activités de surveillance sont utilisées pour veiller à ce que les importateurs et transporteurs approuvés aux fins du PAD continuent de représenter un faible risque. Ces activités ne sont pas nécessairement adéquates ni effectuées en temps opportun. De plus, il est possible que les processus de surveillance utilisés pour assurer l'intégralité des recettes ne soient pas exécutés de façon appropriée.
- Surveillance du PAD : Le secteur de programme n'a pas nécessairement de contrôles et de processus en place qui permettent de surveiller le rendement du programme.
- Systèmes et ressources d'information des employés : Les employés des unités responsables de l'évaluation des risques et de l'observation par les importateurs et les transporteurs ne disposent pas nécessairement de systèmes d'information, de méthodes de travail, de ressources, de niveaux de compétences et de procédures d'exploitation suffisants pour exercer leurs responsabilités, y compris une évaluation adéquate des risques des importateurs et exportateurs approuvés aux fins du PAD.
Objectif et étendue de la vérification
La vérification a pour objectif de donner à la haute direction une assurance raisonnable que le PAD fonctionne efficacement.
D'après un examen de la législation, des politiques et des procédures, ainsi que les entrevues menés au sein de la Direction générale de l'admissibilité et de la région du Nord de l'Ontario [ 4 ], il a été établi que l'étendue de la vérification serait axée sur la surveillance des clients du PAD, la surveillance du programme et les contrôles de la vérification en place pour veiller à ce que les droits et taxes dus soient convenablement perçus et traités en temps opportun. Des visites ont été effectuées dans la région du Nord de l'Ontario et au sein des unités de gestion de l'observation des importateurs et des transporteurs situées à Mississauga et à Hamilton respectivement. Des dossiers d'importateur et de transporteur de participants actifs au PAD depuis le 31 décembre 2006 ont été sélectionnés aux fins d'examen. De plus, les présentations de recettes et les processus de rapprochement liés aux activités du PAD ont été examinés pour les mois d'avril, de mai et de juin 2008.
Le Programme d'inscription des chauffeurs du secteur commercial (PICSC) ne faisait pas partie de l'étendue de la vérification. Bien que les chauffeurs inscrits constituent une partie des exigences du PAD, le PICSC fonctionne séparément au sein de la Direction générale des opérations et ne fait pas partie du PAD, qui est géré par la Direction générale de l'admissibilité. De plus, l'efficacité globale du PAD n'a pas été examinée, car elle était évaluée dans le cadre de l'Étude d'évaluation du Programme d'autocotisation des douanes menée en 2007. Cependant, certains aspects de la transition du PAD et sa structure de gouvernance ont été examinés au cours de la vérification. Aucune mise à l'essai des systèmes des importateurs et des transporteurs n'a été effectuée dans les installations des participants, parce que la vérification reposait sur le travail d'examen qui était effectué par les unités de gestion de l'observation du PAD.
Stratégie et méthodes
Les procédures de vérification comprenaient notamment :
- Des entrevues avec le gestionnaire et les agents principaux des programmes de l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD afin de comprendre les procédures utilisées pour s'assurer que toutes les marchandises importées sont déclarées à l'ASFC dans les délais prévus.
- Un examen d'un échantillon des transactions liées au SR pour s'assurer que les paiements associés au SR sont déposés à l'institution financière appropriée et au crédit du receveur général du Canada en temps opportun.
- Des entrevues avec les analystes régionaux du renseignement qui effectuent l'évaluation et la réévaluation des risques des transporteurs et des importateurs pour comprendre cette activité.
- Des visites aux unités de gestion de l'observation des importateurs et des transporteurs afin d'observer les opérations.
- Des entrevues avec les gestionnaires et les agents principaux des programmes des unités de gestion de l'observation des importateurs et des transporteurs pour comprendre le processus de vérification à l'égard des importateurs et transporteurs approuvés aux fins du PAD.
- Un examen de l'historique de surveillance des importateurs et des transporteurs approuvés aux fins du PAD pour s'assurer qu'ils ont été surveillés en temps opportun (conformément aux procédures normales d'exploitation) après qu'ils ont été approuvés initialement et que toute évaluation des risques ou surveillance ultérieure a été effectuée tel qu'il est exigé.
- Un examen des dossiers de surveillance des importateurs et transporteurs approuvés aux fins du PAD pour s'assurer que des méthodes adéquates et uniformes ont été appliquées et que des mesures correctives ont été prises au besoin.
- Des entrevues avec les employés afin de déterminer s'ils disposent de l'information nécessaire pour prendre des décisions et de cerner toute lacune possible dans l'information sur le système ou les procédés manuels.
Critères de vérification
D'après les constatations préliminaires de la phase de planification et les résultats de l'évaluation des risques, il a été établi que la vérification aborderait les critères précisés à l'annexe A.
Énoncé d'assurance
La mission de vérification a été planifiée et dirigée selon les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
Opinion de la vérification
La vérification a permis de constater que le cadre de contrôle du PAD était en place; toutefois, des améliorations pourraient être apportées pour le rendre efficace. Des améliorations relatives à la présentation en temps opportun des examens de surveillance des importateurs et des transporteurs du PAD, à la surveillance du PAD, aux sanctions administratives pécuniaires dans le cadre du PAD et au rapprochement des recettes effectué par la Direction générale du contrôle renforciraient ce cadre de contrôle.
