Liens de la barre de menu commune
Vérification des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
Rapport de vérification interne
Décembre 2008
Table des Matières
- Sommaire
- Introduction
- Opinion de la vérification
- Constatations, recommandations et plan d'action de la direction
- Annexe A : Résultats de l'analyse des transactions
- Annexe B : Liste des sigles
Sommaire
Contexte
En vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor (CT), les pouvoirs de signature sont délégués à divers niveaux de la direction de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) pour leur permettre d'administrer les programmes et de gérer les dépenses qui relèvent de leur compétence.
Les gestionnaires de l'ASFC titulaires de pouvoirs délégués, la Direction générale du contrôle, les unités des services de gestion de la direction générale (USGDG) et leurs équivalents régionaux, et le Centre national des transactions financières (CNTF) jouent tous un rôle important en s'assurant que l'article 34 de la LGFP est appliqué conformément à la législation, aux politiques et aux directives pertinentes.
Le Comité de vérification a approuvé la Vérification des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques dans le cadre du Plan de vérification interne de 2006-2007 touchant l'observation. Aucune vérification préalable de ce domaine n'a été effectuée par la Direction de la vérification interne.
La planification de la vérification commencée à la fin de juillet 2006 a été suspendue lorsqu'il a été annoncé, en août 2006, que le Bureau du contrôleur général (BCG) procéderait à une vérification horizontale de la délégation des pouvoirs financiers. L'ASFC était incluse dans la phase I de l'examen effectué par le BCG, mais n'a pas été sélectionnée pour la phase II, une évaluation plus poussée. Par conséquent, la Direction de la vérification interne de l'ASFC a repris cette vérification pour examiner l'observation des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP.
Objectif et étendue
L'objectif de la vérification était de donner l'assurance que :
- les pratiques et les contrôles de l'ASFC sur l'administration et l'exercice des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP sont conformes à la législation, aux politiques et directives du CT, et aux politiques de l'ASFC;
- les mesures appropriées de contrôle sont mises en œuvre pour assurer que les transactions sont autorisées de façon appropriée par les titulaires des pouvoirs délégués et que le codage financier utilisé est correct.
L'étendue de la vérification a inclus la sélection de certaines directions générales de l'Administration centrale et régions pour assurer un traitement adéquat et représentatif. Trois directions générales de l'ASFC et trois régions ont fait l'objet de la vérification, y compris un examen d'un échantillon des transactions effectuées du 1er avril au 30 septembre 2007, des entrevues avec des titulaires de pouvoirs délégués à des niveaux variés de la direction et un examen des processus administratifs dans les USGDG et les bureaux régionaux des finances. La vérification sur place a été achevée dans une large mesure en août 2008.
L'étendue de la vérification n'incluait pas un examen des articles 32 et 33 de la LGFP. Les frais de déplacement et d'accueil, de même que la gestion de la flotte de véhicules, ont aussi été exclus puisque des vérifications distinctes de ces domaines sont prévues ou ont déjà été effectuées.
Énoncé d'assurance
La mission de vérification a été planifiée et menée selon les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
Opinion de la vérification
Les pratiques de l'ASFC en matière d'administration et d'exercice des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP sont en général conformes à la législation, aux politiques et aux directives applicables. Les contrôles doivent être renforcés afin de s'assurer que l'autorisation des transactions est documentée de manière suffisante et appropriée.
Principales observations
Les politiques, directives et procédures de l'ASFC relatives à l'administration de l'article 34 de la LGFP sont documentées et communiquées de façon appropriée. De plus, on a conclu que les politiques et les procédures de l'ASFC sont conformes à la législation et aux politiques et directives en vigueur du CT. Les rôles et les responsabilités relatifs à la préparation des bons de commande et aux normes sur la conservation des documents ne sont pas clairement définis ou compris. Il a été constaté que la formation et les outils de travail électronique de bureau relatifs à l'attestation en vertu de l'article 34 sont insuffisants pour permettre aux gestionnaires d'exercer leurs pouvoirs délégués de façon appropriée. Les documents de spécimen de signature (DSS) de l'échantillon étudié ont été correctement remplis, mis à jour, signés, distribués et harmonisés avec les pouvoirs délégués des titulaires. Les vérifications par sondages des transactions ont montré que les transactions sont généralement effectuées conformément aux critères de vérification; le plus grand nombre constaté de cas d'inobservation de ces critères avait trait à la conservation des documents au dossier nécessaires et appropriés pour corroborer les attestations en vertu de l'article 34.
La vérification permet de recommander que le vice-président de la Direction générale du contrôle rédige et communique par écrit une directive indiquant qu'il convient de préparer des bons de commande, trouve des façons de renforcer la formation sur l'attestation en vertu de l'article 34 et les outils de travail électronique de bureau connexes, et s'assure que le Manuel des finances et de l'administration est mis à jour pour mentionner les documents justificatifs que les USGDG et les bureaux régionaux des finances doivent conserver au dossier.
Réponse de la direction
La Direction générale du contrôle est d'accord avec les recommandations de ce rapport.
Introduction
Contexte
En vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor (CT), les pouvoirs de signature sont délégués à divers niveaux de la direction de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) pour leur permettre d'administrer les programmes et de gérer les dépenses qui relèvent de leur compétence. Le ministre de la Sécurité publique et le président de l'ASFC délèguent et communiquent officiellement les pouvoirs de dépenser et de payer par l'entremise de la matrice de délégation des pouvoirs financiers. Dans toute l'ASFC, environ 1 500 personnes sont titulaires de pouvoirs financiers délégués, et ces pouvoirs sont communiqués par voie de documents de spécimen de signature (DSS).
La Direction générale du contrôle a la responsabilité finale d'assurer l'observation des exigences imposées par la loi et le CT. Elle est responsable des politiques, des procédures et des contrôles relatifs à l'administration et à l'exercice des pouvoirs délégués. Elle élabore également les instruments de délégation des pouvoirs financiers et s'assure qu'ils sont tenus à jour.
La responsabilité principale de vérifier chaque dépense et paiement repose sur les titulaires du pouvoir délégué de les confirmer et d'en attester le bien-fondé conformément à l'article 34 de la LGFP. Ces titulaires ont la responsabilité d'attester que le travail, les marchandises ou les services ont bien été reçus en échange du paiement demandé, que les frais sont raisonnables et exacts, et que le destinataire du paiement y a bien droit. Chaque transaction faisant l'objet d'une attestation en vertu de l'article 34 doit être codée pour indiquer le type de transaction et le centre de responsabilité ou de coûts identifiant le secteur pour lequel la dépense a été engagée.
Les unités des services de gestion de la direction générale (USGDG), créées en 2005 pour chaque direction générale de l'Administration centrale ou bureau régional des finances équivalent, sont responsables de préparer des DSS pour les titulaires du pouvoir de signature de documents financiers et de fournir le soutien nécessaire pour administrer et gérer ces fonctions liées au rendement en vertu de l'article 34 de la LGFP.
Lorsque l'attestation en vertu de l'article 34 a été correctement faite et que les informations ont été saisies dans les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) par l'USGDG ou le bureau régional, tous les documents sont envoyés aux agents disposant du pouvoir délégué de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP. À l'heure actuelle, le Centre national des transactions financières (CNTF) de Montréal jouit des pleins pouvoirs de paiement pour l'Administration centrale et toutes les régions de l'ASFC, sauf la région du Pacifique. Les pleins pouvoirs de paiement pour celle-ci seront transférés au CNTF d'ici octobre 2008. Pour l'Administration centrale et les autres régions, le CNTF a la responsabilité finale de vérifier chaque dépense, ce qui inclut donner l'assurance de la pertinence de l'attestation en vertu de l'article 34, avant que le paiement soit émis.
Avant d'exercer les pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP, les nouveaux gestionnaires doivent suivre un cours obligatoire de cinq jours en classe donné par l'École de la fonction publique du Canada. Avant décembre 2006, les gestionnaires pouvaient choisir de suivre le cours de cinq jours en classe ou de le suivre en ligne.