Constatations, recommandations et plan d'action de la direction
Déclarations en détail et rapports sur les recettes des importateurs
De façon générale, les contrôles liés aux déclarations en détail et aux paiements ont été efficaces, veillant à ce que les importateurs effectuent correctement les déclarations en détail, les rapports sur les recettes, et les paiements connexes.
Un importateur approuvé aux fins du PAD est chargé de déclarer en détail à l'ASFC toutes les marchandises importées et de faire une « autocotisation » pour établir les droits et taxes qu'il doit. Une « déclaration en détail » est différente d'un « paiement ». Une déclaration en détail est la présentation de données commerciales [ 5 ], tandis que les rapports des recettes et le paiement concernent l'établissement et le paiement des recettes dues à l'Agence. Les importateurs approuvés aux fins du PAD ont deux options de déclarations en détail (chaque mois civil ou à compter du 19 d'un mois jusqu'au 18 du mois suivant), mais tous les rapports des recettes et les paiements sont dus le dernier jour ouvrable du mois.
Les importateurs sont obligés de soumettre leurs déclarations en détail sur les données commerciales à l'ASFC, et ce, en temps opportun. Pour chaque déclaration en retard, une sanction administrative pécuniaire (SAP) C244 sans valeur monétaire est générée par un système et est automatiquement imposée à l'importateur. Comme les politiques du PAD l'exigent, l'ASFC doit imposer une SAP C246 aux importateurs qui, à chaque fin d'année civile, ont un niveau d'observation en matière de déclarations en détail inférieur au seuil de 99,5 %. Cette SAP est calculée par les agents principaux des programmes de l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES et a une valeur de 50 dollars pour chaque déclaration sous ce seuil en prenant en compte toutes les déclarations effectuées par l'importateur pendant l'année. Les importateurs ont également l'obligation de soumettre tous les montants d'intérêt applicables à ces déclarations en détail en retard qui ont occasionné un paiement en retard des droits et taxes applicables dus à l'Agence. Les systèmes administratifs internes des importateurs sont utilisés pour produire des déclarations en détail et de l'information sur les paiements, et ils sont donc évalués et examinés par l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES avant que les importateurs soient acceptés au PAD. Les systèmes sont également évalués durant le processus de surveillance.
Dans le cadre de la vérification, un échantillon de dix importateurs a été évalué pour l'année civile 2007 afin de déterminer l'ampleur du nombre de déclarations en détail en retard. L'analyse a révélé que, parmi les dix importateurs, six avaient produit des déclarations en détail en retard et que la SAP C246 avait été calculée par l'agent principal des programmes, mais n'avait pas été imposée à l'importateur comme l'exigent les politiques du PAD. Le montant total associé à cette SAP pour 2007 s'élevait à approximativement 100 000 dollars pour les six importateurs. Les entrevues effectuées dans le cadre de la vérification ont dévoilé qu'une décision avait été prise en 2003 de ne pas imposer la SAP C246. La direction avait fait observer que les importateurs sont de grosses entreprises à faible risque et qu'il était préférable de travailler avec les importateurs pour étudier les problèmes du système à la source des déclarations en détail en retard et les résoudre. La direction a soutenu que les importateurs étaient touchés par les cas de retard à ce chapitre, en raison de la part d'intérêts qui devaient être payés. En général, les importateurs travaillent avec leur agent principal des programmes à résoudre les problèmes en vue de maintenir un niveau élevé d'observation.
Le processus de rapport des recettes du PAD est réparti en deux volets. Tout d'abord, un importateur approuvé aux fins du PAD fait une autocotisation et récapitule le montant des recettes sur un unique rapport mensuel, appelé sommaire des recettes (SR). L'importateur soumet ensuite un SR mensuel à l'ASFC, et cette information est directement transférée dans le Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC). Ensuite, l'importateur remet le montant total spécifié sur le SR mensuel à une institution financière. La pièce de versement est alors envoyée à l'unité de traitement des données financières (TDF) de l'Agence du revenu du Canada (ARC), et l'information est téléchargée dans le SDSC. Dès que l'information du SR et de l'unité du TDF est inscrite dans le SDSC, celui-ci compare les entrées de l'unité du TDF (paiement) et du SDSC (reçu du SR) afin de confirmer que les montants spécifiés sur chaque SR correspondent au paiement. Le grand livre des recettes de l'ASFC est ensuite mis à jour en fonction des données du SDSC.
La Direction générale du contrôle et la Direction gérérale de l'admissibilité ont pour mission de s'assurer que tous les importateurs approuvés aux fins du PAD effectuent leur paiement en temps opportun à l'ASFC et que ce paiement correspond au reçu du SR qui avait été émis. La Direction générale du contrôle veille à ce que tous les paiements soient rapprochés dans le grand livre des recettes de l'ASFC (ce grand livre a récemment été séparé de celui de l'ARC en janvier 2008). La Direction générale du contrôle travaille avec la Direction générale de l'admissibilité pour résoudre tout problème particulier lié à un importateur pouvant survenir et informe la Direction générale de l'admissibiité si le paiement d'un importateur ne peut être rapproché.
Une revue structurée et un examen du processus de rapprochement, de même que des entrevues avec les employés, ont été effectués. La vérification a révélé qu'il y avait des retards pendant le processus de rapprochement de la Direction générale du contrôle, parce que des paiements du PAD étaient traités dans les comptes bancaires de l'ARC et non pas ceux de l'ASFC. Ces retards se sont produits après la répartition du grand livre des recettes et ont entrainé des règlements interministériels mensuels entre les deux organismes. Il a été établi que quelques institutions financières n'attribuaient pas les paiements du PAD au bon numéro d'autorisation bancaire (NAB) de l'ASFC, de sorte que de nombreux paiements étaient déposés en utilisant le NAB de l'ARC. La direction a avancé qu'une option avait été proposée pour résoudre ce problème et que des progrès étaient faits. Entre-temps, l'ARC et l'ASFC travaillent de concert pour résoudre les problèmes de paiement mensuel.
Le problème n'est pas spécifique au processus de rapprochement du PAD et peut toucher d'autres paiements traités par l'unité de TDF. La haute direction doit trouver une solution en temps opportun afin de régler convenablement ce problème.
Recommandations
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
L'ASFC et l'ARC collaborent afin de régler ce problème. Le processus de tri des paiements utilisé par les institutions financières est la source principale des numéros d'autorisation bancaire inexacts. Les institutions financières acheminent les chèques et les pièces de versement à un centre de traitement. Ces institutions transmettent également des méthodes de tri, qui sont en fait des instructions axées sur la clientèle pour classer et verser les paiements (qui dans ce contexte s'effectuent entre l'ARC et l'ASFC). À la suite d'une visite récente d'un centre de traitement, il a été établi que les succursales des institutions financières n'ont pas toutes modifié leur méthode de tri afin de différencier les paiements de l'ARC de ceux de l'ASFC. L'ARC a déployé des efforts de communication plus importants afin que les succursales soient mises au courant des nouvelles exigences relatives aux méthodes de tri. Au cours du dernier trimestre de l'année civile, le nombre de paiements mal dirigés a diminué de 45 %. L'ARC et l'ASFC continueront de surveiller les progrès des institutions financières en ce qui a trait à la mise en oeuvre des nouvelles exigences. |
31 mars 2009 |
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
| L'examen de toutes les sanctions administratives pécuniaires du PAD (à part les sanctions pour déclaration en détail tardive) est terminé, et les recommandations ont été présentées à l'Unité de la politique et du programme du RSAP (à part des recommandations sur les sanctions pour déclaration en détail tardive). Les résultats seront communiqués aux secteurs responsables de l'imposition des sanctions une fois l'examen terminé. | Septembre 2009 |
| Un examen visant à déterminer si une sanction pécuniaire représente le meilleur mécanisme pour traiter les déclarations en détail tardives du PAD est en cours et une recommandation sera communiquée à la haute direction. | Décembre 2009 |
Surveillance — Observation par les importateurs
Les procédures de surveillance des importateurs approuvés aux fins du PAD ont suffisamment examiné les exigences du PAD et ont été appliquées de façon uniforme. Des faiblesses ont été remarquées quant la rapidité du processus d'examen de validation des importateurs.
L'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES de la Direction générale de l'admissibilité a la mission d'administrer et de superviser le processus du PAD en rapport avec tous les importateurs actifs approuvés aux fins du PAD. Elle reçoit toutes les nouvelles demandes d'adhésion au PAD des importateurs, et chaque nouveau demandeur est assigné à un agent principal des programmes, qui agit en tant qu'unique personne-ressource pour le PAD, gère la demande de l'importateur, fournit des conseils et un appui continus et surveille l'observation du PAD par l'importateur.
Procédures normales d'exploitation
Les procédures normales d'exploitation (PNE) sont essentielles pour faire en sorte que les agents principaux des programmes de l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES ont les processus documentés en place dont ils ont besoin pour s'acquitter convenablement de leurs responsabilités. Les processus utilisés pour surveiller les importateurs approuvés aux fins du PAD devraient évaluer si tous les importateurs respectent la réglementation du PAD au moment de l'examen. De plus, le processus de surveillance devrait être uniformément appliqué.
L'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES exécute trois types d'activité de vérification :
- Surveillance mensuelle : Elle commence après que le premier SR a été transmis par l'importateur et reçu par l'ASFC. Chaque agent principal des programmes doit effectuer un examen mensuel à l'égard de chaque importateur qui lui a été assigné. Dans le cadre de ce processus, l'agent doit notamment veiller à ce que le paiement et l'information indiquée sur le SR concordent, et aussi comparer l'information du SR aux données commerciales des déclarations en détail qui ont été présentées à l'ASFC par chaque importateur pour le mois.
- Surveillance annuelle : Un examen sommaire est effectué annuellement pour chaque importateur approuvé aux fins du PAD afin de confirmer qu'il n'y a eu aucun changement au niveau des systèmes. Les résultats de cet examen sont également utilisés pour préparer une analyse de l'historique des activités et de l'observation de l'importateur pour l'année civile.
- Examens de validation : Des tests des éléments clés du PAD sont effectués après que l'importateur a commencé ses activités en tant que participant au PAD. Ces examens reproduisent essentiellement ce qui a été fait au cours du processus d'approbation aux fins du PAD pour s'assurer que les contrôles et processus définis pour fournir des déclarations en détail et des rapports de recettes convenables, qui étaient initialement en place, fonctionnent tel qu'il avait été prévu. Les PNE de l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES suggèrent que les examens de validation commencent six mois après qu'un importateur a commencé ses activités en tant que participant au PAD.
Un échantillon de dix importateurs actifs a été sélectionné aux fins d'examen pour veiller à ce que les procédures de surveillance soient conformes aux exigences du PAD et qu'elles soient appliquées uniformément. Chaque importateur échantillonné a été analysé en relation avec chacun des trois types d'activité de surveillance exécutés par l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES.