Les dépenses de l'ASFC pour l'exercice 2006-2007 et la première demie de 2007-2008 ont été les suivantes :
Tableau 1 - Dépenses totales de l'ASFC
| Exercice 2006-2007 | Exercice 2007-2008 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1er avril au 30 septembre | % | 1er octobre au 31 mars | % | 1er avril au 30 septembre | % | |
| Salaires | 377 821 935 $ | 76% | 401 779 787 $ | 65% | 388 253 341 $ | 73% |
| Immobilisations et fonctionnement et entretien (F & E) |
120 018 643 $ | 24% | 215 571 603 $ | 35% | 141 039 617 $ | 27% |
| Dépenses totales | 497 840 578 $ | 617 351 390 $ | 529 292 958 $ | |||
Source : SAE
Le Comité de vérification a approuvé cette vérification dans le cadre du Plan de vérification interne de 2006-2007 touchant l'observation. Aucune vérification préalable de ce domaine n'a été effectuée par la Direction de la vérification interne.
La planification de la vérification commencée à la fin de juillet 2006 a été suspendue lorsqu'il a été annoncé, en août 2006, que le Bureau du contrôleur général (BCG) procéderait à une vérification horizontale de la délégation des pouvoirs financiers. L'ASFC était incluse dans la phase I de l'examen effectué par le BCG, mais n'a pas été sélectionnée pour la phase II, une évaluation plus poussée. Par conséquent, la Direction de la vérification interne de l'ASFC a repris cette vérification pour examiner l'observation des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP. L'objectif de la vérification était de donner l'assurance que l'attestation en vertu de l'article 34 était faite conformément aux directives pertinentes et d'évaluer si des contrôles étaient mis en œuvre pour s'assurer que les transactions étaient autorisées de façon appropriée et bien codées dans les systèmes financiers.
Évaluation des risques
Afin d'aider à la planification de la vérification et de déterminer les priorités éventuelles et les domaines à vérifier, une évaluation des risques représentés par l'exercice des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP a été menée.
Dans l'évaluation préliminaire des risques, la vérification a révélé que les domaines suivants présentaient davantage de risques :
Structure et pratiques de gestion financière
Rôles et responsabilités -- Il existe un risque que les rôles et les responsabilités ne soient pas déterminés et communiqués, ou qu'ils ne soient pas bien compris, étant donné la récente restructuration organisationnelle ayant mené à la création des USGDG et à la centralisation au CNTF de la fonction liée à l'article 33. Cela peut mener à l'inobservation et à l'augmentation des taux d'erreur.
Formation -- Il existe un risque que les gestionnaires délégataires et leur personnel de soutien ne reçoivent pas la formation adéquate pour leur permettre d'effectuer de façon appropriée les attestations en vertu de l'article 34 ou de comprendre clairement les répercussions de l'inobservation.
Politiques et procédures
Il existe un risque que les politiques et les procédures d'attestation en vertu de l'article 34 ne soient pas complètes, communiquées correctement ou bien comprises par les titulaires des pouvoirs délégués et le personnel de soutien. Cela peut mener à l'inobservation ou à des contrôles inadéquats des dépenses.
Surveillance et contrôles
Il existe un risque que la surveillance et la production de rapports soient inadéquates et ne permettent pas d'assurer l'observation, la fiabilité des données, la détermination des problèmes et la prise de mesures correctives.
Objectif et étendue de la vérification
L'objectif de la vérification était de donner l'assurance que :
- les pratiques et les contrôles de l'ASFC sur l'administration et l'exercice des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP sont conformes à la législation, aux politiques et directives du CT, et aux politiques de l'ASFC;
- les mesures appropriées de contrôle sont mises en œuvre pour assurer que les transactions sont autorisées de façon appropriée par les titulaires des pouvoirs délégués et que le codage financier utilisé est correct.
L'étendue de la vérification a inclus la sélection de certaines directions générales de l'Administration centrale et régions pour assurer un traitement adéquat et représentatif. Trois directions générales de l'Administration centrale (Contrôle; Innovation, Sciences et Technologie; et Stratégie et Coordination) et trois régions (Nord de l'Ontario, Pacifique et Québec) ont fait l'objet de la vérification. L'examen a compris une étude du rendement en matière d'attestation en vertu de l'article 34 à différents niveaux de gestion et des processus administratifs connexes aux USGDG et aux bureaux régionaux des finances. Un échantillon des transactions effectuées du 1er avril au 30 septembre 2007 dans les directions générales et les régions choisies a été examiné. Les dépenses des directions générales et des régions choisies ont représenté environ 50 % (266,8 millions de dollars) des dépenses de l'ASFC pour la période étudiée. La vérification sur place a été achevée dans une large mesure en août 2008.