Le processus de surveillance mensuelle a été uniformément appliqué, dans le cas des importateurs échantillonnés, et examinait adéquatement les exigences du PAD. Dans le cadre des essais effectués en vue de la vérification, un examen de chaque importateur échantillonné a été effectué pour les mois d'avril, de mai et de juin 2008, et l'examen s'inspirait principalement du nouveau gabarit de « surveillance mensuelle d'un importateur » dont s'étaient servi les agents principaux des programmes pour documenter les résultats des articles examinés chaque mois. Ce gabarit a été mis en application par l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES en avril 2008 et devait fournir une approche plus uniforme et des éléments probants pour le processus de vérification mensuelle exécuté à l'égard de chaque importateur actif approuvé aux fins du PAD.
Pour le processus de surveillance annuelle, les agents principaux des programmes ont mis à jour les renseignements sur les importateurs, y compris les changements sur le plan des activités et des systèmes, conformément aux PNE. Les entrevues avec les agents ont fait ressortir que cette démarche était effectuée à l'aide d'un questionnaire annuel ou par suite de mises à jour des renseignements reçus au cours du processus d'examen mensuel en discutant avec les représentants de l'entreprise. Désormais, le processus de surveillance annuelle prévoit un bulletin de rendement annuel en matière d'observation à remplir. La vérification a révélé que ces documents ont été préparés de façon uniforme dans le cas des dix importateurs échantillonnés pour l'année civile 2007.
En ce qui concerne les processus de surveillance mensuelle et annuelle, les PNE pour l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES n'ont pas été mises à jour pour refléter les changements récents apportés aux processus.
Le processus d'examen de validation a été exécuté pour sept des dix dossiers échantillonnés, tandis que l'examen des trois autres restait à faire. Une analyse des sept dossiers complétés a révélé que des processus appropriés avaient été utilisés et examinaient les exigences du programme. Des modèles de déclaration et des structures de dossier normalisés ont également été utilisés pour assurer l'uniformité parmi les agents principaux des programmes.
La vérification a par ailleurs révélé que l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES n'avait pas désigné de processus officiel pour les prochains examens de validation après que l'examen initial eut été exécuté. Bien que ce ne soit pas pour l'instant une exigence visée par la réglementation du PAD, la nécessité d'exécuter des examens de validation ultérieurs a été désignée comme un problème lors des entrevues des agents principaux des programmes et avait fait l'objet d'une discussion non officielle au sein de l'Unité, parce que la presque totalité des importateurs actifs approuvés aux fins du PAD avaient fait l'objet d'un examen initial. Si aucun examen ultérieur de validation visant un importateur n'est effectué, quelques exigences et contrôles du PAD ne respecteront peut-être pas adéquatement la réglementation du programme.
Mise en oeuvre en temps opportun de la surveillance des examens de validation
Une mise en oeuvre en temps opportun de l'examen de validation est essentielle pour voir à ce que les importateurs approuvés aux fins du PAD respectent toutes les exigences du programme après le processus de leur demande initiale. Selon les PNE, l'examen de validation des importateurs devrait être amorcé six mois après que ces derniers commencent à participer au programme.
Une analyse menée auprès de 40 importateurs actifs approuvés aux fins du PAD qui ont commencé à participer au programme avant le 31 décembre 2006 a révélé ce qui suit :
- Pour 15 % (6/40) des importateurs, l'examen de validation avait été amorcé dans les six mois qui ont suivi le début de leur participation au PAD, conformément aux PNE.
- Pour 53 % (21/40) des importateurs, un examen de validation avait été exécuté; dans 37 % (15/40) des cas, l'examen avait été commencé, mais n'était pas terminé. Il a fallu en moyenne 1,13 an, à compter de la date de début de participation au PAD, avant que ces 36 examens ne soient amorcés.
- Pour 10 % (4/40) des importateurs, l'examen de validation n'avait pas encore été amorcé.
Les entrevues ont laissé entendre que les pressions au niveau des ressources avaient des répercussions sur la tenue en temps opportun de l'examen de validation. Récemment, quatre ressources ont été ajoutées au processus d'examen de validation afin d'améliorer le respect des délais.
Les entrevues menées auprès de la direction ont également indiqué que la pratique courante pour amorcer un examen était de six à 12 mois après la date de début de partipation d'un importateur au PAD, ce qui ne correspond pas au délai de six mois prévu dans les PNE et utilisé dans le registre de validation [ 6 ]. Le manque d'uniformité dans l'application du délai pourrait compliquer le travail de la direction en matière de mesure du rendement de l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES.
Intégralité des montants des recettes déclarées par les importateurs
Des procédures appropriées doivent être mises en place pour garantir que les montants des recettes déclarés par les importateurs approuvés aux fins du PAD sont exacts et intégraux pour toutes les importations.
La vérification a étudié les procédures utilisées par l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES afin de s'assurer que les montants des recettes mensuels déclarés par les importateurs approuvés aux fins du PAD étaient intégraux. Un test utilisé tous les mois par les agents principaux des programmes consistait à mener une analyse des tendances (c.-à-d. comparer les montants soumis par un importateur aux montants déclarés antérieurement). Ce procédé documentait le montant de la taxe sur les produits et services et des droits qui avait été payé par l'importateur pour le mois (d'après le SR), de même que la VD de toutes les marchandises déclarées pour la période visée, puis comparait ces montants à ceux du même mois l'année précédente. Parce qu'il tenait compte des différences saisonnières, ce procédé visait à mettre en évidence les tendances en ce qui a trait aux déclarations pour chaque importateur et, par la suite, permettait aux agents principaux des programmes de cerner les problèmes et de les résoudre avec le client du PAD en temps opportun.
Même si l'analyse susmentionnée a aidé à déterminer les différences périodiques des montants des recettes, elle ne garantit pas que tous les montants de recettes qui ont fait l'objet d'une autocotisation par les importateurs étaient intégraux et exacts. Il n'est pas du ressort du PAD de vérifier que les importateurs observent les diverses exigences liées aux programmes du secteur commercial de l'ASFC (p. ex. classement tarifaire, établissement de la valeur, origine et traitement tarifaire des marchandises importées — qui ont tous une incidence sur les montants des recettes déclarés par l'importateur). Cette fonction d'examen relève des divisions des services et de vérification de l'observation (SVO) dans les régions de l'ASFC, dont le mandat est d'évaluer la conformité aux lois et aux règlements commerciaux divers.
Les agents principaux des programmes de l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES se sont révélés avoir de l'expérience en matière de vérification de l'observation. Ils étaient capables de déterminer les problèmes liés aux programmes commerciaux en rapport avec leur importateur désigné et de transmettre l'information à la division des SVO compétente au besoin. Les importateurs approuvés aux fins du PAD ont aussi été temporairement retirés du bassin de la vérification après mainlevée des SVO lorsqu'ils subissaient un examen de validation mené de l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES. Une fois qu'un importateur approuvé aux fins du PAD avait fait l'objet d'un examen de validation, il était entré à nouveau dans le bassin de vérification des SVO. Les représentants de la division des SVO consultaient alors le PAD s'ils devaient amorcer une vérification à l'égard d'un importateur approuvé aux fins du PAD. En général, les divisions des SVO ont examiné les importateurs à un niveau transactionnel. Lorsque qu'un importateur approuvé aux fins du PAD est visé par un examen des SVO, la partie touchant la non-déclaration en détail des marchandises est exécutée par l'Unité de gestion de l'observation des importateurs du PAD/EXPRES, et cet examen ressemble à celui effectué lors du processus d'examen de validation. Sur les dix importateurs approuvés aux fins du PAD échantillonnés dans le cadre de cette vérification, trois ont fait l'objet d'un examen des SVO pendant qu'ils étaient des importateurs actifs approuvés aux fins du PAD. Les résultats des examens n'étaient pas significatifs et n'ont pas eu d'incidence sur le statut des clients du PAD. Tout suivi aurait été effectué par une divison des SVO. Une vérification interne des SVO est prévue pour l'exercice 2010-2011.
L'ASFC a actuellement un programme pilote en place appelé Partenaires en matière d'observation (PMO), lequel est fondé sur les principes du PAD et de la gestion du risque. Ce programme accorde aux importateurs approuvés aux fins du PAD une plus grande reconnaissance de l'intégrité et de la fiabilité de leurs contrôles et systèmes administratifs internes en ce qui concerne les programmes commerciaux de l'ASFC. Le programme PMO permet aux importateurs approuvés aux fins du PAD de démontrer volontairement à l'ASFC que leurs systèmes administratifs, leurs contrôles internes et leurs processus d'autovérification sont efficaces et fiables pour ce qui est de l'observation des programmes commerciaux.
Si le programme PMO est mis en oeuvre intégralement et qu'il est conjugué au PAD, il pourrait faire en sorte que les plus importants importateurs canadiens possèdent un très haut degré d'observation des règlements commerciaux de l'ASFC et permettre à celle-ci d'affecter ses ressources post-vérification aux importateurs qui présentent un risque inconnu ou plus élevé.
Recommandation
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
Une politique qui définit le moment où l'examen de validation initial et les examens de validation ultérieurs doivent être effectués sera adoptée et les PNE seront mises à jour. |
Juin 2009 |
Surveillance — Observation par les transporteurs
Les procédures de surveillance des transporteurs du PAD examinent correctement les exigences du PAD. Toutefois, des faiblesses ont été remarquées vis-à-vis l'uniformité de la mise en application des procédures entre les différents dossiers. Un risque important a également été relevé au niveau de retards dans les dossiers des transporteurs à surveiller.
L'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES de la Direction générale de l'admissibilité a la mission d'administrer et de superviser le processus du PAD en rapport avec tous les transporteurs actifs approuvés aux fins du PAD. Elle reçoit toutes les nouvelles demandes d'adhésion au PAD des transporteurs, et chaque nouveau demandeur est assigné à un agent principal des programmes qui agit en tant qu'unique personne-ressource pour le PAD, gère la demande du transporteur, fournit des conseils et un appui continus et surveille l'observation du PAD par le transporteur.
Procédures normales d'exploitation
Des processus doivent être en place pour s'assurer que les transporteurs approuvés aux fins du PAD respectent les exigences du programme et que le processus de surveillance est appliqué de façon uniforme.
La surveillance des transporteurs approuvés aux fins du PAD a deux composantes :
- L'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES réévalue les systèmes administratifs du transporteur pour s'assurer qu'ils continuent de fonctionner de la façon prévue;
- Une évaluation des risques des clients est effectuée de nouveau afin de vérifier si un délit a été commis depuis la dernière évaluation et si l'ASFC a pris des mesures d'exécution envers eux [ 7 ]. Au moment de la vérification, la réévaluation des risques était faite par la Division du renseignement et de l'exécution de la loi de la région du Nord de l'Ontario. Toutefois, depuis octobre 2008, cette fonction a été transférée à l'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES.