L'étendue de la vérification ne comprenait pas un examen des engagements en vertu de l'article 32 de la LGFP ou le processus de vérification finale mené par les agents chargés de la vérification des comptes et de la fonction de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP. Le Comité de vérification a approuvé qu'une vérification distincte de l'application de l'article 33 de la LGFP pour l'exercice 2008-2009 fasse partie du plan triennal de vérification axé sur les risques de l'ASFC.
Les transactions liées aux frais de déplacement et d'accueil, de même qu'à la gestion de la flotte de véhicules, ont fait l'objet de vérifications internes récentes de l'ASFC, et par conséquent ont également été exclus de l'étendue de la vérification. De plus, les cartes d'achat ont été exclues de cette vérification parce qu'elles feront l'objet d'une vérification distincte ultérieurement.
Stratégie et méthodes
La stratégie de la vérification incluait un examen des documents, des entrevues avec des membres clés du personnel, des visites de certains bureaux et l'examen d'échantillons de transactions.
Les documents examinés incluaient la législation, les politiques et directives du CT et les politiques et procédures de l'ASFC pertinentes, de même que les autres documents pertinents sur la délégation des pouvoirs de signature de documents financiers : la Loi sur la gestion des finances publiques, le Manuel des finances et de l'administration (MFA) de l'ASFC, le Cadre de contrôle de l'administration financière de l'ASFC. Les DSS ont également été examinés pour s'assurer qu'ils ont été correctement remplis, mis à jour, signés et distribués, et harmonisés avec les pouvoirs délégués des titulaires.
Les membres clés du personnel de la Direction générale du contrôle et d'autres directions générales de l'Administration centrale ont été interrogés afin d'obtenir une certaine connaissance du domaine visé par la vérification et de cerner les risques. Un échantillon de 37 gestionnaires délégataires sélectionnés de façon aléatoire, à différents niveaux de l'organisation, ont été interrogés. L'objectif de ces entrevues était d'obtenir une certaine connaissance des rôles et des responsabilités des gestionnaires en vertu de l'article 34 de la LGFP, de la formation reçue, des activités d'examen des transactions et de l'application des politiques, des procédures et des directives pertinentes.
Des visites sur place et des entrevues ont eu lieu au CNTF, dans certaines USGDG de l'Administration centrale et auprès d'organismes équivalents des régions sélectionnées pour observer, examiner et étudier l'administration des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP.
Un échantillon statistique de 142 transactions effectuées du 1er avril au 30 septembre 2007 a été examiné pour évaluer l'exactitude, l'intégralité et l'observation des attestations en vertu de l'article 34 de la LGFP. La taille de l'échantillon pour chaque direction générale et région a été déterminée en fonction de leur pourcentage des dépenses totales dans la population des transactions pour la période d'échantillonnage.
Critères de vérification
Les secteurs d'intérêt et les critères de vérification suivants ont été élaborés en se basant sur les résultats de l'analyse de l'évaluation des risques, le modèle des critères de contrôle[ 1 ] et des éléments du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)[ 2 ] .
| Secteurs d'intérêt | Critères de vérification |
|---|---|
| Régie et responsabilisation |
|
| Observation de la législation, des politiques et des procédures |
|
Énoncé d'assurance
Cette mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
Opinion de la Vérification
Les pratiques de l'ASFC en matière d'administration et d'exercice des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP sont en général conformes à la législation, aux politiques et aux directives applicables. Les contrôles doivent être renforcés afin de s'assurer que l'autorisation des transactions est documentée de manière suffisante et appropriée.
Constatations, recommandations et plan d'action de la direction
Régie
La Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du CT stipule que les politiques, les directives et les procédures relatives à l'administration de l'article 34 de la LGFP doivent être instaurées et communiquées aux employés dans les deux langues officielles. Selon le modèle des critères de vérification, les gestionnaires responsables, les responsabilités et la responsabilisation doivent être clairement définis et communiqués. La LGFP exige que les gestionnaires délégataires examinent les preuves appropriées avant de procéder à l'attestation en vertu de l'article 34.