Un échantillon de 20 transporteurs actifs a été sélectionné pour veiller à ce que les procédures de surveillance soient conformes aux exigences du programme et qu'elles soient appliquées de façon uniforme à tous les dossiers de surveillance. Parmi les 20 transporteurs sélectionnés, l'examen de surveillance de 18 était terminé au moment de la vérification.
Un examen des 18 rapports de surveillance a révélé que les processus de surveillance étaient appliqués de façon uniforme dans le cas des transporteurs échantillonnés et que les processus examinaient les principales exigences du PAD de façon adéquate. La surveillance portait principalement sur l'examen des systèmes administratifs effectué par l'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES et a conduit à des plans d'action de suivi traitant de problèmes d'inobservation liés à 11 cas. Après qu'on ait questionné plus amplement la direction, il s'est avéré que certains de ces plans d'action avaient été élaborés en raison des premiers transporteurs approuvés aux fins du PAD dont les systèmes n'avaient pas été examinés au cours du processus de demande d'adhésion avant que ces transporteurs soient acceptés au PAD.
En ce qui a trait à la réévaluation des risques des transporteurs, seuls 5 des 18 rapports comprenaient les résultats de la réévaluation. Cette absence de réévaluation des risques est due à d'autres priorités qui influent sur le travail de la Division du renseignement et de l'exécution de la loi de la région du Nord de l'Ontario. Si la réévaluation des risques n'est pas effectuée, le PAD est exposé à des risques potentiels de criminalité et les transporteurs pourraient ne plus observer les exigences du PAD et d'autres programmes de l'ASFC.
Mise en oeuvre en temps opportun des examens de surveillance des transporteurs approuvés aux fins du PAD
Une mise en oeuvre en temps opportun de l'examen de surveillance est essentielle pour s'assurer que les transporteurs approuvés aux fins du PAD respectent toutes les exigences du programme après le processus de demande d'adhésion initial.
Une analyse a été menée auprès de 661 transporteurs actifs approuvés aux fins du PAD qui ont commencé à participer au programme avant le 31 décembre 2006. L'analyse visait à déterminer l'ampleur des retards au moment de l'essai. La vérification a révélé qu'au 26 septembre 2008, plus de la moitié des 661 transporteurs actifs approuvés aux fins du PAD au 31 décembre 2006 n'avaient pas fait l'objet d'un examen de surveillance (voir tableau 2).
| Nombre de transporteurs | Pourcentage | |
|---|---|---|
| Dossiers des examens de surveillance amorcés et achevés | 214 transporteurs | 32 % |
| Dossiers des examens de surveillance amorcés mais inachevés | 55 transporteurs | 8 % |
| Dossiers dont la surveillance n'a pas encore été amorcée | 392 transporteurs | 60 % |
| Total | 661 transporteurs | 100 % |
La direction a établi que la surveillance des transporteurs participant au PAD n'avait pas commencé avant 2004 parce qu'un processus de surveillance des transporteurs n'avait pas encore été élaboré, occasionnant des retards dans la surveillance des dossiers à ce moment-là. En 2007, deux ressources additionnelles ont été fournies pour remédier au problème des retards, et on entame actuellement la surveillance des plus anciens dossiers.
Une analyse plus à jour des retards a été effectuée au cours de la vérification, de façon à englober tous les transporteurs actifs approuvés aux fins du PAD au 26 septembre 2008. Comme le montre le tableau 3, on a constaté que même avec la diminution récente du nombre de demandes d'adhésion au PAD présentées par de nouveaux transporteurs et le dévouement de deux employés à temps plein afin accroître le nombre d'examens de surveillance effectués, on note encore des retards. À titre d'exemple, le nombre de dossiers dont la surveillance des transporteurs a été amorcée en 2008, au 26 septembre, était moins élevé que le nombre de nouveaux transporteurs approuvées aux fins du PAD en 2007. Par conséquent, afin de réduire le nombre de dossiers en retard, le nombre des dossiers dont la surveillance devra être amorcée chaque année doit être plus élevé que le nombre de nouveaux transporteurs approuvés aux fins du PAD de l'année antérieure.
| Année civile | Nombre de dossiers dont la surveillance des transporteurs doit être amorcée | Nombre de dossiers dont la surveillance des transporteurs a été amorcée | Nombre de retards B | Nombre de nouveaux transporteurs approuvés aux fins du PAD | Nombre de dossiers en suspens dont la surveillance des transporteurs doit être amorcée au cours de la prochaine année C |
|---|---|---|---|---|---|
| 2001 | 0 | 0 | 0 | 8 | 8 |
| 2002 | 8 | 0 | 8 | 101 | 109 |
| 2003 | 109 | 0 | 109 | 104 | 213 |
| 2004 | 213 | 29 | 184 | 189 | 373 |
| 2005 | 373 | 55 | 318 | 145 | 463 |
| 2006 | 463 | 80 | 383 | 114 | 497 |
| 2007 | 497 | 43 | 454 | 104 | 558 |
| 2008 A | 558 | 62 | 496 | 61 | 557 |
Source : Base de données de l'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES, au 26 septembre 2008.
- A : Les données ont été fournies au 26 septembre 2008. Selon l'information fournie, le nombre de dossiers en retard a augmenté de 42 dossiers au 26 septembre 2008. Ce montant représente 496 dossiers en retard pour 2008 (au 26 septembre 2008) moins les 454 dossiers en retard qu'il y avait à la fin de 2007.
- B : Ce nombre est calculé en prenant en considération le nombre de dossiers de transporteurs actifs dont la surveillance doit être amorcée moins le nombre de dossiers où elle a déjà été amorcée.
- C : Ce nombre est calculé en prenant en considération la somme des retards plus le nombre de nouveaux transporteurs approuvés aux fins du PAD.
Une analyse avait également été menée sur les transporteurs actifs approuvés aux fins du PAD auprès desquels un deuxième examen de surveillance avait été commencé, pour vérifier si les examens avaient été amorcés en temps opportun. Conformément aux PNE de l'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES, une date de rappel de un, deux, trois ou cinq ans devrait être fixée après l'examen initial du transporteur, en fonction du risque que ce dernier représente. Un examen portant sur les 11 transporteurs qui avaient fait l'objet de 2 contrôles au 12 juillet 2008 a révélé que les examens avaient été amorcés en temps opportun.
Recommandation
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
L'ASFC a déjà pris des mesures afin d'augmenter les ressources disponibles pour effectuer l'évaluation des risques et la surveillance. De nouvelles normes de surveillance seront mises en oeuvre en avril 2009 (à la suite de la recommandation 5.35 du Rapport d'octobre 2007 de la vérificatrice générale du Canada, chapitre 5, « Assurer la sécurité et l'ouverture de nos frontières — Agence des services frontaliers du Canada »). Ces normes se fondent sur la cotation de risque des clients et établiront de nouvelles périodes de surveillance. |
Avril 2009 |
Le processus d'évaluation des risques et le programme PEP ont été harmonisés et les retards devraient être éliminés d'ici cinq mois. |
Septembre 2009 |
Les retards liés à la question de surveillance seront éliminés d'ici 18 mois. Il importe aussi de signaler qu'en plus de l'évaluation des risques et de la surveillance prévues, que les agents de l'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES ont la responsabilité, dans le cadre de leurs fonctions régulières, d'examiner périodiquement les antécédents des transporteurs approuvés aux fins du PAD en matière d'observation. Dans le cas de tout problème soulevé, une mesure immédiate est prise afin de traiter de toute question liée à l'observation. |
Octobre 2010 |
Surveillance du PAD
Aucun cadre de mesure du rendement ou aucune mesure de rendement clé officielle n'était en place pour vérifier le rendement global du PAD. Des lacunes ont aussi été cernées en rapport avec l'information disponible sur les résultats des examens des transporteurs approuvés aux fins du PAD aux points d'entrée.
La surveillance est un contrôle fondamental de base. Les programmes et les activités devraient être régulièrement vérifiés, et les résultats devraient être rapportés au niveau de direction requis.
La vérification a permis d'analyser s'il y avait un processus en place pour faire le suivi sur les indicateurs clés de rendement et pour les mesurer en rapport avec les cibles fixées, et ainsi analyser le rendement global du PAD. On y déterminait également s'il y avait une méthode en place pour mesurer les objectifs globaux du programme, y compris des ressources de l'ASFC réaffectées des secteurs à faible risque à ceux à risque élevé ou inconnu. La vérification a aussi permis d'examiner la fonction de supervision de la direction et la façon dont l'information opérationnelle du point d'entrée avait été utilisée par la direction dans le cadre du PAD.
L'Étude d'évaluation du Programme d'autocotisation des douanes a été effectuée en 2007. Elle a révélé que les résultats attendus du PAD correspondaient aux résultats stratégiques de l'ASFC. Bien que le PAD soit un programme national, il est administré à partir de la région du Grand Toronto (RGT) de l'ASFC, et la RGT est comptable envers l'Administration centrale de l'ASFC. Les employés sont répartis dans toute la région et relèvent non pas d'un gestionnaire dans la région où ils travaillent mais plutôt de gestionnaires de l'Administration centrale dont les bureaux sont situés dans la RGT. Compte tenu de ce fait, l'évaluation a permis de relever que la structure organisationnelle fonctionnait adéquatement. Une recommandation a été faite, laquelle consistait à élaborer un cadre permanent de mesure du rendement pour le PAD afin que soient réalisés des rapports réguliers sur les résultats et la détermination des améliorations du programme. En réponse à cette recommandation, la direction a affirmé que les représentants du PAD exploreraient la possibilité d'élaborer un cadre général de mesure du rendement qui permettrait de recueillir des données sur les résultats clés et les indicateurs des résultats, et qu'ils intégreraient aussi les résultats du cadre de contrôle des opérations (CCO) à la détermination des améliorations du programme. La réponse de la direction indiquait également qu'il était prévu que le CCO de l'ASFC favoriserait des rapports réguliers pour le PAD et déterminerait des améliorations.
Un examen des mesures actuelles du CCO a mis en évidence un module relatif au PAD. Étant donné que le CCO fournit actuellement les résultats de l'autocotisation et utilise des rapports fondés sur l'exception, il ne fournit actuellement aucune information sur la surveillance du PAD à la direction.
Selon les résultats de la vérification, cette recommandation est toujours en suspens et aucun calendrier de mise en oeuvre n'est en place. De plus, il n'y avait pas de cadre de mesure du rendement ni de mesures clé du rendement officielles en place pour vérifier le rendement global du PAD, et ainsi s'assurer qu'il a respecté ou continue de respecter ses objectifs de programme. Sans la présence d'indicateurs de rendement officiels et de cibles pour établir si les objectifs et buts du PAD sont satisfaits et, le cas échéant, dans quelle mesure ils le sont, il est difficile définir comment la haute direction peut vérifier le rendement global du PAD de façon continue. Cette question est actuellement pertinente étant donné l'élargissement prévu du PAD au Mexique et outre-mer.