Les politiques, les procédures et les directives relatives à l'article 34 de la LGFP étaient à la disposition de tous les employés sur les sites Web de l'ASFC et du CT dans les deux langues officielles. De plus, la Direction générale du contrôle a élaboré le Cadre de contrôle de l'administration financière et un document sur les rôles et les responsabilités qui soulignent clairement les exigences fixées pour toutes les personnes qui participent à l'attestation en vertu de l'article 34. Cependant, en se basant sur l'examen des politiques, des procédures et des directives mené dans le cadre de la vérification, de même que sur les entrevues faites aux USGDG de l'Administration centrale et aux bureaux régionaux des finances sélectionnés, les rôles, les responsabilités et les responsabilisations définis et communiqués par le biais de ces documents n'ont pas toujours été compris.
Par exemple, des entrevues ont indiqué qu'il y avait un manque d'uniformité dans la compréhension de la valeur en dollars à partir de laquelle toute transaction doit faire l'objet d'un bon de commande. Des enquêtes supplémentaires ont été faites dans deux bureaux régionaux et il a été constaté qu'on y préparait des bons de commande à partir de seuils différents. Une région utilisait un seuil de 5 000 $, alors que l'autre utilisait 1 500 $. La Direction générale du contrôle avait indiqué que la limite était de 250 $; cependant, on avait fait référence à aucune politique ou directive pour confirmer cette limite.
À l'heure actuelle, il existe une lacune dans les directives relatives à la préparation des bons de commande. Il y a donc un risque que les bons de commande ne soient pas préparés de façon uniforme. Tel que discuté en détail dans la section 3.5, il existe une autre lacune dans les directives liée au fait que les normes de conservation des documents n'ont été définies ou communiquées dans aucune directive du CT ou de l'ASFC.
Recommandation
Le vice-président de la Direction générale du contrôle devrait rédiger et communiquer par écrit une directive sur la valeur en dollars à partir de laquelle il convient de préparer un bon de commande.
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières |
31 décembre 2008 |
| La directive sera envoyée aux gestionnaires des directions générales et aux contacts financiers au moyen d'un communiqué. | 31 décembre 2008 |
Capacité
Le modèle des critères de contrôle stipule que les employés doivent avoir les compétences, les connaissances et les outils nécessaires pour atteindre les objectifs organisationnels. Il s'ensuit qu'afin d'exercer de façon appropriée les pouvoirs délégués de signature, une formation et/ou des outils de travail électronique de bureau suffisants, comme des listes de contrôle, doivent être fournis aux gestionnaires. La formation et les outils doivent être suffisants pour permettre aux gestionnaires de vérifier si les marchandises ont été reçues et/ou les services rendus comme prévu avant de signer des documents conformément à l'article 34 de la LGFP.
En vertu de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du CT, les gestionnaires doivent suivre une formation avant de pouvoir exercer leurs pouvoirs délégués. À l'heure actuelle, il est exigé qu'ils suivent un cours de cinq jours en classe donné par l'École de la fonction publique du Canada. Avant décembre 2006, les gestionnaires pouvaient choisir de suivre le cours de cinq jours en classe ou de le suivre en ligne.
Des entrevues de vérification ont été menées auprès d'environ 10 % des gestionnaires titulaires de pouvoirs délégués de signature [ 3 ] au sein des directions générales et des régions incluses dans l'échantillon pour confirmer qu'ils ont participé à une formation sur l'attestation en vertu de l'article 34 et compris l'information donnée. Toutes les personnes interrogées avaient suivi la formation obligatoire; cependant, la majorité d'entre elles n'étaient pas satisfaites de la formation reçue, en particulier celles qui avaient uniquement suivi le cours en ligne. Ce dernier n'était pas suffisamment approfondi pour leur donner une bonne compréhension de leurs rôles et de leurs responsabilités en vertu de l'article 34 de la LGFP. Les personnes interrogées qui avaient suivi le cours de cinq jours en classe étaient plus sûres d'elles-mêmes et comprenaient mieux leur rôle et leurs responsabilités que celles qui n'avaient suivi que le cours en ligne; cependant, même le cours de cinq jours ne consacre qu'une demi-journée aux rôles et responsabilités en vertu de l'article 34 et ne couvre pas les informations nécessaires de manière approfondie. La plupart des personnes interrogées ont mentionné qu'une formation supplémentaire ou d'appoint en classe leur serait bénéfique.