En dehors de la surveillance du programme, la vérification a noté que le suivi du programme était dirigé par la direction. Des réunions ont été tenues entre des gestionnaires et la haute direction et des comités directeurs étaient en place pour organiser un forum axé sur divers problèmes liés aux programmes et aux politiques du secteur commercial.
Selon le Rapport d'octobre 2007 de la vérificatrice générale du Canada, chapitre 5, « Assurer la sécurité et l'ouverture de nos frontières — Agence des services frontaliers du Canada », l'Agence doit établir des contrôles et un régime de suivi pour ses programmes d'approbation préalable afin de s'assurer que les personnes dont l'évaluation, au moment de l'inscription, a montré qu'elles présentaient un risque de niveau supérieur à faible, sur la foi de renseignements raisonnables et crédibles, font l'objet d'un suivi, et que leur participation au programme est réévaluée pour s'assurer que leur niveau de risque net est passé à faible.
Le risque que représentent les transporteurs approuvés aux fins du PAD est estimé être plus faible que celui des autres transporteurs. Cependant, des examens périodiques à la frontière sont essentiels, dans le cadre des opérations continues du programme, pour veiller à ce qu'il y ait le moins de problèmes possible liés à l'inobservation des exigences du programme. La vérification a révélé des lacunes relatives à l'information disponible sur les résultats des examens dont font l'objet les transporteurs approuvés aux fins du PAD à la frontière aux points d'entrée. Ces lacunes sont dues à une insuffisance de renseignements saisis dans les systèmes d'information de l'ASFC.
Recommandation
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
La même question a été relevée dans la recommandation 5.35 du Rapport d'octobre 2007 de la vérificatrice générale du Canada, chapitre 5, « Assurer la sécurité et l'ouverture de nos frontières — Agence des services frontaliers du Canada », à la suite de quoi un document provisoire traitant de la surveillance du PAD a été préparé. Une matrice de cadre de mesure du rendement provisoire a également été créée et le nouveau cadre de mesure du rendement sera mis en place. |
Septembre 2009 |
Annexe A : Critères de vérification
Voici la liste des critères de vérification utilisés à la phase de mission :
| Secteur d'intérêt | Critères de vérification |
|---|---|
| 1.0 Observation des règlements, des politiques et des procédures — déclarations en détail et rapport des recettes de l'importateur |
|
| 2.0 Surveillance — Observation par les importateurs et les transporteurs |
|
| 3.0 Surveillance du PAD |
3.1 Des contrôles et processus sont en place pour vérifier le rendement du programme sur une base permanente et surveiller le niveau selon lequel les résultats du rendement sont intégrés aux opérations du programme. |
| 4.0 Information et communication |
4.1 Les employés des unités de l'évaluation des risques et de gestion de l'observation des importateurs et des transporteurs disposent de systèmes d'information, de méthodes de travail, d'un nombre de ressources, d'un niveau de compétences et de procédures opérationnelles qui suffisent pour s'acquitter de leurs responsabilités. |
Annexe B : Liste des sigles
- ARC
Agence du revenu du Canada
- ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
- BVG
Bureau du vérificateur général du Canada
- CCO
cadre de contrôle des opérations
- EXPRES
programme Expéditions rapides et sécuritaires
- NAB
numéro d'autorisation bancaire
- PAD
Programme d'autocotisation des douanes
- PEP
Partenaires en protection
- PICSC
Programme d'inscription des chauffeurs du secteur commercial
- PMO
Partenaires en matière d'observation
- PNE
procédures normales d'exploitation
- RGT
région du Grand Toronto
- RSAP
Régime de sanctions administratives pécuniaires
- SAP
sanction administrative pécuniaire
- SDSC
Système des douanes pour le secteur commercial
- SR
sommaire des recettes
- SVO
services et vérification de l'observation
- TDF
traitement des données financières
- VD
valeur en douane
Notes
- La seule exception concerne les pièces pour automobiles en provenance du Mexique. [Retourner au texte]
- La seule exception concerne les pièces pour automobiles en provenance du Mexique. [Retourner au texte]
- Ces montants englobent toutes les importations des importateurs approuvés aux fins du PAD (y compris les expéditions PAD et les autres expéditions non approuvées par le PAD). [Retourner au texte]
- Pendant les phases de planification et d'examen de la vérification, la région du Nord de l'Ontario a participé à une partie des processus d'évaluation et de surveillance des risques associés aux demandes des transporteurs et des importateurs et des examens de surveillance ultérieurs. Depuis octobre 2008, cette fonction est transférée à l'Unité de gestion de l'observation des transporteurs du PAD/EXPRES. [Retourner au texte]
- Les importateurs fournissent les données commerciales sur un formulaire B3, Douanes Canada – Formule de codage, notamment la description des marchandises, le classement tarifaire, la valeur en douane et les droits de douane. [Retourner au texte]
- Le registre de validation consiste en une feuille de calcul Excel qui sert à documenter les progrès de chaque examen de validation. [Retourner au texte]
- Une évaluation initiale des risques est effectuée pour les nouveaux demandeurs (les transporteurs et les importateurs) au cours de la partie I du processus de demande d'adhésion au PAD. [Retourner au texte]