Les gestionnaires délégataires n'avaient pas à leur disposition une formation et des outils de travail électronique de bureau suffisants pour bien comprendre les rôles et les responsabilités liées à l'exercice du pouvoir de signature en vertu de l'article 34 de la LGFP.
L'analyse des transactions, décrite dans la section 3.5, montre que, la plupart du temps, les gestionnaires ont exercé leurs pouvoirs en vertu de l'article 34 de façon appropriée pour les transactions de l'échantillon étudié; cependant, les domaines où une inobservation a été constatée corroborent les constatations susmentionnées et les commentaires faits par les gestionnaires au cours des entrevues.
En raison d'une formation ou d'outils insuffisants, les gestionnaires délégataires pourraient approuver des transactions sans comprendre leurs répercussions ou faire un paiement pour des marchandises non reçues ou des services non rendus. De plus, un manque de compréhension des rôles et des responsabilités des gestionnaires délégataires pourrait mener à l'inobservation de la LGFP et, éventuellement, à un retrait des pouvoirs délégués.
Recommandation
Le vice-président de la Direction générale du contrôle devrait trouver des façons de renforcer la formation relative à l'article 34 et les outils de travail électronique de bureau connexes, comme les listes de contrôle, pour aider les gestionnaires délégataires à exécuter l'attestation en vertu de l'article 34.
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
| Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières Une liste de vérification sera élaborée afin d'aider les gestionnaires délégataires à exécuter l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP. |
31 mars 2009 |
| La formation sur l'article 34 sera élaborée et donnée aux contacts financiers des régions et de l'Administration centrale qui, à leur tour, offriront la formation aux gestionnaires délégataires de l'article 34. | 31 mars 2009 |
Observation des lois et des politiques en vigueur
Les politiques et procédures de l'ASFC relatives à l'administration et à l'exercice de l'attestation en vertu de l'article 34 devraient être conformes à la LGFP et aux politiques et directives du CT. Tous les manques d'uniformité doivent être indiqués et justifiés. L'ASFC a la responsabilité de s'assurer que le Manuel des finances et de l'administration (MFA) publié par la Direction générale du contrôle et les bulletins connexes sont conformes à la LGFP et à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du CT.
Il a été constaté que les politiques et procédures de l'ASFC étaient conformes à la LGFP et aux politiques pertinentes du CT. Les bulletins de l'ASFC ont également été examinés et les éléments relatifs à l'exercice des pouvoirs délégués en lien avec l'attestation en vertu de l'article 34 étaient conformes à la LGFP et aux politiques du CT.
Documents de spécimen de signature
D'après la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du CT et le MFA de l'ASFC, lorsqu'une personne nouvellement nommée assume des responsabilités assorties de pouvoirs délégués pour une durée indéterminée ou sur une base intérimaire, cette personne peut exercer les pouvoirs de signature de documents financiers liés au poste, à condition qu'elle suive la formation exigée et les étapes requises pour qu'un document de spécimen de signature (DSS) soit émis. Un DSS est un document signé par la personne déléguant des pouvoirs et par le titulaire recevant ces pouvoirs, soit pour une période donnée, soit de façon permanente.
Les étapes à suivre pour l'émission d'un DSS sont les suivantes :
- Le gestionnaire principal sélectionne un certain nombre d'employés qui doivent être désignés comme ses remplaçants;
- Le gestionnaire principal fait en sorte que les DSS soient remplis et distribués à toutes les personnes désignées comme ses remplaçants;
- Si un changement permanent se produit quant au titulaire d'un poste assorti de pouvoirs délégués, le personnel de soutien administratif ou financier fait en sorte qu'un DSS soit rempli et distribué par le nouveau titulaire et que le document désuet concernant le prédécesseur soit retiré ou annulé;
- Le personnel de soutien administratif/financier désigné remplit le DSS en donnant toutes les informations nécessaires;
- Le personnel de soutien désigné distribue un exemplaire de chaque DSS aux personnes concernées en utilisant une note d'envoi;
- Tous les bureaux de l'ASFC recevant des DSS les classent dans le dossier courant et les utilisent à des fins de vérification de compte, selon les politiques et les lignes directrices applicables.
La vérification a permis d'examiner 142 DSS correspondant à l'échantillon de transactions étudié et de faire les constatations suivantes :
- Le document comportait toutes les colonnes de la matrice de délégation de l'ASFC;
- Les pouvoirs délégués ont été émis par un authentificateur adéquat;
- Les signatures du titulaire des pouvoirs délégués et de l'authentificateur approprié étaient présentes;
- Les limites et les restrictions contenues dans les DSS correspondaient aux pouvoirs délégués indiqués dans la matrice de délégation;
- Les DSS des titulaires intérimaires et des remplaçants étaient clairement identifiés;
- Les DSS ont été émis uniquement pour les titulaires qui ont réussi le test de validation;
- Le centre de coûts indiqué était exact.
De plus, les entrevues menées auprès d'un échantillon de 37 gestionnaires représentant différents niveaux de la direction ont confirmé qu'ils comprenaient leur rôle et leurs responsabilités relativement à l'exécution, au retrait, à l'annulation, à la modification, à la distribution, à la réception et l'utilisation des DSS.
Analyse des transactions
L'échantillon de 142 transactions étudié dans le cadre de la vérification a été évalué par rapport aux critères indiqués à l'annexe A, à savoir : le titulaire avait un DSS valide, les documents appropriés corroborant la transaction ont été conservés au dossier, l'attestation répondait aux exigences de la LGFP, la facture correspondait aux documents d'approbation et le codage financier était correct.
Comme démontré dans l'annexe A, les transactions de l'échantillon étaient généralement effectuées conformément aux critères d'évaluation :
- Tous les titulaires faisant partie de l'échantillon, sauf deux, disposaient d'un DSS valide;
- La plupart des documents justificatifs ont été conservés dans le dossier;
- Les demandes ont été conservées pour 80 % des transactions;
- Les bons de commande et les contrats ont été conservés pour 83 % des transactions;
- Les preuves que les marchandises ont été reçues ou les services, rendus, figuraient au dossier pour 99 % des transactions;
- Toutes les transactions, sauf une, satisfaisaient à l'exigence de la LGFP de conserver la facture au dossier;
- Le rapport signé en vertu de l'article 34 a été gardé au dossier pour toutes les transactions;
- Presque toutes les transactions, sauf une, indiquaient un centre de coûts valide et une signature qui correspondait au DSS;
- Le nom du titulaire des pouvoirs de signature était clairement indiqué dans 85 % des transactions;
- Tous les montants approuvés se trouvaient dans la limite financière que pouvait autoriser le titulaire désigné du pouvoir de signature;
- Dans presque tous les cas, la facture correspondait aux documents d'approbation et le codage financier utilisé était approprié;
- Dans quelques cas, les personnes responsables d'indiquer le nom des titulaires, de tenir à jour les dossiers de transaction et de mettre à jour le codage financier dans les SAE n'avaient pas rempli leur rôle de façon adéquate.
La vérification a permis de constater que les politiques et les directives du CT ne stipulent pas quels documents doivent être conservés au dossier. Le MFA de l'ASFC n'exige pas que les USGDG ou les bureaux régionaux conservent les bons de commande, les demandes, les contrats ou les reçus au dossier. Le Manuel exige uniquement que la facture soit conservée au dossier.
Les lacunes dans les directives liées aux exigences en matière de documents à conserver peuvent empêcher la création d'une piste de vérification aux fins de surveillance. Une piste de vérification (bons de commande, demandes, contrats et reçus) aiderait à corroborer le fait que ces documents ont été examinés avant leur attestation en vertu de l'article 34, tel que l'exige la LGFP.
Si toutes les étapes nécessaires pour répondre aux exigences d'attestation en vertu de l'article 34 ne sont pas menées à bien, la réputation de l'ASFC risque d'être entachée et d'éventuelles erreurs ou fraudes peuvent s'ensuivre. L'ASFC pourrait payer pour des marchandises ou des services non reçus.
Recommandation
Le vice-président de la Direction générale du contrôle devrait voir à ce que le Manuel des finances et de l'administration soit mis à jour pour inclure une définition des documents nécessaires à conserver par les unités des services de gestion de la direction générale et les bureaux régionaux des finances, pour voir à ce que suffisamment de pièces justificatives de l'attestation en vertu de l'article 34 soient conservées au dossier.
| Plan d'action de la direction | Date d'achèvement |
|---|---|
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières |
31 mars 2009 |
Annexe A : Résultats de l'analyse des transactions
Le tableau ci-dessous montre les résultats de l'analyse menée sur un échantillon de 142 transactions étudiées dans les 3 régions et les 3 directions générales assujetties à la vérification.
| Critères d'analyse des transactions | Nombre de fois où les critères ont été observés | % des transactions totales |
|---|---|---|
| 1. Le titulaire disposait d'un document de spécimen de signature (DSS) valide | 140 / 142 | 99 % |
| 2. Les documents suivants ont été gardés au dossier : | ||
| 2a. Demande | 113 / 142 |
80 % |
| 2b. Bon de commande ou contrat | 118 / 142 | 83 % |
| 2c. Preuve que les marchandises ont été reçues ou les services, rendus | 118 / 142 | 83 % |
| 2d. Facture | 141 / 142 |
99 % |
| 2e. Rapport en vertu de l'article 34 | 142 / 142 | 100 % |
| 3. L'attestation en vertu de l'article 34 était conforme aux exigences suivantes : | ||
| 3a. Le centre de coûts était valide | 140 / 142 |
99 % |
| 3b. La signature correspondait au DSS | 140 / 142 |
99 % |
| 3c. Le nom du titulaire des pouvoirs était clairement indiqué | 120 / 142 |
85 % |
| 3d. Le montant approuvé était dans les limites permises du titulaire | 142 / 142 | 100 % |
| 4. La facture correspondait aux documents d'approbation comme suit : | ||
| 4a. Les renseignements sur le vendeur étaient les mêmes sur le bon de commande et la facture | 112 / 113* |
99 % |
| 4b. La quantité indiquée sur la facture était la même que la quantité commandée | 113 / 113* |
100 % |
| 4c. La description des marchandises ou des services sur la facture était la même que sur le contrat ou le bon de commande | 113 / 113* |
100 % |
| 4d. Le prix indiqué sur la facture correspondait au prix sur le contrat ou le bon de commande | 113 / 113* |
100 % |
| 4e. La taxe sur les produits et services était calculée correctement | 140 / 142 |
99 % |
| 4f. Le montant facturé correspondait au montant du rapport en vertu de l'article 34 | 142 / 142 |
100 % |
| 5. Le codage financier utilisé était approprié | 136 / 142 | 93 % |
* Ce critère a été évalué uniquement pour les transactions pour lesquelles un bon de commande se trouvait au dossier. (142-29 = 113 transactions)
Annexe B : Liste des sigles
| Sigle | Description |
|---|---|
| ASFC | Agence des services frontaliers du Canada |
| BCG | Bureau du contrôleur général |
| CNTF | Centre national des transactions financières |
| CRG | Cadre de responsabilisation de gestion |
| CT | Conseil du Trésor |
| DSS | document de spécimen de signature |
| LGFP | Loi sur la gestion des finances publiques |
| MFA | Manuel des finances et de l'administration |
| SAE | Systèmes administratifs de l'entreprise |
| USGDG | unité des services de gestion de la direction générale |
Notes
- Le modèle des critères de contrôle est un cadre de contrôle élaboré par l'Institut canadien des comptables agréés. [Retourne au texte]
- Les éléments principaux du CRG utilisés pour établir les secteurs d'intérêt et les critères de vérification sont la régie et l'orientation stratégique, les résultats et le rendement, et la responsabilisation. [Retourne au texte]
- Trente-sept gestionnaires titulaires de pouvoirs délégués sur trois cent quatre-vingt-seize des trois directions générales de l'Administration centrale et des trois régions étudiées ont été interrogés. [Retourne au texte]
